Подраздел 2. Регистрация поступающих документов (п.п. 57 - 66)

Подраздел 2. Регистрация поступающих документов

57. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования. Документы регистрируются независимо от способа их доставки.

Документы регистрируются один раз: поступающие - как правило, в день поступления, создаваемые - как правило, в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения Главного управления в другое он повторно не регистрируется.

Не подлежат регистрации документы, указанные в приложении N 11 к Инструкции.

58. Регистрация документов производится в зависимости от вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются в соответствующих журналах:

- приказы Главного управления (приложение N 12 к Инструкции) с добавлением к порядковому номеру буквенного обозначения - "п";

- распоряжения по основной деятельности Главного управления (приложение N 13 к Инструкции) с добавлением к порядковому номеру буквенного обозначения - "р";

- распоряжения Главного управления по личному составу (прием, перемещение, увольнение) (приложение N 14 к Инструкции) с добавлением к порядковому номеру буквенного обозначения - "л/с";

- распоряжения Главного управления по кадровым вопросам (отпуска, командировки, взыскания) (приложение N 15 к Инструкции) с добавлением к порядковому номеру буквенного обозначения - "к";

- служебные контракты, трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним (приложение N 16 к Инструкции);

- договоры купли-продажи земельных участков (приложение N 17 к Инструкции);

- договоры аренды земельных участков (приложение N 18 к Инструкции);

Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Документы регистрируются в пределах календарного года.

59. Документы регистрируются и учитываются отделом по работе со служебной документацией в СЭДО с внесением следующих основных реквизитов:

- входящий номер документа;

- дата поступления документа;

- адресант;

- адрес адресанта;

- номер документа;

- дата документа;

- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

- наименование текста;

- вид документа;

- вид доставки документа;

- должностное лицо, поставившее документ на контроль;

- содержание;

- указания по исполнению документа.

60. Текст документа сканируется и распознается. Не подлежат преобразованию в электронную форму:

- сброшюрованные документы и другие текстовые материалы;

- книги, буклеты, карты, диаграммы, материалы форматом более А4, а также состоящие из листов разного формата;

- материалы с малоразборчивым текстом;

- письма граждан, приложенные к документам.

Электронные документы, поступившие от участников СЭДО, регистрируются в СЭДО после получения оригинала письма на бумажном носителе.

61. При вводе основных реквизитов поступившего в Главное управление документа в СЭДО осуществляется присвоение регистрационного номера документу, например: ВХ-10/ГУЗР-12715.

62. Присвоенный номер документа переносится в регистрационный штамп. На документах, подлежащих регистрации, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, который содержит дату поступления и регистрационный номер.

Документы, поступающие по электронной почте и факсимильной связи, регистрируются отделом по работе со служебной документацией как входящие документы. При поступлении документа по каналу факсимильной связи вместе с его подлинником обоим документам присваивается один и тот же регистрационный номер.

63. Телеграммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на исполнение.

64. После регистрации документы передаются на рассмотрение руководству Главного управления в соответствии с распределением обязанностей.

В случае если поступивший документ является ответом на запрос, работники отдела по работе со служебной документацией передают его на исполнение в структурное подразделение Главного управления, подготовившее запрос.

65. Все зарегистрированные документы после исполнения списываются "в дело" помощником начальника Главного управления. Информация об исполнении документа заносится в СЭДО с внесением номера дела по номенклатуре дел, в котором будет находиться документ.

66. В случае изменения резолюции или в случае переадресации документов указанная передача осуществляется через отдел по работе со служебной документацией, при этом документы вторично не регистрируются.