Подраздел 10. Формирование дел и их текущее хранение (п.п. 120 - 134)

Подраздел 10. Формирование дел и их текущее хранение

120. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой в зависимости от сроков хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет)) и систематизацией документов внутри дела.

121. Законченный делопроизводством документ передается исполнителем в дело не позднее 10-дневного срока.

122. Дела формируются в структурных подразделениях Главного управления. Перечень лиц, ответственных за сохранность документов и формирование их в дела, устанавливается распоряжением Главного управления. Указанные лица и руководители структурных подразделений Главного управления обеспечивают сохранность документов и дел.

123. Индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой должен быть подшит исполненный документ (комплект документов), определяет работник отдела по работе со служебной документацией.

124. Информация о сформированных делах заносится в СЭДО работником отдела по работе со служебной документацией.

125. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

1) помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;

2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

3) помещать приложения вместе с основными документами;

4) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

5) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

6) помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

7) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);

8) документ, помещаемый в дело, должен иметь дату, подпись, другие реквизиты, то есть быть правильно и полностью оформленным;

9) по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т. 1", "Т. 2" и т.д.;

10) документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании;

11) распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

12) все документы отчетного и информационного характера по исполнению правовых актов и поручений Губернатора Омской области, Правительства Омской области, находящихся на контроле, подшиваются в заведенные на эти правовые акты и поручения дела. Если на правовые акты и поручения дела не заводились, то отчетные документы подшиваются в дела переписки постоянного срока хранения за текущий год. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких документов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа;

13) документы коллегиальных органов группируются в два дела: протоколы и решения коллегиальных органов, документы к заседаниям коллегиальных органов;

14) протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов;

15) правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов по личному составу;

16) при формировании правовых актов по личному составу формируются в отдельные дела правовые акты по личному составу по различным вопросам, в соответствии со сроками хранения;

17) утвержденные планы, отчеты и другие документы группируются отдельно от их проектов;

18) документы в личных делах располагаются по мере их поступления;

19) обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы органов исполнительной власти или подведомственных им организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

20) переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;

21) законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой отдельно от документов на бумажных носителях на жестком диске специально выделенного компьютера.

126. Местом текущего хранения дел со дня их заведения до передачи в архив Главного управления или на уничтожение являются структурные подразделения Главного управления, в которых были сформированы соответствующие дела.

127. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

128. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

размещение дел;

проверка наличия и состояния документов и дел;

соблюдение порядка выдачи дел.

129. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре. Номенклатура или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа, сейфа.

130. Дела документального фонда Главного управления, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Главного управления, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре.

131. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения Главного управления, в котором были сформированы соответствующие дела, реорганизации и ликвидации указанного структурного подразделения Главного управления.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры с описанием дел на обложке, физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в соответствии с законодательством.

132. Выдача дел производится с разрешения начальника отдела по работе со служебной документацией. Выдача дел работникам Главного управления осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование в структурные подразделения Главного управления и должностным лицам Главного управления на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Государственным органам и организациям дела выдаются по актам на основании их письменных запросов с разрешения начальника Главного управления на срок не более 3 месяцев.

133. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела лицом, ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника Главного управления или его заместителя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

134. Контроль за правильным формированием дел, проверкой наличия и состояния дел, выдачей дел во временное пользование, изъятием документов из дел осуществляет отдел по работе со служебной документацией.