Подраздел 11. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение (п.п. 135 - 143)

Подраздел 11. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

135. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

1) экспертизу ценности документов;

2) оформление дел;

3) составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

4) составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

136. Экспертиза ценности документов проводится в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов проводится на стадии делопроизводства:

1) при составлении номенклатуры дел;

2) в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

3) при подготовке дел к передаче в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический архив).

137. Экспертизу ценности документов организует и проводит постоянно действующая ЭК, положение о которой утверждается приказом Главного управления после согласования с Министерством государственно-правового развития Омской области.

В состав ЭК, утверждаемый правовым актом Главного управления, включается представитель Исторического архива.

138. Экспертиза ценности документов производится ежегодно в структурных подразделениях Главного управления, осуществляющих формирование и хранение соответствующих дел.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Главного управления, отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Главного управления, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой.

139. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложения N 19 - 21 к Инструкции).

140. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

Оформление дел проводится работниками отдела по работе со служебной документацией и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Управления делами, при методической помощи и под контролем лица, ответственного за ведение архива Главного управления.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела, нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Образцы оформления обложки дела, листа-заверителя дела, внутренней описи документов дела приведены в приложениях N 22 - 24 к Инструкции.

141. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение 2 лет.

142. Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в целях передачи соответствующих дел в архив Главного управления составляются не позднее чем через 3 года после завершения дел в производстве.

143. При подготовке к передаче на архивное хранение личных дел государственных гражданских служащих (далее - госслужащие) и в течение 10 лет со дня увольнения с государственной гражданской службы Омской области экспертиза ценности личных дел госслужащих и полное упорядочение указанных дел не проводится.

Опись личных дел госслужащих, уволенных с государственной гражданской службы Омской области, составляется отделом государственной службы, организационного и программного обеспечения Главного управления по окончании каждого делопроизводственного года по форме описи дел отдела государственной службы, организационного и программного обеспечения Главного управления (приложение N 19 к Инструкции), не делая записей о передаче и приеме в архив Главного управления.

В случае передачи отделом государственной службы, организационного и программного обеспечения Главного управления личного дела госслужащего, уволенного с государственной гражданской службы Омской области, в другой государственный орган в указанной описи в графе "Примечание" делается отметка о выбытии дела с указанием основания передачи. Заявления заинтересованных лиц, переписка о передаче дела, акты приема-передачи дела составляют самостоятельное дело, которое включается в указанную опись.

По истечении 10-летнего срока хранения личных дел уволенных госслужащих на эти дела по году увольнения составляется самостоятельная опись с отдельной нумерацией, и отдел государственной службы, организационного и программного обеспечения Главного управления передает их в установленном порядке на хранение в архив Главного управления.

В отделе государственной службы, организационного и программного обеспечения Главного управления обеспечивается сейфовое хранение личных дел уволенных госслужащих до передачи в архив Главного управления.