Подраздел III. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов (п.п. 40 - 48)

Подраздел III. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

40. Подготовку проектов правовых актов Главного управления осуществляют структурные подразделения на основании поручений начальника Главного управления, заместителей начальника Главного управления, координирующих деятельность соответствующего структурного подразделения, либо в инициативном порядке.

Подготовку проектов правовых актов Главного управления по кадровым вопросам (распоряжения) осуществляет отдел государственной службы, организационного и программного обеспечения Главного управления или иные структурные подразделения на основании поручения начальника Главного управления.

40.1. Обеспечение качественной подготовки проектов правовых актов Главного управления и их согласование возлагается на руководителей структурных подразделений, в которых разрабатываются соответствующие проекты.

40.2. Правовые акты Главного управления подписываются начальником Главного управления.

40.3. Правовые акты Главного управления готовятся в соответствии с Правилами подготовки проектов правовых актов, утвержденными распоряжением Главного управления от 17 ноября 2009 года 5187-р "Об утверждении порядка подготовки правовых актов Главного управления по земельным ресурсам Омской области", распоряжением Главного управления от 17 ноября 2009 года N 5187-р "Об утверждении порядка подготовки правовых актов Главного управления по земельным ресурсам Омской области".

40.4. Правовые акты Главного управления подлежат опубликованию и вступлению в силу в соответствии с Указом Губернатора Омской области от 30 марта 2004 года N 74 "О порядке опубликования и вступления в силу правовых актов Губернатора Омской области, Правительства Омской области, других органов исполнительной власти Омской области", распоряжением Главного управления от 11 июня 2009 года N 2157-р "Об утверждении порядка опубликования и вступления в силу правовых актов Главного управления по земельным ресурсам Омской области".

40.5. В делопроизводстве Главного управления предусмотрены следующие коды форм правового акта: приказ - п, распоряжение - р.

40.6. Правовой акт Главного управления имеет следующие реквизиты:

- наименование вида правового акта - приказ (распоряжение);

- дата и регистрационный номер (выравниваются по левому краю бланка).

Регистрационный номер правового акта состоит из знака "N", порядкового номера и кода формы правового акта.

Дата регистрации правового акта оформляется цифровым способом и указывается перед порядковым номером, код формы правового акта Главного управления проставляется после порядкового номера документа, например: 10-п, 2156-р.

При присвоении порядковых номеров правовым актам Главного управления с началом каждого календарного года нумерация начинается с единицы. Приказы и распоряжения Главного управления регистрируются отдельно.

Правовые акты Главного управления регистрируются в СЭДО.

40.7. Распоряжения Главного управления по кадровым вопросам формируются в дела в зависимости от сроков хранения и обозначаются следующими кодами: распоряжения по личному составу - л/с, к.

Например: 28 л/с, 345 к.

40.8. Копии правового акта Главного управления рассылаются адресатам согласно указателю рассылки.

Указатель рассылки правового акта Главного управления размещается на оборотной стороне бланка правового акта.

В указателе рассылки правового акта Главного управления делается отметка о дате отправки правового акта Главного управления.

Рассылку копий правового акта Главного управления осуществляет работник отдела по работе со служебной документацией.

40.9. Исполнители обеспечивают представление в отдел по работе со служебной документацией Главного управления текстов правовых актов Главного управления в электронной форме.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

43. Протокол заседания комиссии, совета, рабочей или экспертной комиссии Главного управления (далее - протокол), составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

43.1. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы, фамилии, должности председательствующего, секретаря и присутствовавших на заседании, а также, при необходимости, лиц, приглашенных на совещание (заседание).

Инициалы и фамилии присутствующих и приглашенных указываются в алфавитном порядке и оформляются по всей ширине строки. Если присутствующих более 15 человек, то в протоколе указывается их общее количество, например:

Присутствовали:42 человека (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, печатается от границы левого поля. Наименование вопроса начинается с предлога "О" ("Об").

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ; ВЫСТУПИЛИ; ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов.

В последнем случае в тексте делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается в редакции, принятой на совещании (заседании). При необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

43.2. Текст краткого протокола состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего и секретаря, а также должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, справа от наименования должностей инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает номера рассматриваемых вопросов в соответствии с повесткой дня и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру листа и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

43.3. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера решений, принятых на совещаниях (заседаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера решения в пределах вопроса.

43.4. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. Копии протоколов и выписки из протоколов заверяются печатью органа исполнительной власти, осуществляющего организационное обеспечение деятельности соответствующей комиссии, совета, рабочей, экспертной группы.

44. Акт - это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Акты, как правило, составляются по единой схеме на унифицированных трафаретных формах.

Текст акта может состоять из трех частей: введение, констатирующая часть и выводы.

Во введении указывается основание составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Начинается эта часть акта словом "Основание", после которого указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Далее перечисляются инициалы и фамилии составителей акта.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и сущность работы, результаты.

В заключительной части акта могут содержаться выводы, рекомендации или констатация фактов.

После текста указывается количество экземпляров акта и его местонахождение. Акт содержит следующие реквизиты:

наименование структурного подразделения;

вид документа;

дата акта;

место составления;

наименование документа;

гриф утверждения (при необходимости);

текст;

подписи;

печать.

45. Телеграмма составляется в том случае, когда необходима срочная передача информации адресату.

Телеграммы печатаются на стандартных листах бумаги без бланка в двух экземплярах (приложение N 7 к Инструкции). Адрес телеграммы состоит из телеграфного наименования пункта назначения и точного наименования адресата.

К телеграмме одного содержания, направляемой в несколько адресов, дается перечень рассылки, завизированный исполнителем.

Текст телеграммы излагается на одной стороне листа кратко, без переноса слов, абзацев. Цифры в тексте телеграммы пишутся, как правило, прописью.

В конце текста телеграммы проставляется ее регистрационный номер.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, с указанием должности, инициалов и фамилии должностного лица, подписавшего телеграмму.

В ответных телеграммах перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ, и используется оборотная сторона листа.

Проект телеграммы до представления ее на подпись начальнику Главного управления визируется исполнителем на втором экземпляре в левом нижнем углу.

Телеграммы принимаются на отправку подписанными и датированными. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи.

Вторые экземпляры телеграмм формируются в дела в соответствии с номенклатурами дел.

46. Телефонограмма применяется для срочных кратких сообщений. Телефонограмму рекомендуется применять для передачи вызова на совещание, заседание, а также для получения сведений оперативного характера, не требующих документального оформления (приложение N 8 к Инструкции).

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи.

После сверки текста телефонограммы с принимающим лицом передающий заполняет справочные реквизиты:

в графе "Принял" указываются должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона;

в графе "Передал" указываются должность, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.

На обороте телефонограммы, содержание которой требуется передать нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров телефонов, по которым она должна быть передана.

Полученная телефонограмма должна быть отпечатана и передана начальнику, заместителям начальника Главного управления в возможно короткий срок.

Текст отправляемой телефонограммы подписывается начальником Главного управления либо заместителем начальника Главного управления в соответствии с распределением обязанностей.

47. Докладная записка - документ информационно-справочного характера, адресованный вышестоящему должностному лицу и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта с выводами и предложениями автора документа.

Докладные записки подготавливаются в инициативном порядке либо по поручению руководителя структурного подразделения Главного управления и подписываются заместителем начальника Главного управления или руководителем структурного подразделения Главного управления.

48. Служебные письма готовятся:

1) как ответы о выполнении поручений начальника Главного управления;

2) как сопроводительные письма;

3) как ответы на запросы организаций и частных лиц;

4) как инициативные письма.

Сроки подготовки служебных писем устанавливаются резолюцией.

Тексты ответных служебных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Служебная переписка осуществляется без использования бланков.

Служебные письма, подписываемые несколькими должностными лицами, оформляются на стандартном листе бумаги и должны иметь одну (единую) дату.

При оформлении служебного письма не допускается использование оборотной стороны листа.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. с соответствующей мотивацией или без нее.

Служебные письма подписываются заместителем начальника Главного управления или руководителем структурного подразделения Главного управления.

Все подготовленные служебные письма должны быть оформлены и направлены на регистрацию в СЭДО.

Запрещается направление ответов в адрес организаций и граждан за подписью руководителей структурных подразделений Главного управления.