Приложение N 1. Положение о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле в Администрации города Омска

Приложение N 1
к распоряжению Мэра города Омска
от 28 июля 2008 года N 205-р

Положение
о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле в Администрации города Омска

С изменениями и дополнениями от:

27 ноября 2008 г., 19 января 2009 г.

I. Общие положения

1. Настоящее Положение о порядке изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле в Администрации города Омска (далее - Положение) устанавливает порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле в Администрации города Омска.

2. Основные понятия, используемые в Положении:

- печать - устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу;

- штамп - вид печати прямоугольной формы, заменяющей рукописную запись в повторяющихся однотипных ситуациях в делопроизводстве;

- факсимиле - вид печати с точным воспроизведением собственноручной подписи;

- клише - элемент печати, штампа и факсимиле, содержащий зеркальное отображение оттиска печати, штампа и факсимиле;

- оттиск - изображение клише печати, штампа, факсимиле на бумаге.

3. В Администрации города Омска используются:

1) печать Администрации города Омска с изображением Герба города Омска (далее - гербовая печать Администрации города Омска);

2) печати структурных подразделений Администрации города Омска с изображением Герба города Омска (далее - гербовые печати структурных подразделений Администрации города Омска);

3) печати структурных подразделений Администрации города Омска без изображения Герба города Омска (далее - простые печати структурных подразделений Администрации города Омска);

4) факсимиле Мэра города Омска;

Информация об изменениях:

Распоряжением Мэра города Омска от 19 января 2009 г. N 4-р пункт 3 настоящего приложения дополнен подпунктом 4.1

4.1) факсимиле заместителя Мэра города Омска, ведущего вопросы правового обеспечения деятельности Мэра города Омска и Администрации города Омска;

5) факсимиле руководителей структурных подразделений Администрации города Омска;

6) штампы структурных подразделений Администрации города Омска.

4. Право пользования печатями, штампами и факсимиле отражается в Положении о структурном подразделении Администрации города Омска.

5. Руководители структурных подразделений Администрации города Омска несут персональную ответственность за нарушение настоящего Положения.

II. Порядок изготовления печатей, штампов и факсимиле

Информация об изменениях:

Распоряжением Мэра города Омска от 19 января 2009 г. N 4-р пункт 6 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

6. Гербовая печать Администрации города Омска изготавливается в одном экземпляре, факсимиле Мэра города Омска - в двух экземплярах, факсимиле заместителя Мэра города Омска, ведущего вопросы правового обеспечения деятельности Мэра города Омска и Администрации города Омска, - в одном экземпляре. Решение о необходимости изготовления гербовой печати Администрации города Омска, факсимиле Мэра города Омска, факсимиле заместителя Мэра города Омска, ведущего вопросы правового обеспечения деятельности Мэра города Омска и Администрации города Омска, принимается Мэром города Омска. Заявка на изготовление гербовой печати Администрации города Омска, факсимиле Мэра города Омска, факсимиле заместителя Мэра города Омска, ведущего вопросы правового обеспечения деятельности Мэра города Омска и Администрации города Омска, их эскизы оформляются управлением делами Администрации города Омска.

7. Гербовая печать Администрации города Омска должна содержать следующие обязательные реквизиты:

- Герб города Омска;

- слова "Администрация города Омска".

8. Гербовые печати структурных подразделений Администрации города Омска и факсимиле руководителей структурных подразделений Администрации города Омска изготавливаются структурными подразделениями Администрации города Омска самостоятельно в одном экземпляре. Решение о необходимости изготовления гербовой печати структурного подразделения Администрации города Омска и факсимиле руководителя структурного подразделения Администрации города Омска принимается руководителем соответствующего структурного подразделения Администрации города Омска по согласованию с заместителем Мэра города Омска, управляющим делами Администрации города Омска.

9. Гербовые печати структурных подразделений Администрации города Омска должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- Герб города Омска;

- полное наименование структурного подразделения Администрации города Омска на русском языке.

10. Управление делами Администрации города Омска утверждает эскиз гербовой печати структурного подразделения Администрации города Омска и факсимиле руководителя структурного подразделения Администрации города Омска и выдает декларацию на каждую изготавливаемую гербовую печать структурного подразделения Администрации города Омска и факсимиле руководителя структурного подразделения Администрации города Омска.

11. Для утверждения эскиза гербовой печати структурного подразделения Администрации города Омска и факсимиле руководителя структурного подразделения Администрации города Омска в управление делами Администрации города Омска представляется заявление, заполненное машинописным текстом, в двух экземплярах, содержащее эскиз гербовой печати структурного подразделения Администрации города Омска и факсимиле руководителя структурного подразделения Администрации города Омска, подписанное руководителем структурного подразделения Администрации города Омска.

Эскиз гербовой печати структурного подразделения Администрации города Омска выполняется методом компьютерной или чертежной графики, эскиз факсимиле руководителя структурного подразделения Администрации города Омска оформляется в виде образца подписи руководителя структурного подразделения Администрации города Омска.

Один экземпляр заявления с утвержденными эскизами гербовой печати структурного подразделения Администрации города Омска и факсимиле руководителя структурного подразделения Администрации города Омска остается в управлении делами Администрации города Омска, другой возвращается структурному подразделению Администрации города Омска.

Информация об изменениях:

Распоряжением Мэра города Омска от 19 января 2009 г. N 4-р в пункт 12 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

12. Контрольные оттиски изготовленных гербовой печати Администрации города Омска, гербовых печатей структурных подразделений Администрации города Омска (далее - гербовые печати), факсимиле Мэра города Омска, факсимиле заместителя Мэра города Омска, ведущего вопросы правового обеспечения деятельности Мэра города Омска и Администрации города Омска, факсимиле руководителей структурных подразделений Администрации города Омска (далее - факсимиле) вносятся в журнал оттисков гербовых печатей и факсимиле, который ведется управлением делами Администрации города Омска.

13. Управление делами Администрации города Омска осуществляет ведение реестра гербовых печатей и факсимиле, в котором указываются:

- реестровый порядковый номер гербовой печати и факсимиле;

- индекс дела;

- образец оттиска гербовой печати и факсимиле;

- данные о пользователе - наименование структурного подразделения Администрации города Омска, номер регистрации, номер телефона, фамилия, имя, отчество руководителя структурного подразделения Администрации города Омска;

- данные об изготовителе - наименование организации-изготовителя, регистрационный номер, номер лицензии на полиграфическую деятельность с указанием срока действия, адрес фактического местонахождения, номер телефона, фамилия, имя, отчество руководителя организации-изготовителя, дата изготовления.

14. Порядок изготовления простых печатей и штампов структурных подразделений Администрации города Омска, наделенных правами юридического лица, определяется структурными подразделениями Администрации города Омска самостоятельно и утверждается руководителями соответствующих структурных подразделений Администрации города Омска.

15. Порядок изготовления простых печатей и штампов управления делами Администрации города Омска и структурных подразделений Администрации города Омска, не наделенных правами юридического лица, определяется управлением делами Администрации города Омска и утверждается заместителем Мэра города Омска, управляющим делами Администрации города Омска.

16. Контрольные оттиски изготовленных простых печатей и штампов структурных подразделений Администрации города Омска, наделенных правами юридического лица, вносятся в журнал оттисков простых печатей и штампов, который ведется данными структурными подразделениями Администрации города Омска.

17. Контрольные оттиски изготовленных простых печатей и штампов управления делами Администрации города Омска и структурных подразделений Администрации города Омска, не наделенных правами юридического лица, вносятся в журнал оттисков простых печатей и штампов, который ведется управлением делами Администрации города Омска.

III. Порядок использования и хранения печатей, штампов и факсимиле

18. Гербовой печатью Администрации города Омска заверяются подписи Мэра города Омска, первых заместителей Мэра города Омска, заместителей Мэра города Омска.

19. Гербовая печать Администрации города Омска проставляется:

- на договорах и соглашениях, заключаемых Администрацией города Омска;

- на доверенностях, выдаваемых от имени Администрации города Омска;

- на Почетных грамотах Администрации города Омска и Благодарственных письмах Администрации города Омска;

- на удостоверениях муниципальных служащих Администрации города Омска, входящих в номенклатуру кадров Мэра города Омска, а также на выдаваемых им командировочных удостоверениях;

- на иных документах Администрации города Омска, требующих особого удостоверения их подлинности, и их копиях.

Удостоверение документов, влекущих за собой финансово-имущественные обязательства Администрации города Омска, печатью без изображения Герба города Омска не допускается.

Гербовая печать Администрации города Омска хранится у заместителя Мэра города Омска, управляющего делами Администрации города Омска, а в период его отсутствия (отпуск, болезнь, командировка и т.п.) - у исполняющего обязанности управляющего делами Администрации города Омска.

20. Гербовые печати структурных подразделений Администрации города Омска проставляются:

- на договорах и соглашениях, заключаемых структурными подразделениями Администрации города Омска;

- на удостоверениях муниципальных служащих Администрации города Омска, замещающих должности муниципальной службы в структурных подразделениях Администрации города Омска (далее - муниципальные служащие), а также на выдаваемых им командировочных удостоверениях;

- на гарантийных письмах и иных финансовых документах структурных подразделений Администрации города Омска;

- на доверенностях, выдаваемых от имени структурных подразделений Администрации города Омска;

- на иных документах структурных подразделений Администрации города Омска, требующих особого удостоверения их подлинности, и их копиях.

21. Порядок использования простых печатей и штампов структурных подразделений Администрации города Омска, наделенных правами юридического лица, определяется структурными подразделениями Администрации города Омска самостоятельно и утверждается руководителями соответствующих структурных подразделений Администрации города Омска.

Информация об изменениях:

Распоряжением Мэра города Омска от 27 ноября 2008 г. N 386-р пункт 22 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

22. Порядок использования простых печатей и штампов структурных подразделений Администрации города Омска, не наделенных правами юридического лица, утверждается заместителем Мэра города Омска, возглавляющим соответствующее структурное подразделение Администрации города Омска либо регулирующим (координирующим) его деятельность.

23. Лица, ответственные за учет, использование и хранение печатей и штампов в структурных подразделениях Администрации города Омска, назначаются руководителем структурного подразделения Администрации города Омска на основании соответствующего распоряжения (приказа).

24. Печати и штампы в структурных подразделениях Администрации города Омска выдаются ответственным за их учет лицом под расписку в журнале учета выдачи печатей и штампов структурного подразделения Администрации города Омска, в котором указываются следующие сведения:

1) наименование структурного подразделения Администрации города Омска;

2) дата выдачи печати, штампа;

3) наименование и вид (оттиск) печати, штампа;

4) наименование структурного подразделения (управление, отдел, сектор);

5) фамилия, имя, отчество должностного лица, получающего печать, штамп;

6) роспись в получении печати, штампа.

25. Факсимиле Мэра города Омска используется по прямому указанию Мэра города Омска при подготовке поздравительных, приветственных писем и в иных случаях, определяемых Мэром города Омска. Использование факсимиле Мэра города Омска на документах, влекущих за собой финансово-имущественные обязательства Администрации города Омска, а также на правовых актах Мэра города Омска не допускается.

Ответственными лицами в Администрации города Омска за использование факсимиле Мэра города Омска являются заместитель Мэра города Омска, ведущий вопросы правового обеспечения деятельности Мэра города Омска и Администрации города Омска, и руководитель Аппарата Мэра города Омска.

Информация об изменениях:

Распоряжением Мэра города Омска от 19 января 2009 г. N 4-р настоящее приложение дополнено пунктом 25.1

25.1. Факсимиле заместителя Мэра города Омска, ведущего вопросы правового обеспечения деятельности Мэра города Омска и Администрации города Омска, используется по прямому указанию заместителя Мэра города Омска, ведущего вопросы правового обеспечения деятельности Мэра города Омска и Администрации города Омска, при подготовке поздравительных, приветственных писем и в иных случаях.

Ответственность за использование факсимиле заместителя Мэра города Омска, ведущего вопросы правового обеспечения деятельности Мэра города Омска и Администрации города Омска, несет заместитель Мэра города Омска, ведущий вопросы правового обеспечения деятельности Мэра города Омска и Администрации города Омска.

26. Факсимиле руководителей структурных подразделений Администрации города Омска используется по их прямому указанию при подготовке поздравительных, приветственных писем и в иных случаях. Использование факсимиле руководителей структурных подразделений Администрации города Омска на документах, влекущих за собой финансово-имущественные обязательства структурного подразделения Администрации города Омска не допускается.

Ответственность за использование факсимиле руководителей структурных подразделений Администрации города Омска несут руководители соответствующего структурного подразделения Администрации города Омска.

27. Оттиск печати, проставляемой на документах, должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ, либо, если наименование должности не указывается, оттиск должен захватывать часть фамилии лица, подписавшего документ.

28. При удостоверении соответствия копии документа подлиннику проставляются заверительная надпись "Верно", должность лица, удостоверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата удостоверения.

29. В структурных подразделениях Администрации города Омска печати, штампы и факсимиле хранятся в надежно запирающихся металлических шкафах или сейфах.

30. Об утере гербовой печати структурного подразделения Администрации города Омска и факсимиле руководителя структурного подразделения Администрации города Омска незамедлительно сообщается в письменной форме заместителю Мэра города Омска, управляющему делами Администрации города Омска.

IV. Порядок уничтожения печатей, штампов и факсимиле

31. Уничтожение печатей, штампов и факсимиле предполагает полное разрушение их клише и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования.

Информация об изменениях:

Распоряжением Мэра города Омска от 19 января 2009 г. N 4-р в пункт 32 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

32. Уничтожение печатей и штампов производится в случае их износа или повреждения, а также в связи с переименованием, реорганизацией или ликвидацией структурных подразделений Администрации города Омска.

Уничтожение факсимиле производится в случае его износа или повреждения, а также в связи со сменой руководителя (Мэра города Омска, заместителя Мэра города Омска, ведущего вопросы правового обеспечения деятельности Мэра города Омска и Администрации города Омска, руководителя структурного подразделения Администрации города Омска).

Информация об изменениях:

Распоряжением Мэра города Омска от 19 января 2009 г. N 4-р пункт 33 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

33. Решение об уничтожении гербовой печати Администрации города Омска, факсимиле Мэра города Омска, факсимиле заместителя Мэра города Омска, ведущего вопросы правового обеспечения деятельности Мэра города Омска и Администрации города Омска, принимается Мэром города Омска.

34. Для уничтожения гербовых печатей структурного подразделения Администрации города Омска и факсимиле руководителей структурных подразделений Администрации города Омска структурное подразделение Администрации города Омска представляет в управление делами Администрации города Омска:

- заявление об уничтожении гербовой печати структурного подразделения Администрации города Омска или факсимиле руководителя структурного подразделения Администрации города Омска, подписанное руководителем структурного подразделения Администрации города Омска;

- гербовую печать структурного подразделения Администрации города Омска или факсимиле руководителя структурного подразделения Администрации города Омска для уничтожения.

35. Уничтожение гербовых печатей и факсимиле производится комиссией, образуемой управлением делами Администрации города Омска.

36. Уничтожение простых печатей и штампов структурных подразделений Администрации города Омска, наделенных правами юридического лица, производится комиссиями, образуемыми данными структурными подразделениями Администрации города Омска.

37. Уничтожение простых печатей и штампов управления делами Администрации города Омска и структурных подразделений Администрации города Омска, не наделенных правами юридического лица, производится комиссией, образуемой управлением делами Администрации города Омска.

38. Об уничтожении печатей, штампов и факсимиле составляется акт, который должен содержать:

- время и место уничтожения;

- состав комиссии;

- основание уничтожения;

- наименование и оттиски уничтоженных печатей, штампов и факсимиле;

- способ уничтожения;

- заключение комиссии о приведении печати, штампа и факсимиле в состояние, исключающее возможность их восстановления и дальнейшее использование;

- подписи членов комиссии.

V. Контроль за изготовлением, использованием, хранением и уничтожением печатей, штампов и факсимиле в Администрации города Омска

39. Контроль за изготовлением, использованием, хранением и уничтожением печатей, штампов и факсимиле в Администрации города Омска осуществляется комиссией по проверке порядка изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей, штампов и факсимиле в Администрации города Омска (далее - комиссия), состав которой утверждается Мэром города Омска.

40. Контроль осуществляется посредством плановых и внеплановых проверок.

График плановых проверок утверждается Мэром города Омска на год. Внеплановые проверки могут проводиться по решению заместителя Мэра города Омска, управляющего делами Администрации города Омска, по согласованию с Мэром города Омска с обязательным уведомлением структурных подразделений Администрации города Омска об объемах проверки.

При проведении проверок в обязательном порядке проверяется устранение недостатков, выявленных в ходе предыдущих проверок.

41. Результаты проверки оформляются актом.

42. При обнаружении нарушений руководитель проверяемого структурного подразделения Администрации города Омска обязан принять необходимые меры по их устранению, организовать служебное расследование причин и условий появления нарушений с целью недопущения их в дальнейшем и привлечения к ответственности виновных лиц. О результатах служебного расследования руководитель структурного подразделения Администрации города Омска уведомляет заместителя Мэра города Омска, управляющего делами Администрации города Омска.