Подраздел 2. Оформление реквизитов документов (п.п. 17 - 41)

Подраздел 2. Оформление реквизитов документов

17. Реквизит "Герб Омской области" помещается на бланках, предусмотренных пунктом 11 Инструкции, в соответствии с Законом Омской области "О гербе и флаге Омской области" и Указом Губернатора Омской области от 27 февраля 2006 года N 25 "Об отдельных случаях использования герба Омской области".

18. Реквизит "Наименование органа исполнительной власти" должен содержать наименование органа исполнительной власти, соответствующее законодательству.

Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в левом верхнем углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру - при продольном расположении реквизитов.

19. Реквизит "Должность лица, подписавшего документ" указывается в бланках должностных лиц (приложения N 1-4, 6 к Инструкции).

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 31 мая 2011 г. N 51 в пункт 20 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

20. Документы, направляемые в федеральные органы государственной власти, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти, органы местного самоуправления Омской области, подведомственным и другим организациям, гражданам, подписываются Губернатором Омской области, первым заместителем Председателя Правительства Омской области, заместителем Председателя Правительства Омской области, Секретарем Совета безопасности Омской области, руководителем Аппарата Губернатора Омской области, руководителем органа исполнительной власти Омской области, а при работе с обращениями граждан иным должностным лицом в соответствии с их компетенцией.

В состав реквизита "Подпись должностного лица" входят наименование должности лица, подписывающего документ (при использовании бланка должностного лица наименование соответствующей должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия), например:

Руководитель Аппарата Губернатора Омской области	Личная подпись	В.В. Радул
или на бланке:	Личная подпись	В.В. Радул

Если должностное лицо, реквизит подписи которого подготовлен на проекте документа, отсутствует, то документ может быть подписан лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей перечню государственных должностей Омской области, предусмотренному статьей 3.1 Кодекса о государственных должностях Омской области и государственной гражданской службе Омской области, например:

Первый заместитель Председателя Правительства Омской области	Личная подпись	В.П. Бойко
Министр строительства и жилищно-коммунального комплекса Омской области	Личная подпись	В.А. Эрлих

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, подписи располагаются на одном уровне, например:

Министр экономики Омской области	Министр промышленной политики, транспорта и связи Омской области
Личная подпись    И.Г. Мураев	Личная подпись    А.В. Горбунов

21. Реквизит "Вид документа" располагается ниже реквизита "Наименование органа исполнительной власти" и печатается прописными буквами: ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.д. Реквизит выделяется полужирным шрифтом. Наименование вида документа не указывается в письмах.

22. В реквизите "Место составления (издания) документа" для документов Правительства Омской области местом составления (издания) документа указывается город Омск.

23. Реквизит "Справочные данные об органе исполнительной власти" содержит сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, номер телефона, факс, электронный адрес и др.

Реквизит обязателен для бланков, предусмотренных подпунктом 1 пункта 11 Инструкции, и располагается ниже реквизита "Наименование органа исполнительной власти".

24. Реквизит "Адресат" применяется при адресации документов в государственные органы, органы местного самоуправления, организации, их структурные подразделения, должностным лицам, гражданам.

При адресации документа в государственный орган, орган местного самоуправления, организацию, их структурные подразделения (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Федеральное агентство по строительству и жилищно- коммунальному хозяйству Управление программ в жилищно-коммунальном хозяйстве

При адресации документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

Министерство образования и науки Российской Федерации Департамент управления делами Ведущему специалисту А.И. Иванову

При адресации документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Заместителю Министра промышленности и энергетики Российской Федерации А.В. Петрову

В реквизите "Адресат" допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций. Почтовый адрес в составе реквизита "Адресат" указывается в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы государственной власти Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, органы государственной власти Омской области и постоянным корреспондентам.

При адресации документа в организацию указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение "Всероссийский научно- исследовательский институт документоведения и архивного дела" Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется указатель рассылки документа.

Если документ направляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Главам муниципальных образований Омской области (по списку)

При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Ивановой Т.Б. Карла Маркса просп., д. 38, кв. 28, Омск, 644048

При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, физическому лицу - после нее.

25. В реквизите "Дата документа" проставляется дата подписания (распорядительные документы, письма и др.), дата утверждения (план, положение, отчет и др.) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и др.).

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Датой документа, подписываемого совместно двумя или более должностными лицами, является дата более поздней подписи.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 05.09.2010 или 27.09.2010.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты документа, например: 5 сентября 2010 года или 27 сентября 2010 года.

26. Реквизит "Регистрационный номер документа" состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел Правительства Омской области, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

В соответствии с видом принятого правового акта Губернатора Омской области и Правительства Омской области к порядковому номеру, присваиваемому в течение года, через дефис дополнительно добавляются следующие буквы:

р - распоряжениям Губернатора Омской области,

п - постановлениям Правительства Омской области,

рп - распоряжениям Правительства Омской области.

27. Реквизит "Наименование документа" составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до одной страницы). Наименование документа должно быть кратким, точно передающим содержание документа.

Наименование документа, состоящее из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Количество строк в наименовании документа может быть не более пяти.

Наименование документа пишется с прописной буквы, оформляется без кавычек, точка в конце не ставится. Наименование документа отделяется от текста одним - двумя межстрочными интервалами. Наименование документа оформляется по ширине страницы над текстом центрованным способом.

Наименование документа должно отвечать на вопросы:

"о чем?" ("о ком?"), например:

Об участии в межрегиональной конференции

"чего?" ("кого?"), например:

Должностной регламент начальника Управления

28. Реквизит "Текст документа" должен отвечать следующим требованиям. Текст документа излагается русским литературным языком с учетом официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Содержание документа должно быть кратким, ясным, точным и логичным.

Использование в документе новых иностранных терминов и выражений допускается, если отсутствуют имеющие тот же смысл русские термины и выражения или термины иностранного происхождения, ставшие в русском языке общеупотребительными.

В тексте документа используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес");

от первого лица единственного числа ("прошу выслать", "считаю необходимым");

от третьего лица единственного числа ("Управление делами Правительства Омской области не возражает").

Если текст документа содержит ссылку на федеральный закон, то указываются его дата, номер и название. В случае если текст документа содержит ссылку на иной правовой акт, то указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, наименование документа (если имеется).

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты. Графы, строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Номера граф и строк таблицы указываются без точек. Таблица может быть расположена вдоль длинной стороны листа. В этом случае таблица оформляется приложением к документу.

Даты в тексте документа оформляются в соответствии с пунктом 25 Инструкции.

При написании чисел используются словесный (например: четыре метра, пять листов), цифровой (например: 30000, 125000000) и словесно-цифровой (например: 50 тысяч, 150 млн.) способы.

Словесно-цифровой способ применяется, как правило, для обозначения крупных круглых чисел.

При написании сложных существительных и прилагательных, имеющих в своем составе числительные, применяются словесный и словесно-цифровой способы (например, трехдневный, 150-летие, 25-процентный).

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 25,4 процента, 46,2 квадратных метра, но 28,5 тысячи метров, 25 процентов.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением (например, 80-е годы). Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения (например: начало XXI века). При написании подряд нескольких порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, наращение указывается только у последнего числительного (например: 8 - 10-е классы).

Римскими цифрами, как правило, обозначаются века, кварталы, порядковые номера конференций, конгрессов, международных объединений, ассамблей, спортивных состязаний (например: XX век, IV квартал, XII Олимпийские игры).

Употребляемые в тексте документа сокращения слов должны быть общепринятыми, а их написание - унифицировано. В документах используются сокращения и прочие обозначения, предусмотренные Правилами подготовки проектов правовых актов.

При подготовке документов применяется текстовый редактор Microsoft Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов "Times New Roman" размером 14, документы оформляются на белой бумаге плотностью не менее 80 г/м2 формата А4 (210 х 297 мм), если иное не предусмотрено Инструкцией. Текст печатается шрифтом черного цвета машинописным способом или с применением электронно-вычислительной техники.

Размеры полей документа должны быть: левое - от 2,5 до 3,5 см, правое - от 1,25 до 2,25 см, верхнее и нижнее - от 2 до 2,5 см. Межстрочный интервал должен быть одинарным. Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см.

При оформлении документов не допускается использование оборотной стороны листа, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

При подготовке документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Текст документа не должен содержать исправлений, пометок и пятен. Текст документа должен быть отпечатан отчетливо и ровно.

Не допускается сшивание, скрепление степлером листов документа.

29. Реквизит "Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта" включает исходящий регистрационный номер и дату документа адресанта, на который должен быть дан ответ. Ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта включается в состав реквизитов бланков, предусмотренных подпунктом 1 пункта 11 Инструкции, и проставляется исполнителем при подготовке ответа. Например:

на N 6370-01/15 от 27.01.2010.

30. Реквизит "Отметка о наличии приложений" в сопроводительных письмах оформляется под текстом письма от границы левого поля.

Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение:

1. Справка ...на 3 л. в 2 экз. 2. Проект... на 8 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: письмо Минсельхоза России от 24.10.2008 N АГ-18/5700 и приложение к нему, всего 3 л.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

На приложениях к правилам, инструкциям, планам, программам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом его листе в правом верхнем углу. При этом указывается наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер, например:

Приложение к Положению о протоколе Губернатора Омской области от 09.12.2009 N 23

31. Согласование документа с государственными органами, органами местного самоуправления и организациями, интересы которых затрагиваются документом, является внешним согласованием.

Внешнее согласование документа оформляется реквизитом "Гриф согласования", который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования.

Гриф согласования документа оформляется под реквизитом "Подпись должностного лица" ближе к нижнему полю документа следующим образом: