Приказ Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 5 мая 2009 г. N 21-п "Об организации архивного дела Главного управления государственной службы занятости населения Омской области и подведомственных ему государственных учреждений Омской области"

С изменениями и дополнениями от:

22 сентября 2009 г., 12 августа 2010 г., 7 июля 2011 г.

В соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 4 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации", пунктом 1.4 Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Государственной архивной службы России от 19 января 1995 года N 2, приказываю:

1. Утвердить:

1) Положение об архиве Главного управления государственной службы занятости населения Омской области (далее - Главное управление) согласно приложению N 1 к настоящему приказу;

2) Положение об экспертной комиссии Главного управления согласно приложению N 2 к настоящему приказу;

3) состав экспертной комиссии Главного управления согласно приложению N 3 к настоящему приказу.

2. В целях организации и ведения архивного дела государственных учреждений Омской области, подведомственных Главному управлению (далее - учреждения), отдел организационного и информационного обеспечения политики занятости населения (далее - организационный отдел) Главного управления осуществляет:

1) проверки деятельности архивов учреждений;

2) проверки сохранности, правильности формирования и оформления дел в архивах учреждений;

3) методическую помощь учреждениям по вопросам экспертизы ценности документов на стадиях делопроизводства и передачи их в архив учреждения;

4) участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников учреждений в сфере ведения архивного дела учреждений.

3. Организационному отделу в месячный срок со дня вступления в силу настоящего приказа провести проверку учреждений на предмет соблюдения законодательства об архивном деле в Российской Федерации в части обеспечения:

1) комплектования архивов учреждений документами, определенными законодательством об архивном деле в Российской Федерации (далее - архивные документы);

2) учета, сохранности, правильности формирования и оформления архивных документов в архивах учреждений;

3) использования архивных документов, хранящихся в архивах учреждений;

4) подготовки и передачи архивных документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в государственное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области".

4. Отделу размещения заказов и управления имуществом Главного управления в месячный срок со дня вступления в силу настоящего приказа провести проверку учреждений на предмет:

1) обеспеченности помещениями, необходимыми для ведения архивного дела в учреждениях и отвечающими нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов;

2) проведения ремонта в помещениях архивов учреждений;

3) наличия в архивах учреждений оборудования, предусмотренного законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

5. Организационному отделу Главного управления по согласованию с отделом размещения заказов и управления имуществом, финансово-экономическим отделом Главного управления в течение десяти рабочих дней после завершения проверок учреждений, указанных в пунктах 3, 4 настоящего приказа, обобщить результаты проверок и представить начальнику Главного управления предложения по совершенствованию деятельности архивов учреждений, включая расчет финансовых средств, связанных с:

1) арендой помещений, необходимых для ведения архивного дела в учреждениях, отвечающих нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов, либо закреплением указанных помещений на праве оперативного управления за учреждениями;

2) проведением ремонта в помещениях архивов учреждений;

3) приобретением оборудования, предусмотренного законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

6. Бюджетному учреждению Омской области "Центр занятости населения Центрального административного округа города Омска" (далее - центр занятости Центрального округа):

1) в течение трех рабочих дней со дня вступления в силу настоящего приказа:

- возложить функции по ведению архива Главного управления на издательско-полиграфический отдел центра занятости Центрального округа;

- назначить работника издательско-полиграфического отдела центра занятости Центрального округа, уполномоченного на ведение архива Главного управления;

2) в течение десяти рабочих дней со дня вступления в силу настоящего приказа подготовить изменения в устав центра занятости Центрального округа в части ведения архива Главного управления.

7. Директорам учреждений:

1) в течение десяти рабочих дней со дня вступления в силу настоящего приказа:

- назначить работника учреждения, ответственного за хранение, комплектование, учет и использование архивных документов в архиве учреждения;

- подготовить проект приказа учреждения о внесении соответствующих изменений в должностную инструкцию работника учреждения, ответственного за хранение, комплектование, учет и использование архивных документов в архиве учреждения;

- направить в организационный отдел Главного управления копии приказов учреждения о назначении работника учреждения, ответственного за хранение, комплектование, учет и использование архивных документов в архиве учреждения, и о внесении соответствующих изменений в должностную инструкцию указанного работника учреждения;

2) в трехмесячный срок со дня вступления в силу настоящего приказа:

- устранить замечания по ведению архивного дела в учреждениях в случае их выявления в ходе проверок организационным отделом и отделом размещения заказов и управления имуществом Главного управления;

- привести документы, регламентирующие деятельность архивов учреждений, в соответствие с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

- организовать передачу архивных документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в государственное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" в порядке, предусмотренном законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

8. Бюджетным учреждениям службы занятости населения Омской области в счет утвержденной бюджетной сметы расходов указанных учреждений на 2009 год, автономному учреждению Омской области среднего профессионального образования "Техникум "Учебный центр "Ориентир" в случае выявления в ходе проверок, указанных в пунктах 3, 4 настоящего приказа, нарушений в срок до 1 октября 2009 года осуществить:

1) мероприятия по аренде помещений, необходимых для ведения архивного дела в учреждениях, отвечающих нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов, либо закреплению указанных помещений на праве оперативного управления за учреждениями;

2) ремонты в архивах учреждений;

3) приобретение оборудования в архивы учреждений, предусмотренного законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

9. Отделу по вопросам государственной службы и кадров Главного управления совместно с организационным отделом в течение десяти рабочих дней со дня вступления в силу настоящего приказа подготовить проект распоряжения Главного управления о внесении изменений в положение об организационном отделе Главного управления и должностные регламенты начальника организационного отдела, ведущего специалиста организационного отдела Главного управления в части ведения архивного дела Главного управления.

10. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя начальника Главного управления по финансовым вопросам М.П. Хамову.

Начальник Главного управления

М.Ю. Дитятковский