Приложение. Инструкция по делопроизводству Главного управления государственной службы занятости населения Омской области

Информация об изменениях:

Приказами Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 15 сентября 2010 г. N 36-п, от 1 октября 2010 г. N 39-п в настоящее приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение
к приказу Главного управления
государственной службы занятости
населения Омской области
от 14 декабря 2009 года N 54-п

Инструкция
по делопроизводству Главного управления государственной службы занятости населения Омской области

С изменениями и дополнениями от:

15 сентября, 1 октября 2010 г., 25 марта, 7 июля 2011 г.

1. Общие положения

1. Настоящая Инструкция определяет основные правила делопроизводства в Главном управлении государственной службы занятости населения Омской области (далее - Главное управление) и устанавливает требования к организации работы с документами, в том числе в части порядка приема, регистрации, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), хранения и использования документов.

2. Настоящая Инструкция разработана на основании части 2 статьи 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, Указа Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года N 34 "О Регламенте Правительства Омской области", Указа Губернатора Омской области от 16 марта 2010 года N 18 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области".

3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота (далее - СЭДО) и других компьютерных технологий.

4. Настоящая Инструкция не применяется к правилам делопроизводства в отношении документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

5. Отдел организационного и информационного обеспечения политики занятости населения (далее - организационный отдел) Главного управления:

1) обеспечивает организацию, ведение и совершенствование системы документооборота Главного управления на основе применения современных технических средств в работе с документами;

2) осуществляет контроль за соблюдением отделами Главного управления единой системы делопроизводства;

3) осуществляет методическое руководство отделов Главного управления по работе с документами;

4) дает обязательные указания работникам Главного управления по вопросам исполнения настоящей Инструкции.

6. В соответствии с распоряжением Главного управления, подготавливаемым организационным отделом Главного управления, определяются работники Главного управления, ответственные за делопроизводство в отделах Главного управления.

Работники Главного управления, ответственные за делопроизводство в отделах Главного управления, обеспечивают учет и сохранность документов, предусмотренных номенклатурой дел Главного управления, ведут и формируют дела в соответствии с номенклатурой дел Главного управления, передают их на хранение в архив Главного управления.

7. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник Главного управления обязан передать по указанию непосредственного руководителя находящиеся у него на исполнении (контроле) документы другому работнику, оформив передачу документов в СЭДО.

При увольнении или переходе на другую работу работник Главного управления должен сдать непосредственному руководителю все числящиеся за ним документы. Дела, взятые из архива Главного управления, сдаются в архив Главного управления.

В случае болезни работника Главного управления вопрос о передаче документов, находящихся у него на исполнении (контроле), решается руководителем, давшим поручение.

8. Работники Главного управления несут персональную ответственность за невыполнение требований настоящей Инструкции.

9. Передача документов или их копий работникам иных органов исполнительной власти Омской области, органов местного самоуправления Омской области, организациям, должностным или иным лицам допускается только по согласованию с начальником Главного управления, заместителями начальника Главного управления или лицами, исполняющими их обязанности, при наличии официального письменного запроса в адрес Главного управления.

2. Требования к организации документооборота в Главном управлении

10. В документообороте Главного управления выделяются следующие виды документации:

1) входящая (поступающая) документация;

2) исходящая (отправляемая) документация;

3) внутренняя документация.

11. В Главном управлении доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электронной связи.

12. Документы, поступающие в адрес Главного управления или на имя начальника Главного управления, предварительно рассматриваются, регистрируются в организационном отделе Главного управления и передаются начальнику Главного управления или заместителям начальника Главного управления в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Главного управления.

Предварительное рассмотрение входящих документов Главного управления проводится в целях распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения начальником Главного управления или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Главного управления и направляемые непосредственно в отделы Главного управления.

13. По результатам рассмотрения документов начальник Главного управления, заместители начальника Главного управления в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Главного управления дают поручения в форме резолюции.

Документы тиражируются в соответствии с резолюциями и рассылкой на исполнение. Если в резолюции указано несколько исполнителей, оригинал документа вместе с резолюцией направляется лицу, указанному в резолюции первым, либо исполнителю, напротив фамилии которого стоит отметка "оригинал", "обобщение", "отв." и т.п. Остальным исполнителям направляются копии. Все последующие резолюции на документе не должны искажать содержание поручения вышестоящего руководителя.

Ответственный исполнитель и соисполнители вправе давать поручения в виде резолюций начальникам отделов Главного управления с занесением резолюций в СЭДО.

Средствами СЭДО осуществляется автоматическое оповещение ответственных исполнителей, имеющих доступ к СЭДО, о наличии резолюции.

14. Сроки исполнения документов заносятся в СЭДО.

15. Поручения начальника Главного управления по результатам аппаратных совещаний у начальника Главного управления заносятся в СЭДО.

16. Организация работы исполнителей с документами осуществляется на основании резолюций вышестоящих должностных лиц. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, согласование с заинтересованными должностными лицами, доработку и представление проекта документа на подпись руководителю.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и передает документ в организационный отдел Главного управления на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

17. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей поручения, в том числе определяет сроки представления соисполнителями необходимых документов и материалов в соответствии с федеральным и областным законодательством.

18. Соисполнители имеют право:

1) докладывать об исполнении поручения руководителю, давшему поручение, только по поручению (предложению) ответственного исполнителя;

2) вносить ответственному исполнителю предложения об изменении сроков исполнения документов с соответствующим обоснованием.

19. Ответственный исполнитель персонально отвечает за качество исполнения документа (поручения), полноту и достоверность информации и соблюдение сроков его выполнения.

20. Документ (поручение) считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия, рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы и даны соответствующие письменные (устные) ответы или поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке. О результатах должно быть сообщено автору документа (когда это требуется исходя из содержания документа или резолюции).

21. После исполнения документа в СЭДО проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

22. Ошибочно доставленные в Главное управление документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

Конверты с документами, поступившими в адрес отделов Главного управления, а также с пометкой "лично", передаются по назначению без вскрытия.

23. Конверты от поступившей служебной корреспонденции, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время доставки и получения документа. Сохраняются и прилагаются конверты к документам, полученным от граждан и организаций (в том числе исковые заявления от них), из судебных органов, органов прокуратуры, правоохранительных, иных контролирующих и надзорных органов.

24. Первичная обработка поступивших в Главное управление документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации в организационном отделе Главного управления. Документы, не подлежащие регистрации в организационном отделе Главного управления, определяются в соответствии с перечнем согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции. Документы, не подлежащие регистрации в организационном отделе Главного управления, передаются в отделы Главного управления по назначению.

25. Предварительное рассмотрение входящих документов Главного управления осуществляется работником организационного отдела Главного управления по работе с распорядительными документами.

26. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов Главного управления.

27. Документы после их подписания начальником Главного управления или его заместителями передаются в организационный отдел Главного управления для регистрации и отправки.

Регистрация и дальнейшая отправка осуществляется только при наличии электронного образа документа, который передается с помощью СЭДО. При отсутствии рабочего места в СЭДО электронный образ документа передается с использованием электронных носителей информации.

28. Документ, отправленный по факсу, электронной почте, подлежит регистрации в соответствии с пунктом 31 настоящей Инструкции.

Ответственный исполнитель принимает решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе.

29. Отправка документов, в том числе посредством электронной связи, осуществляется только организационным отделом Главного управления.

30. Исходящие документы передаются с помощью СЭДО, почтовой, фельдъегерской, электронной связью. Решение о способе доставки принимает руководитель, подписавший документ.

31. Обработка документов для отправки почтовой связью (упаковка, адресация, проставление стоимости почтовых услуг) осуществляется организационным отделом Главного управления в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221, документов, отправляемых телеграфной связью, - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

32. Документы отправляются организационным отделом Главного управления в день их регистрации или на следующий рабочий день после их подписания, после чего 1 экземпляр документов с визами подшивается в дело.

33. Исходящие документы передаются для отправки без конвертов.

Документы, отправляемые почтовой связью, но в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

34. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию руководителя, подписавшего документ.

35. Вопросы срочной доставки документов решаются руководителем, подписавшим документ. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

36. Реестр на корреспонденцию, отправляемую фельдъегерской связью, печатается в организационном отделе Главного управления в двух экземплярах. Один экземпляр реестра вручается фельдъегерю, второй - подшивается в дело.

Реестр на корреспонденцию, отправляемую почтовой связью, ведется в организационном отделе Главного управления.

Реестры в течение календарного года хранятся в организационном отделе Главного управления, а по истечении указанного срока сдаются в архив Главного управления.

37. Персональная ответственность за правильность передачи документов по каналам факсимильной связи возлагается на работников, ответственных за использование факсимильных аппаратов.

38. Документы, направляемые членам Правительства Омской области, руководителям органов исполнительной власти Омской области, в Законодательное Собрание Омской области, Администрацию города Омска, передаются работником организационного отдела Главного управления через соответствующие папки в отделе учета и обработки документов Управления делами Правительства Омской области. Документы, адресуемые иным заинтересованным лицам, направляются посредством почтовой связи либо доставляются им лично (в приемные указанных лиц).

39. Посредством электронной связи осуществляется отправка телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

40. Обмен документов в Главном управлении осуществляется через организационный отдел Главного управления.

41. Все документы в Главном управлении, в том числе документы указанные в пункте 43 настоящей Инструкции, в случае, если в них имеются поручения начальника Главного управления или его заместителей в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Главного управления, регистрируются в СЭДО.

42. Все входящие и исходящие документы за определенный период времени (месяц, год) подлежат количественному учету для определения объема документооборота.

Учет документов в СЭДО ведется раздельно по входящим и исходящим документам, а также по корреспондентам (адресатам).

Подсчет количества документов производится при помощи СЭДО.

За единицу подсчета принимается экземпляр документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении (за исключением случаев, когда копия представляет собой единственный экземпляр документа).

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

43. Информационные, служебные и пояснительные записки на имя начальника Главного управления, заместителей начальника Главного управления или начальников отделов Главного управления, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются соответствующими должностными лицами Главного управления, после чего в общем порядке передаются для исполнения (использования в работе) в отделы Главного управления или помещаются в дела Главного управления.

44. Документы, указанные в пункте 41 настоящей Инструкции, подписываются исполнителями, согласовываются с начальником отдела Главного управления, ответственного за подготовку данного документа, и заместителем начальника Главного управления, координирующим деятельность данного отдела Главного управления.

45. Организационный отдел Главного управления формирует и представляет начальнику Главного управления документы для рассмотрения три раза в день (в 9, 12 и 16 часов). Документы для рассмотрения заместителями начальника Главного управления представляются организационным отделом Главного управления три раза в день, по мере их поступления от начальника Главного управления.

3. Регистрация документов в Главном управлении

46. Регистрация документов в Главном управлении - фиксация факта создания или прямого поступления документа путем присвоения ему регистрационного номера и даты поступления документа в Главное управление.

47. Входящие документы Главного управления регистрируются независимо от способа их доставки и передачи один раз в день поступления, создаваемые в Главном управлении документы - в день подписания или утверждения.

Служебные документы, которые поступили в Главное управление минуя организационный отдел Главного управления, должны быть сданы в организационный отдел Главного управления для регистрации в тот же день.

48. Документы регистрируются и учитываются организационным отделом Главного управления в СЭДО с внесением следующих основных реквизитов:

1) входящий номер документа;

2) дата регистрации документа;

3) корреспондент;

4) адрес корреспондента;

5) номер документа;

6) дата документа;

7) автор документа;

8) заголовок (краткое содержание);

9) вид документа.

49. Текст документа сканируется и распознается. Не подлежат преобразованию в электронную форму:

1) сброшюрованные документы и другие текстовые материалы;

2) книги, буклеты, карты, диаграммы, материалы форматом более А4, а также состоящие из листов разного формата;

3) материалы с малоразборчивым текстом;

4) письма граждан, приложенные к документам.

Электронные документы, поступившие от участников СЭДО, регистрируются в СЭДО после получения оригинала письма на бумажном носителе.

50. Регистрация отправляемых документов осуществляется в организационном отделе Главного управления с внесением в СЭДО следующих реквизитов:

1) исходящий номер документа;

2) дата документа;

3) корреспондент;

4) адрес корреспондента;

5) фамилия, имя, отчество адресата;

6) должность

7) вид документа;

8) связанные документы;

9) вид отправки;

10) заголовок;

11) исполнитель документа;

12) подразделение;

13) телефон;

14) вложения.

51. Перед регистрацией отправляемого документа исполнителем производится проверка правильности оформления, комплектности документа, соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки, сверка соответствия текстов подписанного и завизированного экземпляра документа, сортировка документов по способу исполнения (простая и заказная почта), проверяется наличие подписи, виз, приложений, отметки об исполнителе, правильность написания адресата, номера и даты документа, на который делается ссылка. После проверки документы передаются в организационный отдел Главного управления.

52. Неправильно оформленные документы возвращаются организационным отделом Главного управления ответственному исполнителю на доработку.

53. На исходящем документе Главного управления указывается дата, оформленная цифровым способом, и регистрационный номер. Регистрационный номер состоит из вида документа, года, аббревиатуры наименования Главного управления, порядкового номера документа.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле.

54. Регистрация внутренних документов осуществляется в организационном отделе Главного управления с внесением в СЭДО следующих реквизитов:

1) внутренний номер;

2) дата;

3) вид документа;

4) получатель;

5) исполнитель документа;

6) подписано;

7) заголовок.

55. Основным принципом регистрации документов в Главном управлении является однократность. При передаче зарегистрированного документа из одного отдела Главного управления в другой отдел Главного управления повторная регистрация не выполняется.

56. Приказы и распоряжения Главного управления, обращения граждан и поручения начальника Главного управления регистрируются в соответствующих разделах СЭДО. Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Документы регистрируются в пределах календарного года.

57. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

58. Зарегистрированные документы Главного управления ставятся на контроль и снимаются с контроля в соответствии с приказом Главного управления от 27 августа 2009 года N 40-п "О Порядке осуществления контроля за исполнением правовых актов, поручений и иных документов в Главном управлении государственной службы занятости населения Омской области".

4. Оформление документов в Главном управлении

59. В Главном управлении документы оформляются на белой бумаге или на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или в виде электронных документов, должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Допускается оформление документов на бланках, изготавливаемых на стандартных листах бумаги формата А5 (148 х 210 мм).

60. Документы должны печататься четким шрифтом с применением шрифта "Times New Roman Cyr", размером шрифта "14" с одной стороны листа.

61. При подготовке документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Для нумерации страниц используется шрифт "Times New Roman Cyr", размер шрифта "12". Приложение к документу нумеруется отдельно.

62. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь следующие поля:

1) левое - от 2,5 до 3,5 см;

2) правое - от 1,25 до 2,25 см;

3) верхнее и нижнее - от 2 до 2,5 см.

63. Межстрочный интервал в документах должен быть одинарным. Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см.

64. Бланки Главного управления имеют угловой или продольный вариант расположения реквизитов. При угловом варианте бланка реквизиты располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном варианте - посередине листа вдоль верхнего поля.

65. В Главном управлении установлены следующие виды бланков документов:

1) бланк приказа Главного управления согласно приложению N 2 к настоящей Инструкции;

2) бланк распоряжения Главного управления согласно приложению N 3 к настоящей Инструкции;

3) бланк письма Главного управления согласно приложению N 4 к настоящей Инструкции.

66. Совместные документы, подписываемые от имени Главного управления и заинтересованных лиц, оформляются без бланка.

5. Порядок оформления реквизитов документов Главного управления

67. Герб Омской области.

Герб Омской области помещают на бланки правовых актов Главного управления и писем Главного управления в соответствии с Законом Омской области "О гербе и флаге Омской области" и Указом Губернатора Омской области от 27 февраля 2006 года N 25 "Об отдельных случаях использования герба Омской области".

68. Наименование Главного управления.

Наименование Главного управления должно соответствовать наименованию, указанному в Положении о Главном управлении, утвержденном Указом Губернатора Омской области от 28 декабря 2006 года N 177 "О Главном управлении государственной службы занятости населения Омской области".

69. Справочные данные о Главном управлении.

Справочные данные о Главном управлении указываются на бланках писем Главного управления и включают в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номера факсов, адрес электронной почты и др.).

70. Дата документа.

Датой документа является дата подписания (письма, правовые акты и др.), дата утверждения (план, положение, отчет и др.) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и др.).

Совместные документы, подписываемые от имени Главного управления и заинтересованных лиц, должны иметь одну дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (например, "05.09.2010" или "27.09.2010").

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты документа (например, "5 сентября 2010 года").

В тексте документа дата оформляется словесно-цифровым способом (например, "12 сентября 2009 года").

71. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из аббревиатуры вида и года документа, аббревиатуры Главного управления и порядкового номера документа в массиве данных документов.

Регистрационный номер входящего документа оформляется следующим образом:

"ВХ-00/ГСЗН-0000" или "ВХ-00/ГСЗН-Ш-0000", где:

- ВХ - аббревиатура вида документа;

- 00 - год документа;

- ГСЗН - аббревиатура наименования Главного управления;

- 0000 - порядковый номер документа в регистрационном массиве данных входящих документов;

- Ш - первая буква фамилии обратившегося гражданина при регистрации обращений граждан.

Регистрационный номер исходящего документа оформляется следующим образом:

"ИСХ-00/ГСЗН-0000", где:

- ИСХ - аббревиатура вида документа;

- 00 - год документа;

- ГСЗН - аббревиатура наименования Главного управления;

- 0000 - порядковый номер документа в регистрационном массиве данных исходящих документов.

Регистрационный номер внутреннего документа оформляется следующим образом:

"ВНТ-00/ГСЗН-000", где:

- ВНТ - аббревиатура вида документа;

- 00 - год документа;

- ГСЗН - аббревиатура наименования Главного управления;

- 000 - порядковый номер документа в регистрационном массиве данных внутренних документов.

Присвоенный номер документа переносится в регистрационный штамп. На документах, указанных в пункте 41 настоящей Инструкции, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, который содержит дату поступления документа и его регистрационный номер.

При подготовке ответов Главного управления заинтересованным лицам в исходящем документе Главного управления указываются исходящий регистрационный номер и дата документа, на который подготовлен ответ Главного управления.

72. Адресат документа.

В качестве адресата документа могут выступать граждане, организации, их структурные подразделения, должностные или иные лица. Если адресатом документа является должностное лицо, его инициалы указываются перед фамилией.

Наименование адресата - организации, ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:

Министерство труда и социального развития Омской области

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации, ее структурного подразделения, должность и фамилия должностного лица указываются в дательном падеже, например:

Министру экономики Омской области И.Г. Мураеву

При адресации документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Директору бюджетного учреждения Омской области "Центр занятости населения Центрального административного округа города Омска" В.Е. Калугину

Если адресатом документа являются несколько организаций или несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Директорам бюджетных учреждений службы занятости населения Омской области Начальникам отделов Главного управления государственной службы занятости населения Омской области

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес организации, ее структурных подразделений, должностного или иного лица. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221.

При адресации письма в организацию указывается ее наименование и почтовый адрес, например:

Бюджетное учреждение Омской области "Центр занятости населения Центрального административного округа города Омска" Певцова ул., д. 13, г. Омск, 644043

При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Иванову И.И. Карла Маркса просп., д. 5, кв. 2, г. Омск, 644073

Реквизит "Адресат документа" на бланке документов Главного управления располагается не выше герба Омской области.

73. Заголовок документа.

Заголовок распоряжения, правового акта включает в себя краткое содержание документа.

Заголовок документа оформляется в предложном падеже, например:

"Об организации архивного дела Главного управления государственной
службы занятости населения Омской области и подведомственных ему
государственных учреждений Омской области"

Письма Главного управления оформляются без заголовков.

74. Текст документа.

Текст документа состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа, во второй части - решения, выводы, просьбы, рекомендации.

Содержание документа может быть оформлено таблицей, если необходимо указать сведения о нескольких объектах по ряду признаков. Графы, строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже с прописной буквы. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Номера граф и строк таблицы указываются без точек. Таблица может быть расположена вдоль длинной стороны листа. В этом случае таблица оформляется приложением к документу.

Допускается при большом объеме текста применение в таблицах, оформленных приложениями, шрифта меньшего размера, а также шрифта "Arial".

Даты в тексте документа оформляются в соответствии с пунктом 70 настоящей Инструкции.

При написании чисел используются словесный (например, "четыре метра", "пять листов"), цифровой (например, "30000", "125000000") и словесно-цифровой (например, "50 тысяч", "150 млн.") способы.

Словесно-цифровой способ применяется, как правило, для обозначения крупных круглых чисел.

В тексте документа, содержащего ссылки на документы органов исполнительной власти Омской области, органов местного самоуправления Омской области, организаций, должностных и иных лиц или ранее изданные документы Главного управления, указываются реквизиты данных документов (наименование, наименование автора, дата, регистрационный номер).

75. Если текст документа содержит ссылку на федеральный закон, то указываются его дата, номер и название. В случае если текст документа содержит ссылку на иной правовой акт, то указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, наименование документа (если имеется).

В документах Главного управления текст излагают от первого лица множественного числа (например, "предлагаем", "просим").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа (например, "постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа (например, "постановили", "решили").

76. Отметка о наличии приложения в сопроводительных письмах оформляется под текстом письма от границы левого поля.

Приложение отделяется от текста одним межстрочным интервалом.

Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не упомянутое в его тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Копия Указа Губернатора Омской области от 28 декабря 2006 года N 177 "О Главном управлении государственной службы занятости населения Омской области" на 8 л. в 1 экз. 2. Копия распоряжения Губернатора Омской области от 23 августа 2007 года N 269-р "О назначении начальника Главного управления государственной службы занятости населения Омской области" на 1 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:

письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.

Если приложение направляют не всем указанным в документе адресатам, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:

на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

На приложениях к правилам, инструкциям, планам, программам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом его листе в правом верхнем углу. При этом указывается наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер, например:

Приложение к приказу Главного управления от _______________ N _______

77. Подпись.

Реквизит "Подпись" располагается на расстоянии двух межстрочных интервалов от последней строки текста документа и состоит из наименования должности, инициалов и фамилии лица, уполномоченного подписывать документы Главного управления.

Элементы реквизита "Подпись" выравниваются по границам левого и правого полей документа.

Расшифровка подписи оформляется на уровне последней строки наименования должности, инициалы отделяются от фамилии пробелом, например:

Начальник Главного управления

_________________ (личная подпись)

М.Ю. Дитятковский

В документах, подписываемых лицом, исполняющим обязанности начальника Главного управления или заместителя начальника Главного управления, указывается его должность в соответствии со штатным расписанием Главного управления либо должность, которую он временно замещает (в случае возложения соответствующих обязанностей). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности, а также не допускается исправление от руки или произведенное машинописным способом.

При подписании документа несколькими должностными лицами подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемыми ими должностями, например:

Министр труда и социального развития Омской области

_________________ (личная подпись)

А.А. Афанасьев

Начальник Главного управления

_________________ (личная подпись)

М.Ю. Дитятковский

Письма, направляемые в Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации, Федеральную службу по труду и занятости, Законодательное Собрание Омской области, Правительство Омской области, органы исполнительной власти Омской области и органы местного самоуправления Омской области, подписываются только начальником Главного управления или лицом, исполняющим его обязанности.

Письма, направляемые в организации, подписываются начальником Главного управления или заместителями начальника Главного управления в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Главного управления.

Запрещается оформление писем за подписью начальников отделов Главного управления (кроме случаев исполнения начальником отдела Главного управления обязанностей отсутствующего заместителя начальника Главного управления) и иных работников Главного управления.

78. Исполнитель документа.

Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себя инициалы и фамилию или имя, отчество и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

И.И. Михайлова

24-48-02

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя, структурного подразделения, телефонным кодом города.

При подготовке проектов правовых актов Главного управления, публично-правовых договоров (соглашений) реквизит "Исполнитель" указывается только в листах согласования указанных проектов.

79. Удостоверение документов печатью.

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится гербовая печать Главного управления. Главное управление имеет печать с изображением герба Омской области и своим полным наименованием, а также иные печати и штампы.

Печати и штампы Главного управления хранятся в организационном отделе Главного управления в сейфах и несгораемых металлических шкафах.

Перечень работников Главного управления, имеющих полномочия хранить печати Главного управления, определяется в соответствии с распоряжением Главного управления, проект которого подготавливается организационным отделом Главного управления.

Гербовой печатью Главного управления удостоверяются личные подписи начальника Главного управления, заместителей начальника Главного управления, начальника отдела бухгалтерского учета - главного бухгалтера Главного управления на документах в соответствии с перечнем документов согласно приложению N 5 к настоящей Инструкции.

Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Оттиск печати должен быть четким, хорошо читаемым.

На документах, имеющих специально отведенное место для оттиска печати, печать проставляется в указанное место. Как правило, место для оттиска печати обозначается знаком "М.П." без захвата наименования должности и подписи.

Все изготовленные печати учитываются в организационном отделе Главного управления и выдаются работникам Главного управления, имеющим полномочия хранить печати Главного управления, под роспись.

Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в организационный отдел Главного управления. В организационном отделе Главного управления создается комиссия, в присутствии которой пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы уничтожаются. После уничтожения печатей и штампов комиссией составляется акт, который подписывают все члены комиссии.

Состав комиссии утверждается распоряжением Главного управления, проект которого подготавливается организационным отделом Главного управления.

Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на начальника организационного отдела Главного управления.

При увольнении с должности, в день подписания обходного листа, работник Главного управления, которому были выданы печать или штамп, обязан сдать их начальнику организационного отдела Главного управления.

6. Требования к резолюции по документу, согласованию документа, оформлению отметки об исполнении документа и заверению копий документов в Главном управлении

80. Резолюция по документу оформляется на отдельном листе формата А6 (105 x 148 мм) и включает в себя должность, инициалы и фамилию лица, давшего резолюцию, фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись лица, давшего резолюцию, и дату. Резолюция по документу оформляется по форме согласно приложению N 6 к настоящей Инструкции.

Допускается оформление резолюции по документу непосредственно на документе без использования отдельного листа например:

Иванову С.В., Петрову Г.К. Прошу рассмотреть и внести предложения. Срок: до 31.01.2010 Подпись           Дата

Начальники отделов Главного управления ставят резолюцию по документу непосредственно на резолюции по документу руководителя Главного управления, от которого поступил документ, либо на отдельном листе, оформленном в соответствии с требованиями настоящего пункта.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 7 июля 2011 г. N 29-п в пункт 81 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

81. Согласование документа.

Согласование документа с органами государственной власти, органами местного самоуправления и организациями, интересы которых затрагиваются документом, является внешним согласованием.

Внешнее согласование документа оформляется реквизитом "Гриф согласования", который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования.

Гриф согласования документа оформляется под реквизитом "Подпись должностного лица" ближе к нижнему полю документа следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Руководитель государственного учреждения Омской области "Исторический архив Омской области" ___________________ О.Д. Пугачева   (личная подпись) Дата

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. Визы в листе согласования включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

Согласование документа в Главном управлении осуществляется путем визирования текста документа уполномоченным работником Главного управления. Документы в Главном управлении могут согласовываться только начальниками отделов Главного управления и координирующими их заместителями начальника Главного управления.

Согласование документов Главного управления оформляется на обратной стороне первого листа второго экземпляра документа, например:

Согласовано: Начальник правового отдела Главного управления

_______________________ (личная подпись и дата)

Ю.И. Криворчук

Письма Главного управления, направляемые Губернатору Омской области, первому заместителю Председателя Правительства Омской области, заместителю Председателя Правительства Омской области, Министру труда и социального развития Омской области, а также в Министерство здравоохранения и социального развития Российской Федерации и Федеральную службу по труду и занятости, после их согласования соответствующими начальниками отделов Главного управления и координирующими их заместителями начальника Главного управления подлежат обязательному согласованию с ведущим специалистом правового отдела Главного управления, ответственным за проведение лингвистической экспертизы. Согласование документа ведущим специалистом правового отдела Главного управления, ответственным за проведение лингвистической экспертизы, осуществляется по поручению начальника правового отдела Главного управления.

Проведение лингвистической экспертизы документа осуществляется в срок не более одного рабочего дня со дня его получения от начальника правового отдела Главного управления. В случае если объем документа составляет более тридцати страниц печатного текста, его лингвистическая экспертиза проводится в срок не более двух рабочих дней со дня его получения от начальника правового отдела Главного управления.

82. Реквизит "Утверждение документа" проставляется в верхнем правом углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ Начальник Главного управления ________________ М.Ю. Дитятковский (личная подпись) Дата

83. Отметка об исполнении документа.

Исполненный документ должен содержать отметку о его направлении в дело Главного управления ("Д") с указанием подписи лица, направившего документ в дело Главного управления, и даты направления документа в дело Главного управления.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Главного управления в СЭДО включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении. При отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении документа, слова "В дело", индекс дела Главного управления, в котором будет храниться документ.

84. Заверение копий документов.

Заверение копии документа производится для удостоверения их соответствия подлинникам и придания им юридической силы.

Перечень работников Главного управления, имеющих полномочия заверять копии документов в Главном управлении, определяется в соответствии с распоряжением Главного управления, проект которого подготавливается организационным отделом Главного управления.

В Главном управлении могут заверяться копии только тех документов, которые были созданы в Главном управлении либо в организациях, правопреемником которых является Главное управление. При решении вопросов о поступлении граждан на государственную гражданскую службу Омской области (приеме граждан на работу) в Главное управление, удостоверении их трудовых и других прав, формировании личных дел работников Главного управления допускается изготовление копий документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии документов об образовании, трудовых книжек, свидетельств о браке и т.д.).

При заверении соответствия копии документа подлиннику под реквизитом "Подпись" проставляют отметку о заверении, которая состоит из заверительной надписи "Верно" или "Копия верна", наименования должности работника Главного управления, заверившего копию документа, его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты заверения, печать (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Верно Начальник отдела по вопросам государственной службы и кадров Главного управления Дата                    М.П.

__________________ (личная подпись)

М.И. Мацак

Листы многостраничных копий (выписок из документа) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа), например: "Всего в копии 15 л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

При направлении копии документа Главного управления в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют оттиском печати "Для документов".

7. Организация работы с проектами правовых актов Омской области, договоров (соглашений)

85. Организация работы с проектами правовых актов Омской области, договоров (соглашений) проводится в соответствии с Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82 "О правилах подготовки проектов правовых актов", приказом Главного управления от 22 сентября 2009 года N 42-п "О Порядке подготовки и согласования проектов правовых актов Омской области, договоров (соглашений) в Главном управлении государственной службы занятости населения Омской области".

86. Согласование проектов правовых актов Омской области, публично-правовых договоров (соглашений) осуществляется на листе согласования указанных проектов, который оформляется по форме согласно приложению N 7 к настоящей Инструкции.

87. Лист согласования проекта правового акта Главного управления, направляемого на согласование с органами исполнительной власти Омской области, органами местного самоуправления Омской области, организациями, должностными и иными лицами, к компетенции (функциям) которых относится рассмотрение соответствующих вопросов или интересы которых затрагиваются указанным проектом, начальником Главного управления, оформляется по форме согласно приложению N 8 к настоящей Инструкции.

88. Список лиц, являющихся разработчиками проекта правового акта Главного управления, оформляется по форме согласно приложению N 9 к настоящей Инструкции.

89. Указатель рассылки правового акта Главного управления оформляется по форме согласно приложению N 10 к настоящей Инструкции.

90. В организационном отделе Главного управления хранятся оригиналы:

1) приказов Главного управления;

2) распоряжений Главного управления по основной деятельности;

3) распоряжений Главного управления о проведении проверок при осуществлении регионального государственного контроля за приемом на работу инвалидов в пределах установленной квоты, в том числе за выделением (созданием) рабочих мест (специальных рабочих мест) для трудоустройства инвалидов в соответствии с установленной квотой.

91. В отделе по вопросам государственной службы и кадров Главного управления хранятся оригиналы:

1) распоряжений Главного управления по личному составу;

2) распоряжений Главного управления об отпусках, командировании, поощрениях, дисциплинарных взысканиях работников Главного управления и по иным кадровым вопросам.

92. Заверенные копии правовых актов Главного управления передаются заинтересованным лицам ведущим специалистом организационного отдела Главного управления по работе с распорядительными документами под роспись в соответствии с указателем рассылки правового акта Главного управления.

В случае отправления заверенных копий правовых актов Главного управления органам исполнительной власти Омской области, органам местного самоуправления Омской области, организациям, должностным и иным лицам в указателе рассылки правового акта Главного управления указывается способ (реквизиты) отправки.

8. Оформление журналов регистрации в Главном управлении

93. Журнал регистрации процедуры согласования проектов правовых актов Омской области, публично-правовых договоров (соглашений) оформляется по форме согласно приложению N 11 к настоящей Инструкции.

94. Журнал регистрации приказов Главного управления оформляется по форме согласно приложению N 12 к настоящей Инструкции.

95. Журнал регистрации распоряжений Главного управления по основной деятельности оформляется по форме согласно приложению N 13 к настоящей Инструкции.

96. Журнал регистрации распоряжений Главного управления о проведении проверок юридических лиц оформляется по форме согласно приложению N 14 к настоящей Инструкции.

97. Журнал регистрации распоряжений Главного управления по личному составу оформляется по форме согласно приложению N 15 к настоящей Инструкции.

98. Журнал регистрации распоряжений Главного управления об отпусках, командировании, поощрениях, дисциплинарных взысканиях работников Главного управления и по иным кадровым вопросам оформляется по форме согласно приложению N 16 к настоящей Инструкции.

99. Журнал регистрации публично-правовых договоров (соглашений) оформляется по форме согласно приложению N 17 к настоящей Инструкции.

100. Журнал регистрации гражданско-правовых договоров оформляется по форме согласно приложению N 18 к настоящей Инструкции.

101. Журнал проведения антикоррупционной экспертизы проектов нормативных правовых актов в Главном управлении оформляется по форме согласно приложению N 19 к настоящей Инструкции.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 25 марта 2011 г. N 20-п в пункт 102 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

102. Ведущий специалист отдела по вопросам государственной службы и кадров Главного управления по вопросам кадрового учета и кадрового делопроизводства ведет журнал учета работников Главного управления, выбывающих в служебные командировки из Главного управления, а ведущий инженер организационного отдела Главного управления ведет журнал учета работников, командированных в Главное управление.

Журнал учета работников Главного управления, выбывающих в служебные командировки из Главного управления, и журнал учета работников, командированных в Главное управление, ведутся по формам и в порядке, установленным приказом Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 11 сентября 2009 года N 739н "Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы".

9. Порядок, особенности подготовки и оформления протоколов в Главном управлении

103. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

104. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме. При краткой форме протокола фиксируется только принятое решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии, должности председательствующего, секретаря и присутствовавших на заседании, а также, при необходимости, лиц, приглашенных на совещание (заседание).

Инициалы и фамилии присутствующих и приглашенных указываются в алфавитном порядке и оформляются по всей ширине строки. Если присутствующих более 15 человек, то в протоколе указывается их общее количество, например:

Присутствовали: 42 человека (список прилагается).

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, которая печатается от границы левого поля. Наименование вопроса начинается с предлога "О" ("Об").

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ; ВЫСТУПИЛИ; ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается в редакции, принятой на совещании (заседании).

При необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего и секретаря, а также должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, справа от наименования должностей - инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через один межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает номера рассматриваемых вопросов в соответствии с повесткой дня и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру листа и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, которые печатаются через один межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. Копии протоколов и выписки из протоколов заверяются печатью Главного управления.

105. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

106. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

107. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии Главного управления, протоколы аппаратных совещаний у начальника Главного управления и других аналогичных мероприятий.

108. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

109. Наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, обычным шрифтом размером "14" и выравнивается по центру листа.

110. Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается ниже наименования документа.

111. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.

Протокол заседания коллегии Главного управления оформляется по форме согласно приложению N 20 к настоящей Инструкции.

112. Требования пунктов 104, 106 настоящей Инструкции не применяются при подготовке протоколов аппаратных совещаний у начальника Главного управления.

Вводная часть протокола аппаратного совещания у начальника Главного управления состоит из списка присутствовавших (начальник Главного управления в списке присутствовавших не указывается) с указанием их должности, инициалов и фамилии.

Основная часть протокола аппаратного совещания у начальника Главного управления включает перечень данных на аппаратном совещании поручений начальника Главного управления с указанием срока исполнения, даты поручения (продления), исполнителя, содержания поручения и примечания.

Протокол аппаратного совещания у начальника Главного управления подписывается начальником Главного управления и начальником организационного отдела Главного управления, оформляется по форме согласно приложению N 21 к настоящей Инструкции.

10. Особенности оформления документов, передаваемых по каналам факсимильной и электронной связи, и работы с электронными документами

113. По каналам факсимильной и электронной связи передаются документы, в которых содержится информация, требующая срочной передачи. К передаче принимаются подлинники и заверенные копии документов.

114. Для оперативного решения вопросов используются телефонограммы, факсограммы и электронные письма.

Тексты телефонограмм, факсограмм и электронных писем подписываются начальником Главного управления или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Главного управления.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления государственной службы занятости населения Омской области от 25 марта 2011 г. N 20-п в пункт 115 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

115. Телефонограммы и факсограммы принимаются и отправляются ведущим инженером организационного отдела Главного управления.

116. При передаче текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

1) передаваемый документ (текст, схема, графическое изображение) должен быть выполнен на бумаге формата А4 черным цветом;

2) ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего отдела Главного управления;

3) запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи. Принятая телефонограмма оформляется в виде рукописной информации.

Текст факсограммы передается посредством факсимильной связи.

При подготовке отправляемой телефонограммы (факсограммы) сообщается (указывается) подлежащая передаче информация, должность, инициалы и фамилия работника Главного управления, передавшего телефонограмму (факсограмму). На отправляемой телефонограмме указывается должность, инициалы и фамилия работника организации, принявшего телефонограмму.

Исходящие документы посредством электронной связи отправляются только работником организационного отдела Главного управления по работе с распорядительными документами.

117. При получении электронных документов организационный отдел Главного управления осуществляет их первичную проверку в соответствии с пунктом 12 настоящей Инструкции.

Поступившие электронные документы распечатываются на бумажном носителе, регистрируются как входящие документы и передаются на рассмотрение начальнику Главного управления или заместителям начальника Главного управления в соответствии с распределением обязанностей между руководителями Главного управления, после чего направляются ответственным исполнителям.

118. Особенности работы с электронными документами в Главном управлении определяются в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477.

11. Печатание и размножение документов

119. Подготовка писем Главного управления осуществляется в двух экземплярах:

1) первый экземпляр после его подписания направляется адресату;

2) второй экземпляр хранится в организационном отделе Главного управления.

120. Лицам, не являющимся работниками Главного управления, исходящие документы передаются работниками организационного отдела Главного управления под роспись.

121. Проекты правовых актов Главного управления печатаются в одном экземпляре, проекты договоров (соглашений) - в необходимом количестве экземпляров для каждой стороны.

122. Текст документа должен быть напечатан аккуратно, без ошибок и пропусков.

123. Запрещается снятие и выдача копий документов, имеющих гриф "Снятие копий запрещено".

124. Размножение служебных документов на множительных аппаратах в Главном управлении разрешается тиражом не более пяти экземпляров, при тиражировании свыше пяти экземпляров документов решение принимается начальником организационного отдела Главного управления.

12. Особенности работы с обращениями граждан. Организация личного приема граждан у руководителей Главного управления

125. Организация и обеспечение централизованного учета и своевременного рассмотрения обращений граждан осуществляется организационным отделом Главного управления.

126. Контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан, поступивших на исполнение в отделы Главного управления, осуществляется начальниками отделов Главного управления, которым поступило обращение гражданина.

127. Ответы на обращения граждан подписывает начальник Главного управления, а в его отсутствие - исполняющий обязанности начальника Главного управления.

Обращения граждан, поступившие из Правительства Омской области или от депутатов представительных органов власти, после их рассмотрения должны быть возвращены в Правительство Омской области или депутатам представительных органов власти, направившим соответствующие обращения граждан, со всеми материалами проверки (справками, информациями и т.д.) для формирования дела и его закрытия через автоматизированную систему "Контроль обращения граждан".

128. Рассмотрение и подготовку ответа на обращение гражданина обеспечивает отдел Главного управления, в компетенцию которого входит решение вопроса, указанного в обращении гражданина. В случае, если рассмотрение вопроса в обращении гражданина входит в компетенцию нескольких отделов Главного управления, ответ на обращение гражданина готовится данными отделами Главного управления совместно.

129. Обращения граждан рассматриваются в сроки и в порядке, установленные Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

130. Прием граждан по личным вопросам, а также представителей организаций руководителями Главного управления осуществляется в соответствии с графиком приема граждан по личным вопросам руководителями Главного управления, утвержденным приказом Главного управления от 18 марта 2009 года N 10-п.

В целях учета граждан и представителей организаций, записавшихся на прием к руководителям Главного управления, а также их обращений начальником организационного отдела Главного управления ведется журнал записи на прием к руководителям Главного управления по форме согласно приложению N 22 к настоящей Инструкции.

Для осуществления контроля исполнения поручений руководителей Главного управления, данных в ходе приема граждан и представителей организаций, начальником организационного отдела Главного управления оформляется карточка личного приема по форме согласно приложению N 23 к настоящей Инструкции.

13. Документальный фонд Главного управления

131. В Главном управлении осуществляется:

1) формирование документального фонда из образующихся в процессе его деятельности документов;

2) разработка и утверждение по согласованию с Архивным управлением Министерства государственно-правового развития Омской области номенклатуры дел Главного управления.

132. Формирование документального фонда Главного управления осуществляется организационным отделом Главного управления путем составления номенклатуры дел Главного управления, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Главного управления.

133. Номенклатура дел Главного управления - систематизированный перечень документов, образующихся в процессе деятельности Главного управления, включающий перечень заголовков дел, заводимых в Главном управлении, с указанием сроков их хранения и оформленный по форме согласно приложению N 24 к настоящей Инструкции.

Номенклатура дел Главного управления предназначена для организации группировки исполненных документов Главного управления в дела, систематизации и учета дел, индексации дел, определения сроков хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного хранения.

134. Номенклатура дел Главного управления:

1) составляется организационным отделом Главного управления в форме проекта распоряжения Главного управления;

2) утверждается начальником Главного управления после согласования экспертной комиссией Главного управления (далее - ЭК Главного управления) не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

3) один раз в 5 лет согласовывается экспертно-проверочной комиссией Министерства государственно-правового развития Омской области (далее - ЭПК МГПР);

4) в случае изменения функций и структуры Главного управления подлежит согласованию ЭПК МГПР.

135. После утверждения номенклатуры дел Главного управления отделы Главного управления получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

136. Названиями разделов номенклатуры дел Главного управления являются названия отделов Главного управления. В номенклатуре дел Главного управления разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Главного управления.

137. В номенклатуру дел Главного управления включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы, и вопросы деятельности Главного управления, кроме печатных изданий. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.

138. В случае возникновения необходимости в течение календарного года в номенклатуру дел Главного управления могут быть внесены изменения.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел Главного управления делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел Главного управления, отдельно - постоянного и временного хранения по форме согласно приложению N 25 к настоящей Инструкции.

139. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел Главного управления и систематизация документов внутри дела.

Формирование дел осуществляется работниками Главного управления, ответственными за ведение делопроизводства в отделах Главного управления.

140. Исполненные документы работники Главного управления, ответственные за ведение делопроизводства в отделах Главного управления, передают в организационный отдел Главного управления для их формирования в дела и дальнейшего хранения в организационном отделе Главного управления или архиве Главного управления, если сроки хранения документов в организационном отделе Главного управления истекли.

141. Документы, подлежащие хранению в отделах Главного управления, формируются в дела работниками Главного управления, ответственными за ведение делопроизводства в отделах Главного управления.

142. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

1) помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел Главного управления;

2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

3) приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся;

4) группировать в дело документы Главного управления одного календарного года, за исключением переходящих на следующий календарный год;

5) раздельно группировать в дела Главного управления документы постоянного и временного сроков хранения;

6) помещать в дела Главного управления факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

7) в дело Главного управления не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);

8) документ, помещаемый в дело Главного управления, должен иметь дату, подпись, другие необходимые реквизиты;

9) по объему дело Главного управления не должно превышать 250 листов, по толщине - не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле Главного управления нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом поле с добавлением "Т. 1", "Т. 2" и т.д.;

10) документы внутри дела располагаются в прямой хронологической последовательности и по степени важности;

11) распоряжения Главного управления по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений о проведении проверок юридических лиц, по личному составу, об отпусках, командировании, поощрениях, дисциплинарных взысканиях работников Главного управления и по иным кадровым вопросам в соответствии с установленными сроками хранения;

12) распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

13) правовые акты Главного управления группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

14) правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов по личному составу;

15) приложения к правовым актам Главного управления группируются с утвердившими их правовыми актами Главного управления;

16) протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов;

17) документы в личных делах работников Главного управления располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

18) лицевые счета работников Главного управления по оплате труда группируются в пределах года в отдельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям работников Главного управления;

19) переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-обращением. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем календарном году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;

20) обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Главного управления или подведомственных ему государственных учреждений Омской области, организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

143. Экспертиза ценности документов в Главном управлении - отбор документов на постоянное хранение, установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертиза ценности документов в Главном управлении проводится при составлении номенклатуры дел Главного управления, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, при подготовке документов к последующему хранению.

144. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Главном управлении создается ЭК Главного управления, которая действует в соответствии с Положением об ЭК Главного управления, утвержденным приказом Главного управления от 5 мая 2009 года N 21-п "Об организации архивного дела Главного управления государственной службы занятости населения Омской области и подведомственных ему государственных учреждений Омской области".

145. Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в отделах Главного управления совместно с ЭК Главного управления под непосредственным методическим руководством организационного отдела Главного управления.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Главного управления, документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению, уничтожению, если срок хранения истек.

146. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел Главного управления путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимается ЭК Главного управления.

147. По результатам экспертизы ценности документов составляют описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (далее - акты), по форме согласно приложению N 26 к настоящей Инструкции.

148. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта производится после составления и утверждения ЭПК МГПР годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

149. Согласованные с ЭК Главного управления акты утверждаются начальником Главного управления, после этого дела Главного управления, включенные в акты, могут быть уничтожены.

150. Дела в отделах Главного управления подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дел проводится работниками соответствующих отделов Главного управления, ответственными за ведение и формирование дел.

151. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает:

1) подшивку или переплет дела;

2) нумерацию листов дела;

3) составление листа-заверителя;

4) составление внутренней описи документов (в необходимых случаях);

5) оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

6) внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

152. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранение в скоросшивателях, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

153. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются.

154. Листы нумеруются графитным карандашом в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Фотографии, иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

155. В конце дела на специальном листе-заверителе составляется заверительная надпись для учета количества листов в деле по форме согласно приложению N 27 к настоящей Инструкции.

156. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности, даты составления.

157. Для учета документов, определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, характеризующихся определенной спецификой (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по форме согласно приложению N 28 к настоящей Инструкции.

158. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по форме согласно приложению N 29 к настоящей Инструкции.

Заголовки дел переносятся на обложку из номенклатуры дел Главного управления.

159. При оформлении даты дела проставляются крайние даты, то есть даты самого раннего и самого позднего документа, включенного в дело.

Датами начала и окончания дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего заседания.

Датой начала личного дела является дата подписания распоряжения Главного управления о приеме работника, на которого оно заведено.

При обозначении даты документов сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

160. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срок хранения дела, который переносится на обложку дела из номенклатуры дел Главного управления. На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно".

161. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные согласно настоящей Инструкции, составляются описи.

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел составляются в каждом отделе Главного управления ежегодно, до 25 декабря. По описям дел документы передаются в архив Главного управления. Описи дел, подготовленные отделами Главного управления, служат основой для подготовки сводной описи дел Главного управления, которую готовит организационный отдел Главного управления ежегодно, до 30 декабря. По сводной описи дела передаются на архивное хранение.

Описи дел отделов Главного управления составляются по форме согласно приложению N 30 к настоящей Инструкции.

162. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

1) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

2) в описи дела используется сплошная нумерация документов;

3) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые выносятся на обложку дела;

4) при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи дел заголовок воспроизводится полностью);

5) графа описи дел "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, наличия и т.п.

163. Опись дел отдела Главного управления подписывается составителем с указанием должности и утверждается начальником отдела Главного управления.

164. Описи для дел постоянного хранения составляются по форме согласно приложению N 31 к настоящей Инструкции, временного (свыше 10 лет) хранения - по форме согласно приложению N 32 к настоящей Инструкции, по личному составу - по форме согласно приложению N 33 к настоящей Инструкции.

165. Годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) и по личному составу составляются работником, ответственным за ведение архивного дела в Главном управлении. Согласованные с ЭК Главного управления годовые разделы описей представляются на согласование ЭПК МГПР ежегодно, до 15 января, и утверждаются начальником Главного управления.

166. С момента заведения и до передачи в архив Главного управления дела хранятся по месту формирования.

167. Начальники отделов Главного управления и работники Главного управления, ответственные за ведение делопроизводства в отделах Главного управления, несут ответственность за сохранность документов и дел.

168. Дела находятся в рабочих кабинетах отделов Главного управления, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел Главного управления. Копия номенклатуры дел Главного управления или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел Главного управления.

14. Передача документов в архив Главного управления

169. Для хранения документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также документов по личному составу, их учета, использования в Главном управлении образован архив Главного управления.

Порядок работы архива Главного управления определяется в соответствии с Положением об архиве Главного управления, утвержденным приказом Главного управления от 5 мая 2009 года N 21-п "Об организации архивного дела Главного управления государственной службы занятости населения Омской области и подведомственных ему государственных учреждений Омской области".

170. В архив Главного управления передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу через 2 года после завершения дел в делопроизводстве и использования в отделе Главного управления. Их передача производится по описи дел.

171. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Главного управления, как правило, не подлежат. Они хранятся в отделах Главного управления и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

172. Передача дел в архив Главного управления осуществляется в соответствии с графиком передачи дел в архив Главного управления.

Проект распоряжения Главного управления об утверждении графика передачи дел в архив Главного управления в предстоящем году подготавливается работником, ответственным за ведение архивного дела в Главном управлении, ежегодно, до 15 декабря.

Подготовленные и оформленные дела передаются отделами Главного управления в архив Главного управления ежегодно, не позднее 25 декабря текущего года, в соответствии с графиком передачи дел в архив Главного управления.

173. В период подготовки дел отделом Главного управления к передаче в архив Главного управления работником, ответственным за ведение архивного дела в Главном управлении, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Главного управления. Все выявленные недостатки в формировании и оформлении дел работники отделов Главного управления обязаны устранить.

174. В случае ликвидации или реорганизации отдела Главного управления работник Главного управления, ответственный за ведение делопроизводства в данном отделе Главного управления, в период проведения ликвидационных (реорганизационных) мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Главного управления. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел Главного управления.

15. Выдача архивных документов Главного управления во временное пользование

175. Архивные документы Главного управления и их копии, архивные дела Главного управления выдаются в служебных целях отделам Главного управления работником, ответственным за ведение архивного дела в Главном управлении, на срок, не превышающий тридцати рабочих дней.

176. Факт выдачи дел во временное пользование из архива Главного управления регистрируется в журнале выдачи дел во временное пользование, который оформляется по форме согласно приложению N 34 к настоящей Инструкции.

Факт выдачи архивных копий, справок из архива Главного управления регистрируется в журнале регистрации выдачи архивных копий, справок, который оформляется по форме согласно приложению N 35 к настоящей Инструкции.

177. Выдача дел во временное пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется актом в порядке, предусмотренном действующим законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

16. Передача документов на постоянное хранение

178. Документы постоянного хранения Главного управления, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, подлежат передаче работником, ответственным за ведение архивного дела в Главном управлении, в государственное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" в порядке, предусмотренном Положением об архиве Главного управления, утвержденным приказом Главного управления от 5 мая 2009 года N 21-п "Об организации архивного дела Главного управления государственной службы занятости населения Омской области и подведомственных ему государственных учреждений Омской области".

179. До передачи в государственное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" документы постоянного хранения хранятся в архиве Главного управления 10 лет.

180. На государственное хранение документы Главного управления передаются по описям в трех экземплярах."