Подраздел 4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов (п.п. 50 - 57)

Подраздел 4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

50. Протокол заседания комиссии, совета, рабочей или экспертной группы, созданных по решению Министра образования Омской области (далее - протокол), составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов (приложение N 7 к Инструкции)

51. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы, фамилии, должности председательствующего, секретаря и присутствовавших на заседании, а также, при необходимости, лиц, приглашенных на совещание (заседание).

Фамилии и инициалы присутствующих и приглашенных указываются в алфавитном порядке и оформляются по всей ширине строки. Если присутствующих более 15 человек, то в протоколе указывается их общее количество, например:

Присутствовали: 42 человека (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, печатается от границы левого поля. Наименование вопроса начинается с предлога "О" ("Об").

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов.

В последнем случае в тексте делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается в редакции, принятой на совещании (заседании). При необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на совещаниях (заседаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. Копии протоколов и выписки из протоколов заверяются оттиском печати Министерства "Для документов".

52. Докладная записка - документ информационно-справочного характера, адресованный вышестоящему должностному лицу и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта с выводами и предложениями автора документа.

Докладные записки подготавливаются в инициативном порядке либо по поручению руководителя.

Докладная записка имеет следующие реквизиты:

наименование структурного подразделения - автора документа;

вид документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

дата документа;

адресат;

наименование документа, кратко и точно отражающее его содержание;

текст документа;

подпись автора документа.

53. Акт - это документ, составленный несколькими лицами или комиссией и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Акты, как правило, составляются по единой схеме на унифицированных трафаретных формах.

Текст акта может состоять из трех частей: вводная, констатирующая часть и заключительная.

Во вводной части указывается основание составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Начинается эта часть акта словом "Основание", после которого указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Далее перечисляются фамилии и инициалы составителей акта.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и сущность работы, результаты.

В заключительной части акта могут содержаться выводы, рекомендации или констатация фактов.

После текста указывается количество экземпляров акта и кому предоставлены подготовленные экземпляры. Акт содержит следующие реквизиты:

Министерство (в необходимых случаях - структурное подразделение);

вид документа;

дата акта;

место составления;

наименование документа;

гриф утверждения (при необходимости);

текст;

подписи;

оттиск печати (при необходимости).

54. Телеграмма составляется в том случае, когда необходима срочная передача информации адресату.

Телеграммы печатаются на стандартных листах бумаги без бланка в двух экземплярах (приложение N 8 к Инструкции).

Адрес телеграммы состоит из телеграфного наименования пункта назначения и точного наименования адресата.

К телеграмме одного содержания, направляемой в несколько адресов, дается перечень рассылки, завизированный исполнителем.

Текст телеграммы излагается на одной стороне листа кратко, без переноса слов, абзацев. Цифры в тексте телеграммы пишутся, как правило, прописью.

В конце текста телеграммы проставляется ее регистрационный номер.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, с указанием должности, инициалов и фамилии должностного лица, подписавшего телеграмму.

В ответных телеграммах перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ, и используется оборотная сторона листа.

Проект телеграммы до представления ее на подпись руководителю визируется исполнителем на втором экземпляре в левом нижнем углу.

Телеграммы принимаются на отправку подписанными и датированными. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи.

Вторые экземпляры телеграмм, отправленных за подписью Министра образования Омской области, первого заместителя Министра образования Омской области, заместителя Министра образования Омской области формируются в дела в соответствии с номенклатурами дел.

55. Телефонограмма применяется для срочных кратких сообщений. Телефонограмму рекомендуется применять для передачи вызова на совещание, заседание, а также для получения сведений оперативного характера, не требующих документального оформления (приложение N 9 к Инструкции).

Телефонограммы за подписью Министра образования Омской области, первого заместителя Министра образования Омской области, заместителя Министра образования Омской области передаются и принимаются на их имя уполномоченными должностными лицами.

После сверки текста телефонограммы с принимающим лицом передающий заполняет справочные реквизиты:

в графе "Принял" указываются должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона;

в графе "Передал" указываются должность, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.

На обороте телефонограммы, содержание которой требуется передать нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров телефонов, по которым она должна быть передана.

Полученная телефонограмма должна быть отпечатана и передана руководителю в возможно короткий срок.

56. Доверенность оформляется на представителя Министерства для подтверждения его полномочий перед третьими лицами на совершение сделок, получение товарно-материальных ценностей или других действий от имени Министра образования Омской области.

Доверенность оформляется на бланке письма Министерства.

Вид документа "ДОВЕРЕННОСТЬ" печатается прописными буквами, выравнивается по центру и отделяется 2 - 3 межстрочными интервалами от текста доверенности.

В тексте доверенности указываются следующие сведения:

1) должность доверенного лица;

2) организация, в которой производятся действия по доверенности;

3) вид действия;

4) образец подписи лица, получившего доверенность (при необходимости);

5) заверение подлинности подписи (при необходимости);

6) срок действия доверенности.

Доверенность оформляется в двух экземплярах.

Первый экземпляр (оригинал) выдается лицу, указанному в доверенности в качестве представителя.

Второй экземпляр с визами хранится в группе документационного обеспечения.

Доверенности, выданные от имени Министра образования Омской области регистрируются как исходящий документ в группе документационного обеспечения и имеют единую валовую нумерацию в рамках календарного года.

В случае расторжения трудового договора (служебного контракта) с работником, указанным в доверенности в качестве представителя Министерства до истечения срока действия доверенности оригинал доверенности подлежит возврату в группу документационного обеспечения.

57. Служебные письма готовятся:

1) как ответы о выполнении поручений;

2) как сопроводительные письма;

3) как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

4) как инициативные письма.

Сроки подготовки служебных писем устанавливаются резолюцией.

Тексты ответных служебных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Служебные письма печатаются на стандартных бланках, предусмотренных подпунктом 3 пункта 11 Инструкции, формата А4 или А5.

Служебная внутренняя переписка осуществляется без использования бланков.

Служебные письма, подписываемые несколькими должностными лицами, оформляются на стандартном листе бумаги и должны иметь одну (единую) дату.

При оформлении служебного письма не допускается использование оборотной стороны листа.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны. Письмо может иметь краткое наименование, которое раскрывает его содержание. Если в письме отражено несколько вопросов, то его наименование может быть сформулировано обобщенно. Точка в конце наименования не ставится.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. с соответствующей мотивацией или без нее.

Проекты служебных писем должны быть согласованы руководителями заинтересованных структурных подразделений Министерства, в которых подготовлены вышеуказанные проекты служебных писем. Согласование оформляется визой.

Виза проставляется на последнем листе второго экземпляра письма ниже подписи.

Все подготовленные служебные письма должны быть оформлены и направлены на регистрацию в СЭДО.