Подраздел 19. Регистрация поступивших обращений граждан (п.п. 58 - 64)

Подраздел 19. Регистрация поступивших обращений граждан

58. Поступившие в управление по работе с обращениями граждан Губернатора Омской области обращения регистрируются в течение 3 дней с момента поступления с использованием автоматического управления системы "Контроль обращений граждан" на базе Lotus Notes.

В случае поступления обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, их регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничным или выходным днем.

59. Работник управления по работе с обращениями граждан Губернатора Омской области:

- на поступивших обращениях в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп управления по работе с обращениями граждан Губернатора Омской области с указанием даты регистрации и регистрационного номера. В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;

- прочитывает обращение, выявляет поставленные вопросы, определяет их тематику, присваивает каждому свой квалификационный шифр, определяет, в чьей компетенции находится рассмотрение вопросов в соответствии с утвержденным распределением обязанностей.

Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении;

- проверяет обращение на повторность, при необходимости сверяет с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу;

- в регистрационной карточке базы данных "обращения граждан" указывает фамилию, инициалы заявителя, его адрес и заполняет все указанные реквизиты. Если письмо подписано тремя и более авторами, то регистрируются автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным;

- отмечает форму обращения (письменное, в форме электронного документа, полученные в ходе личного приема, устное и поступившие по "телефону доверия");

- если письмо переслано, то указывает, откуда оно поступило (наименование организации-корреспондента), проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;

- отделяет от письма поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги и иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращает их заявителю.

60. Обращения, поступившие в форме электронного документа неоднократно в один и тот же день от одного и того же заявителя с одним и тем же вопросом (идентичный текст обращения), регистрируются и рассматриваются как единое обращение.

61. Обращение, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи может быть оставлено без ответа по существу поставленных в нем вопросов. В данном случае гражданину, направившему такое обращение, управлением по работе с обращениями граждан Губернатора Омской области сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

Такое обращение списывается в "дело" начальником управления по работе с обращениями граждан Губернатора Омской области на основании служебной записки работника управления по работе с обращениями граждан Губернатора Омской области.

Информация об изменениях:

Приказом Управления делами Правительства Омской области от 9 июля 2012 г. N 18 в пункт 62 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

62. В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение исполнителю поручения, о чем в течение 7 календарных дней со дня регистрации обращения управлением по работе с обращениями граждан Губернатора Омской области сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению и списывается в "Дело" начальником управления по работе с обращениями граждан Губернатора Омской области.

63. После регистрации обращение передается Руководителю по компетенции разрешения поставленных вопросов в соответствии с распределением обязанностей, при этом решение о передаче обращения на рассмотрение Руководителю принимается исходя исключительно из содержания обращения независимо от того, на чье имя оно адресовано.

64. Результатом выполнения административной процедуры по регистрации обращений является регистрация в автоматизированной системе "Контроль обращений граждан" на базе Lotus Notes и подготовка обращения гражданина к передаче на рассмотрение Руководителю.