Приложение N 1. Положение о защите персональных данных в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Омской области

Приложение N 1
к приказу Министерства сельского
хозяйства и продовольствия Омской области
от 21 мая 2012 года N П-12-23

Положение
о защите персональных данных в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Омской области

С изменениями и дополнениями от:

21 июня, 18 сентября 2012 г., 15 августа 2013 г.

1. Общие положения

1. Настоящее Положение о защите персональных данных в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Омской области (далее - Положение) разработано на основании Конституции Российской Федерации, Трудового кодекса Российской Федерации, Федерального закона от 27 июля 2004 года N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе", Федерального закона от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ "О персональных данных" и других нормативных правовых актов Российской Федерации в сфере персональных данных.

2. Настоящее Положение устанавливает:

- правила обработки содержащейся в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Омской области (далее - Министерство) любой информации (персональных данных), относящейся прямо или косвенно к определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных) с использованием средств автоматизации или без использования таковых;

- категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются;

- сроки обработки, хранения и порядок уничтожения персональных данных;

- порядок осуществления внутреннего контроля соответствия обработки персональных данных требованиям к защите персональных данных, установленным Федеральным законом "О персональных данных", правила работы с обезличенными данными.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области от 15 августа 2013 г. N П-13-63 в пункт 3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3. Категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются в Министерстве:

- государственные гражданские служащие Министерства, работники Министерства, замещающие должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы, включая совместителей, а также лица - соискатели вакансий и лица, выполняющие работы по договорам гражданско-правового характера;

- лица, представляемые к награждению ведомственными наградами, государственными наградами Омской области, наградами высших органов государственной власти Омской области, государственными наградами Российской Федерации;

- лица, обращающиеся в Министерство с целью оказания мер государственной поддержки в рамках долгосрочной целевой программы Омской области "Развитие сельского хозяйства и регулирование рынков сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия Омской области (2013 - 2020 годы)", утвержденной постановлением Правительства Омской области от 28 ноября 2012 года N 243-п;

- лица, персональные данные которых представляют в Министерство лица, обращающиеся в Министерство с целью оказания мер государственной поддержки в рамках долгосрочной целевой программы Омской области "Развитие сельского хозяйства и регулирование рынков сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия Омской области (2013 - 2020 годы)", утвержденной постановлением Правительства Омской области от 28 ноября 2012 года N 243-п;

- лица, принимающие участие в конкурсах, соревнованиях, проводимых Министерством.

2. Цели обработки персональных данных и содержание обрабатываемых персональных данных

4. С целью заключения служебных контрактов и трудовых договоров, а также при рассмотрении документов лиц, претендующих на замещение вакантных должностей, обработке подлежит следующая информация о субъекте: фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, паспортные данные, адрес, семейное и имущественное положение, сведения об образовании, трудовой деятельности, о воинской обязанности, о страховом номере индивидуального лицевого счета.

5. При заключении гражданско-правовых договоров обрабатываются следующие персональные данные субъекта: фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, паспортные данные, адрес, о страховом номере индивидуального лицевого счета.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области от 18 сентября 2012 г. N П-12-51 в пункт 6 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

6. С целью оказания мер государственной поддержки, а также при рассмотрении документов лиц, участвующих в конкурсах и соревнованиях, проводимых Министерством, обработке подлежат персональные данные, обязательное предоставление которых предусмотрено законодательством. К таким персональным данным может относиться информация о фамилии, имени, отчестве физического лица, его год, месяц, дата и место рождения, паспортные данные, адрес, информация об образовании, сведения о доходах, о прохождении военной службы по призыву или замещающую ее альтернативную гражданскую службу, трудовой деятельности, о страховом номере индивидуального лицевого счета, сведения о номере банковского счета и др.

7. С целью подготовки документов о награждении лица ведомственными наградами, государственными наградами Омской области, наградами высших органов государственной власти Омской области, государственными наградами Российской Федерации обрабатываются следующие персональные данные: фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, паспортные данные, сведения об образовании, трудовой деятельности.

3. Правила обработки персональных данных

8. Персональные данные субъектов подлежат обработке с использованием средств автоматизации или без использования таких средств.

9. Обработка персональных данных в Министерстве подразумевает действия по сбору, записи, систематизации, накоплению, хранению, обновлению, изменению, извлечению, использованию, распространению, предоставлению, доступу, обезличиванию, блокированию, удалению, уничтожению персональных данных субъектов, персональные данные которых обрабатываются в Министерстве.

10. Персональные данные защищаются от несанкционированного доступа в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными распорядительными актами и рекомендациями регулирующих органов в области защиты информации, а также правовыми актами Министерства.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области от 15 августа 2013 г. N П-13-63 в пункт 11 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

11. Субъект персональных данных является собственником своих персональных данных и самостоятельно решает вопрос передачи Министерству своих персональных данных. Все персональные данные субъекта персональных данных Министерство получает непосредственно у указанных субъектов, за исключением персональных данных лиц, сведения о которых представляют в Министерство лица, обращающиеся в Министерство с целью оказания мер государственной поддержки в рамках долгосрочной целевой программы Омской области "Развитие сельского хозяйства и регулирование рынков сельскохозяйственной продукции, сырья и продовольствия Омской области (2013 - 2020 годы)", утвержденной постановлением Правительства Омской области от 28 ноября 2012 года N 243-п (соответствующие персональные данные предоставляются их оператором с согласия субъекта персональных данных в соответствии с законодательством).

Обработка персональных данных лица без письменного его согласия не допускается, за исключением случаев, установленных федеральным законом.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области от 21 июня 2012 г. N П-12-31 в пункт 12 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

12. Согласие на обработку персональных данных может быть дано субъектом персональных данных или его представителем в любой позволяющей подтвердить факт его получения форме и должно включать в себя:

- фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

- фамилию, имя, отчество, адрес представителя субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, реквизиты доверенности или иного документа, подтверждающего полномочия этого представителя (при получении согласия от представителя субъекта персональных данных);

- наименование и адрес оператора персональных данных;

- цель обработки персональных данных;

- перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта;

- перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых в Министерстве способов обработки персональных данных;

- срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва;

- подпись субъекта персональных данных.

13. Министерство не вправе поручать обработку персональных данных другому лицу.

14. Должностные лица Министерства, в обязанности которых входит обработка персональных данных, обязаны обеспечить каждому субъекту возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом.

15. Защита персональных данных субъекта от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена оператором за счет его средств в порядке, установленном федеральным законодательством РФ.

16. Помещения, в которых хранятся персональные данные субъектов, оборудуются надежными замками и сигнализацией на вскрытие помещений.

Для хранения персональных данных используются специально оборудованные шкафы или сейфы, которые запираются на ключ.

Помещения, в которых хранятся персональные данные субъектов, в рабочее время при отсутствии в них работников должны быть закрыты.

Проведение уборки помещений, в которых хранятся персональные данные, должно производиться в присутствии соответствующих работников.

17. Должностные лица Министерства, непосредственно осуществляющие обработку персональных данных, в случае расторжения с ними служебного контракта обязаны прекратить обработку персональных данных, ставших известными им в связи с исполнением должностных обязанностей.

18. В случае выявления недостоверных персональных данных или неправомерных действий с ними Министерство обязано осуществить блокирование персональных данных, относящихся к соответствующему субъекту, с момента получения такой информации на период проверки. В случае подтверждения факта недостоверности персональных данных Министерство на основании соответствующих документов обязано уточнить персональные данные и снять их блокирование.

19. Хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели их обработки.

Документы, содержащие персональные данные государственного гражданского служащего, работника Министерства хранятся в личном деле Документы, содержащие персональные данные иных лиц хранятся в соответствии с порядком, установленном Инструкцией по делопроизводству в Министерстве и номенклатурой дел.

20. В случае выявления неправомерных действий с персональными данными Министерство в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты такого выявления, обязано устранить допущенные нарушения. В случае невозможности устранения допущенных нарушений Министерство в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты выявления неправомерности действий с персональными данными, обязано уничтожить персональные данные. Об устранении допущенных нарушений или об уничтожении персональных данных Министерство обязано уведомить субъекта персональных данных или его законного представителя, а в случае, если обращение или запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, - также указанный орган.

21. Доступ со стороны третьих лиц к персональным данным субъекта осуществляется с его письменного согласия, за исключением случаев, когда такой доступ необходим в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью субъекта или других лиц, и иных случаев, установленных законодательством.

22. Министерство при обработке персональных данных обязан принимать необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в соответствии с требованиями к обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных.

23. Для защиты персональных данных соблюдается ряд мер организационно-технического характера:

- ограничение и регламентация состава сотрудников, функциональные обязанности которых требуют доступа к информации, содержащей персональные данные;

- наличие необходимых условий в помещении для работы с конфиденциальными документами и базами данных;

- порядок приема, учета и контроля деятельности посетителей;

- технические средства охраны, сигнализации;

- защита паролями доступа персональных компьютеров, на которых содержатся персональные данные;

- организация порядка уничтожения информации.

24. Порядок конкретных мероприятий по защите персональных данных, с использованием или без использования средств автоматизации, определяется распоряжением Министерства.

25. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих обработку персональных данных субъекта, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с законодательством.