Приложение. Инструкция по делопроизводству в Министерстве государственно-правового развития Омской области

Приложение
к приказу Министерства
государственно-правового
развития Омской области
от 06.06.2012 г. N 13п/1

Инструкция
по делопроизводству в Министерстве государственно-правового развития Омской области

С изменениями и дополнениями от:

25 февраля, 25 июня 2013 г.

1. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве государственно-правового развития Омской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства государственно-правового развития Омской области (далее - Министерство) документов.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 года N 65-ст (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), Указом Губернатора Омской области от 16 марта 2010 года N 18 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области", Регламентом Правительства Омской области, утвержденным Указом Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года N 34 (далее - Регламент Правительства Омской области), приказом Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области от 22 марта 2010 года N 21 "О Регламенте взаимодействия участников электронного документооборота в государственной информационной системе Омской области "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области".

3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, которые осуществляются с применением информационных технологий.

4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с федеральным и областным законодательством.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе требований настоящей Инструкции, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства (далее - структурные подразделения Министерства) осуществляются работниками общего отдела департамента организации деятельности Министерства (далее - общий отдел Министерства).

6. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства.

7. Организация работы с документами в делопроизводстве Министерства представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Министерства в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации и методическими документами Федерального архивного агентства.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 8 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

8. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:

поступающие документы:

- документы, поступающие в Министерство от организаций и физических лиц;

- документы, поступающие непосредственно в департамент записи актов гражданского состояния Министерства (далее - департамент ЗАГС Министерства), в отделы департамента ЗАГС Министерства или советникам департамента ЗАГС Министерства по соответствующему муниципальному району Омской области (далее - структурные подразделения департамента ЗАГС Министерства);

- документы, поступающие непосредственно в архивное управление Министерства;

отправляемые документы:

- документы, отправляемые Министерством в организации или физическим лицам;

- документы, отправляемые департаментом ЗАГС Министерства, отделами департамента ЗАГС Министерства, структурными подразделениями департамента ЗАГС Министерства в организации или физическим лицам;

- документы, отправляемые архивным управлением Министерства в организации, физическим лицам;

внутренние документы - документы, создаваемые в структурных подразделениях Министерства и реализуемые работниками Министерства в процессе работы (служебные записки, протоколы заседания коллегии Министерства, протоколы заседаний комиссий, рабочих групп Министерства и т.п.);

электронные документы - документы, информация в которых представлена в электронно-цифровой форме с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту информацию и ее автора.

9. Поступающие, отправляемые и внутренние документы регистрируются отдельно.

2. Организация документооборота и исполнения поручений

2.1. Организация документооборота

10. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

11. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях Министерства, должностными регламентами и инструкциями работников Министерства.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 12 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

12. В документообороте Министерства используется система электронного документооборота (далее - СЭДО) Министерства, входящая в состав государственной информационной системы Омской области "Единая система электронного документооборота Омской области" (далее - ЕСЭДО) и предназначенная для создания, согласования, регистрации и осуществления контроля исполнения документов, поступающих в Министерство на согласование, а также для ведения учета оборота поступающих, отправляемых и внутренних документов Министерства.

Документы, создаваемые в Министерстве и поступающие в Министерство на бумажном носителе (кроме документов, указанных в пункте 51 настоящей Инструкции), включаются в СЭДО после сканирования и создания электронных образов документов. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

Работник общего отдела Министерства обеспечивает соответствие электронных образов отправляемых документов Министерства бумажным носителям.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 13 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

13. Администрирование СЭДО в Министерстве осуществляется работниками управления информационных технологий департамента организации деятельности Министерства.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 14 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

14. На подпись Министру государственно-правового развития Омской области (далее - Министр) передаются документы по вопросам государственно-служебных (трудовых) отношений Министерства с работниками Министерства (далее - кадровые вопросы), проекты правовых актов Министерства, служебные записки, заявления и иные документы работников Министерства начиная с должности государственной гражданской службы Омской области "советник" и выше. Иные документы по кадровым вопросам передаются на подпись первому заместителю Министра или заместителю Министра в соответствии с распределением обязанностей между первым заместителем Министра и заместителями Министра.

2.2. Исполнение поручений в Министерстве

15. В Министерстве осуществляется исполнение поручений:

- Губернатора Омской области;

- Правительства Омской области;

- первых заместителей Председателя Правительства Омской области;

- заместителей Председателя Правительства Омской области;

- руководителя Аппарата Губернатора Омской области;

- содержащихся в правовых актах Губернатора Омской области и Правительства Омской области;

- содержащихся в правовых актах Министерства;

- содержащихся в поручениях:

Министра, в том числе данных на аппаратных совещаниях;

первого заместителя Министра, заместителя Министра, руководителя департамента Министерства, начальника управления (отдела) Министерства;

лица, ответственного за исполнение поручения.

3. Подготовка и оформление документов

3.1. Бланки документов

16. В Министерстве документы оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм). Допускается оформление документов на бланках, изготавливаемых на стандартных листах бумаги формата А5 (148 х 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля: левое - от 2,5 до 3,5 см, правое - от 1,25 до 2,25 см, верхнее и нижнее - от 2 до 2,5 см. Межстрочный интервал должен быть одинарным. Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см.

Бланки писем Министерства могут изготавливаться средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники.

Электронные шаблоны бланков документов Министерства утверждаются Министром.

Внутренние документы (служебные записки, справки, отчеты и др.) оформляются без бланков.

17. В Министерстве применяются следующие бланки:

- приказа Министерства (приложение N 1);

- распоряжения Министерства (приложение N 2);

- письма Министерства (приложение N 3);

- письма департамента ЗАГС Министерства (приложение N 4);

- письма отдела департамента ЗАГС Министерства (приложение N 5);

- письма структурных подразделений департамента ЗАГС Министерства (приложение N 6);

- письма архивного управления Министерства (приложение N 7);

- поручений должностных лиц Министерства (приложение N 8).

18. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Министерства, являются:

1) Герб Омской области;

2) наименование органа исполнительной власти;

3) должность лица, подписавшего документ;

4) подпись должностного лица;

5) вид документа;

6) место составления (издания) документа;

7) справочные данные об органе исполнительной власти;

8) адресат;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) наименование документа;

12) текст документа;

13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

14) отметка о наличии приложений;

15) гриф согласования;

16) гриф утверждения;

17) виза;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа;

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа;

24) отметка о конфиденциальности;

25) отметка о поступлении документа.

19. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

3.2. Печати и штампы Министерства

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 20 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

20. В Министерстве используются печати с изображением:

- Государственного герба Российской Федерации;

- Государственного герба Российской Федерации и наименованием органа записи актов гражданского состояния;

- герба Омской области и другие печати и штампы (приложение N 15).

Кроме указанных печатей в структурных подразделениях Министерства применяются металлические выжимные печати для опечатывания помещений, шкафов и сейфов.

21. Печатью заверяются подписи Министра, заместителей Министра, руководителя департамента финансов и экономики Министерства - главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым предоставлены соответствующие полномочия. Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным соответствующим образом.

22. Изготовление печатей и штампов в Министерстве осуществляется казенным учреждением Омской области "Центр хозяйственного обслуживания Министерства государственно-правового развития Омской области" по письменной заявке (служебной записке руководителя структурного подразделения Министерства на имя Министра) в организациях, имеющих сертификат на соответствующий вид деятельности.

23. Учет печатей и штампов Министерства, контроль их применения, ответственность за законность использования и надежность хранения возлагаются на руководителей структурных подразделений Министерства, в которых применяются данные печати и штампы.

Учет печатей и штампов структурных подразделений Министерства ведется по журналу учета печатей и штампов (приложение N 16).

Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью структурного подразделения Министерства.

24. Запрещается передача печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба Омской области (далее - гербовые печати) посторонним лицам без разрешения Министра.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 25 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

25. Работник Министерства, отвечающий за применение печатей и штампов, при прекращении служебного контракта (трудового договора) обязан сдать их руководителю соответствующего структурного подразделения или в управление государственной службы и кадров департамента организации деятельности Министерства (в случае увольнения руководителя структурного подразделения Министерства).

26. Гербовые печати хранятся в сейфах, иные печати и штампы могут храниться в надежно запираемых шкафах (ящиках).

27. Уничтожение печатей и штампов производится по акту (приложение N 17), составленному специально созданной комиссией, состоящей из руководителя структурного подразделения Министерства, в котором находится данная печать (штамп), и двух работников этого структурного подразделения.

В соответствующем структурном подразделении Министерства акту присваивается учетный номер. При этом с началом каждого календарного года нумерация начинается с единицы.

Акт об уничтожении печати (штампа) до конца календарного года находится в соответствующем структурном подразделении Министерства, затем передается в архив Министерства.

3.3. Подготовка и оформление доверенностей

28. Доверенность оформляется на представителя Министерства для подтверждения его полномочий перед третьими лицами на совершение сделок, получение товарно-материальных ценностей или других действий.

Доверенность оформляется на бланке письма Министерства как отправляемый документ Министерства. Вид документа "ДОВЕРЕННОСТЬ" печатается прописными буквами, выравнивается по центру и отделяется 2 - 3 межстрочными интервалами от текста доверенности.

29. В тексте доверенности указываются следующие сведения:

- должность и паспортные данные лица, которому выдана доверенность (при необходимости);

- лицо (лица), для представительства перед которым выдается доверенность;

- перечень полномочий;

- образец подписи лица, получившего доверенность (при необходимости);

- иные сведения в соответствии с законодательством.

30. Доверенность оформляется в двух экземплярах:

- первый экземпляр (оригинал) выдается лицу, указанному в доверенности в качестве представителя;

- второй экземпляр (копия) с визами исполнителя, руководителя соответствующего структурного подразделения Министерства и лица, ответственного за проведение лингвистической экспертизы, хранится в общем отделе Министерства.

31. Доверенности регистрируются в общем отделе Министерства и имеют единую порядковую нумерацию в числе отправляемых документов Министерства. При этом с началом каждого календарного года нумерация начинается с единицы.

Изготовление копий доверенностей на представителя Министерства осуществляется лицом, указанным в доверенности в качестве представителя, путем ксерокопирования подлинника документа.

Верность копии доверенности свидетельствуется работником общего отдела Министерства проставлением и заполнением штампа "Копия верна".

3.4. Оформление договоров (соглашений)

32. Проекты договоров (соглашений) Омской области, поступившие в Министерство на согласование, рассматриваются в порядке, установленном Регламентом Правительства Омской области для проектов правовых актов, с учетом требований Закона Омской области "О договорах и соглашениях Омской области".

33. Публично-правовые соглашения Омской области, поступившие в Министерство на согласование или подготовленные работниками Министерства, визируются исполнителем и работником Министерства, в должностные обязанности которого входит проведение правовой экспертизы соглашений Омской области, и передаются на подпись Министру или его заместителю в соответствии с распределением обязанностей между первым заместителем и заместителями Министра.

34. После подписания соглашение регистрируется в общем отделе Министерства, где ему присваивается регистрационный номер, начиная с первого в пределах календарного года. Номер и дата подписания соглашения проставляются работником общего отдела Министерства под заверенной в установленном порядке подписью Министра или иного уполномоченного должностного лица Министерства. Датой соглашения Министерства является дата его подписания в Министерстве.

4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Подготовка и оформление служебных записок

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 35 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

35. Служебные записки готовятся как:

- отчеты о выполнении поручений Министра, его заместителей, руководителей структурных подразделений Министерства;

- сопроводительные письма к проектам ответов;

- инициативные письма.

Служебные записки по кадровым и финансовым вопросам направляются для регистрации в общий отдел Министерства на бумажном носителе.

36. Работник общего отдела Министерства осуществляет регистрацию служебных записок и их передачу должностным лицам Министерства, которым они адресованы.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 37 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

37. Служебные записки оформляются без бланка (приложение N 10). В правом верхнем углу служебной записки располагаются наименование должностного лица Министерства, которому она адресована, наименование должности работника Министерства, подготовившего служебную записку, его фамилия, инициалы. Данные реквизиты выравниваются относительно левого края самой длинной строки или границы правого поля листа.

Текст служебной записки может начинаться с расположенных по центру слов "Служебная записка" или с обращения к адресату.

После текста служебной записки располагаются подпись работника Министерства, подготовившего служебную записку, и дата.

Правила оформления служебных записок на бумажном носителе распространяются на оформление служебных записок в электронной форме.

4.2. Подготовка и оформление протоколов заседаний (совещаний)

38. В ходе проведения заседания (совещания) рабочей группы, коллегиального или совещательного органа Министерства составляется протокол, отражающий все существенные сведения о ходе заседания (совещания).

39. Ведение записей во время заседания (совещания), сбор документов и подготовка текста протокола возлагаются на секретаря коллегиального (совещательного) органа или специалиста Министерства, ведущего протокол заседания (совещания). Текст протокола составляется не позднее трех дней со дня проведения заседания (совещания).

Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протокол заседания (совещания) подписывает председательствующий и секретарь заседания (совещания).

Секретарь заседания (совещания) подготавливает выписки из протокола и направляет их исполнителям, которым даны поручения на данном заседании (совещании).

40. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседания коллегии Министерства, протоколы экспертно-проверочной комиссии Министерства, протоколы согласительной комиссии Министерства и т.п.

41. Документы заседания коллегиального органа Министерства оформляются согласно приложению N 12 к настоящей Инструкции.

4.3. Подготовка и оформление решений, принятых на аппаратных совещаниях Министра

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 42 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

42. Для решения текущих вопросов деятельности Министерства Министр проводит аппаратное совещание.

В состав участников аппаратного совещания входят:

- первый заместитель Министра;

- заместители Министра;

- руководители казенных учреждений Омской области "Исторический архив Омской области" и "Центр хозяйственного обслуживания Министерства государственно-правового развития Омской области";

- руководитель департамента финансов и экономики Министерства - главный бухгалтер;

- руководитель департамента организационно-правовой деятельности аппарата мировых судей Омской области;

- руководитель департамента организации деятельности Министерства;

- руководитель департамента ЗАГС Министерства;

- начальник архивного управления Министерства;

- помощник Министра, являющийся секретарем аппаратного совещания;

- начальник управления государственной службы и кадров департамента организации деятельности Министерства;

- начальник управления информационных технологий департамента организации деятельности Министерства;

- начальник общего отдела Министерства.

В случае отсутствия указанных лиц в аппаратном совещании принимают участие лица, временно исполняющие их обязанности.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 43 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

43. По результатам аппаратных совещаний оформляется перечень поручений Министра (далее - перечень поручений).

Перечень поручений - документ, содержащий систематизированное перечисление поручений Министра.

Образец оформления перечня поручений приведен в приложении N 11 к настоящей Инструкции.

Проект перечня поручений подготавливается помощником Министра и представляется Министру для утверждения, как правило, в течение одного рабочего дня после совещания.

Регистрация поручения, доведение до исполнителя его содержания и сроков исполнения осуществляется помощником Министра в СЭДО.

Отчеты об исполнении поручений исполнитель направляет посредством СЭДО помощнику Министра, который обеспечивает контроль исполнения поручений.

4.4. Подготовка и оформление актов

44. В целях подтверждения факта, события, действия составляется акт.

Текст акта (кроме первичного учетного документа) состоит из трех частей: вводная часть, констатирующая часть и выводы.

Во вводной части указывается основание для составления акта (наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и название), перечисляются лица, составившие акт.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и сущность проведенной работы, установленные факты, события, действия.

В заключительной части делаются выводы и даются рекомендации. Эта часть необязательна, акт может заканчиваться констатацией фактов.

После текста указывается количество составленных экземпляров, дата и их местонахождение (эта часть также необязательна, если иное не установлено законодательством).

45. Акт включает в себя:

- наименование организации;

- наименование документа;

- дату составления акта;

- место составления акта;

- название акта;

- гриф утверждения акта (при необходимости);

- текст акта;

- подписи лиц, составивших акт;

- печать.

46. При необходимости в целях подтверждения факта, события, действия создается комиссия на основании распоряжения Министерства.

Подписи должностных лиц или членов комиссии, составивших акт, располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должностей, например:

"Председатель (личная подпись) И.О. Фоминская

Члены комиссии: (личная подпись) В.О. Самарин

(личная подпись) И.А. Уфимцева".

4.5. Подготовка и оформление положений, правил, инструкций (регламентов)

47. Положения, правила, инструкции (регламенты) создаются как самостоятельные виды внутренних документов, которые утверждаются должностными лицами Министерства в соответствии с распределением обязанностей.

Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции (регламента) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов Министерства.

Текст положения, правил, инструкции (регламента) печатается на стандартных листах бумаги формата А4 с отметкой о приложении к правовому акту, которым утверждается.

Название положения, правил, инструкции (регламента) должно отвечать на вопрос "О чем?". Название инструкции, содержащей должностные обязанности (должностная инструкция), должно отвечать на вопрос "Кого?", например:

"Должностная инструкция старшего инспектора...".

В разделе "Общие положения" указываются основания разработки, основное назначение, сфера распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Текст положения, правил, инструкции (регламента) может делиться на пункты и подпункты, нумерация которых производится арабскими цифрами.

Текст положения, правил, инструкции (регламента) излагается от 3-го лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

4.6. Подготовка и оформление телеграмм и телефонограмм

48. Телеграмма составляется в том случае, когда необходима срочная передача информации адресату.

Телеграммы печатаются на стандартных листах бумаги без бланка в двух экземплярах (приложение N 13).

Адрес телеграммы состоит из телеграфного наименования пункта назначения и точного наименования адресата.

К телеграмме одного содержания, направляемой в несколько адресов, составляется указатель рассылки, завизированный исполнителем.

Текст телеграммы излагается на одной стороне листа кратко, без переноса слов, абзацев. Цифры в тексте телеграммы пишутся, как правило, прописью.

В конце текста телеграммы проставляется ее регистрационный номер, который оформляется аналогично проставлению номеров на отправляемых документах Министерства.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, с указанием должности, инициалов и фамилии должностного лица, подписавшего телеграмму.

Проект телеграммы от имени Министра (первого заместителя Министра) до представления ее на подпись руководителю визируется исполнителем на втором экземпляре в правом нижнем углу.

Телеграммы принимаются на отправку подписанными и датированными. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи.

Вторые экземпляры телеграмм, отправленных за подписью Министра, первого заместителя Министра, заместителей Министра, формируются в дела в соответствии с номенклатурами дел.

49. Телефонограмма применяется для срочных кратких сообщений. Телефонограмму рекомендуется применять для передачи вызова на совещание, заседание, а также для получения сведений оперативного характера, не требующих документального оформления (приложение N 14).

Телефонограммы передаются и принимаются в приемной Министра.

После сверки текста телефонограммы с передающим (принимающим) лицом принимающий (передающий) заполняет справочные реквизиты:

в графе "Принял" указываются должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона;

в графе "Передал" указываются должность, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.

Полученная телефонограмма оформляется в приемной Министра и передается в общий отдел Министерства на регистрацию.

После регистрации телефонограмма передается работником общего отдела Министерства адресату.

5. Организация работы с поступающими документами

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 50 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

50. Вся поступающая корреспонденция подлежит регистрации (учету с присвоением регистрационного номера) и учету (учету в отдельном журнале без присвоения регистрационного номера).

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 51 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

51. Регистрации подлежат документы, оформленные на бланках и имеющие исходящие номер и дату.

Учету подлежат:

- корреспонденция информационного характера;

- книги, журналы, газеты;

- планы, отчеты информационного и справочного характера;

- отдельные виды бухгалтерской корреспонденции (счета-фактуры, акты сверки, ведомости выдачи материальных ценностей и т. д.).

52. Поступающие документы Министерства регистрируются независимо от способа их доставки и передачи один раз в день поступления.

Создаваемые документы - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 пункт 53 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

53. Документы, поступающие по электронной почте и факсимильной связи, регистрируются работником общего отдела Министерства.

54. Телеграммы регистрируются по тем же правилам, что и поступающие документы.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 55 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

55. Документы, поступающие в Министерство, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию (кроме документов, указанных в абзацах третьем - шестом пункта 51 настоящей Инструкции) в общем отделе Министерства.

56. Конверты с документами вскрываются работником общего отдела Министерства (за исключением конвертов с пометкой "лично"). Проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, наличие в конвертах документов, включая приложения. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.

При обнаружении некомплектности или повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в общем отделе Министерства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.

Конверты после вскрытия, как правило, уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля является доказательством времени отправки и получения документов. Не уничтожаются конверты, содержащие предложения, заявления, жалобы граждан, материалы по судебным делам (претензии, иски, отзывы, повестки и т.п.) (далее - судебные документы).

При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

57. Предварительное рассмотрение документов, поступающих в Министерство, осуществляется в целях выделения из общего объема поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения Министром, а также распределения поступивших документов должностным лицам Министерства.

58. Предварительное рассмотрение поступающих документов Министерства (за исключением документов, поступающих в департамент ЗАГС Министерства и в архивное управление Министерства) осуществляется начальником общего отдела Министерства исходя из оценки содержания поступивших документов на основании установленного в Министерстве распределения обязанностей.

59. В ходе предварительного рассмотрения документа основанием для принятия решения о направлении его на рассмотрение конкретному работнику Министерства является содержание документа, а не адресация его соответствующему должностному лицу Министерства.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 60 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

60. После предварительного рассмотрения документы регистрируются работником общего отдела Министерства, а затем с использованием СЭДО Министерства направляются на рассмотрение Министру (первому заместителю Министра или заместителям Министра) и далее - исполнителям.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 61 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

61. Прием и первичная обработка поступающих документов Министерства осуществляется работниками общего отдела Министерства, за исключением муниципальных нормативных правовых актов (сведений о них), поступающих для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Омской области. В указанном случае работник общего отдела Министерства передает полученный документ после проставления на нем регистрационного штампа и заполненного раздела "Дата" для регистрации работнику отдела по ведению регистра муниципальных нормативных правовых актов Омской области департамента судебной и административно-правовой работы Министерства.

62. Поступающие документы Министерства, полученные работниками Министерства и не прошедшие регистрацию, подлежат передаче для регистрации в общий отдел Министерства в день их получения.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 63 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

63. При регистрации поступающего документа Министерства на бумажном носителе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы проставляется регистрационный штамп, который содержит наименование Министерства, дату и регистрационный номер.

Электронные документы, поступающие от участников ЕСЭДО, регистрируются работником общего отдела Министерства в СЭДО Министерства (кроме служебных записок, указанных в абзаце пятом пункта 35 настоящей Инструкции).

64. Поступающие документы департамента ЗАГС Министерства, архивного управления Министерства проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение соответственно руководителем департамента ЗАГС Министерства, начальником архивного управления Министерства и направляются исполнителям.

Поступающий документ департамента ЗАГС Министерства, архивного управления Министерства по решению руководителя департамента (управления) может быть направлен на рассмотрение в Министерство со служебной запиской с обоснованием необходимости его рассмотрения Министром или его заместителями.

65. Прием и первичная обработка поступающих документов департамента ЗАГС Министерства, отдела департамента ЗАГС Министерства, структурного подразделения департамента ЗАГС Министерства, архивного управления Министерства осуществляются соответственно работниками департамента ЗАГС Министерства, отдела департамента ЗАГС Министерства, структурного подразделения департамента ЗАГС Министерства, архивного управления Министерства, ответственными за ведение делопроизводства.

66. На полученном документе проставляется регистрационный штамп, содержащий наименование соответственно департамента ЗАГС Министерства, отдела департамента ЗАГС Министерства, структурного подразделения департамента ЗАГС Министерства, архивного управления Министерства, дату и регистрационный номер.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 67 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

67. При вводе основных реквизитов поступающего в Министерство документа в СЭДО осуществляется присвоение регистрационного номера документу, например:

ВХ-11/МГПР-360-П, где:

ВХ - код вида документа ("входящий");

11 - год;

МГПР - Министерство государственно-правового развития Омской области;

360 - порядковый номер;

П - код темы документа ("прокуратура").

Порядковый номер документа переносится в регистрационный штамп.

Регистрационный номер поступающего документа Министерства может не содержать кода темы документа.

В делопроизводстве Министерства предусмотрены следующие коды тем документов:

АК - административные комиссии;

ГД - Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации;

ЗС - Законодательное Собрание Омской области;

МС - мировые суды;

ОГ - обращения граждан;

П - прокуратура;

С - судебные документы;

з - законы;

пЗС - постановления Законодательного Собрания Омской области;

п - постановления Правительства Омской области;

рг - распоряжения Губернатора Омской области;

рп - распоряжения Правительства Омской области;

с - соглашения;

у - указы Губернатора Омской области;

МА - муниципальные нормативные правовые акты.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 пункт 68 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

68. Министр (помощник Министра), первый заместитель Министра, заместители Министра или руководители структурных подразделений Министерства вносят в СЭДО Министерства указания по исполнению конкретного документа.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 пункт 69 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

69. Подлинник документа на бумажном носителе работником общего отдела Министерства направляется непосредственному исполнителю.

Другие исполнители, указанные в поручении, являются соисполнителями документа (поручения) и осуществляют подготовку соответствующих материалов по электронному образу в СЭДО Министерства по поручению руководителя.

6. Организация работы с отправляемыми документами

6.1. Общие положения

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 70 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

70. Отправляемые документы передаются:

- посредством ЕСЭДО;

- почтовой, фельдъегерской, электронной связью;

- работником общего отдела Министерства представителю адресата (адресату) при предъявлении удостоверения (иного документа, удостоверяющего личность);

- работником общего отдела Министерства (далее - курьер) адресату в случаях, указанных в абзацах втором - седьмом пункта 105, а также в иных случаях по поручению начальника общего отдела Министерства.

Регистрация и дальнейшая отправка документа осуществляется работником общего отдела Министерства только при наличии его электронной формы, которая направляется исполнителем документа посредством подсистемы "Библиотека документов" СЭДО. При отсутствии рабочего места в СЭДО электронный образ документа передается с использованием электронных носителей информации.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 71 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

71. Отправляемые документы (кроме документов, указанных в абзацах втором - седьмом пункта 105 настоящей Инструкции) направляются адресату работником общего отдела Министерства почтовым отправлением (с уведомлением о вручении, заказное и т.п.) или передаются исполнителю документа, о чем делается отметка на втором экземпляре отправляемого документа.

Решение о способе доставки принимает руководитель, подписавший документ.

72. Обработка отправляемых документов осуществляется работниками общего отдела Министерства и лицами, ответственными за ведение делопроизводства в департаменте ЗАГС Министерства, отделах департамента ЗАГС Министерства, структурных подразделениях департамента ЗАГС Министерства, архивном управлении Министерства, в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

73. Прием и передача факсограмм, телефонограмм, электронных документов осуществляется работником общего отдела Министерства и лицами, ответственными за ведение делопроизводства в департаменте ЗАГС Министерства, отделах департамента ЗАГС, структурных подразделениях департамента ЗАГС Министерства, архивном управлении Министерства.

74. В целях сокращения бумажного документооборота часть направляемой информации (приложение) по решению ответственного исполнителя документа может не прилагаться к сопроводительным письмам, а направляться в электронном виде либо размещаться на официальном сайте Министерства, о чем должно быть указано в сопроводительном письме.

75. Изготовление заверенных копий документов Министерства осуществляется работниками общего отдела Министерства по обращению ответственного исполнителя документа.

В соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 года N 9779-Х (в редакции Федерального закона от 8 декабря 2003 года N 169-ФЗ) верность копии документа свидетельствуется работником общего отдела Министерства на последнем листе копии документа проставлением штампа "Копия верна", печати общего отдела Министерства, информации о месте нахождения оригинала документа, подписью работника общего отдела и датой выдачи копии.

Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии.

6.2. Подготовка отправляемого документа

76. Отправляемые документы оформляются на бланках Министерства в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, федерального и областного законодательства.

77. При подготовке документов применяются текстовые редакторы Microsoft Word for Windows, OpenOffice.org с использованием шрифтов "Times New Roman" размером 14.

78. При оформлении документов не допускается использование оборотной стороны листа, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

79. При подготовке документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

80. Не допускается сшивание, скрепление степлером листов документа.

81. При подготовке документов с большим объемом текста, а также в таблицах, оформляемых приложением к документу (кроме документов, направляемых Губернатору Омской области, в Правительство Омской области), допускается применение шрифта меньшего размера, а также шрифта "Arial".

82. Реквизиты адресата документа указываются в правом верхнем углу отправляемого документа на уровне реквизитов Министерства и выравниваются относительно левого края самой длинной строки или относительно границы правого поля листа, например:

"Первому заместителю Председателя Правительства Омской области А.В. Бесштанько"

или

"Первому заместителю Председателя Правительства Омской области В.П. Бойко".

83. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при адресации отправляемого документа в города федерального значения (г. Москва, г. Санкт-Петербург) сокращение слова "город" перед названием города не указывается.

При адресации отправляемого документа в организацию указываются ее наименование, затем почтовый адрес, например:

"Общество

с ограниченной ответственностью

"Научно-производственное

объединение "МИР"

Иванова ул., д. 13,

Москва, 177300".

При адресации отправляемого документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

"Калинину И.П. Садовая ул., д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 301264".

При адресации отправляемого документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

При адресации отправляемого документа в органы государственной власти Российской Федерации, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти по Омской области, органы государственной власти Омской области, государственные учреждения Омской области, государственные унитарные предприятия Омской области, органы местного самоуправления Омской области почтовый адрес не указывается.

84. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется указатель рассылки документа, который подписывается ответственным исполнителем документа (приложение N 9).

Указатель рассылки хранится вместе со вторым экземпляром отправляемого документа, в нем делается отметка о дате отправки документа.

85. При адресации документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации их следует указывать обобщенно, например:

"Главам

муниципальных образований

Омской области

(по списку)".

При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, физическому лицу - после нее.

86. Текст отправляемого документа начинается, как правило, с обращения к адресату, которое выравнивается по центру, например:

"Уважаемый Иван Иванович!".

87. В правовых актах Министерства, а также во внутренних документах Министерства, адресованных вышестоящему должностному лицу, текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу" и т.д.).

В документах коллегии Министерства, комиссий Министерства текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил (а)").

Текст протокола заседания коллегии Министерства излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили" и т.д.).

В письмах используются следующие формы изложения текста: "просим предоставить", "направляем в Ваш адрес", "в Министерстве рассмотрено".

88. Дату создания документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 05.09.2012 или 27.09.2012.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты документа, например: 5 сентября 2011 года или 27 сентября 2012 года.

89. В тексте документа дата оформляется словесно-цифровым способом, например:

"12 сентября 2012 года".

Во внутренних документах Министерства допускается оформление даты арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:

"12.09.2012".

Датой документа, подписываемого совместно двумя или более должностными лицами, является дата более поздней подписи.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 90 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

90. В конце отправляемого документа на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от последней строки текста указывается наименование должности, а также инициалы и фамилия лица, уполномоченного подписывать отправляемый документ.

Элементы реквизита "Подпись должностного лица" выравниваются по границам левого и правого полей документа. Расшифровка подписи оформляется на уровне последней строки наименования должности, инициалы отделяются от фамилии пробелом, например:

"Первый заместитель Председателя Правительства Омской области, Министр государственно-правового развития Омской области

(личная подпись)

А.В. Бутаков".

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 91 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

91. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и производится шрифтом "Times New Roman" размером 12 следующим образом:

"В.А. Иванов

24-20-43".

На отправляемом документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указываются инициалы и фамилия ответственного исполнителя документа.

92. Часть отправляемого документа может быть оформлена приложением. Приложение к документу оформляется на отдельных листах бумаги. На первом листе приложения в правом верхнем углу указываются слово "Приложение" и обозначаемый арабскими цифрами номер приложения, если отправляемый документ имеет несколько приложений.

Приложение, за исключением завершающегося таблицей с выделенными границами, заканчивается чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 1 - 3 межстрочных интервалов от последней строки текста. Длина черты 2 - 5 см.

Название приложения выравнивается по центру. В названии приложения вид документа указывается прописными буквами, например:

"ИНФОРМАЦИЯ".

Приложение визируется руководителем структурного подразделения Министерства, подготовившего проект отправляемого документа, или исполнителем.

Если приложение направляется не во все указанные в отправляемом документе адреса, то в тексте документа об этом делается отметка, например:

"Приложение: на 5 листах в первый адрес.".

В тексте отправляемого документа должны быть ссылки на приложение, как правило, при помощи слов "прилагаемый", "согласно приложению", "(приложение N _____)", например:

"Направляется для сведения информация согласно приложению.".

Если в тексте отправляемого документа отсутствует ссылка на приложение, то в конце текста документа перечисляются наименования приложений с указанием количества листов и числа их экземпляров в каждом приложении, например:

"Приложение:

1. Справка о принятых нормативных правовых актах Омской области в сфере использования, охраны, защиты и воспроизводства лесов на 3 л. в 2 экз. 2. Проект постановления Правительства Омской области "О порядке ведения лесного хозяйства в городских лесах" на 8 л. в 3 экз.".

Если приложение сброшюровано, количество листов в нем не указывается.

На приложениях к правовым актам Министерства, правилам, инструкциям, планам, программам и другим подобным документам отметка о приложении проставляется на первом листе в правом верхнем углу. При этом указывается наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер, например:

"Приложение

к распоряжению Министерства

государственно-правового

развития Омской области

от 26.08.2012 N 123".

93. Подготовка проекта отправляемого документа Министерства осуществляется в двух экземплярах:

- первый экземпляр (оригинал) после его подписания направляется адресату;

- второй экземпляр хранится в общем отделе Министерства.

94. Второй экземпляр проекта отправляемого документа Министерства визируется исполнителем, начальником отдела (управления) Министерства, подготовившего проект, работником Министерства, ответственным за проведение лингвистической экспертизы, руководителем департамента Министерства. Также отправляемый документ визируется первым заместителем Министра или заместителем Министра, координирующим деятельность соответствующего структурного подразделения Министерства (если не они подписывают отправляемый документ).

Визы проставляются в нижней части лицевой стороны второго экземпляра отправляемого документа.

95. Проекты отправляемых документов Министерства передаются на подпись Министру через помощника Министра.

Помощник Министра при рассмотрении проекта отправляемого документа имеет право возвращать документ исполнителю на доработку.

96. Подписанные Министром отправляемые документы Министерства регистрируются в общем отделе Министерства.

При этом нумерация с началом каждого календарного года начинается с единицы.

97. Регистрационный номер отправляемого документа Министерства и дата регистрации проставляются в реквизитах бланка. Если отправляемый документ подготовлен как ответ на поступивший документ, то в реквизитах бланка Министерства проставляются регистрационный номер и дата документа, на который должен быть дан ответ.

На отправляемом документе Министерства указывается дата, оформленная цифровым способом, и регистрационный номер. Например:

ИСХ-11/МГПР-2487-П/1, где:

ИСХ - код вида документа (исходящий);

11 - год;

МГПР - Министерство государственно-правового развития Омской области;

2487 - порядковый номер документа;

П - код темы документа ("Прокуратура");

1 - код должностного лица Министерства, подписавшего документ.

Порядковый номер документа переносится в реквизиты бланка.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 98 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

98. В делопроизводстве Министерства предусмотрены следующие коды должностных лиц Министерства, имеющих право подписи отправляемых документов (кроме отправляемых документов департамента ЗАГС Министерства и архивного управления Министерства):

1 - Министр;

2 - первый заместитель Министра;

3 - заместитель Министра;

4 - заместитель Министра, руководитель департамента законопроектных работ и правовой экспертизы;

5 - заместитель Министра, руководитель департамента судебной и административно-правовой работы;

6 - руководитель департамента организации деятельности Министерства;

7 - руководитель департамента финансов и экономики - главный бухгалтер Министерства;

8 - руководитель департамента организационно-правовой деятельности аппарата мировых судей Омской области;

9 - руководитель департамента ЗАГС Министерства;

10 - начальник архивного управления Министерства.

99. Документ, отправляемый по факсу, электронной почте, подлежит регистрации в соответствии с пунктом 97 настоящей Инструкции.

Решение о необходимости направления адресату подлинника документа на бумажном носителе принимает ответственный исполнитель.

100. Подготовка отправляемых документов департамента ЗАГС Министерства, отделов департамента ЗАГС Министерства, структурных подразделений департамента ЗАГС Министерства, архивного управления Министерства осуществляется в двух экземплярах:

- первый экземпляр после его подписания направляется адресату;

- второй экземпляр визируется исполнителем и передается на хранение соответственно работнику департамента ЗАГС Министерства, отдела департамента ЗАГС Министерства, структурного подразделения департамента ЗАГС Министерства, архивного управления Министерства, ответственному за ведение делопроизводства.

101. Отправляемые документы департамента ЗАГС Министерства, отдела департамента ЗАГС Министерства, структурного подразделения департамента ЗАГС Министерства, архивного управления Министерства регистрируются соответственно работниками департамента ЗАГС Министерства, отдела департамента ЗАГС Министерства, структурного подразделения департамента ЗАГС Министерства, архивного управления Министерства, ответственными за ведение делопроизводства, и оформляются аналогично отправляемым документам Министерства.

102. Лицам, не являющимся работниками Министерства, отправляемые документы передаются работниками общего отдела Министерства и лицами, ответственными за ведение делопроизводства в департаменте ЗАГС Министерства, архивном управлении Министерства, под роспись.

6.3. Отправка документа

103. Документы для отправки передаются полностью оформленными в соответствии с требованиями законодательства и настоящей Инструкции.

104. Документы обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего за ним рабочего дня.

105. Отправляемые документы Министерства доставляются курьером Министерства:

- Губернатору Омской области, в Правительство Омской области;

- Главному федеральному инспектору в Омской области;

- в Управление Министерства внутренних дел Российской Федерации по Омской области;

- в прокуратуру Омской области;

- в Управление Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Омской области;

- в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Омской области.

Отправляемые документы департамента ЗАГС Министерства направляются в соответствии с указаниями руководителя департамента ЗАГС Министерства.

Отправляемые документы отделов департамента ЗАГС Министерства, структурных подразделений департамента ЗАГС Министерства направляются в соответствии с указаниями начальников отделов департамента ЗАГС Министерства, советников департамента ЗАГС Министерства по соответствующему муниципальному району Омской области.

106. Документы, оформленные с нарушением настоящей Инструкции, возвращаются исполнителю.

107. При подготовке ответа на поступивший документ, адресованный непосредственно Министерству, Министру или структурным подразделениям Министерства, поступивший документ остается со вторым экземпляром ответа.

7. Внешнее согласование и утверждение документа

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 108 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

108. Согласование документа с государственными органами, органами местного самоуправления, организациями и должностными лицами, интересы которых затрагиваются документом, является внешним согласованием.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования, например:

"СОГЛАСОВАНО Начальник архивного управления Министерства государственно-правового развития Омской области Личная подпись И.Л. Киреева Дата".

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельных листах согласования.

Реквизит "Гриф согласования" проставляется в нижнем левом углу последнего листа документа, если иное не предусмотрено законодательством.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 109 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

109. Реквизит "Гриф утверждения" проставляется в верхнем правом углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

"УТВЕРЖДАЮ

Министр

государственно-правового

развития Омской области

Личная подпись А.В. Бутаков

Дата".

8. Организация работы с правовыми актами Министерства

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 110 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

110. Министерство издает нормативные правовые акты в форме приказов и индивидуальные правовые акты в форме распоряжений по вопросам, отнесенным к его компетенции федеральным и областным законодательством.

Приказы и распоряжения по основной деятельности и по кадровым вопросам регистрируются отдельно.

Проекты приказов подписываются Министром, а проекты распоряжений - Министром, первым заместителем Министра или заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей между первым заместителем и заместителями Министра.

8.1. Правовые акты Министерства по основной деятельности

111. Подготовку проектов правовых актов Министерства осуществляют работники структурных подразделений Министерства на основании поручений Министра, первого заместителя Министра, заместителя Министра, координирующего деятельность соответствующего структурного подразделения Министерства, либо в инициативном порядке.

Подготовку проектов правовых актов Министерства по кадровым вопросам осуществляют работники управления государственной службы и кадров департамента организации деятельности Министерства (далее - управление государственной службы и кадров Министерства) или иных структурных подразделений Министерства на основании поручений Министра.

112. Подготовка проектов правовых актов Министерства осуществляется в соответствии с Правилами подготовки проектов правовых актов, утвержденными Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82.

113. Проект правового акта Министерства подготавливается исполнителем в одном экземпляре.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 пункт 114 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

114. Исполнитель обеспечивает представление в общий отдел Министерства текста правового акта Министерства в электронной форме и несет персональную ответственность за соответствие текста на бумажном носителе тексту в электронной форме.

В случае подготовки проекта правового акта Министерства несколькими исполнителями ответственным исполнителем считается тот, кто указан в списке исполнителей первым.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 115 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

115. В конце проекта правового акта Министерства на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от последней строки текста указывается наименование должности, а также инициалы и фамилия лица, уполномоченного подписывать правовой акт. Элементы реквизита "Подпись должностного лица" выравниваются по границам левого и правого полей документа. Расшифровка подписи оформляется на уровне последней строки наименования должности, инициалы отделяются от фамилии пробелом, например:

"Министр государственно-правового развития Омской области

(личная подпись)

А.В. Бутаков".

116. Проекты правовых актов Министерства оформляются на специальных бланках Министерства согласно приложениям N 1, 2 к настоящей Инструкции шрифтом "Times New Roman" размером 14.

117. В делопроизводстве Министерства предусмотрены следующие коды видов правовых актов Министерства по основной деятельности:

п - приказы Министерства;

р - распоряжения Министерства.

118. Правовой акт Министерства имеет следующие реквизиты:

- герб Омской области;

- наименование Министерства;

- наименование вида правового акта - приказ или распоряжение Министерства;

- дата правового акта Министерства (выравнивается по левому краю бланка);

- регистрационный номер правового акта Министерства (выравнивается по правому краю бланка);

- место составления (издания) правового акта Министерства располагается по центру листа на один интервал ниже даты и номера правового акта Министерства;

- подпись должностного лица.

Дата правового акта Министерства оформляется цифровым способом.

Регистрационный номер правового акта Министерства состоит из знака "N", порядкового номера и кода вида правового акта Министерства, например:

"22.02.2012

N 157п",

где:

22.02.2012 - дата (число, месяц, год подписания правового акта Министерства);

157 - регистрационный номер правового акта Министерства;

п - код вида правового акта Министерства ("приказ").

При присвоении порядковых номеров правовым актам Министерства с началом каждого календарного года нумерация начинается с единицы.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 119 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

119. На оборотной стороне бланка правового акта Министерства в левом нижнем углу печатным способом проставляются инициалы и фамилия исполнителя шрифтом "Times New Roman" размером 12.

Проект правового акта Министерства представляется для согласования должностным лицам Министерства, в компетенцию которых входит рассмотрение соответствующих вопросов или интересы которых затрагивает проект правового акта.

Согласование проекта распоряжения Министерства осуществляется в форме визирования или в СЭДО Министерства в течение трех рабочих дней после поступления, согласование проекта приказа Министерства - в течение пяти рабочих дней после поступления.

На оборотной стороне бланка проекта правового акта Министерства шрифтом "Times New Roman" размером 12 указываются наименование должности, фамилия и инициалы:

- заместителя Министра, координирующего деятельность соответствующего структурного подразделения Министерства;

- руководителя соответствующего департамента Министерства;

- начальника отдела (управления) Министерства, подготовившего проект правового акта;

- работника Министерства, ответственного за проведение лингвистической экспертизы;

- должностных лиц, которым в проекте предусматриваются поручения;

- исполнителя.

В ходе согласования проекта правового акта Министерства на оборотной стороне бланка проставляются визы перечисленных выше должностных лиц.

При согласовании проекта правового акта Министерства должностные лица Министерства, в компетенцию которых входит рассмотрение соответствующих вопросов или интересы которых затрагивает проект правового акта Министерства, вправе выражать мотивированные замечания и предложения по вопросам, входящим в их компетенцию, а также затрагивающим их интересы.

Ответственный исполнитель обеспечивает рассмотрение, устранение и учет замечаний и предложений в течение трех дней после их получения.

Проекты приказов Министерства также согласовываются первым заместителем Министра - руководителем департамента законопроектных работ и правовой экспертизы Министерства.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 120 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

120. Во исполнение постановления Правительства Омской области от 20 мая 2009 года N 88-п "Об утверждении Порядка проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов Омской области (проектов нормативных правовых актов Омской области) в органах исполнительной власти Омской области" проект приказа Министерства, затрагивающего права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающего правовой статус организаций или имеющего межведомственный характер, размещается в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы. Срок приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы не менее 5 дней.

Размещение вышеназванного проекта приказа Министерства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" согласовывается с Министром путем направления служебной записки на имя Министра с приложением проекта приказа.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 121 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

121. После согласования ответственный исполнитель проекта приказа Министерства направляет посредством СЭДО Министерства электронный образ проекта приказа Министерства и информацию о датах начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы работнику Министерства, ответственному за общую организацию и техническое наполнение официального сайта Министерства, для размещения данного проекта приказа на официальном сайте Министерства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".

Одновременно с проектом приказа Министерства в департамент законопроектных работ и правовой экспертизы Министерства представляется информация о размещении данного проекта приказа на сайте Министерства для проведения независимой антикоррупционной экспертизы с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы. При отсутствии данной информации проект приказа с прилагаемыми к нему документами не принимается на согласование департаментом законопроектных работ и правовой экспертизы Министерства.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 122 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

122. Правовые акты Министерства, подготовленные в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 2005 года N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд", визируются:

- исполнителем;

- начальником отдела (управления) Министерства исполнителя проекта правового акта Министерства;

- начальником отдела контроля и обеспечения размещения государственного заказа департамента финансов и экономики Министерства;

- работником Министерства, ответственным за проведение лингвистической экспертизы;

- руководителем соответствующего департамента Министерства;

- заместителем Министра, координирующим деятельность соответствующего структурного подразделения Министерства;

- руководителем департамента финансов и экономики - главным бухгалтером Министерства.

123. Совместный проект правового акта Министерства с органами исполнительной власти Омской области (далее - совместный правовой акт) оформляется в вышеуказанном порядке со следующими особенностями:

- совместный правовой акт печатается на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) без бланка в двух экземплярах по одному для каждой из сторон. Первый экземпляр подписанного совместного правового акта направляется другой стороне, второй экземпляр хранится в общем отделе Министерства. Заверенная копия совместного правового акта передается работником общего отдела Министерства исполнителю под роспись;

- наименования Министерства и органов исполнительной власти Омской области должны располагаться на одном уровне (при большом количестве участников совместного правового акта Министерства - одно под другим);

- дата совместного правового акта - единая, соответствует дате более позднего подписания;

- регистрационный номер совместного правового акта состоит из регистрационных номеров правового акта Министерства и регистрационных номеров органов исполнительной власти Омской области, проставляемых через косую черту в порядке их указания в совместном правовом акте;

- преамбула в совместных правовых актах завершается словом "приказываем:";

- подписи Министра (первого заместителя Министра или заместителя Министра) и представителя органа исполнительной власти Омской области располагаются под текстом на одном уровне (при большом количестве участников совместного правового акта Министерства - одно под другим).

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 124 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

124. Проекты правовых актов Министерства по вопросам, связанным с расходованием денежных средств или иными финансовыми обязательствами Министерства, также согласовываются руководителем департамента финансов и экономики - главным бухгалтером Министерства.

Приложение к проекту правового акта Министерства визируется исполнителем в правом нижнем углу последнего листа приложения.

125. Обеспечение качественной и своевременной подготовки проекта правового акта Министерства, соответствия правового акта Министерства требованиям федерального и областного законодательства и согласования его с заинтересованными структурными подразделениями Министерства возлагаются на исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения Министерства, подготовившего проект правового акта.

Проекты правовых актов Министерства передаются на подпись Министру через помощника Министра.

Помощник Министра при рассмотрении проекта правового акта Министерства имеет право возвращать документ исполнителю на доработку.

126. Правовые акты Министерства подписываются Министром, первым заместителем Министра или заместителем Министра в соответствии с распределением должностных обязанностей между указанными лицами.

127. Правовые акты Министерства регистрируются в общем отделе Министерства. Приказы и распоряжения Министерства регистрируются отдельно.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 пункт 128 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

128. После подписания правовому акту Министерства присваивается регистрационный номер в общем отделе Министерства и его электронный образ путем сканирования заносится в СЭДО Министерства. Оригинал правового акта Министерства хранится в общем отделе Министерства.

Заверенная в соответствии с пунктом 75 настоящей Инструкции копия (копии) правового акта Министерства по вопросам проведения проверки юридического лица, индивидуального предпринимателя, о способе размещения заказа на оказание услуг для государственных нужд, о наделении отдельных работников Министерства правом электронной подписи в системе межведомственного электронного взаимодействия, об утверждении структуры и штатного расписания Министерства передается работником общего отдела Министерства исполнителю под роспись.

129. Работники общего отдела Министерства обеспечивают направление копий приказов Министерства в течение 3 дней после их подписания:

- в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Омской области (а также копий официальных изданий, в которых опубликованы приказы Министерства, в течение 3 дней после их опубликования);

- в прокуратуру Омской области;

- в официальные издания Омской области.

130. По решению исполнителя копии правового акта Министерства могут рассылаться нескольким адресатам согласно указателю рассылки, который составляется на документ, рассылаемый более чем в три адреса.

131. Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии "Всего в копии 15 л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Указатель рассылки правового акта Министерства готовится исполнителем на отдельном листе (приложение N 9) и визируется им в правом нижнем углу лицевой стороны документа.

Указатель рассылки правового акта Министерства хранится вместе с его оригиналом в общем отделе Министерства, в нем делается отметка о дате отправки правового акта Министерства.

Рассылку копий правового акта Министерства осуществляет работник общего отдела Министерства.

8.2. Особенности подготовки правовых актов Министерства по кадровым вопросам

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 пункт 132 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

132. При подготовке проекта распоряжения Министерства по кадровым вопросам на оборотной стороне бланка распоряжения Министерства указываются инициалы и фамилия исполнителя, проставляются визы лиц, с которыми данный проект распоряжения Министерства подлежит согласованию.

Проект распоряжения Министерства по кадровым вопросам подлежит согласованию с начальником управления государственной службы и кадров Министерства, руководителем департамента организации деятельности Министерства, заместителем Министра, координирующим деятельность управления государственной службы и кадров Министерства, а также заместителем Министра, который в соответствии с распределением обязанностей между первым заместителем и заместителями Министра ведет вопросы кадрового обеспечения деятельности департамента записи актов гражданского состояния Министерства и архивного управления Министерства (в отношении проектов распоряжений Министерства по кадровым вопросам, касающимся названных структурных подразделений).

Проекты распоряжений Министерства по кадровым вопросам не подлежат согласованию с указанными заместителями Министра в случае подписания ими таких распоряжений.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 133 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

133. На подпись Министру передаются проекты правовых актов Министерства по кадровым вопросам в отношении работников Министерства начиная с должности государственной гражданской службы Омской области "советник" и выше. Проекты передаются через помощника Министра.

Помощник Министра при рассмотрении проекта правового акта Министерства по кадровым вопросам имеет право возвращать документ исполнителю на доработку.

Остальные проекты правовых актов Министерства по кадровым вопросам передаются на подпись первому заместителю Министра или заместителям Министра в соответствии с распределением обязанностей между первым заместителем Министра и заместителями Министра.

134. Правовые акты Министерства по кадровым вопросам регистрируются в управлении государственной службы и кадров Министерства.

Оригинал правового акта Министерства по кадровым вопросам хранится в управлении государственной службы и кадров Министерства. Копия заверяется оттиском печати данного управления, передается в департамент финансов и экономики Министерства и (или) приобщается к личному делу работника Министерства в зависимости от содержания правового акта Министерства.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 135 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

135. Распоряжения Министерства по кадровым вопросам формируются в дела в зависимости от сроков хранения и обозначаются следующими кодами:

лс - распоряжения Министерства по кадровым вопросам, имеющие сроки хранения 75 лет (о приеме, увольнении, поощрении, установлении надбавок, об отпусках без сохранения денежного содержания, заработной платы и др.);

к - распоряжения Министерства по кадровым вопросам, имеющие сроки хранения 5 лет (о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, наложении взысканий, краткосрочных командировках и др.).

136. Распоряжения Министерства по кадровым вопросам в отношении государственных гражданских служащих Омской области, замещающих должности государственной гражданской службы Омской области в Министерстве (далее - гражданские служащие), и работников, занимающих должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы Омской области, в Министерстве (далее - работники), формируются в отдельные дела с учетом реквизитов номеров распоряжений Министерства.

В реквизитах номеров распоряжений Министерства по кадровым вопросам за порядковым номером через косую черту ставится цифра "2" в отношении:

- гражданских служащих в департаменте организационно-правовой деятельности аппарата мировых судей Омской области Министерства (кроме аппарата указанного департамента);

- работников в департаменте организационно-правовой деятельности аппарата мировых судей Омской области Министерства.

Например:

"8/2 лс" или "19/2 к".

В реквизитах номеров распоряжений Министерства по кадровым вопросам в отношении иных гражданских служащих и работников за порядковым номером через косую черту ставится цифра "1", например:

"10/1 лс" или "24/1 к".

9. Организация работы с проектами правовых актов Губернатора Омской области, Правительства Омской области, проектами областных законов и иных правовых актов, вносимых Губернатором Омской области, Правительством Омской области на рассмотрение Законодательного Собрания Омской области

137. На согласование в Министерство проекты правовых актов Губернатора Омской области, Правительства Омской области, проекты областных законов и иных правовых актов, вносимых Губернатором Омской области, Правительством Омской области на рассмотрение Законодательного Собрания Омской области (далее - проекты правовых актов), представляются на бумажном носителе и в электронной форме.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 138 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

138. Проекты правовых актов регистрируются работником общего отдела Министерства в СЭДО Министерства отдельно от остальной поступающей корреспонденции.

Регистрационный номер, присваиваемый в Министерстве проекту правового акта, состоит из порядкового номера, кода вида правового акта и проставляется на оборотной стороне представления на проект правового акта. В делопроизводстве Министерства предусмотрены следующие коды видов правовых актов:

з - закон Омской области;

у - указ Губернатора Омской области;

рг - распоряжение Губернатора Омской области;

п - постановление Правительства Омской области;

рп - распоряжение Правительства Омской области;

пЗС - постановление Законодательного Собрания Омской области;

д - договоры, поступившие в Министерство на согласование;

с - соглашения.

Регистрационный номер проекта правового акта может быть оформлен, например, следующим образом: "36п", где:

36 - порядковый номер;

п - код вида правового акта.

139. После рассмотрения Министром проекты правовых актов передаются работникам Министерства в соответствии с поручением Министра.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 140 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

140. При отсутствии замечаний и предложений Министерства ответственным исполнителем подготавливается два экземпляра проекта правового акта:

- первый экземпляр (на бланке правового акта Губернатора Омской области, Правительства Омской области) подписывается Министром и передается работником общего отдела Министерства ответственному исполнителю либо иному лицу, являющемуся разработчиком проекта правового акта;

- второй экземпляр, завизированный исполнителем, начальником отдела (управления) Министерства, в котором рассматривался проект правового акта, работником Министерства, ответственным за проведение лингвистической экспертизы, руководителем соответствующего департамента Министерства, заместителем Министра, руководителем департамента законопроектных работ и правовой экспертизы Министерства (за исключением проектов правовых актов, которые рассматривались в департаменте судебной и административно-правовой работы Министерства), передается на хранение в общий отдел Министерства.

141. При наличии замечаний и предложений Министерства осуществляется подготовка отрицательного заключения Министерства на проект правового акта (далее - заключение Министерства).

142. Заключение Министерства, а также правовое заключение Министерства по спорным вопросам, подготовка которого осуществляется в соответствии с пунктом 32 Регламента Правительства Омской области, оформляются на бланках письма Министерства согласно приложению N 3 к настоящей Инструкции и передаются на подпись Министру.

Одновременно Министру представляется второй экземпляр заключения Министерства (правового заключения Министерства по спорным вопросам), завизированный исполнителем, начальником отдела (управления) Министерства, в котором рассматривался проект правового акта, работником Министерства, ответственным за проведение лингвистической экспертизы, руководителем соответствующего департамента Министерства, заместителем Министра, руководителем департамента законопроектных работ и правовой экспертизы Министерства (за исключением проектов правовых актов, которые рассматривались в департаменте судебной и административно-правовой работы Министерства).

143. Подписанное Министром заключение Министерства (правовое заключение Министерства по спорным вопросам) передается работником общего отдела Министерства ответственному исполнителю либо иному лицу, являющемуся разработчиком проекта правового акта.

Второй экземпляр заключения Министерства (правового заключения Министерства по спорным вопросам) хранится в общем отделе Министерства.

144. Адресат в заключении Министерства (правовом заключении Министерства по спорным вопросам) не указывается.

Название заключения Министерства начинается со слова "Заключение". Название правового заключения Министерства по спорным вопросам начинается со слов "Правовое заключение". Название заключения Министерства (правового заключения Министерства по спорным вопросам) включает в себя указание на соответствующий проект правового акта и выравнивается по центру, например:

"Заключение

на проект распоряжения Губернатора Омской области

"О выделении денежных средств".

145. По просьбе ответственного исполнителя проекта правового акта или его представителя либо по договоренности с ним работник Министерства, которому в соответствии с поручением Министра передан проект правового акта, может возвратить его ответственному исполнителю или его представителю на доработку без письменного заключения под роспись.

10. Организация работы с обращениями граждан

146. Обращения граждан, поступившие в Министерство, рассматриваются в соответствии с федеральным и областным законодательством.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 147 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

147. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других поступающих документов Министерства.

Обращение гражданина регистрируется в общем отделе Министерства в день поступления как поступающий документ.

Регистрация обращений граждан, поступивших в Министерство письменно, по электронным каналам связи или во время личного приема Министра, первого заместителя Министра, заместителей Министра, ведется в СЭДО с использованием базы данных Министерства "Обращения граждан".

Нумерация с началом каждого календарного года начинается с единицы.

При вводе основных реквизитов поступившего в Министерство обращения гражданина в СЭДО осуществляется присвоение ему регистрационного номера, например:

И-360-ОГ, где:

И - первая буква фамилии обратившегося гражданина ("Иванов");

360 - порядковый номер обращения;

ОГ - код темы документа ("обращения граждан").

В случае повторного поступления обращения одного и того же адресата в регистрационный номер добавляется буква (п) - ("повторно").

При регистрации обращений граждан, поступивших в Министерство на бумажном носителе, код способа поступления документа не указывается.

Текст обращения граждан преобразуется в электронную форму.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 июня 2013 г. N 14п/2 в пункт 148 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

148. Рассмотрение обращений граждан, поступающих в Министерство, осуществляется Министром, первым заместителем Министра, заместителями Министра.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 июня 2013 г. N 14п/2 в пункт 149 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

149. Сроки рассмотрения обращений граждан, поступивших в Министерство, определяются в соответствии с законодательством.

Если в тексте поручения Министра имеется указание "срочно", "незамедлительно", то исполнение осуществляется в течение 3 календарных дней. Указание "оперативно" предусматривает исполнение в течение 10 календарных дней. Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, то оно исполняется в предшествующий рабочий день.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 июня 2013 г. N 14п/2 пункт 150 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

150. Рассмотрение обращений граждан осуществляется в соответствии с Порядком работы с обращениями граждан Российской Федерации в Министерстве государственно-правового развития Омской области.

151. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст строки 151

152. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст строки 152

153. Исключен.

Информация об изменениях:

См. текст строки 153

11. Организация контроля исполнения документов

154. Контроль исполнения документов в Министерстве включает в себя постановку документа на контроль, предварительную проверку хода его исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело.

155. В Министерстве осуществляется контроль исполнения всех зарегистрированных документов, требующих исполнения.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 156 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

156. Контроль исполнения поручений в Министерстве ведется в СЭДО.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 157 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

157. Срок исполнения документа, поступающего из вышестоящей организации, определяется Министром, руководителем, уполномоченным давать указание по исполнению документа, исходя из срока, установленного федеральным и (или) областным законодательством. Срок исполнения такого документа в Министерстве определяется на два дня ранее срока, определенного вышестоящей организацией в случае, когда срок исполнения документа для Министерства составляет более трех дней.

Срок исполнения документа, поступившего непосредственно в Министерство, определяется Министром или руководителем, уполномоченным давать указание по исполнению документа, исходя из срока, установленного федеральным и (или) областным законодательством.

158. В данный срок включаются подготовка и визирование проекта ответа, а также подписание документа Министром. Поручение считается исполненным после присвоения документу исходящего номера в общем отделе Министерства.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 пункт 159 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

159. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, то поручение должно быть исполнено в первый следующий за ним рабочий день. Поручения по рассмотрению протестов и представлений прокурора исполняются с соблюдением сроков, установленных законодательством. Если срок исполнения поручения указан со словом "до", то поручение должно быть исполнено в предшествующий этой дате день.

160. Изменение срока исполнения поручения согласовывается с лицом, давшим поручение. Если поручение по объективным причинам не может быть исполнено в установленный срок, то ответственный исполнитель обязан не позднее чем за три дня до истечения срока письменно согласовать продление срока исполнения с лицом, давшим поручение (за исключением сроков, установленных федеральным и (или) областным законодательством).

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 в пункт 161 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

161. Если поручение дано нескольким лицам, то ответственным за исполнение поручения является лицо, указанное в поручении первым, либо исполнитель, напротив фамилии которого стоит отметка "созыв", "обобщение", "свод" и т.п.

Документ вместе с указанием по его исполнению направляется ответственному исполнителю в электронной форме посредством СЭДО, а также на бумажном носителе. Иные исполнители документа (далее - соисполнители) осуществляют работу с документом по его электронному образу в СЭДО. При отсутствии рабочего места в СЭДО исполнителям направляется копия документа с указанием по его исполнению на бумажном носителе. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей, в том числе определяет сроки представления соисполнителями необходимых документов, информации и предложений.

В случае если ответственным исполнителем специально не определены сроки представления соисполнителями необходимых документов, информации и предложений, то данные документы и материалы представляются не позднее, чем за три дня до окончания срока исполнения поручения или документа.

Все последующие указания по исполнению документа не должны искажать содержание поручения вышестоящего руководителя.

162. Перед уходом в отпуск (выездом в командировку) работник, имеющий неисполненные документы, срок исполнения по которым истекает во время нахождения работника в отпуске (командировке), обязан передать неисполненные документы своему непосредственному руководителю для их распределения между оставшимися работниками структурного подразделения (если не предусмотрено возложение исполнения обязанностей уходящего в отпуск (выезжающего в командировку) на другого работника).

При увольнении или переходе на другую работу работник должен сдать непосредственному руководителю все числящиеся за ним документы. Дела, взятые из архива Министерства, сдаются в общий отдел Министерства.

В случае болезни работника вопрос о передаче документов, находящихся у него на исполнении, решается руководителем, давшим поручение.

163. В общем отделе Министерства, департаменте ЗАГС Министерства и архивном управлении Министерства ведется самостоятельный учет документооборота.

Документы, поступающие в департамент ЗАГС Министерства и архивное управление Министерства, требующие решения Министра, передаются Министру со служебной запиской после регистрации в общем отделе Министерства.

164. Контроль исполнения документов в Министерстве обеспечивают:

- работники общего отдела Министерства;

- работники, ответственные за ведение делопроизводства в департаменте ЗАГС Министерства, архивном управлении Министерства.

165. Работники общего отдела Министерства и работники, ответственные за ведение делопроизводства в департаменте ЗАГС Министерства, архивном управлении Министерства, еженедельно информируют Министра, руководителя департамента ЗАГС Министерства и начальника архивного управления Министерства о соблюдении сроков исполнения документов, стоящих на контроле.

Количество просроченных дней по исполнению документа исчисляется в рабочих днях.

166. Документ считается исполненным и снимается с контроля, когда решены по существу все поставленные в нем вопросы и задачи, извещены все заинтересованные лица и организации.

Документ считается исполненным после подписания его лицом, уполномоченным подписывать настоящий документ, и присвоения ему регистрационного номера.

Основанием для снятия с контроля документа, по результатам исполнения которого не предполагается подготовка письменного ответа Министерства, является направление служебной записки на имя лица, давшего поручение, или письменное пояснение ответственного исполнителя на документе о результатах его исполнения.

Снятие с контроля поручений Министра осуществляется Министром по представлению первого заместителя Министра, заместителей Министра или ответственного исполнителя документа.

12. Документальный фонд Министерства

167. Организация работы с документами в делопроизводстве Министерства представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на стадии делопроизводства и их передачу на архивное хранение в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

168. Работники Министерства обязаны обеспечивать сохранность документов Министерства.

В конце рабочего дня документы, находящиеся в рабочем кабинете, должны помещаться работниками Министерства в шкафы, обеспечивающие их сохранность, предохраняющие документы Министерства от пыли и воздействия прямого солнечного света.

12.1. Разработка номенклатуры дел Министерства

169. Номенклатура дел Министерства (далее - Номенклатура) - систематизированный перечень заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве Министерства, с указанием сроков хранения и оформленный в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 года N 263.

170. Номенклатура (приложение N 18) составляется работником общего отдела Министерства на основе номенклатур дел структурных подразделений Министерства (приложение N 19).

171. Номенклатура согласовывается с экспертной комиссией Министерства, после чего направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Министерства (далее - ЭПК Министерства).

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 пункт 172 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

172. Рассмотренная ЭПК Министерства Номенклатура утверждается заместителем Министра, координирующим деятельность общего отдела Министерства.

173. Номенклатура дел структурного подразделения Министерства составляется работником, ответственным за делопроизводство этого подразделения, согласовывается с общим отделом Министерства и подписывается руководителем структурного подразделения Министерства.

Методическое руководство проводимой структурными подразделениями Министерства работой по разработке, изменению Номенклатуры осуществляет работник общего отдела Министерства.

В случае возникновения в течение года новых документированных участков работы, появления дел, не предусмотренных Номенклатурой, вновь заводимые дела помещаются в Номенклатуру под резервными номерами.

174. Исполненные дела формируются в структурных подразделениях Министерства.

12.2. Формирование дел и их текущее хранение

175. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с Номенклатурой в зависимости от сроков хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет)) и правилами систематизации документов внутри дела.

176. Законченный делопроизводством документ передается исполнителем в дело не позднее 10-дневного срока.

177. Дела формируются в структурных подразделениях Министерства. Перечень лиц, ответственных за сохранность документов, формирование их в дела, разработку номенклатуры дел структурного подразделения, составление описей дел структурного подразделения, уничтожение документов с истекшими сроками хранения, устанавливается распоряжением Министерства. Указанные лица и руководители структурных подразделений Министерства обеспечивают сохранность документов и дел.

178. Индекс дела, в которое в соответствии с Номенклатурой должен быть помещен исполненный документ (комплект документов), определяет лицо, ответственное в структурном подразделении Министерства за сохранность документов и формирование их в дела.

179. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

1) помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела в Номенклатуре;

2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

3) помещать приложения вместе с основными документами;

4) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

5) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

6) помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

7) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);

8) документ, помещаемый в дело, должен иметь дату, подпись, другие реквизиты, то есть быть правильно и полностью оформленным;

9) по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см. При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т. 1", "Т. 2" и т.д.;

10) документы внутри дела располагаются по мере поступления в хронологической, вопросно-логической последовательности;

11) распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

12) в отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии принятых областных законов, правовых актов Правительства Омской области;

13) все документы отчетного и информационного характера по исполнению поручений Губернатора Омской области по исполнению поручений и указаний Президента Российской Федерации, правовых актов и поручений Губернатора Омской области, Правительства Омской области, находящихся на контроле, помещаются в заведенные на эти правовые акты и поручения дела. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких документов, помещенных в разные дела, то следует поместить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором помещен подлинник этого документа;

14) документы коллегиальных органов группируются в два дела: протоколы и решения коллегиальных органов и документы к заседаниям коллегиальных органов;

15) протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов;

16) правовые акты Министерства по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов Министерства по личному составу;

17) правовые акты Министерства по личному составу формируются в отдельные дела в соответствии со сроками хранения;

18) утвержденные планы, отчеты и другие документы группируются отдельно от их проектов;

19) документы в личных делах располагаются по мере их поступления;

20) обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Министерства или подведомственных ему учреждений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам;

21) переписка группируется, как правило, за период календарного года, систематизируется в хронологической последовательности "документ-ответ" и помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;

22) законченные делопроизводством электронные копии документов формируются в дела (папки, директории) в соответствии с Номенклатурой отдельно от документов на бумажных носителях на жестком диске специально выделенного компьютера.

180. Местом текущего хранения дел со дня их заведения до передачи в архив Министерства или на уничтожение являются структурные подразделения Министерства, в которых были сформированы соответствующие дела.

После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с Номенклатурой. На корешках и обложках дел указываются индексы по Номенклатуре.

Руководители структурных подразделений Министерства и работники этих подразделений, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, в течение 3 лет после завершения делопроизводственного года остаются в структурных подразделениях Министерства для оперативного использования, затем передаются в архив Министерства.

181. Дела документального фонда Министерства, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Министерства, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по Номенклатуре.

182. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения Министерства, в котором были сформированы соответствующие дела, реорганизации и ликвидации указанного структурного подразделения Министерства.

Проверка наличия проводится путем сверки статей Номенклатуры с описанием дел на обложке, физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в соответствии с законодательством.

183. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела лицом, ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Министра или его заместителей с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

184. Контроль формирования дел, проверку наличия и состояния дел, выдачу дел во временное пользование, изъятие документов из дел осуществляет работник общего отдела Министерства (архивного управления Министерства, департамента ЗАГС Министерства).

12.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

185. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

1) экспертизу ценности документов;

2) оформление дел;

3) составление описей дел по результатам экспертизы ценности документов (дел);

4) составление актов на уничтожение документов и дел, не подлежащих хранению.

186. Экспертиза ценности документов проводится в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов проводится на стадии делопроизводства:

1) при составлении номенклатуры дел;

2) в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

3) при подготовке к передаче в архив Министерства;

4) при подготовке дел к передаче в казенное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический архив).

187. Экспертизу ценности документов организуют и проводят экспертная комиссия Министерства и экспертная комиссия структурного подразделения Министерства.

В состав экспертной комиссии Министерства, утверждаемый правовым актом Министерства, включается представитель Исторического архива (по согласованию).

188. Экспертиза ценности документов производится ежегодно в структурных подразделениях Министерства, осуществляющих формирование и хранение соответствующих дел.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Министерства, отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Министерства, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, перечнями документов с указанием сроков их хранения, Номенклатурой.

189. По результатам экспертизы ценности документов работниками структурных подразделений Министерства, ответственными за ведение делопроизводства (архива), составляются описи дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (приложение N 22), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 27).

Опись дел структурного подразделения Министерства утверждается руководителем структурного подразделения Министерства по согласованию с начальником общего отдела Министерства.

190. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

Оформление дел проводится работниками структурных подразделений Министерства, ответственными за ведение делопроизводства (архива), при методической и практической помощи и под контролем работника общего отдела Министерства.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дел предусматривает оформление реквизитов обложки дела (приложение N 24), нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя (приложение N 25) дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 26), подшивку или переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

191. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение 3 лет.

192. Описи дел постоянного хранения структурного подразделения Министерства (приложение N 20) в целях передачи соответствующих дел в архив Министерства составляются не позднее чем через 3 года после завершения дел в производстве.

193. Дела государственных гражданских служащих экспертизе ценности не подлежат. Дела данной категории подлежат частичному оформлению: производится нумерация листов в деле, составляется заверительная надпись дела и внутренняя опись документов дела. Указанные дела не подлежат подшивке или переплету.

Опись дел по личному составу государственных гражданских служащих, уволенных с государственной гражданской службы Омской области, составляется управлением государственной службы и кадров Министерства (приложение N 21) без записей о передаче и приеме в архив Министерства.

В случае передачи личного дела государственного гражданского служащего, уволенного с государственной гражданской службы Омской области, в другой государственный орган в указанной описи в графе "Примечание" делается отметка о выбытии дела с указанием основания передачи. Документы (акты, запросы) о передаче дел государственных гражданских служащих составляют самостоятельное дело, которое включается в указанную опись.

По истечении 10-летнего срока хранения личных дел уволенных государственных гражданских служащих на эти дела по году увольнения составляется самостоятельная опись (приложение N 22) с отдельной нумерацией, и управление государственной службы и кадров Министерства передает их в установленном порядке на хранение в архив Министерства.

В управлении государственной службы и кадров Министерства обеспечивается сейфовое хранение личных дел уволенных государственных гражданских служащих до передачи в архив Министерства.

12.4. Передача дел на архивное хранение

194. Архив Министерства ведет работник общего отдела Министерства, в должностные обязанности которого входит организация хранения и обеспечение сохранности документов Министерства, поступивших в архив на хранение.

195. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (за исключением документов департамента ЗАГС Министерства и архивного управления Министерства). Их передача производится только по описям дел структурных подразделений в соответствии с графиком, составленным работником общего отдела и согласованным с руководителями структурных подразделений Министерства.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Министерства, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Министерства и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

196. Прием дел производится работником общего отдела Министерства в присутствии работника структурного подразделения Министерства с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела. В конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника общего отдела Министерства и лица, передавшего дела.

197. Дела и описи дел передаются в архив Министерства сотрудниками структурных подразделений Министерства с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив Министерства (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив Министерства несет структурное подразделение Министерства, передающее документы).

198. Работником общего отдела Министерства предварительно проверяется правильность формирования, оформления дел и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с Номенклатурой. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат устранению работниками структурного подразделения Министерства.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по Номенклатуре, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения Министерства и передается вместе с описью дел структурного подразделения Министерства в ведомственный архив. Работником общего отдела Министерства составляется акт недостачи дел (приложение N 28), который утверждается первым заместителем Министра.

199. Вместе с делами в архив Министерства передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных (реорганизационных) мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и Номенклатуре.

200. По результатам экспертизы ценности документов работником общего отдела Министерства составляются годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения (приложение N 29) и дел по личному составу Министерства (приложение N 30), а также акты о выделении дел к уничтожению.

201. Выдача дел работникам Министерства осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Министра или его заместителей по актам.

202. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящиеся в архиве Министерства, по истечении 10 лет после передачи в архив Министерства, если иное не установлено федеральным законодательством, передаются на постоянное хранение в Исторический архив, в том числе в электронном виде, а также научно-справочный аппарат к ним, в том числе в электронном виде.

В случае отсутствия необходимых условий для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в архиве Министерства, они могут быть переданы по решению Министра и по согласованию с руководителем Исторического архива на постоянное хранение в Исторический архив до истечения предельных сроков их временного хранения в архиве Министерства.

203. Документы департамента ЗАГС по истечению срока ведомственного хранения передаются на постоянное хранение в Исторический архив работником департамента ЗАГС Министерства, ответственным за ведение делопроизводства.

12.5. Уничтожение документов и дел с истекшим сроком хранения

204. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление актов о выделении их к уничтожению (далее - акт) производятся в структурных подразделениях Министерства после составления сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Указанные описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии Министерства одновременно.

205. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные делопроизводством в 2008 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2012 года).

206. Акты, согласованные экспертной комиссией Министерства, утверждаются первым заместителем Министра, руководителем департамента ЗАГС Министерства, заместителем руководителя департамента организационно-правовой деятельности аппарата мировых судей Омской области Министерства только после утверждения экспертно-проверочной комиссией Министерства описи дел постоянного хранения за этот период.

После этого работник общего отдела Министерства (департамента ЗАГС Министерства, архивного управления Министерства, департамента организационно-правовой деятельности аппарата мировых судей Омской области Министерства), ответственный за уничтожение документов, имеет право уничтожить дела, включенные в акты, путем измельчения на шредере либо путем передачи для уничтожения в уполномоченные организации.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 глава 13 настоящего приложения изложена в новой редакции

См. текст главы в предыдущей редакции

13. Особенности работы в СЭДО Министерства

207. В Министерстве создаются и используются электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов, которые хранятся:

- в формате RTF, DOC, DOCX, ODT для текстовых документов, в формате XML, XLS, XSLX для электронных таблиц;

- в формате TIF, PDF для многостраничных графических образов документов.

208. Регистрация поступающих документов осуществляется работником общего отдела Министерства в СЭДО Министерства путем внесения в регистрационно-контрольную карточку документа следующих реквизитов:

- входящий номер документа;

- дата поступления документа;

- корреспондент;

- адрес корреспондента;

- Ф.И.О. автора;

- номер исходящего документа;

- дата регистрации исходящего документа;

- Ф.И.О. адресата;

- заголовок;

- вид документа;

- вид доставки;

- рассмотрение документа.

Регистрации в СЭДО Министерства подлежат:

- проекты правовых актов, поступившие в Министерство на согласование;

- служебные записки;

- проекты правовых актов Министерства по основной деятельности;

- документы, требующие ответа;

- документы, направленные в Министерство участниками ЕСЭДО;

- ответы соисполнителей по поручениям, в которых Министерство является ответственным исполнителем.

Текст документа на бумажном носителе сканируется, и создается электронный образ документа.

В случае если поступивший документ является ответом на запрос Министерства или содержит вопросы, которые уже затрагивались в ответах Министерства, работник общего отдела Министерства при заполнении регистрационно-контрольной карточки документа в СЭДО Министерства делает ссылку на связанный документ.

209. Зарегистрированным поступающим электронным документам, требующим исполнения, присваивается статус "Контроль" или "Особый контроль" с обязательным указанием срока исполнения.

210. Министр, первый заместитель Министра - руководитель департамента законопроектных работ и правовой экспертизы Министерства, заместители Министра, помощник Министра, руководители структурных подразделений Министерства и работники общего отдела Министерства в СЭДО Министерства создают поручения и (или) резолюции на электронных документах.

Каждая новая резолюция создается на основании вышестоящей резолюции.

211. Реквизиты, обязательные для заполнения при создании поручения (резолюции):

- автор поручения (резолюции);

- исполнитель (исполнители) поручения (резолюции);

- дата выдачи поручения (резолюции);

- текст поручения (резолюции);

- срок исполнения поручения (резолюции).

212. Поручениям (резолюциям), требующим отчета об исполнении, присваивается статус "Контроль" или "Особый контроль" с обязательным указанием срока исполнения.

213. В случае когда поручение (резолюция) создается для двух и более лиц, ответственным исполнителем считается лицо, указанное первым в списке исполнителей поручения (резолюции).

214. При создании проектов электронных документов исполнителем такого документа в регистрационно-контрольной карточке заполняются следующие обязательные реквизиты:

- наименование типа электронного документа (приказ, распоряжение, письмо, служебная записка и т. д.);

- наименование типа папки (приказ, распоряжение, письмо, служебная записка);

- заголовок (содержит краткое название, передающее смысл текста и отвечающее на вопрос "О чем?");

- вид отправки (заполняется в случае необходимости отправки электронного документа электронной почтой, курьером Министерства и т. д.);

- ссылка на связанный документ, если таковой имеется (содержит регистрационный номер, дату регистрации документа, Ф.И.О автора и заголовок документа, на который должен быть дан ответ);

- ссылка на наличие бумажного носителя (при необходимости).

Необходимость наличия проекта бумажного носителя документа (одновременно с проектом электронного документа) определяется исполнителем исходя из вида и типа документа.

215. Согласование проектов электронных документов осуществляется путем создания листа согласования, в котором последовательно указываются участники согласования и подписант.

При создании проекта электронного документа в ответ на поступивший документ на бумажном носителе от адресата, не являющегося участником ЕСЭДО, непосредственный исполнитель такого документа готовит проект отправляемого документа на бумажном носителе.

На оборотной стороне первого листа такого документа исполнитель распечатывает лист согласования в электронном виде. После этого документ передается в общий отдел Министерства.

216. Участники согласования и подписант выражают свое согласие или несогласие с содержанием проекта электронного документа, результат которого включает в себя следующие реквизиты: фамилию, инициалы, наименование должности согласующего проект документа, дату и время принятия решения и решение ("Возражаю", "Не возражаю", "Предлагаю изменения").

При принятии решения "Предлагаю изменения" участник согласования проекта электронного документа вносит изменения в поле, отражающее содержание документа, или во вложенный документ.

При необходимости проект электронного документа может быть делегирован участником согласования и подписантом на рассмотрение другому работнику Министерства без прерывания процесса согласования.

При отсутствии возможности выразить свое мнение по проекту документа участник согласования, подписант могут быть заменены инициатором согласования на другого участника согласования, подписанта или исключены без прерывания процесса согласования.

В заключении процесса согласования проект электронного документа подписывается электронной подписью подписанта, после чего документ посредством СЭДО Министерства автоматически направляется на регистрацию соответствующего типа документа в общий отдел Министерства.

Регистрация отправляемых электронных документов осуществляется работниками общего отдела Министерства путем заполнения соответствующих полей регистрационно-контрольной карточки документа.

217. Работники общего отдела Министерства заверяют электронной подписью регистрационно-контрольную карточку поступающего документа, содержащую электронный образ документа, представленного на бумажном носителе.

218. Если электронный документ не может быть доставлен корреспонденту в течение двух рабочих дней, исполнитель подготавливает на бумажном носителе отправляемый документ, согласованный в электронном виде, и передает на подпись подписанту через общий отдел Министерства.

219. Не подлежат преобразованию в электронную форму сброшюрованные документы, книги, буклеты, карты, диаграммы, материалы форматом более А4, а также материалы, состоящие из листов разного формата с трудночитаемым текстом.

Документы преобразуются в электронную форму черно-белым сканированием с разрешением 300 точек на дюйм.

220. В случае исполнения поручения (резолюции) без подготовки проекта документа ответственный исполнитель в день исполнения заполняет отчет об исполнении поручения (резолюции) в разделе контрольной карточки поручения (резолюции) "Ход исполнения поручения (резолюции)" и информирует об этом работника общего отдела Министерства.

221. На основании отчета об исполнении поручения (резолюции) работник общего отдела Министерства (помощник Министра - в части исполнения поручения) снимает поручение (резолюцию) с контроля, присваивая документу статус "Исполнено", в разделе "Контроль" и в основном разделе контрольной карточки поручения (резолюции) с указанием даты фактического исполнения.

222. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДО Министерства.

223. Исполненные электронные документы формируются в дела в соответствии с Номенклатурой и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении Номенклатуры указывается, что дело ведется в электронном виде.

224. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению на машинных носителях (жесткие диски, компакт-диски) в установленном порядке в Министерстве в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей электронной подписи (далее - ЭП) и программного обеспечения, дающего возможность проверки ЭП хранимых электронных документов на внешнем носителе в соответствии с законодательством.

225. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного Министром.