Подраздел 18. Передача дел на архивное хранение (п.п. 136 - 144)

Подраздел 18. Передача дел на архивное хранение

136. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел структурного подразделения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Министерства, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Министерства и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

137. Передача дел структурными подразделениями в архив Министерства осуществляется по графику, составленному руководителем архивной группы и согласованному с руководителями структурных подразделений Министерства.

138. Прием дел производится руководителем архивной группы, в присутствии работника структурного подразделения Министерства, с проставлением в двух экземплярах описи дел структурного подразделения отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи руководителя архивной группы, и лица, передавшего дела).

139. Дела и описи дел доставляются в архив Министерства сотрудниками структурных подразделений Министерства с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив Министерства (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив Министерства несет структурное подразделение Министерства, передающее документы).

140. Руководителем архивной группы, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с Номенклатурой. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат устранению работниками структурного подразделения Министерства.

141. Вместе с делами в архив Министерства передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.

142. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и Номенклатуре.

143. По результатам экспертизы ценности документов архивом Министерства составляются сводные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложения N 17-19 к Инструкции).

Информация об изменениях:

Приказом Министерства образования Омской области от 5 сентября 2011 г. N 39 в пункт 144 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

144. При подготовке к передаче на архивное хранение личных дел государственных гражданских служащих (далее госслужащие) и в течении 10 лет со дня увольнения с государственной гражданской службы Омской области экспертиза ценности личных дел госслужащих и полное упорядочение указанных дел не производится.

Опись личных дел госслужащих, уволенных с государственной гражданской службы Омской области, составляется Управлением по окончании каждого делопроизводственного года по форме описи дел Управления (приложение N 17 к Инструкции), не делая записей о передаче и приеме в архив Министерства.

В случае передачи Управлением личного дела госслужащего, уволенного с государственной гражданской службы Омской области, в другой государственный орган в указанной описи в графе "Примечание" делается отметка о выбытии дела с указанием основания передачи. Заявления заинтересованных лиц, переписка о передаче дела, акты приема-передачи дела составляют самостоятельное дело, которое включается в указанную опись.

По истечении 10-летнего срока хранения личных дел уволенных госслужащих на эти дела по году увольнения составляется самостоятельная опись с отдельной нумерацией, и Управление передает их на хранение в установленном порядке на хранение в архив Министерства.

В Управлении обеспечивается сейфовое хранение личных дел уволенных госслужащих до передачи в архив Министерства.