Приказ Министерства промышленной политики, связи и инновационных технологий Омской области от 19 декабря 2012 г. N 53 "О внесении изменений в приказ Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области от 22 марта 2010 года N 21" (утратил силу)

Приказ Министерства промышленной политики, связи и инновационных технологий Омской области от 19 декабря 2012 г. N 53
"О внесении изменений в приказ Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области от 22 марта 2010 года N 21"

ГАРАНТ:

Приказом Министерства промышленной политики, связи и инновационных технологий Омской области от 20 ноября 2013 г. N 38 настоящий приказ признан утратившим силу

Внести в приказ Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области от 22 марта 2010 года N 21 "О Регламенте взаимодействия органов исполнительной власти Омской области в государственной информационной системе Омской области "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области" следующие изменения:

1. Название изложить в следующей редакции:

"О Регламенте взаимодействия участников электронного документооборота в государственной информационной системе Омской области "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области".

2. Пункты 1 - 3 изложить в следующей редакции:

"1. Утвердить прилагаемый Регламент взаимодействия участников электронного документооборота в государственной информационной системе Омской области "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области" (далее - Регламент).

2. Участникам электронного документооборота руководствоваться Регламентом при работе в государственной информационной системе Омской области "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области".

3. Рекомендовать соискателям подключения руководствоваться Регламентом при подключении к государственной информационной системе Омской области "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области".".

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

2. Внести в приложение "Регламент взаимодействия органов исполнительной власти Омской области в государственной информационной системе Омской области "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области" следующие изменения:

1) название приложения изложить в следующей редакции:

"Регламент взаимодействия участников электронного документооборота в государственной информационной системе Омской области "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области";

2) в тексте приложения слово "организатор" в соответствующих падежах заменить словом "оператор" в соответствующих падежах;

3) пункт 1 изложить в следующей редакции:

"1. Настоящий Регламент определяет основные направления организационного и технологического взаимодействия участников электронного документооборота в рамках государственной информационной системы Омской области "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области" (далее - Единая система).";

4) в подпункте 1.1 пункта 1 слова "органов исполнительной власти Омской области" заменить словами "участников электронного документооборота";

5) подпункт 15 пункта 2 изложить в следующей редакции:

"15) объект Единой системы - орган исполнительной власти Омской области, орган местного самоуправления Омской области, государственное (муниципальное) учреждение, иное юридическое лицо, которые имеют непосредственное подключение к Единой системе и принимают участие во взаимодействии объектов Единой системы средствами системы электронного документооборота в соответствии с общими регламентами и инструкциями;";

6) подпункт 21 пункта 2 изложить в следующей редакции:

"21) соискатель подключения - орган исполнительной власти Омской области, орган местного самоуправления Омской области, государственное (муниципальное) учреждение, иное юридическое лицо, которые обладают достаточным набором программно-технических средств для организации, управления и защиты внутренней системы электронного документооборота;";

7) подпункт 25 пункта 2:

- после слова "соглашения" дополнить словами "о взаимодействии при обмене документами в электронной форме";

- после слова "организатором" дополнить словами "по форме согласно приложению N 4 к настоящему Регламенту;";

8) в подпункте 4 пункта 4 слова "Министерством промышленной политики, транспорта и связи Омской области (далее - Министерство)" заменить словом "оператором";

9) в пункте 6:

- слова "в Министерство" заменить словами "в адрес оператора";

- в подпункте 3 слова "органа исполнительной власти Омской области" заменить словами "участника электронного документооборота";

10) в пунктах 7, 8, 9, 16, 19, 20, подпункте 9 пункта 21 слово "Министерство" в соответствующих падежах заменить словом "оператор" в соответствующих падежах;

11) в пункте 10 слова "единой системы электронного документооборота" заменить словами "Единой системы";

12) пункт 11 изложить в следующей редакции:

"11. Управление главным сервером Единой системы осуществляет оператор.";

13) пункт 15 изложить в следующей редакции:

"15. Электронное взаимодействие объектов Единой системы осуществляется через главный сервер Единой системы.";

14) пункт 18 изложить в следующей редакции:

"18. Информационные ресурсы, сформированные на сервере электронного документооборота объекта Единой системы, подлежат резервному копированию, которое выполняет администратор системы электронного документооборота объекта Единой системы, в соответствии с регламентом резервного копирования участника.";

15) в подпункте 6 пункта 21 раздела 3 слова "в Министерство" заменить словом "оператору";

16) пункт 23 после слов "Администратор системы электронного документооборота" дополнить словами "объекта Единой системы";

17) раздел 4 изложить в следующей редакции:

"4. Порядок работы в Единой системе

27. Создание, согласование, регистрация, контроль исполнения документов в Единой системе осуществляются ее пользователями в соответствии с требованиями, установленными настоящим разделом.

28. Информационные системы в системах электронного документооборота объекта Единой системы именуются следующим образом:

"Имя информационной системы" пробел "принятая аббревиатура объекта Единой системы в Единой системе".

Например: "Документооборот МПП".

29. В информационных системах могут храниться:

1) файлы в формате RTF, DOC, DOCX, ODT для текстовых документов, в формате XML, XLS, XSLX для электронных таблиц;

2) многостраничные графические файлы в формате TIF, PDF для создания графических образов документов.

30. Проекты документов, создаваемые пользователем в соответствующей информационной системе, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) фамилию, инициалы и должность исполнителя;

2) дату и время его создания в информационной системе;

3) наименование типа документа (приказ, распоряжение, письмо, служебная записка и т.п.);

4) заголовок (содержит краткое название, передающее смысл текста и отвечающее на вопрос "о чем?": "Об изменении...", "О выделении...");

5) вид отправки (заполняется в случае необходимости отправки документа факсом, электронной почтой, курьером и пр.);

6) ссылку на связанный документ (содержит регистрационный номер, дату регистрации документа, автора и заголовок документа, на который должен быть дан ответ);

7) вложения (содержит прикрепленные файлы с электронной копией документа);

8) текст документа (помещается текстовая часть документа, за исключением бланка, на котором оформлен документ, и приложений к нему).

31. Согласование проектов документов осуществляется путем создания листа согласования, в котором указываются участники согласования и подписант.

Участники согласования выражают свое согласие или несогласие с содержанием проекта документа, результат которого включает в себя следующие реквизиты: фамилию, инициалы, наименование должности согласующего проект документа, дату принятия решения и решение ("возражаю", "не возражаю", "предлагаю изменения"). При необходимости проект документа может быть делегирован участником согласования на рассмотрение другому работнику без прерывания процесса согласования.

При отсутствии возможности выразить свое мнение по проекту документа участник согласования может быть заменен инициатором согласования на другого работника или исключен из списка участников согласования без прерывания процесса согласования.

Участник согласования имеет возможность запроса дополнительной информации по проекту документа у инициатора согласования.

По завершении процесса согласования проекта документа руководитель подписывает электронной подписью проект документа, который автоматически направляется на регистрацию в информационную систему, предназначенную для регистрации соответствующего типа документа.

Инициатор согласования имеет возможность остановить процесс согласования проекта документа.

32. Регистрация документов осуществляется работниками объектов Единой системы, ответственными за осуществление их регистрации, на основании подготовленных и направленных на регистрацию проектов документов, путем заполнения соответствующих полей регистрационно-контрольной карточки документа.

Работники, осуществляющие регистрацию документов, при необходимости заверяют электронной подписью регистрационно-контрольную карточку документа, содержащую сканированную копию подписанного бумажного носителя.

После регистрации исходящего документа формируется проект входящего документа в системе электронного документооборота объекта Единой системы - корреспондента.

Если электронная подпись проекта входящего электронного документа нарушена, то осуществляется возврат документа.

Если проект электронного документа не может быть доставлен в течение двух рабочих дней, документ направляется на бумажном носителе.

33. Входящие документы, поступившие на бумажном носителе, в целях их регистрации преобразуются путем сканирования в электронную форму (графический образ) - многостраничный графический файл.

Не подлежат преобразованию в электронную форму сброшюрованные документы, книги, буклеты, карты, диаграммы, материалы форматом более А4, а также материалы, состоящие из листов разного формата с трудночитаемым текстом.

Документы преобразуются в электронную форму черно-белым сканированием с разрешением 300 точек на дюйм.

34. Регистрационные номера документов в Единой системе, за исключением обращений граждан, должны иметь следующий формат:

"Аббревиатура типа документа" - "две цифры от года регистрации документа"/"принятая аббревиатура объекта Единой системы в Единой системе" - "порядковый номер".

Например:

- ВХ-10/МПП-555 (для входящих документов);

- П-10/МПП-10 (для приказов).

35. Реквизиты, обязательные для заполнения при регистрации:

1) входящего документа:

- регистрационный номер;

- дата регистрации;

- заголовок документа;

- исходящий регистрационный номер документа;

- корреспондент и его адрес;

- фамилия, инициалы лица, подписавшего документ;

- фамилия, инициалы, должность адресата документа;

- фамилия, инициалы, должность лица, рассматривающего документ;

- вид документа;

- вид доставки;

- вложенный (-е) файл (-ы) документа;

- текст документа;

- имя и фамилия лица, заверившего документ электронной подписью;

- дата и время заверения документа электронной подписью;

- номер сертификата электронной подписи лица, заверившего документ электронной подписью;

2) исходящего документа:

- регистрационный номер;

- дата регистрации;

- заголовок документа;

- вид документа;

- вид доставки;

- корреспондент и его адрес;

- фамилия, инициалы адресата документа;

- фамилия, инициалы, должность лица, подписавшего документ;

- фамилия, инициалы, должность исполнителя документа;

- вложенный (-е) файл (-ы) документа;

- текст документа;

- имя и фамилия лица, заверившего документ электронной подписью;

- дата и время заверения документа электронной подписью;

- номер сертификата электронной подписи лица, заверившего документ электронной подписью;

3) внутреннего документа:

- регистрационный номер;

- дата регистрации;

- заголовок документа;

- вид документа;

- фамилия, инициалы, должность адресата;

- фамилия, инициалы, должность лица, подписавшего документ;

- фамилия, инициалы, должность исполнителя;

- вложенный (-е) файл (-ы) документа;

- текст документа;

- имя и фамилия лица, заверившего документ электронной подписью;

- дата и время заверения документа электронной подписью;

- номер сертификата электронной подписи лица, заверившего документ электронной подписью;

4) правовых актов:

- регистрационный номер;

- дата регистрации;

- заголовок документа;

- фамилия, имя, отчество, должность лица, подписавшего документ;

- фамилия, имя, отчество, должность исполнителя;

- вложенный (-е) файл (-ы) документа;

- текст документа;

5) государственных контрактов, договоров, соглашений, дополнительных соглашений:

- регистрационный номер документа;

- дата регистрации документа;

- заголовок документа;

- реквизиты первой стороны документа;

- реквизиты второй стороны документа;

- вложенный (-е) файл (-ы) документа.

36. При регистрации документов, поступивших в ответ на исходящий документ, указываются ссылки на связанные с ним документы.

37. Зарегистрированным документам, требующим исполнения, присваивается статус "Контроль" или "Особый контроль" с обязательным указанием срока исполнения. Не контрольным документам, поступившим из канцелярии Правительства Омской области, присваивается статус "Контроль", особо контрольным - статус "Особый контроль", контрольным - статус "Контроль Правительства".

38. Документам, исполнение по которым окончено, присваивается статус "Исполнено" с указанием причины снятия с контроля.

39. Руководители объекта Единой системы, руководители структурных подразделений объекта Единой системы средствами Единой системы создают поручения и (или) резолюции на документах.

40. Реквизиты, обязательные для заполнения при создании поручения (резолюции):

- автор поручения (резолюции);

- исполнитель (исполнители) поручения (резолюции);

- дата выдачи поручения (резолюции);

- текст поручения (резолюции);

- срок исполнения поручения (резолюции);

- имя и фамилия лица, заверившего поручение (резолюцию) электронной подписью;

- дата и время заверения поручения (резолюции) электронной подписью;

- номер сертификата электронной подписи лица, заверившего поручение (резолюцию) электронной подписью.

41. Поручениям (резолюциям), требующим отчета об исполнении, присваивается статус "Контроль" или "Особый контроль" с обязательным указанием срока исполнения.

42. В случае, когда поручение (резолюция) создается для двух и более лиц, ответственным исполнителем считается лицо, указанное первым в списке исполнителей поручения (резолюции).

43. Ответственным исполнителем заполняется отчет об исполнении поручения (резолюции) в разделе контрольной карточки поручения (резолюции): "ход исполнения поручения (резолюции)".

44. На основании отчета об исполнении поручения (резолюции), автор поручения (резолюции) либо лицо, временно его замещающее, снимает поручение (резолюцию) с контроля, присваивая статус "Исполнено" в основном разделе контрольной карточки поручения (резолюции) с указанием даты фактического исполнения.";

18) дополнить разделом 11 следующего содержания:

"11. Правила резервного копирования информационных ресурсов Единой системы

87. Резервное копирование информационных ресурсов Единой системы осуществляет администратор системы электронного документооборота объекта Единой системы.

88. Резервное копирование производится не реже одного раза в неделю.

89. Резервному копированию подлежат информационные ресурсы следующих информационных систем Единой системы:

- Документооборот (Входящие, Исходящие, Внутренние);

- Журнал документов;

- Согласование;

- Журнал Криптоопераций;

- Сертификаты Открытых Ключей;

- Аудит.

90. Резервные копии информационных систем Единой системы, указанных в пункте 89 настоящего Регламента записываются на внешнее устройство хранения информации в архивную папку под названием - текущая дата в формате "ДДММГГГГ", контрольная сумма которой фиксируется при помощи программного обеспечения для фиксации и контроля исходного состояния файлов.";

19) в приложении N 1 "Форма акта о готовности подключения к обмену электронными документами":

- в грифе после слов "Регламента взаимодействия" слова "органов исполнительной власти Омской области" заменить словами "участников электронного документооборота";

- в тексте слова "Регламента взаимодействия органов исполнительной власти Омской области в государственной информационной системе Омской области "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области" заменить словами "Регламента взаимодействия участников электронного документооборота в государственной информационной системе Омской области "Единая система документооборота органов исполнительной власти Омской области";

20) в приложении N 2 "Форма распоряжения о назначении лиц, ответственных за осуществление обмена электронными документами":

- в грифе после слов "Регламента взаимодействия" слова "органов исполнительной власти Омской области" заменить словами "участников электронного документооборота";

- в пункте 4 слова "в Министерство промышленной политики, транспорта и связи Омской области" заменить словами "оператору системы электронного документооборота";

- слова "органа исполнительной власти Омской области" исключить;

21) в приложении N 3 "Форма карты потока информации":

- в грифе после слов "Регламента взаимодействия" слова "органов исполнительной власти Омской области" заменить словами "участников электронного документооборота";

- в тексте слова "органа исполнительной власти Омской области" исключить;

22) дополнить приложением N 4 согласно приложению к настоящему приказу.

Министр

А.А. Гладенко