Подраздел 6. Прием и первичная обработка поступающих документов (п.п. 68 - 70)

Подраздел 6. Прием и первичная обработка поступающих документов

68. Доставка документов в Министерство осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электронной связи.

С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электронной связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, письма и проекты входящих и исходящих документов от адресатов, включенных в СЭДО.

69. Документы, поступающие в Министерство на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

В отделе по работе со служебной документацией не вскрываются пакеты с надписью "лично".

Работники отдела по работе со служебной документацией проводят прием и первичную обработку поступающих в Министерство документов: проверяют целостность пакетов или упаковки, правильность адреса, а также осуществляют предварительное рассмотрение поступающих документов: проверяют наличие в них документов, включая приложения, соответствие номера документа указанному. О повреждении, недостаче документов или приложений к ним, работниками отдела по работе со служебной документацией делается отметка на полученном документе.

Конверты после вскрытия, как правило, уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля является доказательством времени отправки или получения документов. Не уничтожаются конверты, содержащие предложения, заявления, жалобы, материалы по судебным делам (иски, отзывы, повестки и т.д.).

Ошибочно доставленные в Министерство документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

70. Служебные документы, полученные работниками Министерства, минуя отдел по работе со служебной документацией, должны быть в тот же день сданы для регистрации.