Подраздел 17. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение (п.п. 156 - 164)

Подраздел 17. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

156. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

1) экспертизу ценности документов;

2) оформление дел;

3) составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

4) составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

157. Экспертиза ценности документов проводится в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов проводится на стадии делопроизводства:

1) при составлении номенклатуры дел;

2) в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

3) при подготовке дел к передаче в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический архив).

158. Экспертизу ценности документов организует и проводит постоянно действующая ЭК, положение о которой утверждается приказом Министерства после согласования с Министерством государственно-правового развития Омской области.

В состав ЭК, утверждаемый правовым актом Министерства, включается представитель Исторического архива.

159. Экспертиза ценности документов производится ежегодно в структурных подразделениях Министерства, осуществляющих формирование и хранение соответствующих дел.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Министерства, отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Министерства, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурой.

160. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению (приложения N 8 - 9 к Инструкции).

161. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

Оформление дел проводится работниками отдела по работе со служебной документацией и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Министерства, при методической помощи и под контролем лица, ответственного за ведение архива Министерства.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела, нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Формы листа-заверителя дела, внутренней описи документов дела приведены в приложениях N 10 - 11 к Инструкции.

162. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение 3 лет.

163. Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в целях передачи соответствующих дел в архив Министерства составляются не позднее чем через 3 года после завершения дел в производстве.

164. При подготовке к передаче на архивное хранение личных дел государственных гражданских служащих (далее - госслужащие) и в течение 10 лет со дня увольнения с государственной гражданской службы Омской области экспертиза ценности личных дел госслужащих и полное упорядочение указанных дел не проводится.

Опись личных дел госслужащих, уволенных с государственной гражданской службы Омской области, составляется Управлением Министерства по окончании каждого делопроизводственного года по форме описи дел Управления Министерства (приложение N 9 к Инструкции), не делая записей о передаче и приеме в архив Министерства.

В случае передачи Управлением Министерства личного дела госслужащего, уволенного с государственной гражданской службы Омской области, в другой государственный орган в указанной описи в графе "Примечание" делается отметка о выбытии дела с указанием основания передачи. Заявления заинтересованных лиц, переписка о передаче дела, акты приема-передачи дела составляют самостоятельное дело, которое включается в указанную опись.

По истечении 10-летнего срока хранения личных дел уволенных госслужащих на эти дела по году увольнения составляется самостоятельная опись с отдельной нумерацией и Управление Министерства передает их в установленном порядке на хранение в архив Министерства.

В Управлении Министерства обеспечивается сейфовое хранение личных дел уволенных госслужащих до передачи в архив Министерства.