Подраздел 5. Подготовка и оформление информационно - справочных документов (п.п. 64 - 67)

Подраздел 5. Подготовка и оформление информационно - справочных документов

64. Письма составляются для решения оперативных вопросов и могут быть различного содержания: запросы, задания, сообщения, разъяснения, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.д.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании установленных законодательством сроков исполнения поручений, запросов.

Содержание и сроки подготовки письма должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

Письма печатаются на бланках установленного образца форматов А4 или А5.

При оформлении письма не допускается использование оборотной стороны листа.

Проекты писем должны быть согласованы руководителями заинтересованных структурных подразделений Министерства, в которых подготовлены вышеуказанные проекты писем, или указанных в резолюции, заместителями Министра, курирующими соответствующее структурное подразделение, если подписание письма осуществляется Министром. Согласование оформляется визой.

Виза проставляется на обратной стороне последнего листа второго экземпляра письма.

Все подготовленные письма должны быть оформлены и направлены на регистрацию в СЭДО.

65. Докладные и объяснительные записки.

Докладная записка - документ, адресованный руководителям структурных подразделений Министерства, заместителям Министра, Министру и информирующий их о сложившейся ситуации, выполненной работе (в том числе поручений Министра, заместителей Министра, руководителей структурных подразделений), содержащий выводы и предложения составителя.

Докладная записка готовится в инициативном порядке либо по поручению руководителя для принятия решения руководителем по вопросу, содержащемуся в докладной записке.

Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА), дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись руководителя структурного подразделения, исполнитель.

Текст докладной записки состоит из двух частей: констатирующей, где описывается ситуация, излагаются факты, резолютивной, где излагаются выводы, предложения, просьбы.

Докладная записка подписывается руководителем соответствующего структурного подразделения.

Все докладные записки должны быть представлены с проектами в отдел по работе со служебной документацией для регистрации в СЭДО.

66. Телеграммы Министерства печатаются на листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка в двух экземплярах.

Адрес телеграммы состоит из телеграфного наименования пункта назначения и точного наименования адресата.

К телеграмме, направляемой в несколько адресов, составляется указатель рассылки.

Телеграммы печатаются через два интервала, прописными буквами, без красной строки, переноса слов и без абзацев.

В тексте телеграммы не пишутся союзы, предлоги, местоимения; знаки препинания печатаются строчными буквами и обозначаются: тчк, зпт, двтч, квч. Цифры в тексте телеграммы пишутся, как правило, прописью.

В конце текста телеграммы проставляется ее регистрационный номер.

В ответных телеграммах перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ.

Проект телеграммы до представления ее на подпись Министру, заместителям Министра визируется исполнителем в левом нижнем углу второго экземпляра и может быть завизирован руководителем структурного подразделения, заместителем Министра, курирующим соответствующее структурное подразделение.

Телеграммы Министерства подписываются Министром, заместителями Министра. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой. В подписи указывается сокращенное наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

В телеграммах подпись заверяется печатью.

Копии телеграмм формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

67. Телефонограмма применяется для срочных кратких сообщений. Телефонограмму рекомендуется применять для передачи вызова на совещание, заседание, а также для получения сведений оперативного характера, не требующих документального оформления (приложение N 5 к Инструкции).

Проект телефонограммы визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения.

Текст отправляемой телефонограммы подписывается Министром, заместителям Министра в соответствии с распределением обязанностей.

На обороте телефонограммы, содержание которой требуется передать нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров телефонов, по которым она должна быть передана.

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи.

После сверки текста телефонограммы с принимающим лицом, передающий заполняет справочные реквизиты:

в графе "Принял" указываются должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона;

в графе "Передал" указываются должность, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.

Полученная телефонограмма должна быть отпечатана и передана Министру, заместителям Министра в возможно короткий срок.