Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
Купить систему ГАРАНТ
Получить демо-доступ
Узнать стоимость
Информационный банк
Подобрать комплект
Семинары
- Главная
- Приказ Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 22 января 2013 г. N 2 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Омской области" (с изменениями и дополнениями)
- Приложение. Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Омской области
Приложение. Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Омской области
Приложение
к приказу Министерства
природных ресурсов
и экологии Омской области
от 22 января 2013 г. N 2
Инструкция
по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Омской области
С изменениями и дополнениями от:
29 марта 2016 г., 9 июня 2017 г.
1. Общие положения
1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве природных ресурсов и экологии Омской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства природных ресурсов и экологии Омской области (далее - Министерство) документов.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 29 марта 2016 г. N 27 в пункт 2 настоящего приложения внесены изменения
2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 года N 65-ст (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), Указом Губернатора Омской области от 2 августа 2013 года N 113 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области" и Регламентом Правительства Омской области, утвержденным Указом Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года N 34 (далее - Регламент Правительства Омской области).
3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, которые осуществляются с применением информационных технологий.
4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с федеральным и областным законодательством.
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 5 настоящего приложения внесены изменения
5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения на основе требований настоящей Инструкции, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в департаментах, управлениях и отделах Министерства (далее - структурные подразделения Министерства) осуществляются работниками отдела материально-технического и информационного обеспечения департамента финансового, правового и организационно-кадрового обеспечения (далее соответственно - Отдел, Департамент) Министерства.
6. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства.
7. Организация работы с документами в делопроизводстве Министерства представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Министерства в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации и методическими документами Федерального архивного агентства.
8. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:
поступающие документы - документы, поступающие в Министерство от организаций и физических лиц;
отправляемые документы - документы, отправляемые Министерством в организации или физическим лицам;
внутренние документы - документы, создаваемые в структурных подразделениях Министерства и реализуемые работниками Министерства в процессе работы (служебные записки, протоколы заседания коллегии Министерства, протоколы заседаний комиссий, рабочих групп Министерства и т.п.).
9. Поступающие, отправляемые и внутренние документы регистрируются отдельно.
2. Организация документооборота и исполнения поручений
2.1. Организация документооборота
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 10 настоящего приложения внесены изменения
10. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки организует Отдел Департамента Министерства.
11. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях Министерства, должностными регламентами и инструкциями работников Министерства.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 12 настоящего приложения внесены изменения
12. В документообороте Министерства используется система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области (далее - СЭДО), предназначенная для ведения учета оборота поступающих, отправляемых и внутренних документов Министерства.
Документы, поступающие в Министерство на бумажном носителе (кроме документов, указанных в пункте 47 настоящей Инструкции), включаются в СЭДО после сканирования и создания электронных образов документов.
Отдел Департамента Министерства обеспечивает соответствие электронных образов отправляемых документов Министерства бумажным носителям.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 13 настоящего приложения внесены изменения
13. Администрирование СЭДО в Министерстве осуществляется работниками Отдела Департамента Министерства.
2.2. Исполнение поручений в Министерстве
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 14 настоящего приложения внесены изменения
14. В Министерстве осуществляется исполнение поручений:
- Губернатора Омской области;
- Правительства Омской области;
- первого заместителя Председателя Правительства Омской области;
- заместителей Председателя Правительства Омской области;
- руководителя Аппарата Губернатора Омской области;
- содержащихся в правовых актах Губернатора Омской области и Правительства Омской области;
- содержащихся в правовых актах Министерства;
- содержащихся в поручениях:
Министра природных ресурсов и экологии Омской области (далее - Министра), в том числе данных на аппаратных совещаниях;
первого заместителя Министра, заместителя Министра, руководителя департамента, начальника управления (отдела) Министерства;
лица, ответственного за исполнение поручения.
3. Подготовка и оформление документов
3.1. Бланки документов
15. В Министерстве документы оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм). Допускается оформление документов на бланках, изготавливаемых на стандартных листах бумаги формата А5 (148 x 210 мм).
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля: левое - от 2,5 до 3,5 см, правое - от 1,25 до 2,25 см, верхнее и нижнее - от 2 до 2,5 см. Межстрочный интервал должен быть одинарным. Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см.
Бланки писем Министерства могут изготавливаться средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники.
Электронные шаблоны бланков документов Министерства утверждаются Министром.
Внутренние документы (служебные записки, справки, отчеты и др.) оформляются без бланков.
16. В Министерстве применяются следующие бланки:
- приказа Министерства (приложение N 1);
- распоряжения Министерства (приложение N 2);
- письма Министерства (приложение N 3);
- поручений должностных лиц Министерства (приложение N 4).
17. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Министерства, являются:
1) Герб Омской области;
2) наименование органа исполнительной власти;
3) должность лица, подписавшего документ;
4) подпись должностного лица;
5) вид документа;
6) место составления (издания) документа;
7) справочные данные об органе исполнительной власти;
8) адресат;
9) дата документа;
10) регистрационный номер документа;
11) наименование документа;
12) текст документа;
13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
14) отметка о наличии приложений;
15) гриф согласования;
16) гриф утверждения;
17) виза;
18) оттиск печати;
19) отметка о заверении копии;
20) отметка об исполнителе;
21) указания по исполнению документа;
22) отметка о контроле документа;
23) отметка об исполнении документа;
24) отметка о конфиденциальности;
25) отметка о поступлении документа.
18. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.
3.2. Печати и штампы Министерства
19. В Министерстве используются печати с изображением герба Омской области и другие печати и штампы.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 20 настоящего приложения внесены изменения
20. Печатью заверяются подписи Министра, заместителей Министра, руководителя Департамента Министерства, главного бухгалтера, а также других должностных лиц, которым предоставлены соответствующие полномочия. Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.
В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным соответствующим образом.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 21 настоящего приложения внесены изменения
21. Изготовление печатей и штампов в Министерстве осуществляется Отделом Департамента Министерства по письменной заявке (служебной записке руководителя структурного подразделения Министерства на имя Министра) в организациях, имеющих сертификат на соответствующий вид деятельности.
22. Учет печатей и штампов Министерства, контроль их применения, ответственность за законность использования и надежность хранения возлагаются на руководителей структурных подразделений Министерства, в которых применяются данные печати и штампы.
Учет печатей и штампов структурных подразделений Министерства ведется по журналу учета печатей и штампов (приложение N 5).
Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью Министерства.
23. Запрещается передача печати с воспроизведением герба Омской области посторонним лицам без разрешения Министра.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 24 настоящего приложения внесены изменения
24. Работник Министерства, отвечающий за применение печатей и штампов, при прекращении служебного контракта обязан сдать их руководителю соответствующего структурного подразделения или в Департамент Министерства (в случае увольнения руководителя структурного подразделения Министерства).
25. Гербовые печати хранятся в сейфах, иные печати и штампы могут храниться в надежно запираемых шкафах (ящиках).
26. Уничтожение печатей и штампов производится по акту (приложение N 6), составленному специально созданной комиссией, состоящей из руководителя структурного подразделения Министерства, в котором находится данная печать (штамп), и двух работников этого структурного подразделения.
В соответствующем структурном подразделении Министерства акту присваивается учетный номер. При этом с началом каждого календарного года нумерация начинается с единицы.
Акт об уничтожении печати (штампа) до конца календарного года находится в соответствующем структурном подразделении Министерства, затем передается в архив Министерства.
3.3. Подготовка и оформление доверенностей
27. Доверенность оформляется на представителя Министерства для подтверждения его полномочий перед третьими лицами на совершение сделок, получение товарно-материальных ценностей или других действий.
Доверенность оформляется на бланке письма Министерства как отправляемый документ Министерства. Вид документа "ДОВЕРЕННОСТЬ" печатается прописными буквами, выравнивается по центру и отделяется 2 - 3 межстрочными интервалами от текста доверенности.
28. В тексте доверенности указываются следующие сведения:
- должность и паспортные данные лица, которому выдана доверенность (при необходимости);
- лицо (лица), для представительства перед которым выдается доверенность;
- перечень полномочий;
- образец подписи лица, получившего доверенность (при необходимости);
- иные сведения в соответствии с законодательством.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 29 настоящего приложения внесены изменения
29. Доверенность оформляется в двух экземплярах:
- первый экземпляр (оригинал) выдается лицу, указанному в доверенности в качестве представителя;
- второй экземпляр (копия) с визами исполнителя, руководителя соответствующего структурного подразделения Министерства хранится в Департаменте Министерства.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 30 настоящего приложения внесены изменения
30. Доверенности регистрируются в Отделе Департамента Министерства и имеют единую порядковую нумерацию в числе исходящих документов Министерства. При этом с началом каждого календарного года нумерация начинается с единицы.
4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
4.1. Подготовка и оформление служебных записок
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 31 настоящего приложения внесены изменения
31. Служебные записки готовятся как:
- отчеты о выполнении поручений Министра, его заместителей, руководителей структурных подразделений Министерства;
- сопроводительные письма к проектам ответов;
- инициативные письма.
Служебные записки по кадровым вопросам согласовываются с руководителем Департамента Министерства.
Служебные записки направляются для регистрации в Отдел Департамента Департамента Министерства (далее - Отдел Департамента Министерства) на бумажном носителе и в электронной форме.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 32 настоящего приложения внесены изменения
32. Работник Отдела Департамента Министерства осуществляет регистрацию служебных записок и их передачу должностным лицам Министерства, которым они адресованы.
33. Служебные записки оформляются без бланка. В правом верхнем углу служебной записки располагается наименование должностного лица Министерства, которому она адресована. Данные реквизиты выравниваются относительно левого края самой длинной строки или границы правого поля листа.
Текст служебной записки может начинаться с обращения к адресату, которое выравнивается по центру служебной записки.
После текста служебной записки располагается наименование должности работника Министерства, подготовившего служебную записку, его фамилия, инициалы, подпись и дата.
Правила оформления служебных записок на бумажном носителе распространяются на оформление служебных записок в электронной форме.
4.2. Подготовка и оформление протоколов заседаний (совещаний)
34. В ходе проведения заседания (совещания) рабочей группы, коллегиального или совещательного органа Министерства составляется протокол, отражающий все существенные сведения о ходе заседания (совещания).
35. Ведение записей во время заседания (совещания), сбор документов и подготовка текста протокола возлагаются на секретаря коллегиального (совещательного) органа или специалиста Министерства, ведущего протокол заседания (совещания). Текст протокола составляется не позднее трех дней со дня проведения заседания (совещания).
Датой протокола является дата заседания (совещания).
Протокол заседания (совещания) подписывает председательствующий и секретарь заседания (совещания).
Секретарь заседания (совещания) подготавливает выписки из протокола и направляет их исполнителям, которым даны поручения на данном заседании (совещании).
36. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседания коллегии Министерства, протоколы экспертной комиссии Министерства и т.п.
37. Документы заседания коллегиального органа Министерства оформляются согласно приложению N 7 к настоящей Инструкции.
4.3. Подготовка и оформление решений, принятых на аппаратных совещаниях Министра
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 38 настоящего приложения внесены изменения
38. Для решения текущих вопросов деятельности Министерства Министр проводит аппаратное совещание.
В состав участников аппаратного совещания входят:
- первый заместитель Министра;
- заместитель Министра;
- руководитель департамента регионального государственного экологического надзора и экологической безопасности;
- начальник управления недропользования и водных ресурсов;
- начальник управления по охране, контролю и сохранению объектов животного мира и охотничьих ресурсов;
- руководитель Департамента;
- руководители бюджетных учреждений Омской области "Управление по охране животного мира" и "Природный парк "Птичья гавань";
- помощник Министра, являющийся секретарем аппаратного совещания. В случае отсутствия указанных лиц в аппаратном совещании принимают участие лица, временно исполняющие их обязанности.
39. По результатам аппаратных совещаний оформляется перечень поручений Министра (далее - перечень поручений).
Перечень поручений - документ, содержащий систематизированное перечисление поручений Министра.
Образец оформления перечня поручений приведен в приложении N 8 к настоящей Инструкции.
Проект перечня поручений подготавливается помощником Министра и представляется Министру для утверждения в течение одного рабочего дня после совещания.
После утверждения перечень поручений направляется исполнителям на бумажном носителе и в электронной форме.
Отчеты об исполнении поручений исполнитель направляет посредством СЭДО помощнику Министра, который обеспечивает контроль исполнения поручений.
4.4. Подготовка и оформление актов
40. В целях подтверждения факта, события, действия составляется акт. Текст акта (кроме первичного учетного документа) состоит из трех частей: вводная часть, констатирующая часть и выводы.
Во вводной части указывается основание для составления акта (наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и название), перечисляются лица, составившие акт.
В констатирующей части излагаются цели, задачи и сущность проведенной работы, установленные факты, события, действия.
В заключительной части делаются выводы и даются рекомендации. Эта часть необязательна, акт может заканчиваться констатацией фактов.
После текста указывается количество составленных экземпляров, дата и их местонахождение (эта часть также необязательна, если иное не установлено законодательством).
41. Акт включает в себя:
- наименование организации;
- наименование документа;
- дату составления акта;
- место составления акта;
- название акта;
- гриф утверждения акта (при необходимости);
- текст акта;
- подписи лиц, составивших акт;
- печать.
42. При необходимости в целях подтверждения факта, события, действия создается комиссия на основании распоряжения Министерства.
Подписи должностных лиц или членов комиссии, составивших акт, располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должностей, например:
|
"Председатель |
(личная подпись) |
А.Л. Иванов |
|
Члены комиссии: |
(личная подпись) |
В.Г. Петров |
|
|
(личная подпись) |
А.А. Сидоров". |
4.5. Подготовка и оформление положений, правил, инструкций (регламентов)
43. Положения, правила, инструкции (регламенты) создаются как самостоятельные виды внутренних документов, которые утверждаются должностными лицами Министерства в соответствии с распределением обязанностей.
Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции (регламента) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов Министерства.
Текст положения, правил, инструкции (регламента) печатается на стандартных листах бумаги формата А4 с отметкой о приложении к правовому акту, которым утверждается.
Название положения, правил, инструкции (регламента) должно отвечать на вопрос "О чем?". Название инструкции, содержащей должностные обязанности (должностная инструкция), должно отвечать на вопрос "Кого?", например:
"Должностная инструкция ведущего инженера...".
В разделе "Общие положения" указываются основания разработки, основное назначение, сфера распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Текст положения, правил, инструкции (регламента) может делиться на пункты и подпункты, нумерация которых производится арабскими цифрами.
Текст положения, правил, инструкции (регламента) излагается от 3-го лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
4.6. Подготовка и оформление телеграмм и телефонограмм
44. Телеграмма составляется в том случае, когда необходима срочная передача информации адресату.
Телеграммы печатаются на стандартных листах бумаги без бланка в двух экземплярах (приложение N 9).
Адрес телеграммы состоит из телеграфного наименования пункта назначения и точного наименования адресата.
К телеграмме одного содержания, направляемой в несколько адресов, составляется указатель рассылки, завизированный исполнителем.
Текст телеграммы излагается на одной стороне листа кратко, без переноса слов, абзацев. Цифры в тексте телеграммы пишутся, как правило, прописью.
В конце текста телеграммы проставляется ее регистрационный номер, который оформляется аналогично проставлению номеров на исходящих документах Министерства.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, с указанием должности, инициалов и фамилии должностного лица, подписавшего телеграмму.
Проект телеграммы от имени Министра (первого заместителя Министра) до представления ее на подпись руководителю визируется исполнителем на втором экземпляре в правом нижнем углу.
Телеграммы принимаются на отправку подписанными и датированными. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи.
Вторые экземпляры телеграмм, отправленных за подписью Министра, первого заместителя Министра, заместителей Министра, формируются в дела в соответствии с номенклатурами дел.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 45 настоящего приложения внесены изменения
45. Телефонограмма применяется для срочных кратких сообщений. Телефонограмму рекомендуется применять для передачи вызова на совещание, заседание, а также для получения сведений оперативного характера, не требующих документального оформления (приложение N 10).
Телефонограммы передаются и принимаются в приемной Министра.
После сверки текста телефонограммы с передающим (принимающим) лицом принимающий (передающий) заполняет справочные реквизиты:
в графе "Принял" указываются должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона;
в графе "Передал" указываются должность, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.
Полученная телефонограмма оформляется в приемной Министра и передается в Отдел Департамента Министерства на регистрацию.
5. Организация работы с поступающими документами
46. Все поступающие документы подлежат регистрации (учету с присвоением регистрационного номера) и учету (учету в отдельном журнале без присвоения регистрационного номера).
47. Регистрации подлежат документы, оформленные на бланках и имеющие исходящие номер и дату.
Учету подлежат:
- документы информационного характера;
- книги, журналы, газеты;
- планы, отчеты информационного и справочного характера;
- отдельные виды бухгалтерских документов (например: счета-фактуры, акты сверки, ведомости выдачи материальных ценностей).
48. Поступающие документы Министерства регистрируются независимо от способа их доставки и передачи один раз в день поступления.
Создаваемые документы - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 49 настоящего приложения внесены изменения
49. Документы, поступающие по электронной почте и факсимильной связи, регистрируются Отделом Департамента Министерства.
50. Телеграммы регистрируются по тем же правилам, что и поступающие документы.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 51 настоящего приложения внесены изменения
51. Документы, поступающие в Министерство, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию (кроме документов, указанных в пункте 47 настоящей Инструкции) в Отделе Департамента Министерства.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 52 настоящего приложения внесены изменения
52. Конверты с документами вскрываются работником Отдела Департамента Министерства (за исключением конвертов с пометкой "лично"). Проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, наличие в конвертах документов, включая приложения. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.
При обнаружении некомплектности или повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в Отделе Департамента Министерства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.
Конверты после вскрытия, как правило, уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля является доказательством времени отправки и получения документов. Не уничтожаются конверты, содержащие предложения, заявления, жалобы граждан, материалы по судебным делам (претензии, иски, отзывы, повестки и т.п.) (далее - судебные документы).
При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
53. Предварительное рассмотрение документов, поступающих в Министерство, осуществляется в целях выделения из общего объема поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения Министром, а также распределения поступивших документов должностным лицам Министерства.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 54 настоящего приложения внесены изменения
54. Предварительное рассмотрение поступающих документов Министерства осуществляется работником Отдела Департамента Министерства исходя из оценки содержания поступивших документов на основании установленного в Министерстве распределения обязанностей.
55. В ходе предварительного рассмотрения документа основанием для принятия решения о направлении его на рассмотрение конкретному работнику Министерства является содержание документа, а не адресация его соответствующему должностному лицу Министерства.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 56 настоящего приложения внесены изменения
56. После предварительного рассмотрения документы регистрируются работником Отдела Департамента Министерства, а затем направляются на рассмотрение Министру (первому заместителю Министра или заместителю Министра) и далее - исполнителям.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 57 настоящего приложения внесены изменения
57. Поступающие документы Министерства, полученные работниками Министерства и не прошедшие регистрацию, подлежат передаче для регистрации в Отдел Департамента Министерства в день их получения.
58. При регистрации поступающего документа в Министерство в правой нижней части лицевой стороны первой страницы проставляется регистрационный штамп, который содержит наименование Министерства, дату и регистрационный номер.
59. При вводе основных реквизитов поступающего в Министерство документа в СЭДО осуществляется присвоение регистрационного номера документу, например:
ВХ-12/МПР-360, где:
ВХ - код вида документа ("входящий");
12 - год;
МПР - Министерство природных ресурсов и экологии Омской области;
360 - порядковый номер.
Порядковый номер документа переносится в регистрационный штамп.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 60 настоящего приложения внесены изменения
60. Рассмотренные Министром, первым заместителем Министра, заместителем Министра документы возвращаются в Отдел Департамента Министерства, где в СЭДО вносится содержание указания по исполнению конкретного документа. После чего документ передается на исполнение.
61. Подлинник документа с указанием руководителя по его исполнению направляется ответственному исполнителю.
Другие исполнители, указанные в поручении, являются соисполнителями документа (поручения) и осуществляют подготовку соответствующих материалов по копии документа (электронному образу в СЭДО) с поручением руководителя.
6. Организация работы с отправляемыми документами
6.1. Общие положения
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 62 настоящего приложения внесены изменения
62. Отправляемые документы передаются:
- посредством СЭДО;
- почтовой, электронной связью;
- работником Отдела Департамента Министерства представителю адресата (адресату) при предъявлении удостоверения (иного документа, удостоверяющего личность);
- работником Отдела Департамента Министерства (далее - курьер) адресату по поручению начальника Отдела Департамента Министерства.
Регистрация и дальнейшая отправка документа осуществляется работником Отдела Департамента Министерства только при наличии его электронной формы, которая направляется исполнителем документа посредством подсистемы "Библиотека документов" СЭДО. При отсутствии рабочего места в СЭДО электронный образ документа передается с использованием электронных носителей информации.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 63 настоящего приложения внесены изменения
63. Отправляемые документы (кроме документов, указанных в пункте 94 настоящей Инструкции) направляются адресату работником Отдела Департамента Министерства почтовым отправлением (с уведомлением о вручении, заказное и т.п.) или передаются исполнителю документа, о чем делается отметка на втором экземпляре отправляемого документа.
Решение о способе доставки принимает руководитель, подписавший документ.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 64 настоящего приложения внесены изменения
64. Обработка отправляемых документов осуществляется работниками Отдела Департамента Министерства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221.
Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, могут быть вложены в один конверт.
65. Прием и передача факсограмм, телефонограмм, электронных документов осуществляется в приемной Министерства.
66. В целях сокращения бумажного документооборота часть направляемой информации (приложение) по решению ответственного исполнителя документа может не прилагаться к сопроводительным письмам, а направляться в электронном виде либо размещаться на официальном сайте Министерства, о чем должно быть указано в сопроводительном письме.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 67 настоящего приложения внесены изменения
67. Изготовление заверенных копий документов Министерства осуществляется работниками Департамента Министерства по обращению ответственного исполнителя документа.
В соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 года N 9779-Х (в редакции Федерального закона от 8 декабря 2003 года N 169-ФЗ) верность копии документа свидетельствуется работником Департамента Министерства на последнем листе копии документа проставлением штампа "Копия верна", печати Департамента Министерства, информации о месте нахождения оригинала документа, подписью работника Департамента Министерства и датой выдачи копии.
Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии.
6.2. Подготовка отправляемого документа
68. Отправляемые документы оформляются на бланках Министерства в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, федерального и областного законодательства.
69. При подготовке документов применяются текстовые редакторы Microsoft Word for Windows, OpenOffice.org с использованием шрифтов "Times New Roman" размером 14.
70. При оформлении документов не допускается использование оборотной стороны листа, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
71. При подготовке документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.
72. Не допускается сшивание, скрепление степлером листов документа.
73. При подготовке документов с большим объемом текста, а также в таблицах, оформляемых приложением к документу (кроме документов, направляемых Губернатору Омской области, в Правительство Омской области), допускается применение шрифта меньшего размера, а также шрифта "Arial".
74. Реквизиты адресата документа указываются в правом верхнем углу отправляемого документа на уровне реквизитов Министерства и выравниваются относительно левого края самой длинной строки или относительно границы правого поля листа, например:
|
|
"Первому заместителю |
|
или |
|
|
|
"Первому заместителю |
75. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при адресации отправляемого документа в города федерального значения (г. Москва, г. Санкт-Петербург) сокращение слова "город" перед названием города не указывается.
При адресации отправляемого документа в организацию указываются ее наименование, затем почтовый адрес, например:
|
|
"Общество |
При адресации отправляемого документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
|
|
"Калинину И.П. |
При адресации отправляемого документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
При адресации отправляемого документа в органы государственной власти Российской Федерации, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти по Омской области, органы государственной власти Омской области, государственные учреждения Омской области, государственные унитарные предприятия Омской области, органы местного самоуправления Омской области почтовый адрес не указывается.
76. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется указатель рассылки документа, который подписывается ответственным исполнителем документа (приложение N 11). Указатель рассылки хранится вместе со вторым экземпляром отправляемого документа, в нем делается отметка о дате отправки документа.
77. При адресации документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации их следует указывать обобщенно, например:
|
|
"Главам |
При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, физическому лицу - после нее.
78. Текст отправляемого документа начинается, как правило, с обращения к адресату, которое выравнивается по центру, например:
"Уважаемый Иван Иванович!".
79. В правовых актах Министерства, а также во внутренних документах Министерства, адресованных вышестоящему должностному лицу, текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу" и т.д.).
В документах коллегии Министерства, комиссий Министерства текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил(а)").
Текст протокола заседания коллегии Министерства излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили" и т.д.).
В письмах используются следующие формы изложения текста: "просим предоставить", "направляем в Ваш адрес", "в Министерстве рассмотрено".
80. Дату создания документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 05.09.2012 или 27.09.2012.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты документа, например: 5 сентября 2011 года или 27 сентября 2012 года.
81. В тексте документа дата оформляется словесно-цифровым способом, например:
"12 сентября 2012 года".
Во внутренних документах Министерства допускается оформление даты арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:
"12.09.2012".
Датой документа, подписываемого совместно двумя или более должностными лицами, является дата более поздней подписи.
82. В конце отправляемого документа на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от последней строки текста указывается наименование должности, а также инициалы и фамилия лица, уполномоченного подписывать отправляемый документ.
Элементы реквизита "Подпись должностного лица" выравниваются по границам левого и правого полей документа. Расшифровка подписи оформляется на уровне последней строки наименования должности, инициалы отделяются от фамилии пробелом, например:
|
"Министр |
(личная подпись) |
Н.А. Лебедев". |
83. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона.
Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу шрифтом "Times New Roman" размером 10 следующим образом:
|
"И.И. Иванов |
|
На отправляемом документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указываются инициалы и фамилия ответственного исполнителя документа.
84. Часть отправляемого документа может быть оформлена приложением. Приложение к документу оформляется на отдельных листах бумаги. На первом листе приложения в правом верхнем углу указываются слово "Приложение" и обозначаемый арабскими цифрами номер приложения, если отправляемый документ имеет несколько приложений.
Приложение, за исключением завершающегося таблицей с выделенными границами, заканчивается чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 1 - 3 межстрочных интервалов от последней строки текста. Длина черты 2 - 5 см.
Название приложения выравнивается по центру. В названии приложения вид документа указывается прописными буквами, например:
"ИНФОРМАЦИЯ".
Приложение визируется руководителем структурного подразделения Министерства, подготовившего проект отправляемого документа, или исполнителем.
Если приложение направляется не во все указанные в отправляемом документе адреса, то в тексте документа об этом делается отметка, например:
"Приложение: на 5 листах в первый адрес".
В тексте отправляемого документа должны быть ссылки на приложение, как правило, при помощи слов "прилагаемый", "согласно приложению", "(приложение N 2)", например:
"Направляется для сведения информация согласно приложению".
Если в тексте отправляемого документа отсутствует ссылка на приложение, то в конце текста документа перечисляются наименования приложений с указанием количества листов и числа их экземпляров в каждом приложении, например:
"Приложение:
1. Справка о принятых нормативных правовых актах Омской области в сфере использования, охраны, защиты и воспроизводства лесов на 3 л. в 2 экз.
2. Проект постановления Правительства Омской области "О порядке ведения лесного хозяйства в городских лесах" на 8 л. в 3 экз.".
Если приложение сброшюровано, количество листов в нем не указывается.
На приложениях к правовым актам Министерства, правилам, инструкциям, планам, программам и другим подобным документам отметка о приложении проставляется на первом листе в правом верхнем углу. При этом указывается наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер, например:
|
|
"Приложение |
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 85 настоящего приложения внесены изменения
85. Подготовка проекта отправляемого документа Министерства осуществляется в двух экземплярах:
- первый экземпляр (оригинал) после его подписания направляется адресату;
- второй экземпляр хранится в Отделе Департамента.
86. Второй экземпляр проекта отправляемого документа Министерства визируется исполнителем, руководителем подразделения Министерства, подготовившего проект.
Также отправляемый документ визируется (либо согласовывается в СЭДО) первым заместителем Министра или заместителем Министра, координирующим деятельность соответствующего структурного подразделения Министерства (если не они подписывают отправляемый документ).
Визы проставляются в нижней части лицевой стороны второго экземпляра отправляемого документа.
87. Проекты отправляемых документов Министерства передаются на подпись Министру через помощника Министра.
Помощник Министра при рассмотрении проекта отправляемого документа имеет право возвращать документ исполнителю на доработку.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 88 настоящего приложения внесены изменения
88. Подписанные Министром отправляемые документы Министерства регистрируются в Отделе Департамента Министерства при наличии электронной версии документа. При этом нумерация с началом каждого календарного года начинается с единицы.
89. Регистрационный номер отправляемого документа Министерства и дата регистрации проставляются в реквизитах бланка. Если отправляемый документ подготовлен как ответ на поступивший документ, то в реквизитах бланка Министерства проставляются регистрационный номер и дата документа, на который должен быть дан ответ.
На отправляемом документе Министерства указывается дата, оформленная цифровым способом, и регистрационный номер. Например:
ИСХ-12/МПР-1487, где:
ИСХ - код вида документа (исходящий);
12 - год;
МПР - Министерство природных ресурсов и экологии Омской области;
1487 - порядковый номер документа.
Порядковый номер документа переносится в реквизиты бланка.
90. Документ, отправляемый по факсу, электронной почте, подлежит регистрации в соответствии с пунктом 89 настоящей Инструкции.
Решение о необходимости направления адресату подлинника документа на бумажном носителе принимает ответственный исполнитель.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 91 настоящего приложения внесены изменения
91. Лицам, не являющимся работниками Министерства, отправляемые документы передаются работниками Отдела Департамента Министерства под роспись.
6.3. Отправка документа
92. Документы для отправки передаются полностью оформленными в соответствии с требованиями законодательства и настоящей Инструкции.
93. Документы обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего за ним рабочего дня.
94. Отправляемые документы Министерства доставляются курьером Министерства:
- Губернатору Омской области, в Правительство Омской области;
- Главному федеральному инспектору в Омской области;
- в Управление Министерства внутренних дел Российской Федерации по Омской области;
- в прокуратуру Омской области;
- в Управление Федеральной службы безопасности Российской Федерации по Омской области;
- в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Омской области.
95. Документы, оформленные с нарушением настоящей Инструкции, возвращаются исполнителю.
96. При подготовке ответа на поступивший документ, адресованный непосредственно Министерству, Министру или структурным подразделениям Министерства, поступивший документ остается со вторым экземпляром ответа.
7. Внешнее согласование и утверждение документа
97. Согласование документа с государственными органами, органами местного самоуправления, организациями и должностными лицами, интересы которых затрагиваются документом, является внешним согласованием.
Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования, например:
|
|
"СОГЛАСОВАНО |
Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования.
Реквизит "Гриф согласования" проставляется в нижнем левом углу последнего листа документа, если иное не предусмотрено законодательством.
98. Реквизит "Гриф утверждения" проставляется в верхнем правом углу первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
|
|
"УТВЕРЖДАЮ |
8. Организация работы с правовыми актами Министерства
99. Министерство издает нормативные правовые акты в форме приказов и индивидуальные правовые акты в форме распоряжений по вопросам, отнесенным к его компетенции федеральным и областным законодательством.
Приказы и распоряжения по основной деятельности и по кадровым вопросам регистрируются отдельно.
8.1. Правовые акты Министерства по основной деятельности
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 100 настоящего приложения внесены изменения
100. Подготовку проектов правовых актов Министерства осуществляют работники структурных подразделений Министерства на основании поручений Министра, первого заместителя Министра, заместителя Министра, координирующего деятельность соответствующего структурного подразделения Министерства, либо в инициативном порядке.
Подготовку проектов правовых актов Министерства по кадровым вопросам осуществляют работники Департамента Министерства или иных структурных подразделений Министерства на основании поручений Министра или его заместителей.
101. Подготовка проектов правовых актов Министерства осуществляется в соответствии с Правилами подготовки проектов правовых актов, утвержденными Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82.
102. Проект правового акта Министерства подготавливается исполнителем в одном экземпляре.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 103 настоящего приложения внесены изменения
103. Исполнители обеспечивают представление в Отдел Департамента Министерства текстов приказов Министерства на бумажном носителе и в электронной форме.
104. В конце проекта правового акта Министерства на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от последней строки текста указывается наименование должности, а также инициалы и фамилия лица, уполномоченного подписывать правовой акт. Элементы реквизита "Подпись должностного лица" выравниваются по границам левого и правого полей документа. Расшифровка подписи оформляется на уровне последней строки наименования должности, инициалы отделяются от фамилии пробелом, например:
|
"Министр |
(личная подпись) |
Н.А. Лебедев". |
105. Проекты правовых актов Министерства оформляются на специальных бланках Министерства согласно приложениям N 1,2 к настоящей Инструкции шрифтом "Times New Roman" размером 14.
106. В делопроизводстве Министерства предусмотрены следующие коды видов правовых актов Министерства по основной деятельности:
п - приказы Министерства;
р - распоряжения Министерства.
107. Правовой акт Министерства имеет следующие реквизиты:
- герб Омской области;
- наименование Министерства;
- наименование вида правового акта - приказ или распоряжение Министерства;
- дата правового акта Министерства (выравнивается по левому краю бланка);
- регистрационный номер правового акта Министерства (выравнивается по правому краю бланка);
- место составления (издания) правового акта Министерства располагается по центру листа на один интервал ниже даты и номера правового акта Министерства;
- подпись должностного лица.
Дата правового акта Министерства оформляется цифровым способом.
Регистрационный номер правового акта Министерства состоит из знака "N", порядкового номера и кода вида правового акта Министерства, например:
|
"22.10.2012 |
N 157п", |
где:
22.10.2012 - дата (число, месяц, год подписания правового акта Министерства);
157 - регистрационный номер правового акта Министерства;
п - код вида правового акта Министерства ("приказ").
При присвоении порядковых номеров правовым актам Министерства с началом каждого календарного года нумерация начинается с единицы.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 108 настоящего приложения внесены изменения
108. На оборотной стороне бланка правового акта Министерства в левом нижнем углу печатным способом проставляются инициалы и фамилия исполнителя шрифтом "Times New Roman" размером 10.
Проект правового акта Министерства представляется для согласования должностным лицам Министерства, в компетенцию которых входит рассмотрение соответствующих вопросов или интересы которых затрагивает проект правового акта.
Согласование проекта правового акта Министерства осуществляется на листе согласования, который оформляется по форме согласно приложению N 12 к настоящей Инструкции, либо средствами СЭДО.
При согласовании проекта правового акта Министерства должностные лица Министерства, в компетенцию которых входит рассмотрение соответствующих вопросов или интересы которых затрагивает проект правового акта Министерства, вправе выражать мотивированные замечания и предложения по вопросам, входящим в их компетенцию, а также затрагивающим их интересы.
Ответственный исполнитель обеспечивает рассмотрение, устранение и учет замечаний и предложений в течение трех дней после их получения.
Проекты приказов Министерства также визируются руководителем Департамента Министерства.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 109 настоящего приложения внесены изменения
109. Во исполнение постановления Правительства Омской области от 20 мая 2009 года N 88-п "Об утверждении Порядка проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов Омской области (проектов нормативных правовых актов Омской области) в органах исполнительной власти Омской области" проект приказа Министерства, затрагивающего права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающего правовой статус организаций или имеющего межведомственный характер, размещается в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы. Срок приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы не менее 7 календарных дней со дня, следующего за днем размещения.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 110 настоящего приложения внесены изменения
110. Ответственный исполнитель проекта приказа Министерства после выполнения процедуры согласования, направляет посредством СЭДО электронный образ проекта приказа Министерства и информацию о датах начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы работнику Отдела Департамента Министерства, ответственному за общую организацию и техническое наполнение официального сайта Министерства, для размещения данного проекта приказа на официальном сайте Министерства в сети "Интернет".
Одновременно с проектом приказа Министерства ответственным исполнителем в Департамент Министерства представляется информация о размещении данного проекта приказа на сайте Министерства для проведения независимой антикоррупционной экспертизы с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы.
По окончании независимой антикоррупционной экспертизы, при необходимости, проект приказа корректируется, вторично визируется руководителем Департамента и первым заместителем Министра, передается работником Департамента помощнику Министра для рассмотрения и утверждения.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 111 настоящего приложения внесены изменения
111. Правовые акты Министерства, подготовленные в соответствии с Федеральным законом от 5 апреля 2013 года N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд", визируются:
- исполнителем;
- руководителем Департамента;
- руководителем соответствующего департамента, управления Министерства;
- заместителем Министра;
- первым заместителем Министра.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 112 настоящего приложения внесены изменения
112. Совместный проект правового акта Министерства с органами исполнительной власти Омской области (далее - совместный правовой акт) оформляется в вышеуказанном порядке со следующими особенностями:
- совместный правовой акт печатается на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка в двух экземплярах по одному для каждой из сторон. Первый экземпляр подписанного совместного правового акта направляется другой стороне, второй экземпляр хранится в Департаменте Министерства. Заверенная копия совместного правового акта передается работником Департамента Министерства исполнителю под роспись;
- наименования Министерства и органов исполнительной власти Омской области должны располагаться на одном уровне (при большом количестве участников совместного правового акта Министерства - одно под другим);
- дата совместного правового акта - единая, соответствует дате более позднего подписания;
- регистрационный номер совместного правового акта состоит из регистрационных номеров правового акта Министерства и регистрационных номеров органов исполнительной власти Омской области, проставляемых через косую черту в порядке их указания в совместном правовом акте;
- преамбула в совместных правовых актах завершается словом "приказываем:";
- подписи Министра (первого заместителя Министра или заместителя Министра) и представителя органа исполнительной власти Омской области располагаются под текстом на одном уровне (при большом количестве участников совместного правового акта Министерства - одно под другим).
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 113 настоящего приложения внесены изменения
113. Проекты правовых актов Министерства по вопросам, связанным с расходованием денежных средств или иными финансовыми обязательствами Министерства, в обязательном порядке визируются главным бухгалтером Министерства, руководителем Департамента и заместителем Министра.
Приложение к проекту правового акта Министерства визируется исполнителем в правом нижнем углу последнего листа приложения.
114. Обеспечение качественной и своевременной подготовки проекта правового акта Министерства, соответствия правового акта Министерства требованиям федерального и областного законодательства и согласования его с заинтересованными структурными подразделениями Министерства возлагаются на исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения Министерства, подготовившего проект правового акта.
Проекты правовых актов Министерства передаются на подпись Министру через помощника Министра.
Помощник Министра при рассмотрении проекта правового акта Министерства имеет право возвращать документ исполнителю на доработку.
115. Правовые акты Министерства подписываются Министром, первым заместителем Министра или заместителем Министра в соответствии с распределением должностных обязанностей между указанными лицами.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 116 настоящего приложения внесены изменения
116. Правовые акты Министерства регистрируются в Отделе Департамента Министерства. Приказы и распоряжения Министерства регистрируются отдельно.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 117 настоящего приложения внесены изменения
117. После подписания правового акта Министерства ему присваивается регистрационный номер в Отделе Департамента Министерства. Оригинал правового акта Министерства хранится в Отделе Департамента Министерства. Заверенная в соответствии с пунктом 67 настоящей Инструкции копия (копии) правового акта Министерства передается работником Отдела Департамента Министерства исполнителю под роспись.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 пункт 118 настоящего приложения изложен в новой редакции
118. Работники отдела правового и организационно-кадрового обеспечения Департамента обеспечивают направление копий приказов Министерства в соответствии с действующим законодательством.
119. По решению исполнителя копии правового акта Министерства могут рассылаться нескольким адресатам согласно указателю рассылки, который составляется на документ, рассылаемый более чем в три адреса.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 120 настоящего приложения внесены изменения
120. Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии "Всего в копии 15 л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.
Указатель рассылки правового акта Министерства готовится исполнителем на отдельном листе (приложение N 13) и визируется им в правом нижнем углу лицевой стороны документа.
Указатель рассылки правового акта Министерства хранится вместе с его оригиналом в Отделе Департамента Министерства, в нем делается отметка о дате отправки правового акта Министерства.
Рассылку копий правового акта Министерства осуществляет работник Отдела Департамента Министерства.
8.2. Особенности подготовки правовых актов Министерства по кадровым вопросам
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 121 настоящего приложения внесены изменения
121. Проект правового акта Министерства по кадровым вопросам согласовывается исполнителем с руководителем Департамента Министерства, начальником управления Министерства, заместителем Министра, первым заместителем Министра (если проект правового акта касается подчиненных им подразделений).
122. На подпись Министру проекты передаются через помощника Министра.
Помощник Министра при рассмотрении проекта правового акта Министерства по кадровым вопросам имеет право возвращать документ исполнителю на доработку.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 123 настоящего приложения внесены изменения
123. Правовые акты Министерства по кадровым вопросам регистрируются в Департаменте Министерства.
Оригинал правового акта Министерства по кадровым вопросам хранится в Департаменте Министерства. Копия заверяется оттиском печати данного отдела, передается в Департамент Министерства и (или) приобщается к личному делу работника Министерства в зависимости от содержания правового акта Министерства.
124. Распоряжения Министерства по кадровым вопросам формируются в дела в зависимости от сроков хранения и обозначаются следующими кодами:
лс - распоряжения Министерства по кадровым вопросам, имеющие сроки хранения 75 лет (о приеме, увольнении, поощрении, изменении фамилии, установлении надбавок, отпусках без сохранения денежного содержания, заработной платы и др.);
к - распоряжения Министерства по кадровым вопросам, имеющие сроки хранения 5 лет (о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, наложении взысканий, краткосрочных командировках и др.).
125. Распоряжения Министерства по кадровым вопросам в отношении государственных гражданских служащих Омской области, замещающих должности государственной гражданской службы Омской области в Министерстве (далее - гражданские служащие), и работников, занимающих должности, не относящиеся к должностям государственной гражданской службы Омской области, в Министерстве (далее - работники), формируются в отдельные дела.
9. Организация работы с обращениями граждан
126. Обращения граждан, поступившие в Министерство, рассматриваются в соответствии с федеральным и областным законодательством.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 127 настоящего приложения внесены изменения
127. Обращения граждан формируются в дела отдельно от других поступающих документов Министерства.
Обращение гражданина регистрируется в Отделе Департамента Министерства как поступающий документ.
Регистрация обращений граждан, поступивших в Министерство письменно, по электронным каналам связи или во время личного приема Министра, первого заместителя Министра, заместителя Министра, ведется в СЭДО с использованием базы данных Министерства "Обращения граждан".
Нумерация с началом каждого календарного года начинается с единицы.
При вводе основных реквизитов поступившего в Министерство обращения гражданина в СЭДО осуществляется присвоение ему регистрационного номера, например:
И-360, где:
И - первая буква фамилии обратившегося гражданина ("Иванов");
360 - порядковый номер обращения.
В случае повторного поступления обращения одного и того же адресата в регистрационный номер добавляется буква (п) - ("повторно").
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 128 настоящего приложения внесены изменения
128. Рассмотрение обращений граждан, поступающих в Министерство, осуществляется Министром, первым заместителем Министра, заместителем Министра.
На рассмотрение Министру направляются обращения граждан:
- поступившие непосредственно на имя Министра;
- поставленные на контроль в управлении по работе с обращениями граждан Губернатора Омской области, являющемся структурным подразделением Аппарата Губернатора и Правительства Омской области (далее - управление по работе с обращениями граждан Губернатора Омской области);
- обращения граждан, переданные на контроль в Министерство из управления по работе с обращениями граждан Губернатора Омской области.
На рассмотрение заместителей Министра передаются обращения граждан, адресованные конкретному заместителю Министра.
129. Сроки рассмотрения обращений граждан, поступивших Губернатору Омской области, в Правительство Омской области и переданных на рассмотрение в Министерство, исчисляются в календарных днях со дня их регистрации в управлении по работе с обращениями граждан Губернатора Омской области.
Общий срок рассмотрения обращений, поступивших непосредственно в Министерство - 30 календарных дней со дня их регистрации.
Если в тексте поручения Министра имеется указание "срочно", "незамедлительно", то исполнение осуществляется в течение 3 календарных дней. Указание "оперативно" предусматривает исполнение в течение 10 календарных дней. Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, то оно исполняется в предшествующий рабочий день.
130. При подготовке ответа на обращения граждан, поступившие Губернатору Омской области, в Правительство Омской области и переданные в Министерство для направления ответа гражданину, осуществляется также подготовка сопроводительного письма Губернатору Омской области, в Правительство Омской области с информацией о выполнении поручения (если это содержится в указании по исполнению документа). Ответы на данные обращения граждан готовятся в письменной форме за подписью Министра.
131. При подготовке ответа на обращение, поступившее непосредственно в Министерство или Министру, ответ дается только автору обращения. Ответы на данные обращения граждан готовятся в письменной форме за подписью первого заместителя Министра или заместителя Министра в соответствии с распределением обязанностей между первым заместителем Министра и заместителем Министра.
132. В Министерстве ведется личный прием граждан Министром, первым заместителем Министра, заместителем Министра. График личного приема граждан утверждается распоряжением Министерства. Запись граждан осуществляется в приемной Министра по адресу: г. Омск, ул. Куйбышева, 63, кабинет 411, а также по телефону приемной Министра: 393-500.
Контроль исполнения поручений Министра, первого заместителя Министра, заместителя Министра по результатам личного приема граждан осуществляется в соответствии с пунктом 144 настоящей Инструкции.
10. Организация контроля исполнения документов
133. Контроль исполнения документов в Министерстве включает в себя постановку документа на контроль, предварительную проверку хода его исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело.
134. В Министерстве осуществляется контроль исполнения всех зарегистрированных документов, требующих исполнения.
135. Контроль исполнения поручений в Министерстве ведется в СЭДО помощником Министра.
136. По факту неисполнения документов в контрольные сроки помощником Министра осуществляются следующие действия:
- на следующий день по окончании контрольного срока ответственный исполнитель информируется посредством электронного сообщения в СЭДО о срыве срока;
- еженедельно, по понедельникам на Министра предоставляется служебная записка за подписью помощника Министра с информацией о документах, которые не были исполнены в регламентированные сроки.
137. Срок исполнения документа, поступившего из вышестоящей организации, определяется Министром или руководителем, уполномоченным давать указание по исполнению документа, исходя из срока, установленного вышестоящей организацией, направившей документ, или срока, установленного федеральным и (или) областным законодательством.
Срок исполнения документа, поступившего непосредственно в Министерство, определяется Министром или руководителем, уполномоченным давать указание по исполнению документа, исходя из срока, установленного федеральным и (или) областным законодательством.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 138 настоящего приложения внесены изменения
138. В данный срок включаются подготовка и визирование проекта ответа, а также подписание документа Министром. Поручение считается исполненным после присвоения документу исходящего номера в Отделе Департамента Министерства.
139. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день или срок исполнения поручения указан со словом "до", то поручение исполняется в предшествующий этой дате день.
140. Изменение срока исполнения поручения согласовывается с лицом, давшим поручение. Если поручение по объективным причинам не может быть исполнено в установленный срок, то ответственный исполнитель обязан не позднее чем за три дня до истечения срока письменно согласовать продление срока исполнения с лицом, давшим поручение (за исключением сроков, установленных федеральным и (или) областным законодательством).
141. Если поручение дано нескольким лицам, то ответственным за исполнение поручения является лицо, указанное в поручении первым, либо исполнитель, напротив фамилии которого стоит отметка "отв", "обобщение", "свод" и т.п.
Документ вместе с указанием по его исполнению направляется ответственному исполнителю в электронной форме посредством СЭДО, а также на бумажном носителе. Иные исполнители документа (далее - соисполнители) осуществляют работу с документом по его электронному образу в СЭДО. При отсутствии рабочего места в СЭДО исполнителям направляется копия документа с указанием по его исполнению на бумажном носителе. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей, в том числе определяет сроки представления соисполнителями необходимых документов, информации и предложений.
В случае если ответственным исполнителем специально не определены сроки представления соисполнителями необходимых документов, информации и предложений, то данные документы и материалы представляются не позднее чем за три дня до окончания срока исполнения поручения или документа.
Все последующие указания по исполнению документа не должны искажать содержание поручения вышестоящего руководителя.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 142 настоящего приложения внесены изменения
142. Перед уходом в отпуск (выездом в командировку) работник, имеющий неисполненные документы, срок исполнения по которым истекает во время нахождения работника в отпуске (командировке), обязан передать неисполненные документы своему непосредственному руководителю для их распределения между оставшимися работниками структурного подразделения (если не предусмотрено возложение исполнения обязанностей уходящего в отпуск (выезжающего в командировку) на другого работника).
При увольнении или переходе на другую работу работник должен сдать непосредственному руководителю все числящиеся за ним документы. Дела, взятые из архива Министерства, сдаются в Отдел Департамента Министерства.
В случае болезни работника вопрос о передаче документов, находящихся у него на исполнении, решается руководителем, давшим поручение.
143. В Бюджетном учреждении "Птичья гавань" и Бюджетном учреждении "Управление по охране животного мира" ведется самостоятельный документооборот.
Документы, поступающие в данные учреждения, требующие решения Министра, передаются Министру со служебной запиской.
144. Документ считается исполненным и снимается с контроля, когда решены по существу все поставленные в нем вопросы и задачи, извещены все заинтересованные лица и организации.
Документ считается исполненным после подписания его лицом, уполномоченным подписывать настоящий документ, и присвоения ему регистрационного номера.
Основанием для снятия с контроля документа, по результатам исполнения которого не предполагается подготовка письменного ответа Министерства, является направление служебной записки на имя лица, давшего поручение, или письменное пояснение ответственного исполнителя на документе о результатах его исполнения.
Снятие с контроля поручений Министра осуществляется Министром по представлению первого заместителя Министра, заместителя Министра или ответственного исполнителя документа.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 29 марта 2016 г. N 27 настоящее приложение дополнено пунктом 144.1
144.1 Ответственный исполнитель персонально отвечает за качество исполнения документа (поручения), полноту и достоверность информации и соблюдение сроков его выполнения.
11. Документальный фонд Министерства
145. Организация работы с документами в делопроизводстве Министерства представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на стадии делопроизводства и их передачу на архивное хранение в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.
146. Работники Министерства обязаны обеспечивать сохранность документов Министерства.
В конце рабочего дня документы, находящиеся в рабочем кабинете, должны помещаться работниками Министерства в шкафы, обеспечивающие их сохранность, предохраняющие документы Министерства от пыли и воздействия прямого солнечного света.
11.1. Разработка номенклатуры дел Министерства
147. Номенклатура дел Министерства - систематизированный перечень документов, образующихся в процессе деятельности Министерства, включающий перечень заголовков дел, заводимых в Министерстве, с указанием сроков их хранения и оформленный по форме согласно приложению N 14 к настоящей Инструкции.
Номенклатура дел Министерства предназначена для организации группировки исполненных документов Министерства в дела, систематизации и учета дел, индексации дел, определения сроков хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного хранения.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 148 настоящего приложения внесены изменения
148. Номенклатура дел Министерства:
- составляется Отделом Департамента в форме проекта распоряжения Министерства;
- утверждается Министром после согласования экспертной комиссией Министерства (далее - ЭК Министерства) не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;
- один раз в 5 лет согласовывается экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Омской области (далее - ЭПК);
- в случае изменения функций и структуры Министерства подлежит согласованию ЭПК.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 149 настоящего приложения внесены изменения
149. После утверждения номенклатуры дел Министерства департаменты, управления и отделы Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
150. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия управлений и отделов Министерства. В номенклатуре дел Министерства разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.
151. В номенклатуру дел Министерства включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы, и вопросы деятельности Министерства, кроме печатных изданий. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.
152. В случае возникновения необходимости в течение календарного года в номенклатуру дел Министерства могут быть внесены изменения.
11.2. Формирование дел и их текущее хранение
153. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с Номенклатурой в зависимости от сроков хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) и правилами систематизации документов внутри дела.
154. Законченный делопроизводством документ передается исполнителем в дело не позднее 10-дневного срока.
155. Дела формируются в структурных подразделениях Министерства. Перечень лиц, ответственных за сохранность документов, формирование их в дела, разработку номенклатуры дел структурного подразделения, составление описей дел структурного подразделения, уничтожение документов с истекшими сроками хранения, устанавливается распоряжением Министерства. Указанные лица и руководители структурных подразделений Министерства обеспечивают сохранность документов и дел.
156. Индекс дела, в которое в соответствии с Номенклатурой должен быть помещен исполненный документ (комплект документов), определяет лицо, ответственное в структурном подразделении Министерства за сохранность документов и формирование их в дела.
157. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
1) помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела в Номенклатуре;
2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
3) помещать приложения вместе с основными документами;
4) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
5) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
6) помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
7) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);
8) документ, помещаемый в дело, должен иметь дату, подпись, другие реквизиты, то есть быть правильно и полностью оформленным;
9) по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см. При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т. 1", "Т. 2" и т.д.;
10) документы внутри дела располагаются по мере поступления в хронологической, вопросно-логической последовательности;
11) распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;
13) все документы отчетного и информационного характера по исполнению поручений Губернатора Омской области по исполнению поручений и указаний Президента Российской Федерации, правовых актов и поручений Губернатора Омской области, Правительства Омской области, находящихся на контроле, помещаются в заведенные на эти правовые акты и поручения дела. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких документов, помещенных в разные дела, то следует поместить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором помещен подлинник этого документа;
14) документы коллегиальных органов группируются в два дела: протоколы и решения коллегиальных органов и документы к заседаниям коллегиальных органов;
15) протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов;
16) правовые акты Министерства по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов Министерства по личному составу;
17) правовые акты Министерства по личному составу формируются в отдельные дела в соответствии со сроками хранения;
18) лицевые счета работников Министерства по оплате труда группируются в пределах года в отдельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям работников Министерства;
19) документы в личных делах располагаются по мере их поступления;
20) обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Министерства или подведомственных ему учреждений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам;
21) переписка группируется, как правило, за период календарного года, систематизируется в хронологической последовательности "документ-ответ" и помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;
22) законченные делопроизводством электронные копии документов формируются в дела (папки, директории) в соответствии с Номенклатурой отдельно от документов на бумажных носителях на жестком диске специально выделенного компьютера.
158. Местом текущего хранения дел со дня их заведения до передачи в архив Министерства или на уничтожение являются структурные подразделения Министерства, в которых были сформированы соответствующие дела.
После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.
Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с Номенклатурой. На корешках и обложках дел указываются индексы по Номенклатуре.
Руководители структурных подразделений Министерства и работники этих подразделений, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, в течение 3 лет после завершения делопроизводственного года остаются в структурных подразделениях Министерства для оперативного использования, затем передаются в архив Министерства.
159. Дела документального фонда Министерства, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Министерства, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по Номенклатуре.
160. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения Министерства, в котором были сформированы соответствующие дела, реорганизации и ликвидации указанного структурного подразделения Министерства.
Проверка наличия проводится путем сверки статей Номенклатуры с описанием дел на обложке, физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.
В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в соответствии с законодательством.
161. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела лицом, ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Министра или его заместителей с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 162 настоящего приложения внесены изменения
162. Контроль формирования дел, проверку наличия и состояния дел, выдачу дел во временное пользование, изъятие документов из дел осуществляет работник Отдела Департамента Министерства.
11.3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
163. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:
1) экспертизу ценности документов;
2) оформление дел;
3) составление описей дел по результатам экспертизы ценности документов (дел);
4) составление актов на уничтожение документов и дел, не подлежащих хранению.
164. Экспертиза ценности документов проводится в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Экспертиза ценности документов проводится на стадии делопроизводства:
1) при составлении номенклатуры дел;
2) в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;
3) при подготовке к передаче в архив Министерства.
165. Экспертизу ценности документов организует и проводит экспертная комиссия Министерства.
166. Экспертиза ценности документов производится ежегодно в структурных подразделениях Министерства, осуществляющих формирование и хранение соответствующих дел.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Министерства, отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Министерства, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, перечнями документов с указанием сроков их хранения, Номенклатурой.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 167 настоящего приложения внесены изменения
167. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.
Оформление дел проводится работниками структурных подразделений Министерства, ответственными за ведение делопроизводства (архива), при методической и практической помощи и под контролем работника Отдела Департамента Министерства.
Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.
Полное оформление дел предусматривает оформление реквизитов обложки дела (приложение N 15), нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела (приложение N 16), составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 17), подшивку или переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
168. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение 3 лет.
169. Описи дел постоянного хранения структурного подразделения Министерства (приложение N 18) в целях передачи соответствующих дел в архив Министерства составляются не позднее чем через 3 года после завершения дел в производстве.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 170 настоящего приложения внесены изменения
170. Дела государственных гражданских служащих экспертизе ценности не подлежат. Дела данной категории подлежат частичному оформлению: производится нумерация листов в деле, составляется заверительная надпись дела и внутренняя опись документов дела. Указанные дела не подлежат подшивке или переплету.
Опись дел по личному составу государственных гражданских служащих, уволенных с государственной гражданской службы Омской области, составляется Департаментом Министерства (приложение N 19) без записей о передаче и приеме в архив Министерства.
В случае передачи личного дела государственного гражданского служащего, уволенного с государственной гражданской службы Омской области, в другой государственный орган в указанной описи в графе "Примечание" делается отметка о выбытии дела с указанием основания передачи. Документы (акты, запросы) о передаче дел государственных гражданских служащих составляют самостоятельное дело, которое включается в указанную опись.
По истечении 10-летнего срока хранения личных дел уволенных государственных гражданских служащих на эти дела по году увольнения составляется самостоятельная опись (приложение N 20) с отдельной нумерацией, и Департамент Министерства передает их в установленном порядке на хранение в архив Министерства.
В Департаменте Министерства обеспечивается сейфовое хранение личных дел уволенных государственных гражданских служащих до передачи в архив Министерства.
11.4. Передача дел на архивное хранение
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 171 настоящего приложения внесены изменения
171. Архив Министерства ведет работник Отдела Департамента Министерства, в должностные обязанности которого входит организация хранения и обеспечение сохранности документов Министерства, поступивших в архив на хранение.
172. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел структурных подразделений в соответствии с графиком, составленным работником отдела информационного обеспечения и согласованным с руководителями структурных подразделений Министерства.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Министерства, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Министерства и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 173 настоящего приложения внесены изменения
173. Прием дел производится работником Отдела Департамента Министерства в присутствии работника структурного подразделения Министерства с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела. В конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника Отдела Департамента Министерства и лица, передавшего дела.
174. Дела и описи дел передаются в архив Министерства сотрудниками структурных подразделений Министерства с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив Министерства (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив Министерства несет структурное подразделение Министерства, передающее документы).
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 175 настоящего приложения внесены изменения
175. Работником Отдела Департамента Министерства предварительно проверяется правильность формирования, оформления дел и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с Номенклатурой. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат устранению работниками структурного подразделения Министерства.
В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по Номенклатуре, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения Министерства и передается вместе с описью дел структурного подразделения Министерства в ведомственный архив. Работником Отдела Департамента Министерства составляется акт недостачи дел (приложение N 21), который утверждается заместителем Министра.
176. Вместе с делами в архив Министерства передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.
В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных (реорганизационных) мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и Номенклатуре.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 177 настоящего приложения внесены изменения
177. По результатам экспертизы ценности документов работником Отдела Департамента Министерства составляются годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения (приложение N 22) и дел по личному составу Министерства (приложение N 23), а также акты о выделении дел к уничтожению.
178. Выдача дел работникам Министерства осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.
Государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Министра или его заместителей по актам.
11.5. Уничтожение документов и дел с истекшим сроком хранения
179. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление актов о выделении их к уничтожению (далее - акт) производятся в структурных подразделениях Министерства после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии Министерства одновременно.
180. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные делопроизводством в 2012 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2016 года).
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 181 настоящего приложения внесены изменения
181. Акты, согласованные экспертной комиссией Министерства, утверждаются заместителем Министра, руководителем Департамента Министерства только после утверждения экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Омской области описи дел постоянного хранения за этот период.
После этого работник Отдела Департамента Министерства, ответственный за уничтожение документов, имеет право уничтожить дела, включенные в акты, путем измельчения либо путем передачи для уничтожения в уполномоченные организации.
12. Особенности работы с электронными документами
182. В Министерстве создаются и используются:
электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;
электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭДО.
Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати и изображения герба Омской области.
183. При передаче электронных документов в другие государственные органы и органы местного самоуправления документы заверяются электронной подписью Министра, первого заместителя Министра, заместителя Министра и иных уполномоченных должностных лиц Министерства в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".
184. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте Министерства могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Министерстве, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.
185. Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается Министром, если иное не предусмотрено федеральным и областным законодательством.
186. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Министерства.
Информация об изменениях:
Приказом Министерства природных ресурсов и экологии Омской области от 9 июня 2017 г. N 39 в пункт 187 настоящего приложения внесены изменения
187. Прием и отправка электронных документов осуществляются работниками Отдела Департамента Министерства и иными уполномоченными должностными лицами Министерства.
188. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение Министра, направлении электронных документов в структурные подразделения, отправке и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.
189. Документы, создаваемые в Министерстве и (или) поступившие в Министерство на бумажном носителе, включаются в СЭДО после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.
190. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Министерства.
191. Электронные документы формируются в дела в соответствии с Номенклатурой и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
192. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Министерстве в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
193. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного Министром.
-
Приложение N 1. Форма бланка приказа Министерства природных ресурсов и экологии Омской области
-
Приложение N 2. Форма бланка распоряжения Министерства природных ресурсов и экологии Омской области
-
Приложение N 3. Форма бланка письма Министерства природных ресурсов и экологии Омской области
-
Приложение N 4. Форма бланков поручений должностных лиц Министерства
-
Приложение N 5. Форма журнала учета печатей и штампов структурного подразделения Министерства природных ресурсов и экологии Омской области
-
Приложение N 6. Акт об уничтожении печати (штампа) Министерства природных ресурсов и экологии Омской области
-
Приложение N 7. Образцы оформления документов заседания коллегиального органа Министерства природных ресурсов и экологии Омской области
-
Приложение N 8. Образец оформления перечня поручений Министра природных ресурсов и экологии Омской области
-
Приложение N 9. Образец оформления телеграммы Министерства природных ресурсов и экологии Омской области
-
Приложение N 10. Образец оформления телефонограммы Министерства природных ресурсов и экологии Омской области
-
Приложение N 11. Указатель рассылки
-
Приложение N 12. Лист согласования проекта приказа (распоряжения) Министерства природных ресурсов и экологии Омской области
-
Приложение N 13. Указатель рассылки приказа (распоряжения) Министерства природных ресурсов и экологии Омской области
-
Приложение N 14. Номенклатура дел Министерства природных ресурсов Омской области
-
Приложение N 15. Образец оформления обложки дела постоянного хранения
-
Приложение N 16. Образец оформления листа-заверителя дела
-
Приложение N 17. Образец оформления внутренней описи документов дела
-
Приложение N 18. Образец оформления описи дел постоянного хранения структурного подразделения
-
Приложение N 19. Образец оформления описи дел по личному составу государственных гражданских служащих Министерства природных ресурсов и экологии Омской области
-
Приложение N 20. Образец оформления описи дел временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу
-
Приложение N 21. Образец оформления акта недостачи дел
-
Приложение N 22. Образец оформления годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
-
Приложение N 23. Образец оформления годового раздела сводной описи дел по личному составу
-
Приложение N 24. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению