Приказ Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1 "О внесении изменений в приказ Министерства государственно-правового развития Омской области от 6 июня 2012 года N 13п/1" (утратил силу)

Приказ Министерства государственно-правового развития Омской области от 25 февраля 2013 г. N 5п/1
"О внесении изменений в приказ Министерства государственно-правового развития Омской области от 6 июня 2012 года N 13п/1"

ГАРАНТ:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 17 февраля 2014 г. N 4п/1 настоящий приказ признан утратившим силу

Внести в Инструкцию по делопроизводству в Министерстве государственно-правового развития Омской области, утвержденную приказом Министерства государственно-правового развития Омской области от 6 июня 2012 года N 13п/1, следующие изменения:

1) в пункте 2 слова "и Регламентом Правительства Омской области, утвержденным Указом Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года N 34 (далее - Регламент Правительства Омской области)" заменить словами ", Регламентом Правительства Омской области, утвержденным Указом Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года N 34 (далее - Регламент Правительства Омской области), приказом Министерства промышленной политики, транспорта и связи Омской области от 22 марта 2010 года N 21 "О Регламенте взаимодействия участников электронного документооборота в государственной информационной системе Омской области "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области";

2) в пункте 8:

- в абзаце десятом точку заменить точкой с запятой;

- дополнить абзацем одиннадцатым следующего содержания:

"электронные документы - документы, информация в которых представлена в электронно-цифровой форме с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту информацию и ее автора.";

3) в пункте 12:

- абзац первый изложить в следующей редакции:

"12. В документообороте Министерства используется система электронного документооборота (далее - СЭДО) Министерства, входящая в состав государственной информационной системы Омской области "Единая система электронного документооборота Омской области" (далее - ЕСЭДО) и предназначенная для создания, согласования, регистрации и осуществления контроля исполнения документов, поступающих в Министерство на согласование, а также для ведения учета оборота поступающих, отправляемых и внутренних документов Министерства.";

- в абзаце втором слово "ЕСЭДО" заменить словом "СЭДО";

- в абзаце третьем слова "Общий отдел" заменить словами "Работник общего отдела";

4) в пунктах 13, 43, 67, абзаце шестом пункта 70, пунктах 121, 147, 156, 161 слово "ЕСЭДО" заменить словом "СЭДО";

5) в пункте 14:

- слово "служебных" заменить словом "государственно-служебных";

- после слов "начиная с должности" дополнить словами "государственной гражданской службы Омской области";

6) абзац пятый пункта 20 дополнить словами ", шкафов и сейфов";

7) пункт 25 после слова "контракта" дополнить словами "(трудового договора)";

8) в абзаце пятом пункта 35 слова ", остальные - в электронной форме" исключить;

9) в пункте 37:

- в абзаце первом:

слово "располагается" заменить словом "располагаются";

после слова "адресована" дополнить словами ", наименование должности работника Министерства, подготовившего служебную записку, его фамилия, инициалы";

- абзац второй, третий изложить в следующей редакции:

"Текст служебной записки может начинаться с расположенных по центру слов "Служебная записка" или с обращения к адресату.

После текста служебной записки располагаются подпись работника Министерства, подготовившего служебную записку, и дата.";

10) в пункте 42:

- в абзаце одиннадцатом точку заменить точкой с запятой;

- дополнить абзацами двенадцатым - четырнадцатым следующего содержания:

"- начальник управления государственной службы и кадров департамента организации деятельности Министерства;

- начальник управления информационных технологий департамента организации деятельности Министерства;

- начальник общего отдела Министерства.";

11) в пункте 50 слова "Все поступающие документы подлежат" заменить словами "Вся поступающая корреспонденция подлежит";

12) абзацы второй - шестой пункта 51 изложить в следующей редакции:

"Учету подлежат:

- корреспонденция информационного характера;

- книги, журналы, газеты;

- планы, отчеты информационного и справочного характера;

- отдельные виды бухгалтерской корреспонденции (счета-фактуры, акты сверки, ведомости выдачи материальных ценностей и т. д.).";

13) пункт 53 изложить в следующей редакции:

"53. Документы, поступающие по электронной почте и факсимильной связи, регистрируются работником общего отдела Министерства.";

14) в пункте 55 слова "в пункте 51" заменить словами "в абзацах третьем - шестом пункта 51";

15) в пункте 60 после слова "затем" дополнить словами "с использованием СЭДО Министерства";

16) пункт 61 после слов "отдела Министерства" дополнить словами ", за исключением муниципальных нормативных правовых актов (сведений о них), поступающих для включения в регистр муниципальных нормативных правовых актов Омской области. В указанном случае работник общего отдела Министерства передает полученный документ после проставления на нем регистрационного штампа и заполненного раздела "Дата" для регистрации работнику отдела по ведению регистра муниципальных нормативных правовых актов Омской области департамента судебной и административно-правовой работы Министерства";

17) в пункте 63:

- после слов "документа Министерства" дополнить словами "на бумажном носителе";

- абзац второй изложить в следующей редакции:

"Электронные документы, поступающие от участников ЕСЭДО, регистрируются работником общего отдела Министерства в СЭДО Министерства (кроме служебных записок, указанных в абзаце пятом пункта 35 настоящей Инструкции).";

18) в пункте 67:

- в абзаце двадцать четвертом точку заменить точкой с запятой;

- дополнить абзацем двадцать пятым следующего содержания:

"МА - муниципальные нормативные правовые акты.";

19) пункты 68, 69 изложить в следующей редакции:

"68. Министр (помощник Министра), первый заместитель Министра, заместители Министра или руководители структурных подразделений Министерства вносят в СЭДО Министерства указания по исполнению конкретного документа.

69. Подлинник документа на бумажном носителе работником общего отдела Министерства направляется непосредственному исполнителю.

Другие исполнители, указанные в поручении, являются соисполнителями документа (поручения) и осуществляют подготовку соответствующих материалов по электронному образу в СЭДО Министерства по поручению руководителя.";

20) абзац пятый пункта 70 изложить в следующей редакции:

"- работником общего отдела Министерства (далее - курьер) адресату в случаях, указанных в абзацах втором - седьмом пункта 105, а также в иных случаях по поручению начальника общего отдела Министерства.";

21) в абзаце первом пункта 71 слова "в пункте 105" заменить словами "в абзацах втором - седьмом пункта 105";

22) абзац третий пункта 90 изложить в следующей редакции:

"Первый заместитель Председателя Правительства Омской области, Министр государственно-правового развития Омской области

(личная подпись)

А.В. Бутаков".";

23) в пункте 91 слова "шрифтом "Times New Roman" размером 10" заменить словами: "и производится шрифтом "Times New Roman" размером 12";

24) в абзаце одиннадцатом пункта 98 слово "руководитель" заменить словом "начальник";

25) в пункте 108 слова "на отдельном листе" заменить словами "на отдельных листах";

26) в пункте 109 слова "И.И. Иванов" заметить словами "А.В. Бутаков";

27) пункт 110 дополнить абзацем следующего содержания:

"Проекты приказов подписываются Министром, а проекты распоряжений - Министром, первым заместителем Министра или заместителем Министра в соответствии с распределением обязанностей между первым заместителем и заместителями Министра.";

28) пункт 114 изложить в следующей редакции:

"114. Исполнитель обеспечивает представление в общий отдел Министерства текста правового акта Министерства в электронной форме и несет персональную ответственность за соответствие текста на бумажном носителе тексту в электронной форме.

В случае подготовки проекта правового акта Министерства несколькими исполнителями ответственным исполнителем считается тот, кто указан в списке исполнителей первым.";

29) в пункте 115 слова "И.И. Иванов" заметить словами "А.В. Бутаков";

30) в пункте 119:

- цифры "10" заменить цифрами "12";

- абзац третий после слов "в форме визирования" дополнить словами "или в СЭДО Министерства";

- абзац четвертый изложить в следующей редакции:

"На оборотной стороне бланка проекта правового акта Министерства шрифтом "Times New Roman" размером 12 указываются наименование должности, фамилия и инициалы:";

- абзац четырнадцатый изложить в следующей редакции:

"Проекты приказов Министерства также согласовываются первым заместителем Министра - руководителем департамента законопроектных работ и правовой экспертизы Министерства.";

31) пункт 120 дополнить абзацем вторым следующего содержания:

"Размещение вышеназванного проекта приказа Министерства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" согласовывается с Министром путем направления служебной записки на имя Министра с приложением проекта приказа.";

32) абзац первый пункта 121 изложить в следующей редакции:

"121. После согласования ответственный исполнитель проекта приказа Министерства направляет посредством СЭДО Министерства электронный образ проекта приказа Министерства и информацию о датах начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы работнику Министерства, ответственному за общую организацию и техническое наполнение официального сайта Министерства, для размещения данного проекта приказа на официальном сайте Министерства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет".";

33) абзац восьмой пункта 122 изложить в следующей редакции:

"- руководителем департамента финансов и экономики - главным бухгалтером Министерства.";

34) в пункте 124 слова "визируются руководителем департамента финансов и экономики, главным бухгалтером Министерства" заменить словами "согласовываются руководителем департамента финансов и экономики - главным бухгалтером Министерства";

35) пункт 128 изложить в следующей редакции:

"128. После подписания правовому акту Министерства присваивается регистрационный номер в общем отделе Министерства и его электронный образ путем сканирования заносится в СЭДО Министерства. Оригинал правового акта Министерства хранится в общем отделе Министерства.

Заверенная в соответствии с пунктом 75 настоящей Инструкции копия (копии) правового акта Министерства по вопросам проведения проверки юридического лица, индивидуального предпринимателя, о способе размещения заказа на оказание услуг для государственных нужд, о наделении отдельных работников Министерства правом электронной подписи в системе межведомственного электронного взаимодействия, об утверждении структуры и штатного расписания Министерства передается работником общего отдела Министерства исполнителю под роспись.";

36) пункт 132 изложить в следующей редакции:

"132. При подготовке проекта распоряжения Министерства по кадровым вопросам на оборотной стороне бланка распоряжения Министерства указываются инициалы и фамилия исполнителя, проставляются визы лиц, с которыми данный проект распоряжения Министерства подлежит согласованию.

Проект распоряжения Министерства по кадровым вопросам подлежит согласованию с начальником управления государственной службы и кадров Министерства, руководителем департамента организации деятельности Министерства, заместителем Министра, координирующим деятельность управления государственной службы и кадров Министерства, а также заместителем Министра, который в соответствии с распределением обязанностей между первым заместителем и заместителями Министра ведет вопросы кадрового обеспечения деятельности департамента записи актов гражданского состояния Министерства и архивного управления Министерства (в отношении проектов распоряжений Министерства по кадровым вопросам, касающимся названных структурных подразделений).

Проекты распоряжений Министерства по кадровым вопросам не подлежат согласованию с указанными заместителями Министра в случае подписания ими таких распоряжений.";

37) пункт 133 после слов "начиная с должности" дополнить словами "государственной гражданской службы Омской области";

38) абзац второй пункта 135 изложить в следующей редакции:

"лс - распоряжения Министерства по кадровым вопросам, имеющие сроки хранения 75 лет (о приеме, увольнении, поощрении, установлении надбавок, об отпусках без сохранения денежного содержания, заработной платы и др.);";

39) абзац первый пункта 138 изложить в следующей редакции:

"138. Проекты правовых актов регистрируются работником общего отдела Министерства в СЭДО Министерства отдельно от остальной поступающей корреспонденции.";

40) в пункте 140:

- в абзаце первом слово "три" заменить словом "два", слова "(кроме проектов законов Омской области)" исключить;

- абзац третий исключить;

- в абзаце четвертом слово "третий" заменить словом "второй";

41) пункт 147 после слов "в общем отделе Министерства" дополнить словами "в день поступления";

42) абзац первый пункта 157 изложить в следующей редакции:

"157. Срок исполнения документа, поступающего из вышестоящей организации, определяется Министром, руководителем, уполномоченным давать указание по исполнению документа, исходя из срока, установленного федеральным и (или) областным законодательством. Срок исполнения такого документа в Министерстве определяется на два дня ранее срока, определенного вышестоящей организацией в случае, когда срок исполнения документа для Министерства составляет более трех дней.";

43) пункт 159 изложить в следующей редакции:

"159. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, то поручение должно быть исполнено в первый следующий за ним рабочий день. Поручения по рассмотрению протестов и представлений прокурора исполняются с соблюдением сроков, установленных законодательством. Если срок исполнения поручения указан со словом "до", то поручение должно быть исполнено в предшествующий этой дате день.";

44) пункт 172 изложить в следующей редакции:

"172. Рассмотренная ЭПК Министерства Номенклатура утверждается заместителем Министра, координирующим деятельность общего отдела Министерства.";

45) главу 13 изложить в следующей редакции:

"13. Особенности работы в СЭДО Министерства

207. В Министерстве создаются и используются электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов, которые хранятся:

- в формате RTF, DOC, DOCX, ODT для текстовых документов, в формате XML, XLS, XSLX для электронных таблиц;

- в формате TIF, PDF для многостраничных графических образов документов.

208. Регистрация поступающих документов осуществляется работником общего отдела Министерства в СЭДО Министерства путем внесения в регистрационно-контрольную карточку документа следующих реквизитов:

- входящий номер документа;

- дата поступления документа;

- корреспондент;

- адрес корреспондента;

- Ф.И.О. автора;

- номер исходящего документа;

- дата регистрации исходящего документа;

- Ф.И.О. адресата;

- заголовок;

- вид документа;

- вид доставки;

- рассмотрение документа.

Регистрации в СЭДО Министерства подлежат:

- проекты правовых актов, поступившие в Министерство на согласование;

- служебные записки;

- проекты правовых актов Министерства по основной деятельности;

- документы, требующие ответа;

- документы, направленные в Министерство участниками ЕСЭДО;

- ответы соисполнителей по поручениям, в которых Министерство является ответственным исполнителем.

Текст документа на бумажном носителе сканируется, и создается электронный образ документа.

В случае если поступивший документ является ответом на запрос Министерства или содержит вопросы, которые уже затрагивались в ответах Министерства, работник общего отдела Министерства при заполнении регистрационно-контрольной карточки документа в СЭДО Министерства делает ссылку на связанный документ.

209. Зарегистрированным поступающим электронным документам, требующим исполнения, присваивается статус "Контроль" или "Особый контроль" с обязательным указанием срока исполнения.

210. Министр, первый заместитель Министра - руководитель департамента законопроектных работ и правовой экспертизы Министерства, заместители Министра, помощник Министра, руководители структурных подразделений Министерства и работники общего отдела Министерства в СЭДО Министерства создают поручения и (или) резолюции на электронных документах.

Каждая новая резолюция создается на основании вышестоящей резолюции.

211. Реквизиты, обязательные для заполнения при создании поручения (резолюции):

- автор поручения (резолюции);

- исполнитель (исполнители) поручения (резолюции);

- дата выдачи поручения (резолюции);

- текст поручения (резолюции);

- срок исполнения поручения (резолюции).

212. Поручениям (резолюциям), требующим отчета об исполнении, присваивается статус "Контроль" или "Особый контроль" с обязательным указанием срока исполнения.

213. В случае когда поручение (резолюция) создается для двух и более лиц, ответственным исполнителем считается лицо, указанное первым в списке исполнителей поручения (резолюции).

214. При создании проектов электронных документов исполнителем такого документа в регистрационно-контрольной карточке заполняются следующие обязательные реквизиты:

- наименование типа электронного документа (приказ, распоряжение, письмо, служебная записка и т. д.);

- наименование типа папки (приказ, распоряжение, письмо, служебная записка);

- заголовок (содержит краткое название, передающее смысл текста и отвечающее на вопрос "О чем?");

- вид отправки (заполняется в случае необходимости отправки электронного документа электронной почтой, курьером Министерства и т. д.);

- ссылка на связанный документ, если таковой имеется (содержит регистрационный номер, дату регистрации документа, Ф.И.О автора и заголовок документа, на который должен быть дан ответ);

- ссылка на наличие бумажного носителя (при необходимости).

Необходимость наличия проекта бумажного носителя документа (одновременно с проектом электронного документа) определяется исполнителем исходя из вида и типа документа.

215. Согласование проектов электронных документов осуществляется путем создания листа согласования, в котором последовательно указываются участники согласования и подписант.

При создании проекта электронного документа в ответ на поступивший документ на бумажном носителе от адресата, не являющегося участником ЕСЭДО, непосредственный исполнитель такого документа готовит проект отправляемого документа на бумажном носителе.

На оборотной стороне первого листа такого документа исполнитель распечатывает лист согласования в электронном виде. После этого документ передается в общий отдел Министерства.

216. Участники согласования и подписант выражают свое согласие или несогласие с содержанием проекта электронного документа, результат которого включает в себя следующие реквизиты: фамилию, инициалы, наименование должности согласующего проект документа, дату и время принятия решения и решение ("Возражаю", "Не возражаю", "Предлагаю изменения").

При принятии решения "Предлагаю изменения" участник согласования проекта электронного документа вносит изменения в поле, отражающее содержание документа, или во вложенный документ.

При необходимости проект электронного документа может быть делегирован участником согласования и подписантом на рассмотрение другому работнику Министерства без прерывания процесса согласования.

При отсутствии возможности выразить свое мнение по проекту документа участник согласования, подписант могут быть заменены инициатором согласования на другого участника согласования, подписанта или исключены без прерывания процесса согласования.

В заключении процесса согласования проект электронного документа подписывается электронной подписью подписанта, после чего документ посредством СЭДО Министерства автоматически направляется на регистрацию соответствующего типа документа в общий отдел Министерства.

Регистрация отправляемых электронных документов осуществляется работниками общего отдела Министерства путем заполнения соответствующих полей регистрационно-контрольной карточки документа.

217. Работники общего отдела Министерства заверяют электронной подписью регистрационно-контрольную карточку поступающего документа, содержащую электронный образ документа, представленного на бумажном носителе.

218. Если электронный документ не может быть доставлен корреспонденту в течение двух рабочих дней, исполнитель подготавливает на бумажном носителе отправляемый документ, согласованный в электронном виде, и передает на подпись подписанту через общий отдел Министерства.

219. Не подлежат преобразованию в электронную форму сброшюрованные документы, книги, буклеты, карты, диаграммы, материалы форматом более А4, а также материалы, состоящие из листов разного формата с трудночитаемым текстом.

Документы преобразуются в электронную форму черно-белым сканированием с разрешением 300 точек на дюйм.

220. В случае исполнения поручения (резолюции) без подготовки проекта документа ответственный исполнитель в день исполнения заполняет отчет об исполнении поручения (резолюции) в разделе контрольной карточки поручения (резолюции) "Ход исполнения поручения (резолюции)" и информирует об этом работника общего отдела Министерства.

221. На основании отчета об исполнении поручения (резолюции) работник общего отдела Министерства (помощник Министра - в части исполнения поручения) снимает поручение (резолюцию) с контроля, присваивая документу статус "Исполнено", в разделе "Контроль" и в основном разделе контрольной карточки поручения (резолюции) с указанием даты фактического исполнения.

222. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДО Министерства.

223. Исполненные электронные документы формируются в дела в соответствии с Номенклатурой и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении Номенклатуры указывается, что дело ведется в электронном виде.

224. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению на машинных носителях (жесткие диски, компакт-диски) в установленном порядке в Министерстве в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей электронной подписи (далее - ЭП) и программного обеспечения, дающего возможность проверки ЭП хранимых электронных документов на внешнем носителе в соответствии с законодательством.

225. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного Министром.";

46) в приложении N 7 слова "arhiv@omskmail.ru" заменить словами "arhiv.post@mgpr.omskportal.ru".

Министр государственно-правового развития Омской области

А.В. Бутаков