Приложение. Инструкция по делопроизводству в Администрации Седельниковского муниципального района Омской области

Приложение
к постановлению администрации
Седельниковского муниципального района
от 20.02.2013 N 32

Инструкция
по делопроизводству в Администрации Седельниковского муниципального района Омской области

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Седельниковского муниципального района Омской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Администрации Седельниковского муниципального района Омской области (далее - Администрация) документов.

1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 3 марта 2003 года N 65-ст (далее - ГОСТ Р 6.30-2003).

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, которые осуществляются с применением информационных технологий.

1.4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с федеральным и областным законодательством.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе требований настоящей Инструкции, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Администрации (далее - структурные подразделения Администрации) осуществляются работниками отдела организационно-кадровой работы, информационно-правового обеспечения и делопроизводства Администрации (далее - организационный отдел).

1.6. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений Администрации.

1.7. Организация работы с документами в делопроизводстве Администрации представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в муниципальный архив в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации и методическими документами Федерального архивного агентства.

1.8. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:

поступающие документы:

- документы, поступающие в Администрацию от организаций и физических лиц;

- документы, поступающие непосредственно в структурные подразделения Администрации (далее - структурные подразделения Администрации);

- документы, поступающие непосредственно в муниципальный архив;

отправляемые документы:

- документы, отправляемые Администрацией в организации или физическим лицам;

- документы, отправляемые структурными подразделениями Администрации в организации или физическим лицам;

- документы, отправляемые муниципальным архивом в организации, физическим лицам;

внутренние документы - документы, создаваемые в структурных подразделениях Администрации и реализуемые работниками Администрации в процессе работы (служебные записки, протоколы аппаратных совещаний, коллегий, протоколы заседаний комиссий, рабочих групп и т.п.).

1.9. Поступающие, отправляемые и внутренние документы регистрируются отдельно.

2. Организация документооборота

2.1. Движение документов в Администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

2.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Администрации, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях Администрации, должностными регламентами и инструкциями работников Администрации.

2.3. В документообороте Администрации используется единая система электронного документооборота органов местного самоуправления Седельниковского муниципального района (далее - ЕСЭДО), предназначенная для контроля движения проектов нормативных правовых актов Главы, администрации, а также для ведения учета оборота поступающих, отправляемых и внутренних документов Администрации.

Документы, создаваемые в Администрации и поступающие в Администрацию на бумажном носителе, включаются в ЕСЭДО после сканирования и создания электронных образов документов. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

Организационный отдел Администрации обеспечивает соответствие электронных образов отправляемых документов Администрации бумажным носителям.

2.4. Администрирование ЕСЭДО в Администрации осуществляется системным администратором.

2.5. На подпись Главе Седельниковского муниципального района (далее - Глава) передаются документы по вопросам служебных (трудовых) отношений Администрации с работниками Администрации (далее - кадровые вопросы), проекты правовых актов Администрации, проекты решений Совета Седельниковского муниципального района, служебные записки, заявления и иные документы работников Администрации.

3. Подготовка и оформление документов

3.1. Бланки документов

3.1.1. В Администрации документы оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Допускается оформление документов на бланках, изготавливаемых на стандартных листах бумаги формата А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля: левое - от 2,5 до 3,5 см, правое - от 1,25 до 2,25 см, верхнее и нижнее - от 2 до 2,5 см. Межстрочный интервал должен быть одинарным. Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см.

Бланки писем Администрации могут изготавливаться средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники.

Электронные шаблоны бланков документов Администрации утверждаются Главой.

Внутренние документы (служебные записки, справки, отчеты и др.) оформляются без бланков.

3.1.2. В Администрации применяются следующие бланки:

- постановления Администрации (приложение N 1);

- распоряжения Администрации (приложение N 2);

- письма Администрации (приложение N 3);

- письма муниципального Архива.

3.1.3. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Администрации, являются:

1) Герб Седельниковского муниципального района;

2) наименование органа местного самоуправления;

3) должность лица, подписавшего документ;

4) подпись должностного лица;

5) вид документа;

6) место составления (издания) документа;

7) справочные данные об органе местного самоуправления;

8) адресат;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) наименование документа;

12) текст документа;

13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

14) отметка о наличии приложений;

15) гриф согласования;

16) гриф утверждения;

17) виза;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа;

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа;

24) отметка о конфиденциальности;

25) отметка о поступлении документа.

3.1.4. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

3.2. Печати и штампы Администрации

3.2.1. В Администрации используются:

- печать с наименованием органа местного самоуправления;

- другие печати и штампы.

3.2.2. Печатью заверяются подписи Главы, заместителей Главы, а также других должностных лиц, которым предоставлены соответствующие полномочия. Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным соответствующим образом.

3.2.3. Изготовление печатей и штампов осуществляется в организациях, имеющих сертификат на соответствующий вид деятельности.

3.2.4. Учет печатей и штампов Администрации, контроль их применения, ответственность за законность использования и надежность хранения возлагаются на руководителей структурных подразделений Администрации, в которых применяются данные печати и штампы.

Учет печатей и штампов структурных подразделений Администрации ведется по журналу учета печатей и штампов (приложение N 5).

Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошнуровываются и заверяются печатью структурного подразделения Администрации.

3.2.5. Запрещается передача печатей посторонним лицам без разрешения Главы, руководителя структурного подразделения.

3.2.6. Работник Администрации, отвечающий за применение печатей и штампов, при прекращении муниципального контракта обязан сдать их руководителю соответствующего структурного подразделения.

3.2.7. Печати Администрации хранится в сейфе, иные печати и штампы могут храниться в надежно запираемых шкафах (ящиках).

3.2.8. Уничтожение печатей и штампов производится по акту (приложение N 6), составленному специально созданной комиссией, состоящей из руководителя структурного подразделения Администрации, в котором находится данная печать (штамп), и двух работников этого структурного подразделения.

В соответствующем структурном подразделении Администрации акту присваивается учетный номер. При этом с началом каждого календарного года нумерация начинается с единицы.

Акт об уничтожении печати (штампа) до конца календарного года находится в соответствующем структурном подразделении Администрации, затем передается в муниципальный архив.

3.3. Подготовка и оформление доверенностей

3.3.1. Доверенность оформляется на представителя Администрации для подтверждения его полномочий перед третьими лицами на совершение сделок, получение товарно-материальных ценностей или других действий.

Доверенность оформляется на бланке письма Администрации как отправляемый документ Администрации. Вид документа "ДОВЕРЕННОСТЬ" печатается прописными буквами, выравнивается по центру и отделяется 2 - 3 межстрочными интервалами от текста доверенности.

3.3.2. В тексте доверенности указываются следующие сведения:

- должность и паспортные данные лица, которому выдана доверенность (при необходимости);

- лицо (лица), для представительства перед которым выдается доверенность;

- перечень полномочий;

- образец подписи лица, получившего доверенность (при необходимости);

- иные сведения в соответствии с законодательством.

3.3.3. Доверенность оформляется в двух экземплярах:

- первый экземпляр (оригинал) выдается лицу, указанному в доверенности в качестве представителя;

- второй экземпляр (копия) с визами исполнителя, руководителя соответствующего структурного подразделения Администрации хранится в организационном отделе Администрации.

3.3.4. Доверенности регистрируются и имеют единую порядковую нумерацию в числе отправляемых документов Администрации. При этом с началом каждого календарного года нумерация начинается с единицы.

Изготовление копий доверенностей на представителя Администрации осуществляется лицом, указанным в доверенности в качестве представителя, путем ксерокопирования подлинника документа.

Верность копии доверенности свидетельствуется работником организационного отдела Администрации словами "Копия верна".

3.4. Оформление договоров (соглашений)

3.4.1. Проекты договоров (соглашений) Седельниковского муниципального района Омской области, поступившие в Администрацию на согласование, рассматриваются в порядке, установленном для проектов правовых актов.

3.4.2. Публично-правовые соглашения Седельниковского муниципального района, поступившие в Администрацию на согласование или подготовленные работниками Администрации, визируются исполнителем и работником Администрации, в должностные обязанности которого входит проведение правовой экспертизы соглашений, и передаются на подпись Главе муниципального района или его первому заместителю.

3.4.3. После подписания соглашение регистрируется в организационном отделе Администрации, где ему присваивается регистрационный номер, начиная с первого в пределах календарного года. Номер и дата подписания соглашения проставляются работником организационного отдела Администрации под заверенной в установленном порядке подписью Главы или иного уполномоченного должностного лица Администрации. Датой соглашения Администрации является дата его подписания Главой муниципального района либо лицом, его заменяющим в соответствии с Уставом муниципального района.

4. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

4.1. Подготовка и оформление служебных записок

4.1.1. Служебные записки готовятся как:

- отчеты о выполнении поручений Главы, его заместителей, руководителей структурных подразделений Администрации;

- сопроводительные письма к проектам ответов;

- инициативные письма.

Служебные записки по кадровым и финансовым вопросам направляются для регистрации в организационный отдел Администрации на бумажном носителе, остальные - в электронной форме.

4.1.2. Работник организационного отдела Администрации осуществляет регистрацию служебных записок и их передачу должностным лицам Администрации, которым они адресованы.

4.1.3. Служебные записки оформляются без бланка (приложение N 7). В правом верхнем углу служебной записки располагается наименование должностного лица Администрации, которому она адресована. Данные реквизиты выравниваются относительно левого края самой длинной строки или границы правого поля листа.

Текст служебной записки может начинаться с обращения к адресату, которое выравнивается по центру служебной записки.

После текста служебной записки располагается наименование должности работника Администрации, подготовившего служебную записку, его фамилия, инициалы, подпись и дата.

Правила оформления служебных записок на бумажном носителе распространяются на оформление служебных записок в электронной форме.

4.2. Подготовка и оформление протоколов заседаний (совещаний)

4.2.1. В ходе проведения заседания (совещания) рабочей группы, коллегиального или совещательного органа Администрации составляется протокол, отражающий все существенные сведения о ходе заседания (совещания).

4.2.2. Ведение записей во время заседания (совещания), сбор документов и подготовка текста протокола возлагаются на секретаря коллегиального (совещательного) органа или специалиста Администрации, ведущего протокол заседания (совещания). Текст протокола составляется не позднее трех дней со дня проведения заседания (совещания).

Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протокол заседания (совещания) подписывает председательствующий и секретарь заседания (совещания).

Секретарь заседания (совещания) подготавливает выписки из протокола и направляет их исполнителям, которым даны поручения на данном заседании (совещании).

4.2.3. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.

4.2.4. Документы заседания коллегиального органа Администрации оформляются согласно приложению N 8 к настоящей Инструкции.

4.3. Подготовка и оформление решений, принятых на аппаратных совещаниях у Главы

4.3.1. Для решения текущих вопросов деятельности Администрации Глава проводит аппаратное совещание.

В состав участников аппаратного совещания входят:

- первый заместитель Главы;

- заместители Главы;

- управляющий делами Администрации;

- руководители структурных подразделений Администрации;

- руководители средств массовой информации;

- иные участники по указанию Главы.

В случае отсутствия указанных лиц в аппаратном совещании принимают участие лица, временно исполняющие их обязанности.

4.3.2. По результатам аппаратных совещаний оформляется перечень поручений Главы (далее - перечень поручений).

Перечень поручений - документ, содержащий систематизированное перечисление поручений Главы.

Образец оформления перечня поручений приведен в приложении N 9 к настоящей Инструкции.

Проект перечня поручений подготавливается управляющим делами Администрации и представляется Главе для утверждения, как правило, в течение одного рабочего дня после совещания.

Регистрация поручения, доведение до исполнителя его содержания и сроков исполнения осуществляется управляющим делами Администрации в ЕСЭДО.

Отчеты об исполнении поручений исполнитель направляет посредством ЕСЭДО управляющему делами Администрации, который обеспечивает контроль исполнения поручений.

4.4. Подготовка и оформление актов

4.4.1. В целях подтверждения факта, события, действия составляется акт.

Текст акта (кроме первичного учетного документа) состоит из трех частей: вводная часть, констатирующая часть и выводы.

Во вводной части указывается основание для составления акта (наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и название), перечисляются лица, составившие акт.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и сущность проведенной работы, установленные факты, события, действия.

В заключительной части делаются выводы и даются рекомендации. Эта часть необязательна, акт может заканчиваться констатацией фактов.

После текста указывается количество составленных экземпляров, дата и их местонахождение (эта часть также необязательна, если иное не установлено законодательством).

4.4.2. Акт включает в себя:

- наименование организации;

- наименование документа;

- дату составления акта;

- место составления акта;

- название акта;

- гриф утверждения акта (при необходимости);

- текст акта;

- подписи лиц, составивших акт;

- печать.

4.4.3. При необходимости в целях подтверждения факта, события, действия создается комиссия на основании распоряжения Администрации.

Подписи должностных лиц или членов комиссии, составивших акт, располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должностей, например:

"Председатель	(личная подпись)	расшифровка подписи.
Члены комиссии:	(личная подпись) (личная подпись)	расшифровка подписи. расшифровка подписи".

4.5. Подготовка и оформление положений, правил, инструкций (регламентов)

Положения, правила, инструкции (регламенты) создаются как самостоятельные виды внутренних документов, которые утверждаются должностными лицами Администрации в соответствии с распределением обязанностей.

Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции (регламента) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов Администрации.

Текст положения, правил, инструкции (регламента) печатается на стандартных листах бумаги формата А4 с отметкой о приложении к правовому акту, которым утверждается.

Название положения, правил, инструкции (регламента) должно отвечать на вопрос "О чем?". Название инструкции, содержащей должностные обязанности (должностная инструкция), должно отвечать на вопрос "Кого?", например:

"Должностная инструкция главного специалиста отдела ...".

В разделе "Общие положения" указываются основания разработки, основное назначение, сфера распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Текст положения, правил, инструкции (регламента) может делиться на пункты и подпункты, нумерация которых производится арабскими цифрами.

Текст положения, правил, инструкции (регламента) излагается от 3-го лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

4.6. Подготовка и оформление телеграмм и телефонограмм

4.6.1. Телеграмма составляется в том случае, когда необходима срочная передача информации адресату.

Телеграммы печатаются на стандартных листах бумаги без бланка в двух экземплярах (приложение N 10).

Адрес телеграммы состоит из телеграфного наименования пункта назначения и точного наименования адресата.

К телеграмме одного содержания, направляемой в несколько адресов, составляется указатель рассылки, завизированный исполнителем.

Текст телеграммы излагается на одной стороне листа кратко, без переноса слов, абзацев. Цифры в тексте телеграммы пишутся, как правило, прописью.

В конце текста телеграммы проставляется ее регистрационный номер, который оформляется аналогично проставлению номеров на отправляемых документах Администрации.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, с указанием должности, инициалов и фамилии должностного лица, подписавшего телеграмму.

Проект телеграммы от имени Главы (первого заместителя Главы) до представления ее на подпись руководителю визируется исполнителем на втором экземпляре в правом нижнем углу.

Телеграммы принимаются на отправку подписанными и датированными. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи.

Вторые экземпляры телеграмм, отправленных за подписью Главы, первого заместителя Главы, заместителей Главы, формируются в дела в соответствии с номенклатурами дел.

4.6.2. Телефонограмма применяется для срочных кратких сообщений. Телефонограмму рекомендуется применять для передачи вызова на совещание, заседание, а также для получения сведений оперативного характера, не требующих документального оформления (приложение N 10).

Телефонограммы передаются и принимаются в приемной Главы.

После сверки текста телефонограммы с передающим (принимающим) лицом принимающий (передающий) заполняет справочные реквизиты:

в графе "Принял" указываются должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона;

в графе "Передал" указываются должность, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.

Полученная телефонограмма оформляется в приемной Главы и передается в отдел организационно-кадровой работы Администрации на регистрацию.

После регистрации телефонограмма передается работником отдела организационно-кадровой работы Администрации адресату.

5. Организация работы с поступающими документами

5.1. Все поступающие документы подлежат регистрации (учету с присвоением регистрационного номера) и учету (учету в отдельном журнале без присвоения регистрационного номера).

5.2. Регистрации подлежат документы, оформленные на бланках и имеющие исходящие номер и дату.

Учету подлежат:

- документы информационного характера;

- книги, журналы, газеты;

- планы, отчеты информационного и справочного характера;

- отдельные виды бухгалтерских документов (например: счета-фактуры, акты сверки, ведомости выдачи материальных ценностей).

5.3. Поступающие документы Администрации регистрируются независимо от способа их доставки и передачи один раз в день поступления.

Создаваемые документы - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

5.4. Документы, поступающие по электронной почте и факсимильной связи, регистрируются в организационном отделе Администрации.

5.5. Телеграммы регистрируются по тем же правилам, что и поступающие документы.

5.6. Документы, поступающие в Администрацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию в организационном отделе Администрации.

5.7. Конверты с документами вскрываются работником организационного отдела Администрации (за исключением конвертов с пометкой "лично"). Проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, наличие в конвертах документов, включая приложения. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.

При обнаружении некомплектности или повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в организационном отделе Администрации, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.

Конверты после вскрытия, как правило, уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля является доказательством времени отправки и получения документов. Не уничтожаются конверты, содержащие предложения, заявления, жалобы граждан, материалы по судебным делам (претензии, иски, отзывы, повестки и т.п.) (далее - судебные документы).

При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

5.8. Предварительное рассмотрение документов, поступающих в Администрацию, осуществляется в целях выделения из общего объема поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения, а также распределения поступивших документов должностным лицам Администрации.

5.9. Предварительное рассмотрение поступающих документов Администрации (за исключением документов, поступающих в муниципальный архив) осуществляется главным специалистом организационного отдела Администрации исходя из оценки содержания поступивших документов на основании установленного в Администрации распределения обязанностей.

5.10. В ходе предварительного рассмотрения документа основанием для принятия решения о направлении его на рассмотрение конкретному работнику Администрации является содержание документа, а не адресация его соответствующему должностному лицу Администрации.

5.11. После предварительного рассмотрения документы регистрируются работником организационного отдела Администрации, а затем направляются на рассмотрение Главе (первому заместителю Главы или заместителям Главы) и далее - исполнителям.

5.12. Прием и первичная обработка поступающих документов Администрации осуществляется работниками организационного отдела Администрации.

5.13. Поступающие документы Администрации, полученные работниками Администрации и не прошедшие регистрацию, подлежат передаче для регистрации в организационный отдел Администрации в день их получения.

5.14. При регистрации поступающего документа в правой нижней части лицевой стороны первой страницы проставляется регистрационный штамп, который содержит наименование Администрации, дату и регистрационный номер.

Электронные документы, поступающие от участников ЕСЭДО, заверенные электронной цифровой подписью, регистрируются работником организационного отдела Администрации. Документы, не имеющие электронно-цифровой подписи, регистрируются после получения оригинала документа на бумажном носителе.

5.15. Поступающие документы муниципального архива Администрации проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение заведующим муниципальным архивом и направляются исполнителям.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, содержащий наименование муниципального архива, дата и регистрационный номер.

Поступающий документ муниципального архива Администрации может быть направлен на рассмотрение со служебной запиской с обоснованием необходимости его рассмотрения Главой или заместителями.

5.16. При вводе основных реквизитов поступающего в Администрацию документа в ЕСЭДО осуществляется присвоение регистрационного номера документу, например:

ВХ-12/СДЛ-121-ПР, где:

ВХ - код вида документа ("входящий");

12 - год;

СДЛ - Седельниковский муниципальный район;

121 - порядковый номер;

ПР - код темы документа ("Правительство").

Порядковый номер документа переносится в регистрационный штамп.

Регистрационный номер поступающего документа Администрации может не содержать кода темы документа.

В делопроизводстве Администрации предусмотрены следующие коды тем документов:

ГД - Государственная Дума Федерального Собрания Российской Федерации;

ЗС - Законодательное Собрание Омской области;

СП - судебные приставы;

ОГ - обращения граждан;

П - прокуратура;

С - судебные документы;

З - законы;

ПР - Правительство Омской области;

ЗС - постановления Законодательного Собрания Омской области;

ГР - Губернатор Омской области;

ПП - постановления Правительства Омской области;

РГ - распоряжения Губернатора Омской области;

РП - распоряжения Правительства Омской области;

СГ - соглашения;

У - указы Губернатора Омской области;

М - Министерства Омской области;

ВН - внутренние документы;

ДИ - другие источники.

5.17. Рассмотренные Главой, первым заместителем Главы, заместителями Главы или руководителями структурных подразделений Администрации документы возвращаются в организационный отдел, где в ЕСЭДО вносится содержание указания по исполнению конкретного документа. После чего документ передается на исполнение.

5.18. Подлинник документа с указанием руководителя по его исполнению направляется ответственному исполнителю.

Другие исполнители, указанные в поручении, являются соисполнителями документа (поручения) и осуществляют подготовку соответствующих материалов по копии документа (электронному образу в ЕСЭДО) с поручением руководителя.

6. Организация работы с отправляемыми документами

6.1. Общие положения

6.1.1. Отправляемые документы передаются:

- посредством ЕСЭДО;

- почтовой, фельдъегерской, электронной связью;

- работником организационного отдела Администрации представителю адресата (адресату) при предъявлении удостоверения (иного документа, удостоверяющего личность);

- работником организационного отдела Администрации адресату по поручению начальника отдела.

Регистрация и дальнейшая отправка документа осуществляется работником организационного отдела Администрации только при наличии его электронной формы, которая направляется исполнителем документа посредством подсистемы "Библиотека документов" ЕСЭДО. При отсутствии рабочего места в ЕСЭДО электронный образ документа передается с использованием электронных носителей информации.

6.1.2. Отправляемые документы направляются адресату работником организационного отдела Администрации почтовым отправлением (с уведомлением о вручении, заказное и т.п.) или передаются исполнителю документа, о чем делается отметка на втором экземпляре отправляемого документа.

Решение о способе доставки принимает руководитель, подписавший документ.

6.1.3. Обработка отправляемых документов осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

6.1.4. Прием и передача факсограмм, телефонограмм, электронных документов осуществляется работником организационного отдела и лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации и муниципальном архиве.

6.1.5. В целях сокращения бумажного документооборота часть направляемой информации (приложение) по решению ответственного исполнителя документа может не прилагаться к сопроводительным письмам, а направляться в электронном виде либо размещаться на официальном сайте Администрации, о чем должно быть указано в сопроводительном письме.

6.1.6. Изготовление заверенных копий документов Администрации осуществляется работниками организационного отдела по обращению ответственного исполнителя документа.

В соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 года N 9779-Х (в редакции Федерального закона от 8 декабря 2003 года N 169-ФЗ) верность копии документа свидетельствуется работником организационного отдела на последнем листе копии документа проставлением штампа "Копия верна", печати отдела, информации о месте нахождения оригинала документа, подписью работника отдела и датой выдачи копии.

Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии.

6.2. Подготовка отправляемого документа

6.2.1. Отправляемые документы оформляются на бланках Администрации в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, федерального и областного законодательства.

6.2.2. При подготовке документов применяются текстовые редакторы Microsoft Word for Windows, OpenOffice.org с использованием шрифтов "Times New Roman" размером 14.

6.2.3. При оформлении документов не допускается использование оборотной стороны листа, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

6.2.4. При подготовке документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

6.2.5. Не допускается сшивание, скрепление степлером листов документа.

6.2.6. При подготовке документов с большим объемом текста, а также в таблицах, оформляемых приложением к документу (кроме документов, направляемых Губернатору Омской области, в Правительство Омской области), допускается применение шрифта меньшего размера, а также шрифта "Arial".

6.2.7. Реквизиты адресата документа указываются в правом верхнем углу отправляемого документа на уровне реквизитов Администрации и выравниваются относительно левого края самой длинной строки или относительно границы правого поля листа, например:

"Первому заместителю Председателя Правительства Омской области П.И. Иванову"

или

"Первому заместителю Председателя Правительства Омской области П.И. Иванову".

6.2.8. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при адресации отправляемого документа в города федерального значения (г. Москва, г. Санкт-Петербург) сокращение слова "город" перед названием города не указывается.

При адресации отправляемого документа в организацию указываются ее наименование, затем почтовый адрес, например:

"Общество с ограниченной ответственностью "Научно-производственное объединение "МИР" Иванова ул., д. 13, Москва, 177300".

При адресации отправляемого документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

"Иванову И.П. Советская ул., д. 20, кв. 12, с. Седельниково, Омская обл., 646480".

При адресации отправляемого документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

При адресации отправляемого документа в органы государственной власти Российской Федерации, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти по Омской области, органы государственной власти Омской области, государственные учреждения Омской области, государственные унитарные предприятия Омской области, органы местного самоуправления Омской области почтовый адрес не указывается.

6.2.9. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется указатель рассылки документа, который подписывается ответственным исполнителем документа (приложение N 4).

Указатель рассылки хранится вместе со вторым экземпляром отправляемого документа, в нем делается отметка о дате отправки документа.

6.2.10. При адресации документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации их следует указывать обобщенно, например:

"Главам сельских поселений Седельниковского муниципального района Омской области (по списку)".

При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, физическому лицу - после нее.

6.2.11. Текст отправляемого документа начинается, как правило, с обращения к адресату, которое выравнивается по центру, например:

"Уважаемый Иван Иванович!".

6.2.12. В правовых актах Администрации, а также во внутренних документах Администрации, адресованных вышестоящему должностному лицу, текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу" и т.д.).

В документах коллегии Администрации, комиссий Администрации текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил(а)").

Текст протокола заседания коллегии Администрации излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили" и т.д.).

В письмах используются следующие формы изложения текста: "просим предоставить", "направляем в Ваш адрес", "в Администрации рассмотрено".

6.2.13. Дату создания документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 05.09.2012 или 27.09.2012.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты документа, например: 5 сентября 2012 года или 27 сентября 2012 года.

6.2.14. В тексте документа дата оформляется словесно-цифровым способом, например: "12 сентября 2012 года".

Во внутренних документах Администрации допускается оформление даты арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: "12.09.2012".

Датой документа, подписываемого совместно двумя или более должностными лицами, является дата более поздней подписи.

6.2.15. В конце отправляемого документа на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от последней строки текста указывается наименование должности, а также инициалы и фамилия лица, уполномоченного подписывать отправляемый документ.

Элементы реквизита "Подпись должностного лица" выравниваются по границам левого и правого полей документа. Расшифровка подписи оформляется на уровне последней строки наименования должности, инициалы отделяются от фамилии пробелом, например:

"Глава Седельниковского муниципального района

(личная подпись)

И.И. Иванов".

6.2.16. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу шрифтом "Times New Roman" размером 10 следующим образом:

"В.А. Иванов 21-2-43".

На отправляемом документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указываются инициалы и фамилия ответственного исполнителя документа.

6.2.17. Часть отправляемого документа может быть оформлена приложением. Приложение к документу оформляется на отдельных листах бумаги. На первом листе приложения в правом верхнем углу указываются слово "Приложение" и обозначаемый арабскими цифрами номер приложения, если отправляемый документ имеет несколько приложений.

Приложение, за исключением завершающегося таблицей с выделенными границами, заканчивается чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 1 - 3 межстрочных интервалов от последней строки текста. Длина черты 2 - 5 см.

Название приложения выравнивается по центру. В названии приложения вид документа указывается прописными буквами, например:

"ИНФОРМАЦИЯ".

Приложение визируется руководителем структурного подразделения Администрации, подготовившего проект отправляемого документа, или исполнителем.

Если приложение направляется не во все указанные в отправляемом документе адреса, то в тексте документа об этом делается отметка, например:

"Приложение: на 5 листах в первый адрес.".

В тексте отправляемого документа должны быть ссылки на приложение, как правило, при помощи слов "прилагаемый", "согласно приложению", "(приложение N _____)", например:

"Направляется для сведения информация согласно приложению.".

Если в тексте отправляемого документа отсутствует ссылка на приложение, то в конце текста документа перечисляются наименования приложений с указанием количества листов и числа их экземпляров в каждом приложении, например:

"Приложение:

1. Справка о принятии нормативного правового акта в сфере использования, охраны, защиты земель на 3 л. в 2 экз. 2. Проект постановления Администрации Седельниковского муниципального района "Об организации общественных работ на территории Седельниковского муниципального района в 2013 году" на 3 л. в 1 экз.".

Если приложение сброшюровано, количество листов в нем не указывается.

На приложениях к правовым актам Администрации, правилам, инструкциям, планам, программам и другим подобным документам отметка о приложении проставляется на первом листе в правом верхнем углу. При этом указывается наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер, например:

"Приложение к распоряжению Администрации Седельниковского муниципального района от 26.08.2012 N 123".

6.2.18. Подготовка проекта отправляемого документа Администрации осуществляется в двух экземплярах:

- первый экземпляр (оригинал) после его подписания направляется адресату;

- второй экземпляр хранится в отделе организационно-кадровой работы, информационно-правового обеспечения и делопроизводства Администрации.

6.2.19. Второй экземпляр проекта отправляемого документа Администрации визируется исполнителем, начальником отдела (управления), подготовившего проект. Также отправляемый документ визируется первым заместителем Главы или заместителем Главы, координирующим деятельность соответствующего структурного подразделения Администрации (если не они подписывают отправляемый документ).

Визы проставляются в нижней части лицевой стороны второго экземпляра отправляемого документа.

6.2.20. Проекты отправляемых документов Администрации передаются на подпись Главе через организационный отдел Администрации.

Специалисты организационного отдела при рассмотрении проекта отправляемого документа имеет право возвращать документ исполнителю на доработку.

6.2.21. Подписанные Главой отправляемые документы Администрации регистрируются в организационном отделе Администрации.

При этом нумерация с началом каждого календарного года начинается с единицы.

6.2.22. Регистрационный номер отправляемого документа Администрации и дата регистрации проставляются в реквизитах бланка. Если отправляемый документ подготовлен как ответ на поступивший документ, то в реквизитах бланка Администрации проставляются регистрационный номер и дата документа, на который должен быть дан ответ.

На отправляемом документе Администрации указывается дата, оформленная цифровым способом, и регистрационный номер. Например:

ИСХ-12/СДЛ-248-ПР/1, где:

ИСХ - код вида документа (исходящий);

12 - год;

СДЛ - Администрация Седельниковского муниципального района;

248 - порядковый номер документа;

ПР - код темы документа ("Правительство Омской области");

1 - код должностного лица Администрации, подписавшего документ.

Порядковый номер документа переносится в реквизиты бланка.

6.2.23. В делопроизводстве Администрации предусмотрены следующие коды должностных лиц Администрации, имеющих право подписи отправляемых документов:

1 - Глава;

2 - первый заместитель Главы;

3 - заместитель Главы.

6.2.24. Документ, отправляемый по факсу, электронной почте, подлежит регистрации в соответствии с настоящей Инструкцией.

Решение о необходимости направления адресату подлинника документа на бумажном носителе принимает ответственный исполнитель.

6.3. Отправка документа

6.3.1. Документы для отправки передаются полностью оформленными в соответствии с требованиями законодательства и настоящей Инструкции.

6.3.2. Документы обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего за ним рабочего дня.

ГАРАНТ:

Нумерация приводится в соответствии с источником

6.3.4. Документы, оформленные с нарушением настоящей Инструкции, возвращаются исполнителю.

6.3.5. При подготовке ответа на поступивший документ, адресованный непосредственно Администрации, Главе или структурным подразделениям Администрации, поступивший документ остается со вторым экземпляром ответа.

7. Внешнее согласование и утверждение документа

7.1. Согласование документа с государственными органами, органами местного самоуправления, организациями и должностными лицами, интересы которых затрагиваются документом, является внешним согласованием.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования, например:

"СОГЛАСОВАНО Начальник Управления Министерства труда и Социального развития Омской области Личная подпись И.Н. Петрова Дата".

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования.

Реквизит "Гриф согласования" проставляется в нижнем левом углу последнего листа документа, если иное не предусмотрено законодательством.

7.2. Реквизит "Гриф утверждения" проставляется в верхнем правом углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

"УТВЕРЖДАЮ Глава Седельниковского муниципального района Омской области Личная подпись И.И. Иванов Дата".

8. Организация работы с правовыми актами Администрации

Администрация издает нормативные правовые акты в форме постановлений и распоряжений по вопросам, отнесенным к ее компетенции федеральным и областным законодательством, Уставом Седельниковского муниципального района Омской области.

Распоряжения по кадровым вопросам регистрируются отдельно.

8.1. Правовые акты Администрации по основной деятельности

8.1.1. Подготовку проектов правовых актов Администрации осуществляют работники структурных подразделений Администрации на основании поручений Главы, первого заместителя Главы, заместителя Главы, координирующего деятельность соответствующего структурного подразделения Администрации, либо в инициативном порядке.

Подготовку проектов правовых актов Администрации по кадровым вопросам осуществляет специалист Администрации по кадровой работе или иных структурных подразделений Администрации на основании поручений Главы.

8.1.2. Проект правового акта Администрации подготавливается исполнителем в одном экземпляре.

8.1.3. Исполнители обеспечивают представление в организационный отдел Администрации текстов правовых актов Администрации в электронной форме.

8.1.4. В конце проекта правового акта Администрации на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от последней строки текста указывается наименование должности, а также инициалы и фамилия лица, уполномоченного подписывать правовой акт. Элементы реквизита "Подпись должностного лица" выравниваются по границам левого и правого полей документа. Расшифровка подписи оформляется на уровне последней строки наименования должности, инициалы отделяются от фамилии пробелом, например:

"Глава Седельниковского муниципального района

(личная подпись)

И.И. Иванов".

8.1.5. Проекты правовых актов Администрации оформляются на специальных бланках Администрации согласно приложениям N 1, 2 к настоящей Инструкции шрифтом "Times New Roman" размером 14.

8.1.6. В делопроизводстве Администрации предусмотрены следующие коды видов правовых актов Администрации по основной деятельности:

п - постановления Администрации;

р - распоряжения Администрации.

8.1.7. Правовой акт Администрации имеет следующие реквизиты:

- герб Седельниковского района;

- наименование Администрации;

- наименование вида правового акта - постановление или распоряжение Администрации;

- дата правового акта Администрации (выравнивается по левому краю бланка);

- регистрационный номер правового акта Администрации (выравнивается по правому краю бланка);

- место составления (издания) правового акта Администрации располагается под датой по левому краю бланка на один интервал ниже даты;

- подпись должностного лица.

Дата правового акта Администрации оформляется словесно-цифровым способом.

Регистрационный номер правового акта Администрации состоит из знака "N", порядкового номера, например:

"от 22 августа 2012 года с. Седельниково

N 37".

При присвоении порядковых номеров правовым актам Администрации с началом каждого календарного года нумерация начинается с единицы.

8.1.8. На оборотной стороне бланка правового акта Администрации в левом нижнем углу печатным способом проставляются инициалы и фамилия исполнителя шрифтом "Times New Roman" размером 10.

Проект правового акта Администрации представляется для согласования должностным лицам Администрации, в компетенцию которых входит рассмотрение соответствующих вопросов или интересы которых затрагивает проект правового акта.

Согласование проекта правового акта Администрации осуществляется в форме визирования в течение трех рабочих дней после поступления.

На оборотной стороне бланка правового акта указывается наименование должности, фамилия и инициалы:

- заместителя Главы, координирующего деятельность соответствующего структурного подразделения Администрации;

- начальника отдела (управления), председателя комитета, подготовившего проект правового акта;

- должностных лиц, которым в проекте предусматриваются поручения;

- исполнителя.

В ходе согласования проекта правового акта Администрации на оборотной стороне бланка проставляются визы перечисленных выше должностных лиц.

При согласовании проекта правового акта Администрации должностные лица Администрации, в компетенцию которых входит рассмотрение соответствующих вопросов или интересы которых затрагивает проект правового акта Администрации, вправе выражать мотивированные замечания и предложения по вопросам, входящим в их компетенцию, а также затрагивающим их интересы.

Ответственный исполнитель обеспечивает рассмотрение, устранение и учет замечаний и предложений в течение трех дней после их получения.

8.1.9. Проект правового акта Администрации, затрагивающего права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающего правовой статус организаций или имеющего межведомственный характер, размещается в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы. Срок приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы - не менее 5 дней.

8.1.10. Ответственный исполнитель проекта правового акта Администрации перед визированием его у заместителя Главы, руководителя структурного подразделения направляет посредством ЕСЭДО электронный образ проекта правового акта Администрации и информацию о датах начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы работнику Администрации, ответственному за общую организацию и техническое наполнение официального сайта Администрации, для размещения данного проекта правового акта на официальном сайте Администрации в сети "Интернет".

8.1.11. Правовые акты Администрации, подготовленные в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 2005 года N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд", визируются:

- исполнителем;

- начальником отдела Администрации исполнителя проекта правового акта;

- заместителем Главы, координирующим деятельность соответствующего структурного подразделения Администрации;

- руководителем комитета финансов и контроля, главным бухгалтером Администрации.

8.1.12. Проекты правовых актов Администрации по вопросам, связанным с расходованием денежных средств или иными финансовыми обязательствами Администрации, также визируются руководителем комитета финансов и контроля, главным бухгалтером Администрации.

Приложение к проекту правового акта Администрации визируется исполнителем в правом нижнем углу последнего листа приложения.

8.1.13. Обеспечение качественной и своевременной подготовки проекта правового акта Администрации, соответствия правового акта Администрации требованиям федерального и областного законодательства и согласования его с заинтересованными структурными подразделениями Администрации возлагаются на исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения Администрации, подготовившего проект правового акта.

Проекты правовых актов Администрации передаются на подпись Главе через организационный отдел Администрации.

Специалисты организационного отдела при рассмотрении проекта правового акта Администрации имеют право возвращать документ исполнителю на доработку.

8.1.14. Правовые акты Администрации подписываются Главой, в его отсутствие - первым заместителем главы.

8.1.15. Правовые акты Администрации регистрируются в организационном отделе Администрации. Постановления и распоряжения Администрации регистрируются отдельно.

8.1.16. После подписания правового акта Администрации ему присваивается регистрационный номер в организационном отделе Администрации. Оригинал правового акта Администрации хранится в организационном отделе Администрации. Заверенная в соответствии с настоящей Инструкцией копия (копии) правового акта Администрации передается исполнителю под роспись.

8.1.17. По решению исполнителя копии правового акта Администрации могут рассылаться нескольким адресатам согласно указателю рассылки, который составляется на документ, рассылаемый более чем в три адреса.

8.1.18. Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии "Всего в копии 15 л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Указатель рассылки правового акта Администрации готовится исполнителем на отдельном листе и визируется им в правом нижнем углу лицевой стороны документа.

Указатель рассылки правового акта Администрации хранится вместе с его оригиналом в организационном отделе Администрации, в нем делается отметка о дате отправки правового акта Администрации.

Рассылку копий правового акта Администрации осуществляет работник организационного отдела Администрации.

8.2. Особенности подготовки правовых актов Администрации по кадровым вопросам

8.2.1. При согласовании проекта правового акта Администрации по кадровым вопросам на оборотной стороне бланка печатным способом указываются инициалы, фамилия и наименование должности исполнителя.

8.2.2. На подпись Главе передаются проекты правовых актов Администрации по кадровым вопросам в отношении работников, для которых работодателем является Глава. Проекты передаются через организационный отдел Администрации.

Специалисты организационного отдела при рассмотрении проекта правового акта Администрации по кадровым вопросам имеют право возвращать документ исполнителю на доработку.

8.2.3. Правовые акты Администрации по кадровым вопросам регистрируются и хранятся специалистом по кадровой работе Администрации.

Копия заверяется оттиском печати Администрации, передается в отдел бухгалтерского учета и отчетности Администрации и (или) приобщается к личному делу работника Администрации в зависимости от содержания правового акта Администрации.

8.2.4. Распоряжения Администрации по кадровым вопросам формируются в дела в зависимости от сроков хранения и обозначаются следующими кодами:

лс - распоряжения Администрации по кадровым вопросам, имеющие сроки хранения 75 лет (о приеме, увольнении, поощрении, изменении фамилии, установлении надбавок, отпусках без сохранения денежного содержания, заработной платы и др.);

к - распоряжения Администрации по кадровым вопросам, имеющие сроки хранения 5 лет (о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков, наложении взысканий, краткосрочных командировках и др.).

9. Организация работы с обращениями граждан

9.1. Обращения граждан, поступившие в Администрацию, рассматриваются в соответствии с федеральным и областным законодательством.

9.2. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других поступающих документов Администрации.

Обращение гражданина регистрируется в организационном отделе Администрации как поступающий документ.

Регистрация обращений граждан, поступивших в Администрацию письменно, по электронным каналам связи или во время личного приема Главы, первого заместителя Главы, заместителей Главы, ведется в ЕСЭДО с использованием базы данных Администрации "Обращения граждан".

Нумерация с началом каждого календарного года начинается с единицы.

При вводе основных реквизитов поступившего в Администрацию обращения гражданина в ЕСЭДО осуществляется присвоение ему регистрационного номера, например:

И-122-ОГ, где:

И - первая буква фамилии обратившегося гражданина ("Иванов");

122 - порядковый номер обращения;

ОГ - код темы документа ("обращения граждан").

В случае повторного поступления обращения одного и того же адресата в регистрационный номер добавляется буква (п) - ("повторно").

При регистрации обращений граждан, поступивших в Администрацию на бумажном носителе, код способа поступления документа не указывается.

Текст обращения граждан преобразуется в электронную форму.

9.3. Рассмотрение обращений граждан, поступающих в Администрацию, осуществляется Главой, первым заместителем Главы, заместителями Главы.

На рассмотрение Главе направляются обращения граждан, поставленные на контроль в управлении по работе с обращениями граждан Губернатора Омской области, обращения, адресованные Главе.

На рассмотрение заместителей Главы передаются обращения граждан, адресованные конкретному заместителю Главы.

9.4. Сроки рассмотрения обращений граждан, поступивших Главе, в Администрацию и переданных на рассмотрение в Администрацию, исчисляются в календарных днях со дня их регистрации в организационном отделе Администрации.

Общий срок рассмотрения обращений, поступивших непосредственно в Администрацию, - 30 календарных дней со дня их регистрации.

Если в тексте поручения Главы имеется указание "срочно", "незамедлительно", то исполнение осуществляется в течение 3 календарных дней. Указание "оперативно" предусматривает исполнение в течение 10 календарных дней. Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, то оно исполняется в предшествующий рабочий день.

9.5. При подготовке ответа на обращения граждан, поступившие Губернатору Омской области, в Правительство Омской области и переданные в Администрацию для направления ответа гражданину, осуществляется также подготовка сопроводительного письма Губернатору Омской области, в Правительство Омской области с информацией о выполнении поручения (если это содержится в указании по исполнению документа). Ответы на данные обращения граждан готовятся в письменной форме за подписью Главы.

9.6. При подготовке ответа на обращение, поступившее непосредственно в Администрацию или Главе, заместителю Главы ответ дается только автору обращения. Ответы на данные обращения граждан готовятся в письменной форме за подписью Главы, первого заместителя Главы или заместителей Главы.

9.7. В Администрации ведется личный прием граждан Главой, первым заместителем Главы, заместителями Главы. График личного приема граждан утверждается распоряжением Администрации. Запись граждан осуществляется секретарем приемной в приемной Главы по адресу: Омская область, с. Седельниково, ул. Избышева, 18А, а также по телефону приемной Главы: 21401.

10. Организация контроля исполнения документов

10.1. Контроль исполнения документов в Администрации включает в себя постановку документа на контроль, предварительную проверку хода его исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело.

10.2. В Администрации осуществляется контроль исполнения всех зарегистрированных документов, требующих исполнения.

10.3. Контроль исполнения поручений в Администрации ведется в ЕСЭДО.

10.4. Срок исполнения документа, поступившего из вышестоящей организации, определяется Главой или руководителем, уполномоченным давать указание по исполнению документа, исходя из срока, установленного вышестоящей организацией, направившей документ, или срока, установленного федеральным и (или) областным законодательством.

Срок исполнения документа, поступившего непосредственно в Администрацию, определяется Главой или руководителем, уполномоченным давать указание по исполнению документа, исходя из срока, установленного федеральным и (или) областным законодательством.

10.5. В данный срок включаются подготовка и визирование проекта ответа, а также подписание документа Главой. Поручение считается исполненным после присвоения документу исходящего номера в организационном отделе Администрации.

10.6. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день или срок исполнения поручения указан со словом "до", то поручение исполняется в предшествующий этой дате день.

10.7. Изменение срока исполнения поручения согласовывается с лицом, давшим поручение. Если поручение по объективным причинам не может быть исполнено в установленный срок, то ответственный исполнитель обязан не позднее чем за три дня до истечения срока письменно согласовать продление срока исполнения с лицом, давшим поручение (за исключением сроков, установленных федеральным и (или) областным законодательством).

10.8. Если поручение дано нескольким лицам, то ответственным за исполнение поручения является лицо, указанное в поручении первым, либо исполнитель, напротив фамилии которого стоит отметка "созыв", "обобщение", "свод" и т.п.

Документ вместе с указанием по его исполнению направляется ответственному исполнителю в электронной форме посредством ЕСЭДО, а также на бумажном носителе. Иные исполнители документа (далее - соисполнители) осуществляют работу с документом по его электронному образу в ЕСЭДО. При отсутствии рабочего места в ЕСЭДО исполнителям направляется копия документа с указанием по его исполнению на бумажном носителе. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей, в том числе определяет сроки представления соисполнителями необходимых документов, информации и предложений.

В случае если ответственным исполнителем специально не определены сроки представления соисполнителями необходимых документов, информации и предложений, то данные документы и материалы представляются не позднее чем за три дня до окончания срока исполнения поручения или документа.

Все последующие указания по исполнению документа не должны искажать содержание поручения вышестоящего руководителя.

10.9. Перед уходом в отпуск (выездом в командировку) работник, имеющий неисполненные документы, срок исполнения по которым истекает во время нахождения работника в отпуске (командировке), обязан передать неисполненные документы своему непосредственному руководителю для их распределения между оставшимися работниками структурного подразделения (если не предусмотрено возложение исполнения обязанностей уходящего в отпуск (выезжающего в командировку) на другого работника).

При увольнении или переходе на другую работу работник должен сдать непосредственному руководителю все числящиеся за ним документы. Дела, взятые из архива Администрации, сдаются в муниципальный архив.

В случае болезни работника вопрос о передаче документов, находящихся у него на исполнении, решается руководителем, давшим поручение.

10.10. В организационном отделе Администрации, структурных подразделениях Администрации, являющихся самостоятельными юридическими лицами, в муниципальном архиве ведется самостоятельный учет документооборота.

Документы, поступающие в структурные подразделения Администрации, являющиеся самостоятельными юридическими лицами, в муниципальный архив, требующие решения Главы, передаются Главе со служебной запиской после регистрации в организационном отделе Администрации.

10.11. Контроль исполнения документов в Администрации обеспечивают:

- работники организационного отдела Администрации;

- работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Администрации, являющихся самостоятельными юридическими лицами, муниципальном архиве.

10.12. Работники организационного отдела Администрации, работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, муниципальном архиве, еженедельно информируют Главу о соблюдении сроков исполнения документов, стоящих на контроле.

Количество просроченных дней по исполнению документа исчисляется в рабочих днях.

10.13. Документ считается исполненным и снимается с контроля, когда решены по существу все поставленные в нем вопросы и задачи, извещены все заинтересованные лица и организации.

Документ считается исполненным после подписания его лицом, уполномоченным подписывать настоящий документ, и присвоения ему регистрационного номера.

Основанием для снятия с контроля документа, по результатам исполнения которого не предполагается подготовка письменного ответа Администрации, является направление служебной записки на имя лица, давшего поручение, или письменное пояснение ответственного исполнителя на документе о результатах его исполнения.

11. Документальный фонд Администрации

11.1. Организация работы с документами в делопроизводстве Администрации представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на стадии делопроизводства и их передачу на архивное хранение в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

11.2. Работники Администрации обязаны обеспечивать сохранность документов Администрации.

В конце рабочего дня документы, находящиеся в рабочем кабинете, должны помещаться работниками Администрации в шкафы, обеспечивающие их сохранность, предохраняющие документы от пыли и воздействия прямого солнечного света.

12. Разработка номенклатуры дел Администрации

12.1. Номенклатура дел Администрации (далее - Номенклатура) - систематизированный перечень заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве Администрации, с указанием сроков хранения и оформленный в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 года N 263.

12.2. Номенклатура (приложение N 11) составляется работником организационного отдела Администрации на основе номенклатур дел структурных подразделений Администрации (приложение N 12).

12.3. Номенклатура согласовывается с экспертной комиссией Администрации, после чего направляется для утверждения Главе.

12.4. Номенклатура дел структурного подразделения Администрации составляется работником, ответственным за делопроизводство этого подразделения, согласовывается с организационным отделом Администрации и подписывается руководителем структурного подразделения Администрации.

Методическое руководство проводимой структурными подразделениями Администрации работой по разработке, изменению Номенклатуры осуществляет работник организационного отдела Администрации.

В случае возникновения в течение года новых документированных участков работы, появления дел, не предусмотренных Номенклатурой, вновь заводимые дела помещаются в Номенклатуру под резервными номерами.

12.5. Исполненные дела формируются в структурных подразделениях Администрации.

13. Формирование дел и их текущее хранение

13.1. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с Номенклатурой в зависимости от сроков хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет)) и правилами систематизации документов внутри дела.

13.2. Законченный делопроизводством документ передается исполнителем в дело не позднее 10-дневного срока.

13.3. Дела формируются в структурных подразделениях Администрации. Перечень лиц, ответственных за сохранность документов, формирование их в дела, разработку номенклатуры дел структурного подразделения, составление описей дел структурного подразделения, уничтожение документов с истекшими сроками хранения, устанавливается распоряжением Администрации. Указанные лица и руководители структурных подразделений Администрации обеспечивают сохранность документов и дел.

13.4. Индекс дела, в которое в соответствии с Номенклатурой должен быть помещен исполненный документ (комплект документов), определяет лицо, ответственное в структурном подразделении Администрации за сохранность документов и формирование их в дела.

13.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

1) помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела в Номенклатуре;

2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

3) помещать приложения вместе с основными документами;

4) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

5) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

6) помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

7) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);

8) документ, помещаемый в дело, должен иметь дату, подпись, другие реквизиты, то есть быть правильно и полностью оформленным;

9) по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см. При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т. 1", "Т. 2" и т.д.;

10) документы внутри дела располагаются по мере поступления в хронологической, вопросно-логической последовательности;

11) распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

12) в отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии принятых областных законов, правовых актов Правительства Омской области;

13) все документы отчетного и информационного характера по исполнению поручений Губернатора Омской области по исполнению поручений и указаний Президента Российской Федерации, правовых актов и поручений Губернатора Омской области, Правительства Омской области, находящихся на контроле, помещаются в заведенные на эти правовые акты и поручения дела. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких документов, помещенных в разные дела, то следует поместить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором помещен подлинник этого документа;

14) документы коллегиальных органов группируются в два дела: протоколы и решения коллегиальных органов и документы к заседаниям коллегиальных органов;

15) протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов;

16) правовые акты Администрации по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов Администрации по личному составу;

17) правовые акты Администрации по личному составу формируются в отдельные дела в соответствии со сроками хранения;

18) утвержденные планы, отчеты и другие документы группируются отдельно от их проектов;

19) документы в личных делах располагаются по мере их поступления;

20) обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Администрации или подведомственных ему учреждений и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от обращений граждан по личным вопросам;

21) переписка группируется, как правило, за период календарного года, систематизируется в хронологической последовательности "документ-ответ" и помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;

22) законченные делопроизводством электронные копии документов формируются в дела (папки, директории) в соответствии с Номенклатурой отдельно от документов на бумажных носителях на жестком диске специально выделенного компьютера.

13.6. Местом текущего хранения дел со дня их заведения до передачи в архив Администрации или на уничтожение являются структурные подразделения Администрации, в которых были сформированы соответствующие дела.

После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с Номенклатурой. На корешках и обложках дел указываются индексы по Номенклатуре.

Руководители структурных подразделений Администрации и работники этих подразделений, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, в течение 3 лет после завершения делопроизводственного года остаются в структурных подразделениях Администрации для оперативного использования, затем передаются в архив Администрации.

13.7. Дела документального фонда Администрации, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив Администрации, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по Номенклатуре.

13.8. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения Администрации, в котором были сформированы соответствующие дела, реорганизации и ликвидации указанного структурного подразделения Администрации.

Проверка наличия проводится путем сверки статей Номенклатуры с описанием дел на обложке, физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в соответствии с законодательством.

13.9. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящиеся на текущем хранении, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела лицом, ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Главы или его заместителей с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

13.10. Контроль формирования дел, проверку наличия и состояния дел, выдачу дел во временное пользование, изъятие документов из дел осуществляет работник организационного отдела Администрации, специалист муниципального архива.

14. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

14.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

1) экспертизу ценности документов;

2) оформление дел;

3) составление описей дел по результатам экспертизы ценности документов (дел);

4) составление актов на уничтожение документов и дел, не подлежащих хранению.

14.2. Экспертиза ценности документов проводится в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов проводится на стадии делопроизводства:

1) при составлении номенклатуры дел;

2) в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

3) при подготовке к передаче в архив Администрации;

4) при подготовке дел к передаче в казенное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический архив).

14.3. Экспертизу ценности документов организуют и проводят экспертная комиссия Администрации и экспертная комиссия структурного подразделения Администрации.

В состав экспертной комиссии Администрации, утверждаемый правовым актом Администрации, включается представитель Исторического архива (по согласованию).

14.4. Экспертиза ценности документов производится ежегодно в структурных подразделениях Администрации, осуществляющих формирование и хранение соответствующих дел.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Администрации, отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Администрации, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, перечнями документов с указанием сроков их хранения, Номенклатурой.

14.5. По результатам экспертизы ценности документов работниками структурных подразделений Администрации, ответственными за ведение делопроизводства (архива), составляются описи дел временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (приложение N 13, 14), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение N 18).

Опись дел структурного подразделения Администрации утверждается руководителем структурного подразделения Администрации по согласованию с начальником отдела организационно-кадровой работы Администрации.

14.6. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

Оформление дел проводится работниками структурных подразделений Администрации, ответственными за ведение делопроизводства (архива), при методической и практической помощи и под контролем работника организационного отдела Администрации.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дел предусматривает оформление реквизитов обложки дела (приложение N 15), нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя (приложение N 16) дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 17), подшивку или переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

14.7. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение 3 лет.

14.8. Описи дел постоянного хранения структурного подразделения Администрации в целях передачи соответствующих дел в архив Министерства составляются не позднее чем через 3 года после завершения дел в производстве.

14.9. Дела муниципальных служащих экспертизе ценности не подлежат. Дела данной категории подлежат частичному оформлению: производится нумерация листов в деле, составляется заверительная надпись дела и внутренняя опись документов дела. Указанные дела не подлежат подшивке или переплету.

Опись дел по личному составу муниципальных служащих, уволенных с муниципальной службы, составляется специалистом по кадровой работе Администрации без записей о передаче и приеме в архив Администрации.

В случае передачи личного дела муниципального служащего, уволенного с муниципальной службы, в другой орган в указанной описи в графе "Примечание" делается отметка о выбытии дела с указанием основания передачи. Документы (акты, запросы) о передаче дел муниципальных служащих составляют самостоятельное дело, которое включается в указанную опись.

По истечении 10-летнего срока хранения личных дел уволенных муниципальных служащих на эти дела по году увольнения составляется самостоятельная опись с отдельной нумерацией, и специалист по кадровой работе Администрации передает их в установленном порядке на хранение в муниципальный архив.

Специалистом по кадровой работе Администрации обеспечивается сейфовое хранение личных дел уволенных муниципальных служащих до передачи в муниципальный архив.

15. Передача дел на архивное хранение

15.1. Архив Администрации ведет работник организационного отдела Администрации, в должностные обязанности которого входит организация хранения и обеспечение сохранности документов Администрация, поступивших в архив на хранение.

15.2. В архив Администрации передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (за исключением документов муниципального архива). Их передача производится только по описям дел структурных подразделений в соответствии с графиком, составленным работником организационного отдела и согласованным с руководителями структурных подразделений Администрации.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в муниципальный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Администрации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

15.3. Прием дел производится работником организационного отдела Администрации в присутствии работника структурного подразделения Администрации с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела. В конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника организационного отдела Администрации и лица, передавшего дела.

15.4. Дела и описи дел передаются в муниципальный архив сотрудниками структурных подразделений Администрации с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в муниципальный архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в муниципальный архив несет структурное подразделение Администрации, передающее документы).

15.5. Работником организационного отдела Администрации предварительно проверяется правильность формирования, оформления дел и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с Номенклатурой. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат устранению работниками структурного подразделения Администрации.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по Номенклатуре, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения Администрации и передается вместе с описью дел структурного подразделения Администрации в ведомственный архив. Работником организационного отдела Администрации составляется акт недостачи дел, который утверждается управляющим делами Администрации.

15.6. Вместе с делами в муниципальный архив передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Администрации лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных (реорганизационных) мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в муниципальный архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и Номенклатуре.

15.7. По результатам экспертизы ценности документов работником организационного отдела Администрации составляются годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения и дел по личному составу Администрации, а также акты о выделении дел к уничтожению.

15.8. Выдача дел работникам Администрации осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

15.9. Документы Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящиеся в муниципальном архиве, по истечении 10 лет после передачи в муниципальный архив, если иное не установлено федеральным законодательством, передаются на постоянное хранение в Исторический архив, в том числе в электронном виде, а также научно-справочный аппарат к ним, в том числе в электронном виде.

В случае отсутствия необходимых условий для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, временно хранящихся в муниципальном архиве, они могут быть переданы по решению Главы и по согласованию с руководителем Исторического архива на постоянное хранение в Исторический архив до истечения предельных сроков их временного хранения в муниципальном архиве.

16. Уничтожение документов и дел с истекшим сроком хранения

16.1. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление актов о выделении их к уничтожению (далее - акт) производятся в структурных подразделениях Администрации после составления сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Указанные описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии Администрации одновременно.

16.2. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные делопроизводством в 2008 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2012 года).

16.3. Акты, согласованные экспертной комиссией Администрации, утверждаются Главой только после утверждения экспертно-проверочной комиссией Администрации описи дел постоянного хранения за этот период.

После этого работник организационного отдела Администрации, ответственный за уничтожение документов, имеет право уничтожить дела, включенные в акты, путем измельчения на шредере либо путем передачи для уничтожения в уполномоченные организации.

17. Особенности работы с электронными документами

17.1. В Администрации создаются и используются:

электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе;

электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в ЕСЭДО.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

17.2. При передаче электронных документов в другие органы документы заверяются электронной подписью Главы, первого заместителя Главы и иных уполномоченных должностных лиц Администрации в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи".

17.3. При обработке, рассмотрении, согласовании и подписании электронных документов в системе электронного документооборота во внутреннем документообороте Администрации могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная подпись не используется, при условии, что программные средства, применяемые в Администрации, позволяют однозначно идентифицировать лицо, подписавшее документ.

17.4. Состав электронных документов, обращающихся в системе электронного документооборота, определяется Администрацией на основе рекомендаций Федерального архивного агентства и в соответствии с перечнем документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых может осуществляться исключительно в форме электронных документов, утверждается Главой, если иное не предусмотрено федеральным и областным законодательством.

17.5. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Администрации.

17.6. Прием и отправка электронных документов осуществляются работниками организационного отдела Администрации и иными уполномоченными должностными лицами Администрации.

17.7. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение Главы, направлении электронных документов в структурные подразделения, отправке и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

17.8. Документы, создаваемые в Администрации и (или) поступившие в Администрацию на бумажном носителе, включаются в ЕСЭДО после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

17.9. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Администрации.

17.10. Электронные документы формируются в дела в соответствии с Номенклатурой и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении Номенклатуры указывается, что дело ведется в электронном виде.

17.11. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Администрации в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

17.12. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного Главой.