Подраздел 16. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение (п.п. 126 - 134)

Подраздел 16. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

126. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 6 сентября 2012 г. N 90 подпункт 1 пункта 126 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

1) экспертизу ценности документов, в том числе электронных документов;

2) оформление дел;

3) составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

4) составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

127. Экспертиза ценности документов проводится в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов проводится на стадии делопроизводства:

1) при составлении номенклатуры дел;

2) в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 6 сентября 2012 г. N 90 в подпункт 3 пункта 127 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

3) при подготовке дел к передаче в казенное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический архив).

128. Экспертизу ценности документов организует и проводит постоянно действующая экспертная комиссия Управления делами, положение о которой утверждается приказом Управления делами после согласования с Министерством государственно-правового развития Омской области.

В состав экспертной комиссии Управления делами, утверждаемый правовым актом Управления делами, включается представитель Исторического архива.

129. Экспертиза ценности документов производится ежегодно в структурных подразделениях Управления делами, осуществляющих формирование и хранение соответствующих дел.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Управления делами, отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Управления делами, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, перечнями документов с указанием сроков их хранения, Номенклатурой.

130. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

Формы указанных документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству в Управлении делами (далее - Инструкция Управления делами), утверждаемой приказом Управления делами, который согласовывается с Министерством государственно-правового развития Омской области.

131. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

Оформление дел проводится работниками отдела учета и обработки документов и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Управления делами, при методической помощи и под контролем лица, ответственного за ведение архива Управления делами.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела, нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Формы обложки дела, листа-заверителя дела, внутренней описи документов дела утверждаются Инструкцией Управления делами.

132. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение 2 лет.

133. Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в целях передачи соответствующих дел в архив Управления делами составляются не позднее чем через 3 года после завершения дел в производстве.

134. При подготовке к передаче на архивное хранение личных дел Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, министра Омской области, Секретаря Совета безопасности Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области, (далее - лица, замещающие государственные должности):

1) экспертиза ценности личных дел лиц, замещающих государственные должности, не проводится;

2) опись личных дел лиц, замещающих государственные должности, прекративших исполнение соответствующих полномочий, составляется отделом государственной службы и кадров Управления делами по окончании каждого делопроизводственного года по форме описи дел отдела государственной службы и кадров Управления делами не позднее чем через 3 года после прекращения исполнения полномочий лиц, замещающих государственные должности;

3) в отделе государственной службы и кадров обеспечивается сейфовое хранение личных дел лиц, замещающих государственные должности, до передачи их в архив Управления делами.