Приложение N 1

Приложение N 1
к постановлению Администрации города Омска
от 23 мая 2013 года N 511-п

"12. Составление номенклатуры дел

12.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, используемых в делопроизводстве Администрации города Омска и структурных подразделений, с указанием сроков их хранения, оформленных по установленной форме.

12.2. Архивные службы структурных подразделений в целях качественного комплектования документов архивного фонда контролируют и оказывают необходимую методическую и практическую помощь службам документационного обеспечения соответствующих структурных подразделений в составлении номенклатуры дел. Ответственность за ее составление возлагается на службы документационного обеспечения структурных подразделений.

12.3. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, а также для учета дел временного (до десяти лет включительно) хранения, и основным учетным документом в делопроизводстве структурного подразделения.

12.4. В Администрации города Омска составляются номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатура дел Администрации города Омска.

Номенклатура дел Администрации города Омска составляется по установленной форме (приложение N 27) на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме (приложение N 28).

Номенклатуры дел структурных подразделений, наделенных правами юридического лица, согласовываются с архивной службой соответствующего структурного подразделения, номенклатуры дел структурных подразделений, не наделенных правами юридического лица - с консультантом управления делами (далее - архивные службы) и подписываются руководителями структурных подразделений.

Номенклатуры дел структурных подразделений представляются в управление делами до 1 декабря текущего года.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее в управление делами.

12.5. Номенклатура дел Администрации города Омска визируется консультантом управления делами, подписывается начальником сектора по работе со служебной документацией общего отдела, и после одобрения экспертной комиссией управления делами направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией Министерства государственно-правового развития Омской области, после чего утверждается управляющим делами.

После утверждения номенклатуры дел Администрации города Омска структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

12.6. Номенклатура дел Администрации города Омска на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года.

Согласованная с экспертно-проверочной комиссией Министерства государственно-правового развития Омской области номенклатура дел Администрации города Омска в конце каждого года уточняется, утверждается управляющим делами и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

12.7. Номенклатура дел Администрации города Омска согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Министерства государственно-правового развития Омской области не реже одного раза в пять лет. В случае существенного изменения функций и структуры Администрации города Омска разрабатывается новая номенклатура дел Администрации города Омска.

12.8. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением о структурном подразделении, штатным расписанием, номенклатурой дел за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения.

12.9. В номенклатуре дел структурного подразделения предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности структурного подразделения.

В номенклатуру дел структурного подразделения включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий структурного подразделения или прекращения его деятельности (например, дела ликвидационной комиссии структурного подразделения включаются в номенклатуру дел ликвидируемого структурного подразделения).

12.10. Основой для определения структуры номенклатуры дел структурного подразделения является структура (штатное расписание) структурного подразделения. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел структурного подразделения являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

12.11. Графы номенклатуры дел структурного подразделения заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел структурного подразделения проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру дел соответствующего структурного подразделения. Индекс дела состоит из установленного в структурном подразделении буквенного и (или) цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: УД-02-03, где УД-02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел структурного подразделения.

В номенклатуре дел структурного подразделения рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (например: "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.)).

В графу 2 номенклатуры дел структурного подразделения включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел структурного подразделения определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (например: "разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью их исполнения, в качестве вида дела используется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле (например: "Документы о проведении конференций (планы, списки, доклады)").

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу (например: "Документы к протоколам заседаний коллегии при Мэре города Омска").

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название. Например: "Переписка с администрациями административных округов города по вопросам работы КТОС".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются. Например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним. Например: "Переписка с ОАО АК "Омскэнерго" по вопросам тарифов на тепловую энергию".

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на который составлены планы (отчеты). Например: "Годовой отчет об исполнении сметы административно-управленческих расходов".

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел структурного подразделения следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В графе 3 номенклатуры дел структурного подразделения указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 номенклатуры дел структурного подразделения указываются срок хранения дела, номера статей в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 (далее - Перечень). При отсутствии в Перечне соответствующей статьи для определения срока хранения, срок хранения заведенного дела согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Министерства государственно-правового развития Омской области.

В графе 5 номенклатуры дел структурного подразделения в течение всего срока действия номенклатуры дел структурного подразделения проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел для продолжения и т.п.

12.12. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел структурного подразделения заполняется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел структурного подразделения, в обязательном порядке сообщаются в управление делами, о чем в номенклатуре дел структурного подразделения проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.

Если в течение года возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел структурного подразделения. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел структурного подразделения оставляются резервные номера.".