Подраздел 19. Передача дел на архивное хранение (п.п. 169 - 178)

Подраздел 19. Передача дел на архивное хранение

169. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Министерства, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях Министерства и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

170. Передача дел в архив Министерства производится по утвержденным описям дел.

171. Передача дел в архив Министерства осуществляется по графику, составленному лицом, ответственным за ведение архива Министерства, и согласованному с руководителями структурных подразделений Министерства и отделом по работе со служебной документацией.

172. Прием дел производится лицом, ответственным за ведение архива Министерства, в присутствии работника структурного подразделения Министерства с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника, ответственного за ведение архива Министерства, и лица, передавшего дела.

173. Дела и описи дел доставляются в архив Министерства сотрудниками структурных подразделений Министерства с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив Министерства (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив Министерства несет структурное подразделение Министерства, передающее документы).

174. Лицом, ответственным за ведение архива Министерства, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат устранению работниками структурного подразделения Министерства.

175. Вместе с делами в архив Министерства передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.

176. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Министерства ответственный за делопроизводство данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства, не