Подраздел 17. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение (п.п. 129 - 135)

Подраздел 17. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

129. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

1) экспертизу ценности документов;

2) оформление дел;

3) составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

4) составление актов на уничтожение документов и дел, не подлежащих хранению.

130. Экспертиза ценности документов проводится в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов проводится на стадии делопроизводства:

1) при составлении номенклатуры дел;

2) в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

3) при подготовке к передаче в архив Министерства;

4) при подготовке дел к передаче в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический архив).

131. Экспертизу ценности документов организует и проводит постоянно действующая Центральная экспертная комиссия Министерства, положение о которой утверждается приказом Министерства после согласования с Министерством государственно-правового развития Омской области.

В состав Центральной экспертной комиссии Министерства, утверждаемый правовым актом Министерства, включается представитель Исторического архива (по согласованию).

132. Экспертиза ценности документов производится ежегодно в структурных подразделениях Министерства, осуществляющих формирование и хранение соответствующих дел.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Министерства, отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Министерства, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, перечнями документов с указанием сроков их хранения, Номенклатурой.

133. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

Оформление дел проводится работниками структурных подразделений Министерства, ответственными за ведение делопроизводства, при методической и практической помощи группы документационного обеспечения и архивной группы.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дел предусматривает оформление реквизитов обложки дела, нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (в лицевых карточках, распоряжениях и др.), подшивку или переплет дела.

Формы описи дел структурных подразделений постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, обложки дела, листа-заверителя дела, внутренней описи документов дела оформляются в соответствии с приложениями N 12 - 16 к Инструкции.

134. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение 2 лет.

135. Описи дел в структурных подразделениях постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в целях передачи соответствующих дел в архив Министерства составляются не позднее чем через 2 года после завершения дел в производстве.