Раздел 12. Подготовка документов к передаче в архив

Раздел 12. Подготовка документов к передаче в архив

12.1. Оформление дел

12.1.1. Дела, подлежащие передаче на хранение в архив, оформляются по завершении года. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

12.1.3. Полное оформление предусматривает: подшивку документов дела, нумерацию листов, оформление обложки листа-заверителя в конце дела. В необходимых случаях составляется и подшивается в начале дела внутренняя опись документов (приложение N 14).

12.1.4. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом (приложение N 13):

- наименование организации полностью в именительном падеже с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования. В случае, если в течение календарного года, за который готовятся дела, организация не была переименована (преобразована) и это не вызвало возникновения нового фондообразователя, под старым его наименованием пишется и новое наименование;

- индекс дела проставляется цифровым обозначением дела по номенклатуре дел, на обложке дела первого тома указывается количество томов этого дела (если состоит из нескольких томов), а на последующих томах - номер очередного тома, на последнем томе после его номера добавляется слово "последний". Датами дела являются крайние даты регистрации (составления) документов дела, число, месяц, год самого раннего и самого позднего документа, включенного в дело. В делах с поручениями вышестоящих органов датами дела являются даты самих поручений. Датами личного дела являются даты подписания приказов о назначении и увольнении сотрудника; срок хранения по номенклатуре дел; количество листов, которое вносится с заверительной надписью в деле;

- заголовок дела переносится из номенклатуры дел, согласованный с ЭПК. Заголовок должен быть кратким, но в то же время полно раскрывать содержание подшитых в дело документов;

- датой дела считается дата заведения и окончания дела в делопроизводстве, датой дела по видам документов (приказы, распоряжения, акты и т.п.) датой начала дела является дата подписания или утверждения самого раннего документа, а датой окончания - дата подписания (утверждения) самого позднего документа. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела (самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Число и год пишутся арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено. Для дел, содержащих переписку, датой начала является дата поступления первого входящего документа, а датой окончания - дата самого позднего входящего документа.

Документы прошиваются на четыре прокола в твердые обложки с учетом возможности свободного чтения текста, дат, виз и резолюций к ним. При этом все металлические скрепки, скобы удаляются;

- реквизит "срок хранения документа и номер статьи по перечню" переносится на обложку дела из номенклатуры с указанием сроков хранения. На делах постоянного срока хранения пишется: "Хранить постоянно".

12.1.5. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов все листы, кроме бланков внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу простым графическим карандашом, не задевая текста документа. Употребление чернил или цветных карандашей для нумерации листов запрещается.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно римскими цифрами.

12.1.6. Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются по каждому тому отдельно. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Для учета количества листов в деле составляется заверительная надпись (приложение N 12).

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в деле допускается употребление литерных номеров листов. Например: 1, 1а, 1б.

12.1.7. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.

12.1.8. При составлении сводной описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при включении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, все остальные однородные дела обозначаются словом "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния и т.д.

12.1.9. Сводная опись дел постоянного срока хранения составляются по установленной форме в двух экземплярах, один из которых передается в Казенное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (приложение N 16).

Сводная опись дел по личному составу составляется в трех экземплярах, один из которых передается в Казенное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (приложение N 15).