Раздел 5. Особенности оформления отдельных видов документов

Раздел 5. Особенности оформления отдельных видов документов

5.1. Бланки РЭК Омской области (письмо, распоряжение, приказ) разработаны на основе продольного варианта расположения реквизитов (реквизиты располагаются посередине листа вдоль верхнего поля)(приложение N 1, N 2, N 3).

5.1.1. При подготовке и оформлении служебных документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное и качественное их исполнение, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники, качество документов как источников информации.

5.1.2. Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа: наименование организации - автора, название вида документа, заголовок к тексту, дата, регистрационный номер, адресат, текст, визы, подпись, печать, исполнитель и другие служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением; визы должны датироваться и подписываться.

5.1.3. Документы, изданные совместно двумя или более органами федеральной исполнительной власти, должны иметь одну (единую) дату.

5.1.4. Документы, как правило, должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должно соответствовать требованиям настоящей Инструкции.

5.2. Приказы (распоряжения) председателя РЭК Омской области являются нормативно-правовыми актами (далее акты) печатаются на бланках имеют следующие реквизиты: наименование органа, наименование вида документа, дата, номер и место принятия документа, заголовок, подписи лиц, официально уполномоченных подписывать соответствующие акты, оттиск печати (на копиях решений).

5.2.1. Текст приказа (распоряжения) документа должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования. Как правило, состоит из констатирующей (преамбулы) и постановляющей частей. В приказах и распоряжениях обязательно согласование юридической и бухгалтерской службы. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

5.2.2. В преамбуле указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки проекта акта, а также содержатся ссылки на законы или иные акты, в соответствии с которыми он принимается.

5.2.3. В констатирующую часть не включаются положения нормативного характера. Преамбула в проектах приказов (распоряжений) завершается, как правило, словом "приказываю". Заголовок печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал, выравнивается по центру (для бланков с продольным расположением реквизитов). Преамбула может отсутствовать, если принимаемое решение не требует разъяснений. В этом случае текст проекта приказа начинается со слов: "Приказываю".

5.2.4. Постановляющая часть документов может подразделяться на пункты, подпункты. Приказы по личному составу оформляются на бланках унифицированных форм. Пункты должны предусматривать конкретные поручения, механизмы реализации устанавливаемых данным актом норм и поручений, сроки их исполнения, поручения о контроле за исполнением.

В приказах не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на листе согласования (визирования).

5.2.5. В приложениях к нормативному правовому акту помещаются планы мероприятий, списки, программы, графики, схемы и т.п., если они необходимы для надлежащего применения акта.

5.2.6. Если в тексте акта написано: "утвердить прилагаемое Положение или иной документ нормативного характера", то в приложениях нормативного характера перед его заголовком помещается гриф утверждения.

5.2.7. Наименования упоминаемых в акте органов, организаций, предприятий приводятся в полном соответствии с их официальным названием, предусмотренным в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п.

5.2.8. Внесение изменений или дополнений, изменяющих смысл документа, в согласованные проекты нормативных правовых актов не допускается. Нормативные правовые акты (приказы, распоряжения) после их подписания направляются в кадровое обеспечение для регистрации и дальнейшего хранения.

5.2.9. Копии нормативных правовых актов направляются в адрес лиц или организаций, указанных в них, в течение 2-х дней с момента регистрации.

5.3. Распоряжение по личному составу

5.3.1. Распоряжение является правовым актом, издаваемым председателем РЭК Омской области, связанным с трудовой деятельностью сотрудников РЭК Омской области. Проекты распоряжений согласовываются с руководителем заинтересованного структурного подразделения, юристами.

5.3.2. Проекты распоряжений по личному составу готовятся кадровой службой.

5.4. Протокол

5.4.1. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятие решений на заседаниях, совещаниях, конференциях и т.д. с указанием лиц, участвовавших в их обсуждении, и принятые по ним решения (приложение N 5). Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой фиксируется только принятое по нему решение.

5.4.2. Протокол имеет следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату проведения заседания (совещания), номер, список присутствовавших с указанием фамилий участников и их должностей. В отдельных случаях к протоколу прилагается список участников заседания с указанием места их работы и занимаемой должности.

5.4.3. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы, фамилии, должности председательствующего, секретаря и присутствующих на заседании, а также, при необходимости, лиц, приглашенных на совещание. Инициалы и фамилии присутствующих и приглашенных указываются в алфавитном порядке и оформляются по всей ширине строки. Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, справ от наименования должностей инициалы и фамилии присутствующих. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. Если присутствующих более 15 человек, то в протоколе указывается их общее количестве, например:

Присутствовали: 33 человека (список прилагается).

5.4.4. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, печатается от границы левого поля. Наименование вопроса начинается с предлога "О", "Об".

5.4.5. Основная часть протокола подразделяется на разделы, которые располагаются в соответствии с порядком рассмотренных вопросов. Заголовки разделов, пронумерованные римскими цифрами, подчеркиваются, под чертой в скобках указываются фамилии участников обсуждения, далее формулируются решения, принятые по этим вопросам.

5.4.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания. Особое мнение, высказанное участниками, записывается в протоколе после соответствующего решения. Протоколы регистрируются порядковыми номерами в пределах календарного года. Протоколы оформляют структурные подразделения РЭК Омской области, ответственные за проведение заседаний.

5.4.7. В отдельных случаях протокол строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

5.5. Инструкция

5.5.1. Инструкция - документ, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности РЭК Омской области. Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых делится на пункты и подпункты.

5.5.2. Инструкция утверждается изданием распоряжения, приказа об утверждении инструкции или проставлением грифа утверждения.

5.6. Телефонограмма (факсограмма)

5.6.1. Телефонограммы (факсограммы) применимы в пределах действия местной телефонной связи. Текст телефонограммы передается по телефону путем ее диктовки и записи, текст не должен превышать 30 слов (8 печатных строк), не употреблять труднопроизносимых слов, словосочетаний и сложных речевых оборотов, передавать только срочную информацию. Время приема и отправки телефонограммы должно учитываться. Телефонограмма, подлежащая передаче, печатается в одном экземпляре и подписывается руководителями Комиссии или его структурных подразделений, оформление и учет фиксируется в отдельном журнале на бумажном носителе (приложение N 8).

5.6.2. Факсограммы объемом передаваемого материала (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210х297) черным цветом, не должны превышать 5 листов;

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего материал к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

5.6.3. В телефонограмме (факсограмме), кроме адресата, даты и номера, указываются должность и фамилия лица, подписавшего телефонограмму, а также фамилии и номера телефонов сотрудников, передавшего и принявшего телефонограмму. При получении телефонограмма (факсограмма) немедленно передается руководству для ознакомления. Входящие и исходящие телефонограммы регистрируются делопроизводителем в журнале в пределах календарного года, исполненные формируются и подлежат хранению (приложение N 9), подлинники документов после передачи информации возвращаются в канцелярию с отметкой о дате и времени отправки.

5.6.4. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделений РЭК Омской области, осуществляется руководителями этих подразделений

5.7. Внутренние документы

5.7.1. Внутренние документы: служебные, докладные записки, справки, заявления и др. оформляются на чистом листе бумаги (без бланка), регистрируются в электронном виде. Документы, представленные руководству РЭК Омской области, регистрируются ответственным за делопроизводство в электронном виде (приложение N 10).

5.7.2. Докладная записка представляет собой документ информационно-справочного характера. Адресованный вышестоящему должностному лицу и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями автора документа. Содержит реквизиты: вид документа, дата. Адресат, текст, подпись автора.

5.8. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие. Текст акта может состоять из трех частей: введение, констатирующая часть и выводы.

5.8.1. Во введении указывается основание составления акта и лица, составляющие акт. Начинается словом "Основание", после которого указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер, заголовок и фамилии составителей акта.

5.8.2. В констатирующей части излагаются цели, задачи и сущность работы, результаты.

5.8.3. В заключительной части содержатся выводы, рекомендации или констатация фактов. Содержатся реквизиты: наименование структурного подразделения, вид документа, дата и место составления, текст, подписи, печать (приложение N 5).

5.9. Доверенность.

5.9.1. Оформляется на бланке организации и подтверждает полномочия перед третьими лицами на совершение сделок, получение товарно-материальных ценностей или других действий от имени председателя РЭК Омской области.

5.9.2. Вид документа "ДОВЕРЕННОСТЬ" печатается прописными буквами, выравнивается по тексту и отделяется 2-3 межстрочными интервалами от текста доверенности. Доверенность оформляется в двух экземплярах. Оригинал выдается лицу, указанному в доверенности в качестве представителя, второй - хранится в канцелярии, где регистрируются, имея единую валовую нумерацию в рамках каждого года. Содержит реквизиты: наименование должности доверенного лица, организация, в которой производятся действия по доверенности, вид действия, образец подписи лица. Получившего доверенность, заверение подписи (при необходимости), срок действия доверенности.

5.10. Письма.

5.10.1. Письма могут готовиться:

- как ответы о выполнении поручений Губернатора Омской области и его заместителей;

- как ответы на обращения граждан;

- как ответы на запросы организаций;

- как сопроводительные письма.

5.10.2. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочным одинарным интервалом. И печатается шрифтом размером N 14 через 1,0 интервала от левой границы текстового поля, выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

5.10.3. Не допускается использование оборотной стороны листа (приложение N 4). Не допускается перенос 1 - 2 строк текста письма с подписью руководителя на второй лист. Второй и последующие листы с текстом письма нумеруются.

5.10.4. Письма оформляются и направляются на регистрацию в СЭДО (визы, (согласование) осуществляются в электронном виде и на бумажном носителе прикрепляются к документу).

5.10.5. Сроки ответных писем устанавливаются резолюцией и должны соответствовать поручениям, содержащихся в них.

Оформление и реквизиты писем см. в п. 3.1.2.6 - 3.1.2.9.

5.11. Работа с обращениями граждан.

5.11.1. Порядок работы с обращениями граждан устанавливается федеральным и областным законодательством. Рассмотрение обращений юридических лиц осуществляется в общем порядке исполнения документов в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в РЭК Омской области.

5.11.2. Обращения граждан регистрируются и оформляются в СЭДО. Обращения граждан имеют виды поступлений:

- почтовый, нарочным, электронная почта (сайт РЭК Омской области), курьерская почта (обращения, поступившие из Управления по обращениям граждан Правительства Омской области, ДГ, телефон доверия). При вскрытии конвертов с обращениями граждан проверяется наличие всех вложений, конверты обязательно сохраняются, так как штамп почтового отделения является доказательством даты получения документа, а адрес автора обращения часто бывает написан лишь на конверте.

5.11.3. Обращения граждан после регистрации передаются председателю РЭК Омской области и рассматриваются в соответствии с резолюцией председателя РЭК Омской области в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

5.11.4. Если письменное обращение гражданина содержит вопросы, не относящиеся к компетенции РЭК Омской области, то оно по поручению председателя РЭК Омской области направляется в организацию, к компетенции которой относится решение поставленных в письме вопросов. В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядок пересылки ответа автору письма, а при необходимости - и в РЭК Омской области. В случае пересылки по назначению или возврата обращения заявителю срок исполнения составляет не более пяти дней. Срок подготовки ответа 30 дней.

5.11.5. Если необходимо увеличить срок исполнения обращения гражданина, то исполнитель должен направить служебную записку на имя председателя Комиссии с объяснением, по какой причине невозможно дать ответ в установленный срок. Максимальное продление срока составляет 30 дней (в исключительном случае может продлеваться на больший срок по согласованию с председателем РЭК Омской области).

5.11.6. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.

5.11.7. Обращения, бессмысленные по содержанию, не содержащие просьб, а также обращения, в которых применяется неформальная лексика, могут быть списаны "В дело" председателем РЭК Омской области. Обращения граждан, в которых не указаны или неразборчиво написаны фамилия, данные о месте жительстве заявителя, нет личной подписи заявителя, могут быть признаны анонимными и также списаны "В дело" председателем РЭК Омской области.

5.12. Прием граждан.

5.12.1. Прием граждан по личным вопросам осуществляется председателем РЭК Омской области и его заместителями. Запись на прием к председателю ведется секретарем приемной.

5.12.2. Председатель РЭК Омской области осуществляет личный прием: 2-й и 4-й четверг каждого месяца с 15 до 17 час., заместители, соответственно, 1-й и 3-й вторник каждого месяца с 15 до 17 час.