Раздел 6. Особенности работы с электронными документами

Раздел 6. Особенности работы с электронными документами

6.1. В РЭК Омской области создаются и используются:

- электронные документы, создаваемые без предварительного документирования на бумажном носителе;

- электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭДО.

6.1.1. Электронный документ должен быть оформлен по правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

6.1.2. При передаче электронных документов в другие органы власти документы заверяются электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи".

6.1.3. Включение электронного образа документа в систему СЭДО возможно после его подтверждения (подтверждения соответствия электронного образа документа подлиннику документа). Подтверждение соответствия электронного образа подлиннику документа осуществляется с помощью электронной подписи работника службы делопроизводства, выполняющего данную процедуру.

6.1.4. При получении электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной подписи.

6.1.5. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям, отправке и хранении электронных документов передаются (направляются, хранятся) их регистрационные данные.

6.1.6. Документы, создаваемые или поступившие в РЭК Омской области на бумажном носителе, включаются в СЭДО после сканирования и создания электронных образов документов. Включение электронного образа документа в систему электронного документооборота возможно после его сравнения с подлинником документа.

6.1.7. После отправки электронного документа, завершенного электронной подписью уполномоченного должностного лица, досылки адресату его копии на бумажном носителе, как правило, не требуется, за исключением ответов на обращения граждан, поступивших по информационно-телекоммуникационным каналам, на которые в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан в РФ" заявителю дается письменный ответ, направляемых по почтовому адресу, указанному в обращении.

6.1.8. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДО.

6.1.9. Электронные документы формируются в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

6.1.10. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

6.1.11. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательством и иными нормативными правовыми актами, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

6.1.12. Место хранения электронных документов до их передачи в архив, вид носителей, на которых они хранятся, а также форматы их постоянного и длительного сроков хранения определяются с учетом функционирующих программно-технических средств и нормативных и методических документов.

6.1.13. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в общем порядке, установленном в отношении документов на бумажном носителе. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

6.1.14. Поступившие из структурных подразделений в архив электронные документы передаются по описям с оформлением акта приема-передачи электронных документов на архивное хранение.

6.2. Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения с грифом "ДСП"

6.2.1. К служебной информации ограниченного распространения с грифом "Для служебного пользования" относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

6.2.2. На документах (в случае необходимости и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется гриф "Для служебного пользования" (ДСП).

6.2.3. Необходимость проставления на документах и изданиях грифа "Для служебного пользования" определяется руководителями структурных подразделений, а также руководством РЭК Омской области, подписывающими или утверждающими документ.

6.2.4. Указанные гриф и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к этим документам.

6.2.5. Регистрация документов с грифом "Для служебного пользования" осуществляется отдельно от несекретной документации и учитывается по количеству листов, а издания - каждый экземпляр в отдельности. При незначительном объеме таких документов разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами.

6.2.6. Пересылка документов и изданий "Для служебного пользования" в другие организации производится заказными или ценными почтовыми отправлениями. На конверте указываются адреса и наименования получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением отметки "ДСП".

6.2.7. На конверте отправляемых документов и изданий "Для служебного пользования" запрещается указывать фамилии, должности руководителей и сотрудников, а также наименования структурных подразделений.

6.2.8. Документы с грифом "Для служебного пользования" после исполнения группируются в дела отдельно от другой несекретной документации в соответствии с номенклатурой дел.

6.2.9. Документы, имеющие срок хранения постоянный или 75 лет, по истечении года должны выводиться на печать. Формируются и хранятся такие документы так же, как все архивные документы

6.2.10. Отобранные экспертной комиссией документы с грифом "Для служебного пользования" с истекшими сроками хранения оформляются на уничтожение актом. Документы уничтожаются путем измельчения до степени, исключающей возможность прочтения текста.