Раздел 10. Формирование дел в делопроизводстве

Раздел 10. Формирование дел в делопроизводстве

10.1. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов приводится в соответствии с источником

10.1.2. В структурных подразделениях исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства.

10.1.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- подшивать в дело только исполненные и правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- подшивать документы в дело по одному вопросу в хронологической последовательности вместе с приложениями;

- приложения большого объема могут составлять отдельные тома дела;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих, а также личных дел сотрудников;

- группировать раздельно дела с постоянным и временным сроками хранения;

- подшивать в дело не более 250 листов при толщине дела не более 4 см, при большем количестве листов дело разделять на тома;

- запрещается подшивать лишние экземпляры и черновики.

10.2. Особенности группировки отдельных видов документов.

10.2.1. Распорядительные документы РЭК Омской области и вышестоящих органов группируются в дела по видам и номерам.

10.2.2. Распоряжение по личному составу группируются отдельно от приказов по основной деятельности, приказы о командировках, отпусках подшиваются в отдельные дела.

10.2.3. Документы Правления РЭК Омской области группируются в два дела: протоколы и документы к заседаниям (записки, справки, заключения и т.п.).

10.2.4. Протоколы с приложениями к ним располагаются в деле по номерам в хронологическом порядке.

10.2.5. Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Утвержденные в качестве самостоятельного документа группируются в самостоятельные дела по хронологии.

10.2.6. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела прошедшего года. Документ, зарегистрированный в конце года, но исполненный в новом году, подшивается в дело предыдущего года.

10.2.7. Порядок ведения личных дел сотрудников РЭК Омской области определяется отдельным приказом председателя РЭК Омской области.

10.2.8. Лицевые счета на выдачу заработной платы сотрудникам РЭК Омской области нумеруются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.

10.2.9. Переписка по обращениям граждан группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего дела.

10.2.10. При оформлении обложки дела указываются: наименование РЭК Омской области, структурного подразделения, индекс и заголовок дела в соответствии с номенклатурой, даты начала и окончания дела или год его заведения, срок хранения. На корешке обложки указывается индекс дела и год его заведения.

10.2.11. Электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел организации, отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера.

10.2.12. Документы в структурных подразделениях должны храниться в запирающихся шкафах, на полках в вертикальном положении, корешками наружу. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, выписка из которой прикрепляется к дверце шкафа.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

10.2.14. Проверка наличия документов проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.