Раздел 7. Прием, регистрация и направление документов

Раздел 7. Прием, регистрация и направление документов

7.1. Прием документов.

7.1.1. Вся корреспонденция, поступающая в РЭК Омской области, принимается ответственным за делопроизводство или лицом, замещающим его.

Доставка документов в РЭК Омской области осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электронной, электрической и специальной связями.

7.1.2. С помощью почтовой связи в РЭК Омской области доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, а также печатные издания. В электронном виде поступают письма от других организаций, правительственная почта, обращения граждан и т.д. По каналам электронной и электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы, обращения граждан с сайта РЭК Омской области и проекты входящих и исходящих документов. Интернет-почта и проекты входящих и сходящих документов из СЭДО органов государственной власти и других организаций.

7.1.3. При приеме корреспонденции проверяется правильность написания адресата и целостность конвертов и упаковки. Конверты после вскрытия и проверки сохраняются и хранятся вместе с документом (арбитражный суд: кассационные и апелляционные жалобы, определения, заявления, иски; представления из прокуратуры). Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.

7.1.4. При обнаружении повреждений конвертов (упаковки), недостачи документов либо приложений к ним, несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа, отсутствия подписи на документе или каких-либо неточностей составляется акт в двух экземплярах, один из которых остается у ответственного за делопроизводство, другой - отсылается с документами отправителю.

7.1.5. Не вскрываются и передаются по назначению конверты с надписью "лично". Запрещается передавать текст с пометкой "Для служебного пользования"

7.2. Регистрация документов

7.2.1. Регистрация документов производится канцелярией в СЭДО. Документы, поступившие в РЭК Омской области, регистрируются и учитываются в день их поступления. На всех регистрируемых документах на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп с указанием входящего номера и даты поступления документа, регистрационный штамп также должен содержать наименование организации.

7.2.2. Документы, зарегистрированные в канцелярии, не подлежат повторной регистрации в структурных подразделениях. Документы регистрируются один раз: в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения, либо при поступлении в нерабочее время - на следующий день. Все документы, поступившие в РЭК Омской области, распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень документов, не подлежащих регистрации, приведен в приложении N 19. На документах с пометкой "Срочно" и "Весьма срочно", а также телеграммах, указывается время их поступления.

7.2.3. Документы регистрируются и учитываются в СЭДО путем создания электронных образов документов, которые должны иметь следующие реквизиты: входящий номер документа, дата поступления, адресант, адресат, номер и дата поступившего документа, должность, инициалы и фамилия лица, подписавшего документ, заголовок, текст документа, вид документа, вид доставки документа, лицо, поставившее документ на контроль, содержание, указания по исполнению документа.

7.2.4. В целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота необходим перечень обязательных сведений, а именно:

- адресант (отправитель сообщения);

- адресат (получатель сообщения);

- должность, инициалы, фамилия подписавшего документ;

- вид документа;

- дата и номер поступления документа;

- входящий номер документа;

- ссылка на исходящий номер и дату документа;

- наименование документа;

- индекс дела;

- сведения о переадресации документа;

- количество листов основного документа;

- количество приложений;

- указания по исполнению документа;

- должность, инициалы и фамилия исполнителя;

- отметка о конфиденциальности (при необходимости).

7.2.5. Включение электронного образа документа в СЭДО возможно только после его сравнения с подлинником документа, т.е. электронные документы, регистрируются в СЭДО после получения оригинала на бумажном носителе. Документы, которые являются запросом или ответом, связываются между собой в СЭДО.

7.2.6. После исполнения все зарегистрированные документы списываются "в дело", о чем должна быть занесена запись в СЭДО делопроизводителем с указанием номера дела по номенклатуре дел, где будет храниться документ.

7.3. Порядок прохождения документов

7.3.1 Документы в зависимости от их адресата, важности поставленных в них вопросов передаются на рассмотрение Председателю РЭК Омской области, заместителям или непосредственно руководителям структурных подразделений в соответствии с вопросами, отнесенными к их компетенции. Передача документов на рассмотрение руководству РЭК Омской области осуществляется в день их поступления. Срочная корреспонденция передается немедленно.

7.3.2. Результаты рассмотрения документов, направляемых от руководства РЭК Омской области на исполнение, отражаются в резолюциях руководства, в которых указываются исполнитель или исполнители, содержание поручения, срок исполнения, ставятся подпись и дата, а при необходимости - указание "контроль" за исполнением документа. В случае указания в резолюции нескольких лиц координация всей работы осуществляется должностным лицом, указанным в резолюции первым. Все последующие резолюции не должны искажать содержания поручений вышестоящего руководства, они могут уточняться и конкретизироваться.

7.3.3. При наличии в резолюции нескольких исполнителей первым указывается исполнитель, обобщающий информацию.

7.3.4. Передача документов от Председателя РЭК Омской области заместителям, начальникам отделов и специалистам в структурные подразделения, а также возврат их в канцелярию после рассмотрения, отражается в СЭДО, где показан как порядок прохождения документа, так и сроки рассмотрения каждым из руководителей. Срок прохождения документа и направление его на дальнейшее рассмотрение руководством РЭК Омской области определяется в 1 день.

7.3.5. Руководители структурных подразделений оперативно рассматривают документы, определяют исполнителя и передают их с поручением на исполнение на второй день поступления. Срочные документы передаются исполнителям незамедлительно.

7.3.6. Ознакомление (согласование) руководителей структурных подразделений с нормативными правовыми актами производится в СЭДО. Бумажный вариант ознакомления (согласования) подшивается к основному документу. Документы, направленные в подразделения для ознакомления, должны быть возвращены в канцелярию.

7.3.7. Передача документов из одного структурного подразделения в другое производится по указанию председателя РЭК Омской области, давшего поручение, через службу делопроизводства.

7.4. Порядок работы исполнителей с документами

7.4.1. Исполнение документов предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение) руководству РЭК Омской области или структурного подразделения, подготовку к отправке документа адресату, а при необходимости, и его тиражирование.

7.4.2. Исполнитель, перед представлением проектов документов на подпись руководству структурного подразделения, обязан проверить: соответствие копий подлиннику, правильность написания адресата, наличие всех документов, послуживших основанием для составления документа, приложений к нему и правильность их оформления, наличие необходимых виз, их расшифровки, дат визирования, а также номер и дату документа, на который дается ответ.

7.4.3. Исполнитель несет персональную ответственность за достоверность информации, исполнение документов в установленные сроки, а также за оформление документов в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

7.4.4. Проекты документов, подготовленные во исполнение поручений руководства РЭК Омской области, представляются на подпись не позднее чем за три дня до истечения срока исполнения.

7.4.5. Другие исполнители, указанные в поручении (резолюции) являются соисполнителями документа и осуществляют исполнение документа (поручения) При наличии ответственного исполнителя, указанного в поручении первым, соисполнители обязаны в установленные сроки представить ему необходимые материалы. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей, в том числе определяет сроки предоставления соисполнителями необходимых документов и материалов.

7.4.6. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и полное исполнение документа (поручения). Они имеют право:

- докладывать об исполнении поручения руководителю, давшему поручение, только по поручению ответственного исполнителя;

- вносить ответственному исполнителю предложения об изменении сроков исполнения документов с ответствующим обоснованием.

7.4.7. Документы, подготовленные с нарушением требований настоящей Инструкции, возвращаются исполнителям для доработки и исправления.

7.4.8. Документы, отправленные по электронной почте или факсу, также подлежат регистрации, а ответственный исполнитель принимает решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе. После исполнения документа в СЭДО проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.