Раздел 9. Составление номенклатуры дел

Раздел 9. Составление номенклатуры дел

9.1. Номенклатура дел РЭК Омской области - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в РЭК Омской области, с указанием сроков их хранения.

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

9.1.2. Номенклатура дел составляется для группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета и определения сроков хранения, быстрого поиска и обеспечения сохранности документов.

9.1.3. Номенклатура дел разрабатывается на основе состава и содержания документов, образующихся в процессе деятельности РЭК Омской области.

9.1.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях РЭК Омской области, штатным расписанием, номенклатурой дел за прошлые годы;

9.1.5. При возникновении новых документируемых участков или новых дел они дополнительно включаются в номенклатуры дел по согласованию с ответственным за архив.

9.1.6. Номенклатура дел:

- составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

- утверждается председателем РЭК Омской области после ее согласования с ЭПК Министерства государственно-правового развития Омской области (один раз в 5 лет) до конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

- в случае изменения структуры, функций, реорганизации организации подлежит согласованию с ЭПК Министерства государственно-правового развития Омской области.

Если в течение года возникают новые участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

9.2. Формирование дел и их хранение

9.2.1. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с Номенклатурой дел (в зависимости от сроков хранения документов (постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) и систематизацией документов внутри дела.

9.2.2. Наименованиями разделов номенклатуры являются наименования структурных подразделений РЭК Омской области (отделы).

Электронные документы по их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

9.2.3. Дела формируются в структурных подразделениях РЭК Омской области. В каждом структурном подразделении имеются лица, ответственные за номенклатуру дел, сохранность документов и формирование их в дела,

9.3. Требования к заполнению формы номенклатуры дел.

9.3.1. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в РЭК Омской области и цифрового обозначения структурного подразделения, порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения.

9.3.2. В графу 2 включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: "разное", "справочные материалы", "общая переписка", а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.);

название РЭК Омской области или структурного подразделения;

краткое содержание документов дела.

Заголовок может быть дополнен следующими элементами:

название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

название территории, с которой связано содержание документов дела;

даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела;

указание на количество копий документов дела (если в деле подшиты копии) и др.

9.3.3. В графе 3 указывается количество дел или томов; она заполняется по окончании календарного года.

9.3.4. В графе 4 указывается срок хранения дела и номера статей по Перечню.

9.3.5. В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения документов, проставляются отметки о заведении дел, выделении дел к уничтожению, переходящих делах и др.

Переходящими делами являются дела, в которые сформированы документы с вопросами, не решенными в течение одного года. Они вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

По окончании календарного года составляется итоговая запись о количестве фактически заведенных дел (томов) согласно приложению.

9.3.6. Ответственный за делопроизводство составляет сводную номенклатуру дел РЭК Омской области на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года (приложение N 11).

9.3.7. Сводная номенклатура дел РЭК Омской области согласовывается с ЭПК Министерства государственно-правового развития не реже одного раза в пять лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре Комиссии.