Раздел 4. Требования к оформлению документов

Раздел 4. Требования к оформлению документов

4.1. Общие требования

4.1.1. В документообороте РЭК Омской области выделяются следующие документопотоки:

- поступающая (входящая);

- отправляемая (исходящая);

- внутренняя;

- распорядительная (приказы, распоряжения).

4.1.2. Доставка и отправка документов осуществляется средствами почтовой связи, фельдъегерской и электросвязи.

4.1.3. Поступающие документы проходят первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела для хранения службой делопроизводства.

4.1.4. Регистрация документов осуществляется в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения, либо на следующий рабочий день.

4.1.5. Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения (письма, приказы, распоряжения). На бланках документов используются следующие реквизиты: герб субъекта РФ (герб Омской области), наименование РЭК Омской области, ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций), ОГРН (основной государственный регистрационный номер) юридического лица, ИНН/КПП (идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет), справочные данные о РЭК Омской области (почтовый адрес; номера телефонов, факсов, адрес электронной почты, сайта). Почтовый и телеграфный адрес указываются в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерства связи;

Документы, создаваемые от имени двух и более организаций, а также внутренние документы (докладные записки, телефонограммы, факсограммы, заявления, справки, отчеты и др.) оформляются без бланка.

4.2. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. Документ должен иметь следующие обязательные реквизиты:

4.2.1. Наименование органа исполнительной власти.

Реквизит должен содержать наименование органа исполнительной власти, соответствующий законодательству. Печатается прописными буквами и располагается вверху по центру (продольное расположение реквизитов). Наименование РЭК Омской области указывается в соответствии с Положением о РЭК Омской области, утвержденного Постановлением Правительства Омской области от 02.11.2011 N 212-п.

4.2.2. Справочные данные об органе исполнительной власти.

Реквизит содержит сведения для информационных контактов: почтовый адрес, номера телефонов, факс, электронный адрес и сайт организации. Обязателен для бланков, располагается ниже реквизита "Наименование органа исполнительной власти".

4.2.3. Вид документа.

Располагается ниже реквизита "Наименование органа исполнительной власти" и печатается прописными буквами: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ, выделяется полужирным шрифтом и должно соответствовать видам документов по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации). В письмах реквизит "наименование вида документа" не указывается.

4.2.4. Дата документа.

4.2.4.1. Обязательный реквизит любого документа, проставляется дата подписания (распорядительные документы, письма), дата утверждения (положение, отчет, план) или дата события, зафиксированного в документе (протокол, акт и др.). Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например: 29.04.2012. Также допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 29 апреля 2012 года.

4.2.4.2. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов (планов, инструкций) датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа. Для ряда нормативных правовых документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

4.2.4.3. Датой документа, подготовленного несколькими организациями, является дата подписания последней организацией. При написании даты в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций (договора), а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2003 года), а в остальных случаях - цифровой. Для организационно-распорядительных документов (приказов) и внутренних справок, служебных записок, заявлений датой является дата подписания;

4.2.4.4. Датируются также все стадии оформления и обработки документа по этим датам устанавливается, где произошла задержка в работе с документом.

4.2.5. Регистрационный номер документа.

Реквизит на бумажном носителе и в электронном виде выглядит следующим образом: Р-12/РЭК-15 или ВНУТР-12/РЭК-20, где Р - вид документа - распоряжение, ВНУТР - внутренняя корреспонденция; 12 - текущий год, через косую черту / название организации, и 15 - порядковый номер. Регистрационный номер входящих и исходящих документов в электронном виде и на бумажном носителе выглядит аналогичным образом: ВХ-12/РЭК-60 или ИСХ-12/РЭК-135, где ВХ или ИСХ - входящая и исходящая корреспонденция, год, название организации и порядковый номер

4.2.6. Адресат.

4.2.6.1. Адресат указывается на документах, отправляемых в другие организации (письма), структурные подразделения или частному лицам, а также документах, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) располагается в правом верхнем углу. Написание адресата посредством флагового или центрированного расположения, исключая правостороннее расширение (также относится и к расположению реквизита "Отметка о наличии приложений"). Например:

Министру образования Томской области В.И. Пирогову (флаговое)

Или:

Министру образования Томской области В.П. Пирогову (центрированное)

Министру образования Томской области

В.И. Пирогову

(правостороннее расширение)

4.2.6.2. При адресации документа в государственный орган, орган местного самоуправления, организацию, их структурные подразделения (без указания должностного лица) их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Министерство юстиции РФ Администрация Омской области Управление юстиции

4.2.6.3. При адресации документа должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном, например:

Министерство культуры Российской Федерации Департамент управления делами Главному специалисту А.В. Вишневецкому

4.2.6.4. При адресации документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Заместителю генерального директора "Курсквинпром" П.Т. Петрову

4.2.6.5. При написании адресата документа в несколько однородных организаций их названия следует указать обобщенно. Например:

	Главам муниципальных образований Омской области (по списку)
или:
	Главе Саргатского муниципального образования В.В. Жукову

4.2.6.6. При написании адресата документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, затем полный почтовый адрес; улица, дом, квартира, город, индекс. Например:

	Рахимовой Г.Г. Октябрьская ул. 8, кв.24, г. Омск, 644018.
или:	Калинину П.И. Садовая ул., д.5, кв.6, Кормиловский район, Омская область, 646900.

4.2.6.7. Длина максимальной строки в адресате не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания не ставятся. Города Москва и Санкт-Петербург пишутся без "г." - это 2 федеральных города).

4.2.6.8. В документе не должно содержаться более четырех адресатов. Слово "копия" перед обозначением второго, третьего или четвертого адресата не указывается. При направлении документа более чем в четыре адреса исполнителем составляется список на рассылку. Рассылаются подлинники или копии с обозначением слова "копия" вверху справа. Каждый экземпляр документа должен быть отпечатан на бланке (или копия), подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр документа, подчеркнут.

4.2.6.9. В документах, направляемых в высшие органы государственной власти РФ, федеральный органы исполнительной власти, органы государственной власти Омской области и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается. В этих случаях почтовый адрес проставляется на конвертах;

4.2.7. Заголовок.

Реквизит "Заголовок" формируется после составления текста документа Заголовок является обязательным элементом любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа.

4.2.7.1. Заголовок грамматически согласуется с наименованием вида документа. В нем кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос "О чем?", "О ком?", начинается с предлога "о", "об". Например: "О выделении", "О закрытии", "Об отказе". Заголовок к тексту обязателен, точка после него не ставится.

Заголовок не должен превышать 28 печатных знаков (2 - 3 строк), если знаков больше, то допускается печатать до края правого поля, по всей ширине текста.

4.2.7.2. В таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила заголовок отвечает на вопрос "кого?" "чего?". Например: "Должностная инструкция специалиста"; "Протокол заседания профкома", центрируется по середине строки.

4.2.7.3. Заголовок составляется исполнителем и размещается в левом верхнем углу документа перед текстом. Без заголовка разрешается составлять документы, выполненные на формате А5 (телеграммы, факсограммы);

4.2.8. Текст документа.

4.2.8.1. Реквизит излагается русским литературным языком с учетом официально-делового стиля, вида и его назначения в управленческой деятельности. Текстом документа является выраженное средствами делового языка содержание действий. Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию Содержание документа должно быть кратким, точным, логичным. Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

4.2.8.2. Текст может содержать только заключительную часть - например, письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.

4.2.8.3. Текст документа оформляется в виде анкеты, таблицы, связанного текста или соединения этих форм. Текст нельзя начинать с указания даты, с повторного наименования организации (так как уже есть в бланке), использовать предложения больше 12 слов, активно использовать местоимения (наше, ваше, нам, вы). Печатается текст от 3-го л. мн. числа. Например:

"Обращаемся с просьбой...";

"Просим", "Доводим до сведения ...";

"Информируем", "Ставим в известность";

"В соответствии с договоренностью..."

Рекомендуется не использовать в тексте "потому что...", а верно: "Так как..."; "Семинар состоится...", а не "Семинар, который состоится...".

В тексте допустимы следующие формы изложения:

1. От первого лица единственного числа ("прошу предоставить...", "считаю необходимым...").

2. От первого лица множественного числа ("просим предоставить...", "направляем в Ваш адрес...".

3. От третьего лица единственного числа ("РЭК Омской области не возражает...").

Если текст документа содержит ссылку на нормативно-правовой акт, то указываются его дата, номер и название.

4.2.8.4. Текст может содержать фрагменты таблиц или анкеты. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки (имя существительное в именительном падеже). Если таблица размещена более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера граф. Номера граф и строк таблицы указываются без точек. Если таблицы большие и форматом и количеством, то следует оформлять таблицы как приложение к этому документу.

4.2.8.5. При написании чисел используются словесный (например, пять метров), цифровой (например, 3000, 89000) и словесно-цифровой (например, 50 тысяч, 20 млн.) способы. При написании сложных существительных и прилагательных, имеющих в своем составе числительные, применяются словесный и словесно-цифровой способы (например, трехдневный, 18-процентный, 100-летие). Существительное после дробного числа ставится в родительном падеже единственного числа: 28,2 процента, 58,6 квадратных метра, но 17,5 тысячи метров или 16 процентов.

4.2.8.6. При подготовке документов используется шрифт Times New Roman размером 14, поля: левое - 3 см, правое - 1,25 см, верхнее и нижнее - 2 см, межстрочный интервал одинарный, Отступ абзацев (красная строка) - 1,25 см; размер шрифта N 14 и N 12 - для оформления табличных материалов.

4.2.8.7. В тексте документа, подготовленного на основании ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Вносить дополнения в текст документа после подписания недопустимо.

4.2.8.8. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы (нумеруются римскими цифрами), а подразделы, пункты нумеруются арабскими цифрами и буквами. Например: I II I IY главы, п. 1.1, п. 1.2.3., а), б), в).

4.2.8.9. В организационно-распорядительных документах (распоряжение, приказ) изложение текста идет от первого лица единственного числа ("постановляю", "приказываю"). В документах коллегиально-совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("решил").

4.2.8.10. При подготовке документов на двух и более страницах, начиная со второй и последующие, нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

4.2.8.11. При сдаче документов в канцелярию (входящие, исходящие) не допускается скрепление скобами (только скрепки);

4.2.9. Отметка о наличии приложений.

4.2.9.1. В письмах реквизит располагается от границы левого поля.

Образцы оформлений приложений:

1. Отметка о наличии приложения, названного в тексте, оформляется следующим образом:

Приложение: на 10 л. в 1 экз.

2. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то указывается их наименование с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении, печатается столбиком. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Приложение:

1. Справка на 2 л. в 1 экз. 2. Перечень структур на 6 л. в 2 экз.

3. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения делается по следующей форме:

Приложение:

письмо Правительства России от 17.02.96 N 101 и приложение к нему, всего на 7 л.

4. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

5. Если приложения направляются не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения делают в следующей форме:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.

6. На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу первого листа делается отметка "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Слово "Приложение" пишется прописными буквами. Например:

Приложение N 2 к приказу председателя Региональной энергетической комиссии Омской области от 15.06.2003 N 319

Если в документе содержится одно приложение, знак "N" к нему не ставится. Если документ содержит несколько приложений, то они нумеруются: N 1, N 2, и т.д.;

4.2.10. Гриф согласование.

4.2.10.1. Согласование документа с государственными органами, органами местного самоуправления и организациями, интересы которых затрагиваются документом, является внешним согласованием. Внешнее согласование документа оформляется реквизитом "Гриф согласования", включающий в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации. Его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования. Гриф согласования документа оформляется ближе к нижнему полю документа следующим образом:

	СОГЛАСОВАНО Губернатор Омской области
	Личная подпись	расшифровка подписи
	Дата

4.2.10.2. Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. Визы в листе согласования включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При наличии замечаний к проекту документу они излагаются на отдельном листе и прилагаются к документу, например:

	Замечания прилагаются Управляющий делами
	Правительства Омской области	Личная подпись	С.А. Крещук
	Дата

На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

4.2.10.3. Если согласование осуществляется документом (письмо, протокол, решение и др.), гриф согласования оформляется по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Протоколом заседания

Комиссии по природопользованию

от 30.10.2012 N 10

4.2.11. Визы согласования документа

4.2.11.1. Внутреннее согласование (ознакомление) документов осуществляется в электронном виде посредством программы lotus Notes и прикрепляется на бумажном носителе к основному документу.

4.2.11.2. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ. Если в ходе визирования проекта документа вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию должностными лицами.

4.2.12. Гриф утверждения.

4.2.12.1. Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: документом - распоряжением, приказом, протоколом, или должностным лицом. На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

4.2.12.2. Гриф утверждения оформляется следующим образом:

	УТВЕРЖДАЮ Председатель Региональной энергетической комиссии Омской области
	личная подпись	расшифровка
	(инициалы, фамилия) дата

4.2.12.3. Если документ утверждается распорядительным документом, то гриф утверждения включает в себя слово УТВЕРЖДЕНО, название распорядительного документа в творительном падеже, его дату и номер. Например:

УТВЕРЖДЕНО Приказом председателя Региональной энергетической комиссии Омской области 00 00 0000 N 00

4.2.12.4. Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН пишутся прописными буквами без кавычек и согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - УТВЕРЖДЕНО, программа - УТВЕРЖДЕНА, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ. Далее, в зависимости от вида утверждения, указывается должность, подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

4.2.13. Гриф ограничения доступа к документу.

В верхнем правом углу документа на первой странице может быть проставлен гриф ограничения доступа к информации ("секретно", "для служебного пользования", "конфиденциально" и др.) Гриф проставляется в соответствии с действующим законодательством и располагается у верхней правой границы текстового поля на первом листе документа без кавычек. Если необходимо указать номер экземпляра, он проставляется ниже Грифа через полтора интервала и центрируется по отношению к нему.

4.2.14. Резолюция

4.2.14.1. Резолюция - это надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое решение. Ставится резолюция под адресатом или в другом свободном месте. Резолюция состоит из следующих элементов: фамилии исполнителя, содержания поручения, срока исполнения, подписи и даты. В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым.

4.2.14.2. По своему характеру резолюции могут быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается - фамилия и инициалы исполнителя, конкретное поручение, срок исполнения, личная подпись руководителя и дата.

	Например: И.И. Иванову Прошу подготовить проект распоряжения к 10.04.2003
	Личная подпись.	02.04.2003

4.2.14.3. Резолюция является основанием постановки документа на контроль. Соответствующая запись заносится в СЭДО. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

4.2.15. Нумерация страниц.

Номера страниц проставляются в верхней части листа, в центре арабскими цифрами (без черточек и кавычек), начиная со второго листа. При составлении таблицы - графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, нумерация перенесена на остальные страницы.

4.2.16. Подпись документа

4.2.16.1. В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка (инициалы, фамилия). Подпись на документе ставится руководителем организации, в его отсутствие - заместителем. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документа. Не допускается подписание документа с предлогом "за" или проставлением косой черты.

4.2.16.2. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Председатель	личная подпись	расшифровка
Главный бухгалтер	личная подпись	расшифровка

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, их подписи располагают на одном уровне, например:

Генеральный директор ОАО "Омскшина" Подпись ______________ В.Б. Лурия	Директор ОАО "Сибкриотехника" подпись ______________ А.К. Грезин
дата	22.05.2012

4.2.16.3. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии	личная подпись	Н.В. Куликов
Члены комиссии:	личная подпись	К.М. Артемьева
	личная подпись	С.П. Матвеев
	личная подпись	В.А. Филатов

4.2.17. Оттиск печати

4.2.17.1. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права должностного лица, вытекающих из нормативных и правовых актов. Перечень документов, заверяемых печатью приведен в приложении N 18. На гарантийных письмах и справках печать обязательна, а также в письмах, содержащих сведения финансового характера.

4.2.17.2. Оттиск печати проставляется так, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом.

4.2.17.3. Порядок пользования гербовой и другими печатями определяется решением руководства. Печати хранятся в сейфах или металлических шкафах. Ответственность за хранение и использование печатей несут руководители подразделений, в ведении которых находятся печати.

4.2.18. Отметка о заверении копии

Заверение копии документа производится для удостоверения соответствия ее подлиннику. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения, например:

Верно
Начальник отдела кадров	личная подпись	расшифровка
Дата

4.2.19. Отметка об исполнителе

4.2.19.1. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, инициалы исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают в левом нижнем углу документа, например:

А.А. Петров

22-32-02

4.2.19.2. Отметка об исполнителе может также дополняться его именем и отчеством, указанием должности исполнителя, структурного подразделения, телефонным кодом города.

4.2.20. Отметка об исполнении документа.

Реквизит состоит из ссылки на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или, при отсутствии такового, содержит краткие сведения об исполнении, слов "В дело", индекса дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется должным лицом, давшим поручение. Соответствующая запись заносится в СЭДО.