Подраздел 6. Регистрация поступающих документов (п.п. 59 - 68)

Подраздел 6. Регистрация поступающих документов

59. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования. Документы регистрируются независимо от способа их доставки.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения либо при поступлении в нерабочее время на следующий рабочий день. Не подлежат регистрации в Правительстве Омской области материалы справочно-информационного характера, перечисленные в приложении N 14 к Инструкции.

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 в пункт 60 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

60. Регистрация документов производится в зависимости от вида документа, автора и содержания. В отделе документооборота регистрируются и учитываются:

1) документы, поступившие на имя Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата;

2) переписка за подписью Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата;

3) докладные записки на имя Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата.

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 в пункт 61 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

61. Документы регистрируются и учитываются отделом документооборота в СЭДО Правительства Омской области путем создания регистрационно-контрольных карточек документов (далее - РКК) с включением в них электронных документов или электронных копий документов и заполнением следующих полей:

- входящий номер;

- индекс дела;

- дата регистрации;

- корреспондент;

- адрес корреспондента;

- номер документа;

- дата документа;

- автор документа;

- заголовок (краткое содержание);

- вид документа;

- вид доставки;

- отметка срочности;

- пришло из;

- тематика;

- кому (на рассмотрение);

- у кого находится подлинник;

- сопроводительная информация (примечание);

- вложения;

- текст документа;

- количество листов основного документа;

- количество приложений;

- общее количество листов приложений.

Документы, поступившие на бумажном носителе, включаются в СЭДО Правительства Омской области после создания электронной копии документа. Включение электронной копии документа в СЭДО Правительства Омской области возможно только после ее сравнения с подлинником документа. После включения электронной копии документа в СЭДО Правительства Омской области он заверяется ЭП сотрудника отдела документооборота, подтверждающей соответствие электронной копии документа его подлиннику на бумажном носителе. Электронные копии документа не создаются в отношении:

- сброшюрованных документов и других текстовых материалов;

- книг, буклетов, карт, диаграмм, материалов форматом более А4, а также состоящих из листов разного формата;

- материалов с малоразборчивым текстом;

- писем граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, приложенных к документам.

Электронные документы и электронные копии документов регистрируются в СЭДО Правительства Омской области после проверки действительности ЭП, не прошедшие проверку действительности - после получения подлинника документа на бумажном носителе.

62. При создании РКК поступившего в Правительство Омской области документа в СЭДО Правительства Омской области осуществляется присвоение регистрационного номера документу с указанием даты регистрации, например:

ВХ-13/ПР-10540 от 20.05.2013,

где:

ВХ - вид документа (входящий);

13 - год;

ПР - Правительство Омской области;

10540 - порядковый номер;

20.05.2013 - дата регистрации.

На документах, оформленных на бумажном носителе и подлежащих регистрации, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, в котором заполняется дата поступления и регистрационный номер.

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 настоящее приложение дополнено пунктом 62.1

62.1. В РКК документов Контрольного управления Губернатора и Правительства Омской области указывается отметка "КУ".

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 в пункт 63 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

63. Документы, поступающие по электронной почте и факсимильной связи, регистрируются отделом документооборота как входящие документы. При поступлении документа по каналу факсимильной связи вместе с его подлинником обоим документам присваивается один и тот же регистрационный номер.

64. Телеграммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на исполнение.

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 в пункт 65 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

65. После регистрации документы передаются на рассмотрение Губернатору Омской области, первому заместителю Председателя Правительства Омской области, заместителю Председателя Правительства Омской области, министру Омской области, руководителю Аппарата. Срочные документы передаются незамедлительно через помощников (советников) соответствующих руководителей.

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 в пункт 66 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

66. В случае если поступивший документ является ответом на запрос, работники отдела документооборота подбирают документы, на которые имеется ссылка, и связывают их в СЭДО Правительства Омской области.

67. Все зарегистрированные документы после исполнения списываются "в дело" руководителем, давшим поручение и установившим срок его исполнения, или уполномоченным лицом. Информация об исполнении документа заносится в СЭДО Правительства Омской области с внесением номера дела по номенклатуре дел, в котором будет находиться документ.

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 в пункт 68 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

68. В случае изменения резолюции или в случае переадресации документов между органами исполнительной власти указанная передача осуществляется через отдел документооборота, при этом документы вторично не регистрируются.