Подраздел 16. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение (п.п. 126 - 134)

Подраздел 16. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

126. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и на уничтожение предусматривает:

- экспертизу ценности документов, в том числе электронных документов;

- оформление дел;

- составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

- составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 в пункт 127 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

127. Экспертиза ценности документов проводится в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов проводится на стадии делопроизводства:

- при составлении номенклатуры дел;

- в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

- при подготовке дел к передаче в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический архив).

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 в пункт 128 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

128. Экспертизу ценности документов организует и проводит постоянно действующая экспертная комиссия Аппарата, положение о которой утверждается приказом Аппарата после согласования с Министерством культуры Омской области.

В состав экспертной комиссии Аппарата, утверждаемый правовым актом Аппарата, включается представитель Исторического архива (по согласованию).

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 в пункт 129 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

129. Экспертиза ценности документов производится ежегодно в структурных подразделениях Аппарата, осуществляющих формирование и хранение соответствующих дел.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив, отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях Аппарата, выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, перечнями документов с указанием сроков их хранения, Номенклатурой.

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 пункт 130 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

130. По результатам экспертизы ценности документов составляются годовые разделы описи дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу, а также акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Формы указанных документов устанавливаются инструкцией по делопроизводству в Аппарате (далее - Инструкция Аппарата), утверждаемой приказом Аппарата.

Описи дел постоянного хранения, по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании экспертной комиссии Аппарата одновременно.

Согласованные экспертной комиссией Аппарата описи дел (годовые разделы) представляются на рассмотрение ЭПК.

После утверждения и согласования ЭПК описей дел описи и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем Аппарата.

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 в пункт 131 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

131. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы ценности документов дела подлежат оформлению в соответствии с правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное хранение.

Оформление дел проводится работниками отдела документооборота и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Аппарата, при методической помощи и под контролем лица, ответственного за ведение Архива.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе дела по личному составу, дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению.

Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела, нумерацию листов в деле и составление листа-заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Формы обложки дела, листа-заверителя дела, внутренней описи документов дела утверждаются Инструкцией Аппарата.

132. Завершенные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения хранятся по месту их формирования в течение 2 лет.

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 в пункт 133 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

133. Описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в целях передачи соответствующих дел в Архив составляются не позднее чем через 3 года после завершения дел в производстве.

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 в пункт 134 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

134. При подготовке к передаче на архивное хранение личных дел Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата, министра Омской области, (далее - лица, замещающие государственные должности):

- экспертиза ценности личных дел лиц, замещающих государственные должности, не проводится;

- опись личных дел лиц, замещающих государственные должности, прекративших исполнение соответствующих полномочий, составляется отделом государственной службы и кадров Аппарата по окончании каждого делопроизводственного года по форме описи дел отдела государственной службы и кадров Аппарата не позднее чем через 3 года после прекращения исполнения полномочий лиц, замещающих государственные должности;

- в отделе государственной службы и кадров обеспечивается сейфовое хранение личных дел лиц, замещающих государственные должности, до передачи их в Архив.