Подраздел 19. Поисковая система по электронным документам (п.п. 148 - 150)

Подраздел 19. Поисковая система по электронным документам

148. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Правительстве Омской области используется поисковая система по документам. Поисковая система может создаваться как в традиционном, так и в электронном виде в СЭДО Правительства Омской области.

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 пункт 149 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

149. В целях учета и поиска документов в СЭДО Правительства Омской области используются следующие обязательные сведения о документах:

- адресант (автор);

- адресат;

- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- дата поступления документа;

- регистрационный номер входящего документа;

- сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- индекс дела по номенклатуре дел;

- сведения о переадресации документа;

- количество листов основного документа;

- отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений);

- указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения);

- отметка о контроле;

- гриф ограничения доступа;

- сведения об электронной подписи;

- проверка электронной подписи;

- подразделение - ответственный исполнитель документа;

- файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов).

В СЭДО Правительства Омской области в зависимости от характера документа и задач использования информации могут включаться следующие дополнительные сведения:

- ключевые слова;

- содержание;

- должностное лицо, поставившее документ на контроль;

- промежуточные сроки исполнения;

- перенос сроков исполнения;

- срок хранения документа;

- вид доставки документа (почтой, факсом и т.д.).

В СЭДО Правительства Омской области вводится текст распознанного документа для осуществления полнотекстового поиска.

150. Поисковые запросы в электронном виде организуются в СЭДО Правительства Омской области.