Подраздел 15. Формирование дел и их текущее хранение (п.п. 111 - 125)

Подраздел 15. Формирование дел и их текущее хранение

111. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с Номенклатурой в зависимости от сроков хранения документов (постоянного, временного (до 10 лет включительно и свыше 10 лет)) и систематизацией документов внутри дела.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

112. Законченный делопроизводством документ передается исполнителем в дело не позднее 10-дневного срока.

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 в пункт 113 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

113. Дела формируются в структурных подразделениях Аппарата. Перечень лиц, ответственных за сохранность документов и формирование их в дела, устанавливается распоряжением Аппарата. Указанные лица и руководители структурных подразделений Аппарата обеспечивают сохранность документов и дел.

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 в пункт 114 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

114. Индекс дела, в которое в соответствии с Номенклатурой должен быть подшит исполненный документ (комплект документов), определяет работник отдела документооборота. Электронные документы индексируются в порядке, установленном для аналогичных документов на бумажном носителе.

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 в пункт 115 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

115. Информация о сформированных делах заносится в СЭДО Правительства Омской области работником отдела документооборота.

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 в пункт 116 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

116. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- помещать в дело только исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по Номенклатуре;

- помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

- помещать приложения вместе с основными документами;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

- раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;

- помещать в дела факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);

- документ, помещаемый в дело, должен иметь дату, подпись, другие реквизиты, то есть быть правильно и полностью оформленным;

- по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "Т. 1", "Т. 2" и т. д.;

- документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании;

- распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

- в отдельные дела по хронологии в зависимости от вида документов формируются копии принятых федеральных и областных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, актов палат Федерального Собрания Российской Федерации;

- все документы отчетного и информационного характера по исполнению правовых актов и поручений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Губернатора Омской области, Правительства Омской области, находящихся на контроле, подшиваются в заведенные на эти правовые акты и поручения дела. Если на правовые акты и поручения дела не заводились, то отчетные документы подшиваются в дела переписки постоянного срока хранения за текущий год. Если имеется документ о снятии с контроля нескольких документов, подшитых в разные дела, то следует подшить необходимое количество копий этого документа в соответствующие дела с указанием номера дела, в котором подшит подлинник этого документа;

- документы коллегиальных органов группируются в два дела: протоколы и решения коллегиальных органов, документы к заседаниям коллегиальных органов;

- протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов;

- правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов по личному составу;

- при формировании правовых актов по личному составу правовые акты по личному составу формируются в отдельные дела по различным вопросам в соответствии со сроками хранения;

- утвержденные планы, отчеты и другие документы группируются отдельно от их проектов;

- документы в личных делах располагаются по мере их поступления;

- обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, по вопросам работы органов исполнительной власти или подведомственных им организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан Российской Федерации, иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе юридических лиц, по личным вопросам;

- переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;

- законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с Номенклатурой отдельно от документов на бумажных носителях на электронных носителях или в системах хранения данных. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронной форме.

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 в пункт 117 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

117. Местом текущего хранения дел со дня их заведения до передачи в Архив или на уничтожение являются структурные подразделения Аппарата, в которых были сформированы соответствующие дела.

118. После исполнения документов и окончания работы с ними они помещаются (подшиваются) для обеспечения физической сохранности в твердые обложки или папки-регистраторы.

119. Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

- создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

- размещение дел;

- проверка наличия и состояния документов и дел;

- соблюдение порядка выдачи дел.

120. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запирающиеся шкафы, сейфы и т.п., чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с Номенклатурой. На корешках обложек дел указываются индексы по Номенклатуре. Номенклатура или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа, сейфа.

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 в пункт 121 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

121. Дела документального фонда Правительства Омской области, находящиеся на текущем хранении в Аппарате, подлежат учету. Перед передачей в Архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по Номенклатуре.

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 в пункт 122 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

122. Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел, при возврате дел, при изменении структуры Аппарата.

Проверка наличия проводится путем сверки статей Номенклатуры с описанием дел на обложке, физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в соответствии с законодательством.

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 в пункт 123 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

123. Выдача дел производится с разрешения руководителя Аппарата или его заместителя. Выдача дел работникам Аппарата осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат возврату.

Государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя Аппарата или его заместителя по актам.

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 в пункт 124 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

124. Если отдельные документы, уже включенные в дело, находящееся на текущем хранении, временно требуются для работы, они могут быть выданы из дела лицом, ответственным за формирование и хранение дел, а на их место вкладывается лист-заместитель, с указанием - когда, кому и на какой срок выдан документ.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Аппарата или его заместителя с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 в пункт 125 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

125. Контроль за правильным формированием дел, проверкой наличия и состояния дел, выдачей дел во временное пользование, изъятием документов из дел осуществляет отдел документооборота.