Подраздел 3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов (п.п. 42 - 50)

Подраздел 3. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

42. Протокол заседания комиссии, совета, рабочей или экспертной группы, созданных по решению Губернатора Омской области, Правительства Омской области (далее - протокол), составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 в пункт 43 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

43. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой фиксируется только принятое решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указываются инициалы, фамилии, должности председательствующего, секретаря и присутствовавших на заседании, а также, при необходимости, лиц, приглашенных на совещание (заседание).

Инициалы и фамилии присутствующих и приглашенных указываются в алфавитном порядке и оформляются по всей ширине строки. Если присутствующих более 15 человек, то в протоколе указывается их общее количество, например:

Присутствовали: 42 человека (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, печатается от границы левого поля. Наименование вопроса начинается с предлога "О" ("Об").

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ; ВЫСТУПИЛИ; ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов.

В последнем случае в тексте делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается в редакции, принятой на совещании (заседании). При необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола состоит из двух частей. В вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего и секретаря, а также должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, справа от наименования должностей инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает номера рассматриваемых вопросов в соответствии с повесткой дня и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру листа и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Протоколы, за исключением протоколов заседания комиссии по координации работы по противодействию коррупции в Омской области, регистрируются отделом документооборота в СЭДО Правительства Омской области как внутренние документы. Протоколы также могут регистрироваться в органе исполнительной власти, осуществляющем организационное обеспечение деятельности соответствующей комиссии, совета, рабочей, экспертной группы. Протоколы совещаний, заседаний, рабочих встреч у Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителей Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата регистрируются отделом документооборота в СЭДО Правительства Омской области как внутренние документы.

Номера постановлений (решений), принятых на совещаниях (заседаниях), состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам сопроводительными письмами в форме исходящих документов в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. Копии протоколов и выписки из протоколов заверяются печатью органа исполнительной власти, осуществляющего организационное обеспечение деятельности соответствующей комиссии, совета, рабочей, экспертной группы.

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 в пункт 44 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

44. Протокол заседания Правительства Омской области (далее - Протокол) оформляется на специальном бланке (приложение N 11 к Инструкции).

Основной текст Протокола делится на разделы в соответствии с пунктами повестки дня заседания Правительства Омской области. Разделы нумеруются арабскими цифрами. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ; ВЫСТУПИЛИ; РЕШИЛИ.

В позиции "Слушали" указываются наименование рассматриваемого вопроса, фамилии докладчика и содокладчика.

В позиции "Выступили" указываются фамилии и инициалы выступивших по пункту повестки дня.

В позиции "Решили" указываются виды принятых решений, например: "принять проект постановления без изменений", "принять проект постановления с учетом высказанных замечаний и предложений".

К Протоколу прилагается стенограмма и указатель рассылки. Стенограмма подписывается руководителем Аппарата.

Протокол содержит следующие реквизиты: наименование документа, порядковый номер, дату в пределах календарного года, место проведения заседания, фамилии и инициалы Губернатора Омской области, членов Правительства Омской области, присутствовавших на заседании, а также лиц, приглашенных на заседание Правительства Омской области, повестку дня с указанием фамилий и инициалов должностных лиц, выступивших с докладами и содокладами, выступивших в прениях, результат обсуждения каждого вопроса.

Протокол визируется руководителем Аппарата и подписывается Губернатором Омской области или первым заместителем Председателя Правительства Омской области, председательствующим на заседании Правительства Омской области.

Протоколы регистрируются в протокольном отделе.

45. Докладная записка - документ информационно-справочного характера, адресованный вышестоящему должностному лицу или вышестоящему органу исполнительной власти и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта с выводами и предложениями автора документа.

Докладные записки подготавливаются в инициативном порядке либо по поручению руководителя.

Докладная записка может быть внутренней и внешней.

Внутренняя докладная записка имеет следующие реквизиты:

- наименование структурного подразделения - автора документа;

- вид документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

- дата документа;

- адресат;

- наименование документа, кратко и точно отражающее его содержание;

- текст документа;

- подпись автора документа.

Внешняя докладная записка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты:

- вид документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

- дата документа;

- место составления;

- адресат;

- наименование документа (печатается полужирным шрифтом через один межстрочный интервал и выравнивается по центру, если документ оформляется на бланке с продольным расположением реквизитов);

- текст документа;

- подпись руководителя - автора документа.

Докладные записки в форме электронных документов подписываются с использованием ЭП автора документа.

46. Акт - это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленный факт, событие, действие.

Акты, как правило, составляются по единой схеме на унифицированных трафаретных формах.

Текст акта может состоять из трех частей: введение, констатирующая часть и выводы.

Во введении указывается основание составления акта, перечисляются лица, составляющие акт. Начинается эта часть акта словом "Основание", после которого указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Далее перечисляются инициалы и фамилии составителей акта.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и сущность работы, результаты.

В заключительной части акта могут содержаться выводы, рекомендации или констатация фактов.

После текста указывается количество экземпляров акта и его местонахождение. Акт содержит следующие реквизиты:

- наименование структурного подразделения;

- вид документа;

- дата акта;

- место составления;

- наименование документа;

- гриф утверждения (при необходимости);

- текст;

- подписи;

- печать.

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 пункт 47 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

47. Телеграмма составляется в том случае, когда необходима срочная передача информации адресату.

Отправка телеграмм осуществляется адресатам, находящимся на территории Российской Федерации и государств - участников СНГ, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222.

Телеграммы печатаются на стандартных листах бумаги без бланка в двух экземплярах (приложение N 12 к Инструкции).

К телеграмме одного содержания, направляемой в несколько адресов, дается перечень рассылки, завизированный исполнителем. В ответных телеграммах перед текстом указывается номер документа, на который дается ответ.

Телеграмма должна содержать данные, изложенные в следующей последовательности:

- отметка о категории телеграммы. На телеграмме при необходимости может указываться категория "срочная" или "правительственная" (при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается). Перечень лиц, за подписью которых направляются телеграммы категории "правительственная", определяется постановлением Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2006 года N 74 "Об утверждении перечня должностных лиц, за подписью которых телеграммы категорий "Президент Российской Федерации", "Председатель Правительства Российской Федерации", "Высшая правительственная" и "Правительственная" передаются в приоритетном порядке";

- адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата. Адрес телеграммы должен содержать все адресные данные, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без наведения справок;

- текст телеграммы излагается на одной стороне листа кратко, без переноса слов, абзацев. Цифры в тексте телеграммы пишутся, как правило, прописью. Телеграмма оформляется на русском языке, не должна содержать более 200 слов;

- подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, с указанием должности, инициалов и фамилии должностного лица, подписавшего телеграмму;

- регистрационный номер и дата отправки телеграммы.

Проект телеграммы до представления ее на подпись руководителю визируется исполнителем на втором экземпляре в левом нижнем углу.

Вторые экземпляры телеграмм формируются в дела в соответствии с номенклатурами дел.

Телеграммы категории "правительственная" направляются только по вопросам, касающимся служебной деятельности.

Поздравительные телеграммы направляются только за подписью Губернатора Омской области, Председателя Правительства Омской области или после согласования с Руководителем Аппарата.

Информация, предназначенная для отправки в адрес глав муниципальных районов Омской области, органов исполнительной власти Омской области и учреждений, подключенных к системе электронного документооборота, направляется через СЭДО.

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 в пункт 48 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

48. Телефонограмма применяется для срочных кратких сообщений. Телефонограмму рекомендуется применять для передачи вызова на совещание, заседание, а также для получения сведений оперативного характера, не требующих документального оформления (приложение N 13 к Инструкции).

Телефонограммы за подписью Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата передаются и принимаются на их имя уполномоченными должностными лицами.

После сверки текста телефонограммы с принимающим лицом передающий заполняет справочные реквизиты:

в графе "Принял" указываются должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона;

в графе "Передал" указываются должность, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.

На обороте телефонограммы, содержание которой требуется передать нескольким адресатам, составляется список адресатов и номеров телефонов, по которым она должна быть передана.

Полученная телефонограмма должна быть отпечатана и передана руководителю в возможно короткий срок.

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 в пункт 49 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

49. Доверенность оформляется на представителя Губернатора Омской области, Правительства Омской области для подтверждения его полномочий перед третьими лицами на совершение сделок, получение товарно-материальных ценностей или других действий от имени Губернатора Омской области, Правительства Омской области.

Доверенность оформляется на бланках Губернатора Омской области, Правительства Омской области.

Вид документа "ДОВЕРЕННОСТЬ" печатается прописными буквами, выравнивается по центру и отделяется 2 - 3 межстрочными интервалами от текста доверенности.

В тексте доверенности указываются следующие сведения:

- должность доверенного лица;

- организация, в которой производятся действия по доверенности;

- вид действия;

- образец подписи лица, получившего доверенность (при необходимости);

- заверение подлинности подписи (при необходимости);

- срок действия доверенности. Доверенность оформляется в двух экземплярах.

Первый экземпляр (оригинал) выдается лицу, указанному в доверенности в качестве представителя.

Второй экземпляр с визами хранится в органе исполнительной власти.

Доверенности, выданные от имени Губернатора Омской области, Правительства Омской области, регистрируются как исходящий документ в отделе документооборота и имеют единую валовую нумерацию в рамках каждого года.

В случае расторжения трудового договора (служебного контракта) с работником, указанным в доверенности в качестве представителя Губернатора Омской области, Правительства Омской области, до истечения срока действия доверенности оригинал доверенности подлежит возврату в отдел документооборота.

Информация об изменениях:

Указом Губернатора Омской области от 5 мая 2017 г. N 64 в пункт 50 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

50. Служебные письма готовятся:

- как ответы о выполнении поручений Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата;

- как сопроводительные письма;

- как ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

- как инициативные письма.

Сроки подготовки служебных писем устанавливаются резолюцией.

Тексты ответных служебных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Служебные письма оформляются на бумажном носителе в двух экземплярах или в форме электронных документов в соответствии с пунктом 11 Инструкции. Первый экземпляр документа (оригинал) отправляется адресату. Второй экземпляр документа, согласованный в порядке, предусмотренном настоящим пунктом, помещается в дело в соответствии с Номенклатурой.

Служебная переписка между Губернатором Омской области, первым заместителем Председателя Правительства Омской области, заместителем Председателя Правительства Омской области, руководителем Аппарата осуществляется без использования бланков.

Служебные письма, подписываемые несколькими должностными лицами, оформляются на стандартном листе бумаги и должны иметь одну (единую) дату.

При оформлении служебного письма не допускается использование оборотной стороны листа.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны. Письмо может иметь краткое наименование, которое раскрывает его содержание. Если в письме отражено несколько вопросов, то его наименование может быть сформулировано обобщенно. Точка в конце наименования не ставится.

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. с соответствующей мотивацией или без нее.

Проекты служебных писем, адресованных Губернатору Омской области, первому заместителю Председателя Правительства Омской области, заместителю Председателя Правительства Омской области, руководителю Аппарата, должны быть согласованы руководителями заинтересованных структурных подразделений органов исполнительной власти, в которых подготовлены вышеуказанные проекты служебных писем. Согласование оформляется визой.

Виза проставляется на последнем листе второго экземпляра письма ниже подписи.

Визирование и подписание служебных писем в форме электронных документов осуществляется с использованием ЭП визирующего и подписанта соответственно.

Все подготовленные служебные письма должны быть оформлены и направлены на регистрацию в СЭДО Правительства Омской области.