Приложение. Порядок рассмотрения обращений граждан в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Омской области

Приложение
к приказу Министерства сельского
хозяйства и продовольствия Омской области
от 17 сентября 2013 года N П-13-74

Порядок
рассмотрения обращений граждан в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Омской области

С изменениями и дополнениями от:

12 февраля 2015 г., 13 сентября 2017 г.

I. Общие положения

1. Порядок рассмотрения обращений граждан в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Омской области (далее - Порядок), разработан в целях совершенствования форм и методов работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан, повышения качества защиты их конституционных прав и законных интересов и определяет сроки и последовательность действий при организации приема граждан, рассмотрении обращений граждан, правила ведения делопроизводства по обращениям граждан.

2. Порядок разработан в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Уставом (Основным Законом) Омской области, Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Омской области "О Правительстве Омской области", Законом Омской области "О дополнительных гарантиях прав граждан на обращение", Инструкцией по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Омской области (далее - Министерство).

3. Порядок распространяется на все обращения граждан, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и иными федеральными законами.

4. Порядок распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений иностранных граждан и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области от 13 сентября 2017 г. N П-17-90 пункт 5 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

5. Порядок распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений объединений граждан, в том числе юридических лиц, а также на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений граждан, объединений граждан, в том числе юридических лиц, осуществляющими публично значимые функции государственными и муниципальными учреждениями, иными организациями и их должностными лицами.

6. Исполнение положений Порядка осуществляет организационный отдел управления правовой и организационно-кадровой работы Министерства (далее - организационный отдел).

7. Результатом исполнения порядка является принятие решений по рассмотренным обращениям граждан с направлением ответов в установленных законодательством Российской Федерации случаях, а также обращениям, принятым на личном приеме граждан.

II. Требования к порядку рассмотрения обращений граждан

8. Информация о порядке исполнения рассмотрения обращений граждан предоставляется:

1) непосредственно в здании Министерства;

2) с использованием средств массовой информации, телефонной связи, электронного информирования;

3) посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети "Интернет").

9. Местонахождение Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области:

644043, г. Омск, ул. Красный Путь, 3;

контактные телефоны (телефон для справок) (3812) 23-03-44, 23-16-12;

адрес в сети "Интернет" E-mail: kanc-mcx@omskportal.ru;

адрес электронной почты: post-mcx@omskportal.ru.

10. При ответах на телефонные звонки работники подробно и в вежливой (корректной) форме информируют (консультируют) обратившихся граждан по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа исполнительной власти Омской области, в который позвонил гражданин. При невозможности ответить на поставленный вопрос необходимо сообщить гражданину телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

III. Права гражданина при рассмотрении обращения

11. При рассмотрении обращения гражданин имеет право:

1) представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме;

2) знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;

3) получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в разделе IX Порядка, уведомление о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;

4) обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или на действие (бездействие) в связи с рассмотрением обращения в административном и (или) судебном порядке в соответствии с законодательством Российской Федерации;

5) обращаться с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.

IV. Гарантии безопасности гражданина в связи с его обращением

12. Запрещается преследование гражданина в связи с его обращением в Министерство или к должностному лицу с критикой деятельности Министерства или должностного лица либо в целях восстановления или защиты своих прав, свобод и законных интересов либо прав, свобод и законных интересов других лиц.

13. При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

V. Требования к письменному обращению

14. Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование исполнительного органа государственной власти (Министерство сельского хозяйства и продовольствия Омской области), в которое направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

15. В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

16. Обращение, поступившее в Министерство или должностному лицу в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящим Положением. В обращении гражданин в обязательном порядке указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.

VI. Направление и регистрация письменного обращения

17. Гражданин направляет письменное обращение непосредственно в тот исполнительный орган государственной власти (Министерство) или тому должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.

18. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в организационном отделе в течение трех дней с момента поступления в Министерство или должностному лицу.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области от 12 февраля 2015 г. N П-15-9 в пункт 19 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

19. Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию Министерства или должностного лица, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в пункте 44 раздела IX Порядка.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области от 12 февраля 2015 г. N П-15-9 настоящее приложение дополнено пунктом 19.1

19.1. Письменное обращение, содержащее информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, направляется в течение пяти дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, и Губернатору Омской области, Председателю Правительства Омской области с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения, за исключением случая, указанного в пункте 44 раздела IX Порядка.

20. В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам.

21. Министерство или должностное лицо при направлении письменного обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу может в случае необходимости запрашивать в указанных органах или у должностного лица документы и материалы о результатах рассмотрения письменного обращения.

22. Запрещается направлять жалобу на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется.

23. В случае, если в соответствии с запретом, предусмотренным пунктом 22 настоящего раздела, невозможно направление жалобы на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующие решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.

VII. Обязательность принятия обращения к рассмотрению

24. Обращение, поступившее в Министерство или должностному лицу в соответствии с его компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению.

25. В случае необходимости рассматривающие обращение Министерство или должностное лицо может обеспечить его рассмотрение с выездом на место.

VIII. Организация работы по рассмотрению обращения

26. Министерство или должностное лицо:

1) обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;

2) запрашивает, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;

3) принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;

4) дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в разделе IX Порядка;

5) уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.

6) обеспечивает необходимые условия для быстрого и эффективного рассмотрения и разрешения обращений, беспрепятственного личного приема граждан должностными лицами, уполномоченными принимать решения от имени Министерства.

27. Ответ на обращение подписывается Министром сельского хозяйства и продовольствия Омской области (далее - Министр), заместителем (первым заместителем) Министра, либо руководителем структурного подразделения Министерства, в соответствии с распределением обязанностей.

28. В случае если поручение было адресовано конкретному должностному лицу, ответ подписывается этим должностным лицом.

29. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, исчерпывающе с пояснениями на все поставленные в письме вопросы. При подтверждении фактов, изложенных в обращении, в ответе следует указывать, какие меры приняты по обращению гражданина.

30. В ответе об исполнении поручения по рассмотрению обращения должно быть указано, что заявитель проинформирован (может быть приложена копия ответа заявителю) о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективному обращению указывается, кому именно из заявителей дан ответ (может быть приложена копия ответа).

31. К ответу прилагаются подлинники документов, приложенные заявителем к письму, если в письме содержится просьба об их возврате.

32. Ответы заявителям, и в федеральные органы печатаются на бланках установленной формы. В левом нижнем углу ответа обязательно указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

33. Подлинники обращений граждан возвращаются в федеральные органы при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.

34. Если на обращение дается промежуточный ответ, то в тексте указывается срок окончательного разрешения вопроса. Заявителю также направляется уведомление.

35. В случае если поручение при рассмотрении обращений граждан Министром, заместителем Министра дано двум или более исполнителям, то ответ готовит каждый исполнитель на имя должностного лица, давшего поручение (если иное не предусмотрено резолюцией).

36. Ответ на обращение, поступившее в Министерство или должностному лицу в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.

37. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный ответ.

38. Решение о снятии с контроля принимает Министр, заместитель (первый заместитель) Министра, давший поручения по его рассмотрению. На каждом обращении граждан после его исполнения должна быть надпись "В дело", личная подпись должностного лица, давшего поручение.

39. Обращения граждан, поступившие в Министерство из управления, по работе с обращениями граждан Губернатора Омской области, после их рассмотрения должны быть возвращены в данное управление со всеми материалами проверки (справками, информациями и т.д.) для формирования дела и закрытия через автоматизированную систему "Контроль обращения граждан".

40. Сроки хранения документов по обращениям граждан определяются утвержденными в установленном порядке, перечнями документов, регламентирующих деятельность Правительства Омской области, Министерства.

IX. Порядок рассмотрения отдельных обращений

41. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.

42. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

43. Министерство или должностное лицо при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.

44. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

45. В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, Министр, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в Министерство или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

46. В случае, если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

47. В случае, если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу.

X. Сроки рассмотрения письменного обращения

48. Обращения граждан разрешаются исполнителями в течение 30 дней со дня регистрации, если не установлен более короткий контрольный срок рассмотрения обращения. Если в тексте поручения имеется указание "срочно", "незамедлительно", то исполнение осуществляется в 3-дневный срок. Указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения. Если последний срок исполнения приходится на нерабочий день, то оно исполняется в предшествующий рабочий день.

49. В тех случаях, когда по обращению необходимо проведение дополнительной проверки либо принятии других мер, сроки рассмотрения обращений могут быть продлены не более чем на 30 дней с уведомлением об этом автора обращения.

XI. Постановка обращений граждан на контроль

50. На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе органов государственной власти Омской области и органов местного самоуправления Омской области, получение материалов для обзоров почты, аналитических записок и информации, выявления принимавшихся ранее мер в случае повторных (многократных) обращений заявителей. Контролируются поручения Министра, заместителей (первого заместителя) Министра по обращениям с личного приема.

51. В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его первых заместителей, Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Губернатора Омской области, Председателя Правительства Омской области, первого заместителя Председателя Правительства. Омской области, Председателя Законодательного Собрания Омской области и его заместителей.

52. На особый контроль ставятся контрольные поручения по обращениям граждан, направленным из Администрации Президента Российской Федерации, аппарата Правительства Российской Федерации, Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Омской области, Законодательного собрания Омской области.

53. Решение о постановке обращения на контроль принимает должностное лицо, рассматривающее обращения гражданина. На обращениях, взятых на контроль перед направлением их на разрешение, проставляются соответствующие штампы "Контроль", "Подлежит возврату".

54. В случае если в ответе, полученном от исполнителя, рассматривающего обращение гражданина, указывается, что вопрос, поставленный заявителем, будет решен в течение определенного периода времени, такое обращение может быть поставлено на дополнительный контроль должностным лицом, давшим поручение, о чем направляется уведомление заявителю с указанием контрольного срока для ответа об окончательном решении вопроса.

55. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений граждан осуществляет организационный отдел (еженедельно готовятся справки для Министра, заместителей Министра).

XII. Личный прием граждан

56. Личный прием граждан в Министерстве проводится Министром, первым заместителем Министра, заместителями Министра. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан.

57. Непосредственную организацию личного приема граждан осуществляет помощник (советник) Министра или начальник организационного отдела.

Прием граждан помощником (советником) Министра и начальником организационного отдела осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, в течение рабочего дня. В ходе личного приема гражданам оказывается информационно-консультационная помощь, ведется предварительная запись на прием к Министру, заместителям Министра.

58. Министр, заместители Министра ведут прием граждан на своих рабочих местах в соответствии с графиком, который утверждается Министром.

59. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

60. Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

61. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящим Порядком.

62. В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Министерства или должностного лица, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

63. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

64. Правом на внеочередной личный прием обладают:

1) ветераны Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий на территории других государств;

2) инвалиды I и II групп;

3) родители, супруги погибших (умерших) ветеранов Великой Отечественной войны и ветеранов боевых действий на территории других государств;

4) граждане, принимавшие участие в ликвидации последствий аварии на Чернобыльской АЭС; граждане, получившие или перенесшие лучевую болезнь, другие заболевания, и инвалиды вследствие Чернобыльской катастрофы;

5) родители, супруги граждан, погибших при исполнении служебных обязанностей, а также умерших вследствие болезней, возникших в связи с исполнением служебных обязанностей;

6) лица, награжденные золотой медалью "За особые заслуги перед Омской областью" или удостоенные почетного звания Омской области "Почетный гражданин Омской области".

Граждане, указанные в подпунктах 1 - 5 пункта 64 принимаются в срок не позднее семи дней со дня регистрации обращения, содержащего просьбу о личном приеме.

Граждане из числа категории граждан, предусмотренной подпунктом 6 пункта 64, имеют право на безотлагательный прием.

XIII. Административные процедуры

65. Рассмотрение обращений граждан включает в себя следующие административные процедуры:

1) прием и первичная обработка обращений граждан;

2) регистрация и аннотирование поступивших обращений граждан;

3) направление обращений на рассмотрение;

4) рассмотрение обращений;

5) организация личного приема граждан;

6) постановка обращений граждан на контроль;

7) продление сроков рассмотрения обращений;

8) оформление ответа на обращения граждан;

9) предоставление справочной информации о ходе рассмотрения обращений.

66. Основанием для начала исполнения рассмотрения обращений граждан является обращение гражданина в Министерство или поступление обращения гражданина с сопроводительным документом других государственных органов, органов местного самоуправления Омской области для рассмотрения в соответствии с компетенцией.

67. Обращение может поступить по почте, по телеграфу, фельдъегерской связью, доставлено непосредственно гражданином либо его представителем, передано по факсу, по информационным системам общего пользования.

68. Обращения, присланные по почте, поступившие по телеграфу, фельдъегерской связью, переданные по факсу, по информационным системам общего пользования и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в организационный отдел.

69. Специалист, ответственный за прием документов:

1) проверяет правильность адресования корреспонденции и целостности упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;

2) проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью;

3) сообщает начальнику организационного отдела и принимает необходимые меры безопасности не вскрывая конверт, при поступлении обращения нестандартного по весу, размеру, форме, имеющего неровности по бокам, заклеенного липкой лентой, имеющего странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.);

4) вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов, к тексту письма подкалывает конверт;

5) поступившие документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение, фотографии и другие подобные приложения к письму) прикрепляются к тексту письма;

6) в случае отсутствия текста письма составляет справку с текстом: "Письма в адрес Министерства нет", датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;

7) составляет акт в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками, ценными бумагами, подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Указанные акты хранятся в Министерстве: один экземпляр в соответствующем деле, второй приобщается к поступившему обращению.

70. После первичной обработки в организационном отделе все поступившие обращения и документы, связанные с их рассмотрением передаются начальнику организационного отдела.

71. Обращения с пометкой "лично" передаются адресатам без вскрытия письма (пакета). В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в установленном порядке.

72. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится соответствующими специалистами. Не принимаются обращения, в которых не указаны фамилия гражданина и почтовый адрес для ответа, личная подпись. По просьбе гражданина делается отметка на втором экземпляре принятого обращения.

73. Письма на иностранных языках после регистрации направляются в Управление международного и межрегионального сотрудничества Министерства экономики Омской области для определения их содержания.

74. Прием и рассмотрение обращений граждан, поступивших по каналам факсимильной связи, по информационным системам общего пользования осуществляется аналогично работе с письменными обращениями.

75. Поступившие в Министерство обращения регистрируются в течение 1 дня с момента поступления с использованием системы электронного документооборота на базе Lotus Notes.

В случае поступления обращений в день, предшествующий праздничным или выходным дням, их регистрация может производиться в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

76. Специалист, ответственный за регистрацию обращений:

1) на поступивших обращениях в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп Министерства с указанием даты поступления и регистрационного номера. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;

2) прочитывает обращение, выявляет поставленные вопросы, определяет их тематику, аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении;

3) проверяет обращение на повторность, при необходимости сверяет с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повтором считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;

4) в регистрационной карточке базы данных "обращения граждан" указывает фамилию, инициалы заявителя и его адрес и заполняет все указанные реквизиты. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируются автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным;

5) отмечает форму обращения (письменное, с личного приема, устное и поступившие по другим каналам).

Если письмо переслано, то указывает, откуда оно поступило (наименование организации-корреспондента), проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;

6) отделяет от письма поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги и иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращает их заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом.

77. После регистрации обращение передается Министру, заместителям (первому заместителю) Министра по компетенции разрешения поставленных вопросов в соответствии с распределением обязанностей.

78. Решение о направлении письма на рассмотрение принимается исходя исключительно из содержания обращения независимо от того, на чье имя оно адресовано.

79. Обращения граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются как обычные обращения.

80. Письма граждан с просьбами о личном приеме Министром, заместителями (первым заместителем) Министра рассматриваются как обычные обращения. При необходимости авторам направляются сообщения о порядке работы и графике приема в Министерстве, а обращения списываются "В дело" как исполненные.

81. Ознакомившись с обращениями гражданина, Министр, заместители Министра дают соответствующие поручения исполнителям, в том числе с контролем, исходя из содержания обращения.

XIV. Порядок и формы контроля за исполнением рассмотрения обращения

82. Контроль за полнотой и качеством рассмотрения обращений граждан включает в себя проведение проверок (в том числе с выездом на место), выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействия) должностных лиц.

83. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по рассмотрению обращений граждан и принятием решений работниками осуществляется Министром, заместителями (первым заместителем) Министра, уполномоченными на то должностными лицами.

84. Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по рассмотрению обращений граждан, проверок соблюдения и исполнения работниками Порядка, иных нормативных актов. Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается Министром.

85. Работники Министерства, работающие с обращениями, несут ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за сохранность находящихся у них на рассмотрении обращений и документов, связанных с их рассмотрением.

Персональная ответственность работников закрепляется в их должностных регламентах.

86. При утрате исполнителем письменных обращений назначается служебное расследование, о результатах которого информируется Министр.

87. При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения, обращения с личного приема другому работнику по поручению руководителя соответствующего структурного подразделения.

88. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности исполнитель обязан сдать все имеющиеся у него обращения работнику, ответственному за делопроизводство в соответствующем структурном подразделении.

XV. Порядок обжалования действий (бездействия) должностного лица, а также принимаемых им решений в ходе рассмотрения обращения

89. Гражданин вправе обратиться с жалобой на действия (бездействие) должностных лиц, решения, нарушающие его права и свободы, к вышестоящему в порядке подчиненности должностному лицу, либо в суд в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.