Подраздел 6. Регистрация поступающих документов (п.п. 59 - 68)

Подраздел 6. Регистрация поступающих документов

59. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования. Документы регистрируются независимо от способа их доставки.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения либо при поступлении в нерабочее время на следующий рабочий день. Не подлежат регистрации в Правительстве Омской области материалы справочно-информационного характера, перечисленные в приложении N 14 к Инструкции.

60. Регистрация документов производится в зависимости от вида документа, автора и содержания. В отделе учета и обработки документов регистрируются и учитываются:

1) документы, поступившие на имя Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области;

2) переписка за подписью Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области;

3) докладные записки на имя Губернатора Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области.

61. Документы регистрируются и учитываются отделом учета и обработки документов в СЭДО Правительства Омской области путем создания регистрационно-контрольных карточек документов (далее - РКК) с включением в них электронных документов или электронных образов документов и заполнением следующих полей:

- входящий номер;

- индекс дела;

- дата регистрации;

- корреспондент;

- адрес корреспондента;

- номер документа;

- дата документа;

- автор документа;

- заголовок (краткое содержание);

- вид документа;

- вид доставки;

- отметка срочности;

- пришло из;

- тематика;

- кому (на рассмотрение);

- у кого находится подлинник;

- сопроводительная информация (примечание);

- вложения;

- текст документа;

- количество листов основного документа;

- количество приложений;

- общее количество листов приложений.

Документы, поступившие на бумажном носителе, включаются в СЭДО Правительства Омской области после сканирования и создания электронного образа документа. Включение электронного образа документа в СЭДО Правительства Омской области возможно только после его сравнения с подлинником документа. После включения электронного образа документа в СЭДО Правительства Омской области он заверяется ЭП сотрудника отдела учета и обработки документов, подтверждающей соответствие электронного образа документа его подлиннику на бумажном носителе. Не подлежат сканированию:

- сброшюрованные документы и другие текстовые материалы;

- книги, буклеты, карты, диаграммы, материалы форматом более А4, а также состоящие из листов разного формата;

- материалы с малоразборчивым текстом;

- письма граждан, приложенные к документам.

Электронные документы и электронные образы документов регистрируются в СЭДО Правительства Омской области после проверки действительности ЭП, не прошедшие проверку действительности - после получения подлинника документа на бумажном носителе.

62. При создании РКК поступившего в Правительство Омской области документа в СЭДО Правительства Омской области осуществляется присвоение регистрационного номера документу с указанием даты регистрации, например:

ВХ-13/ПР-10540 от 20.05.2013,

где:

ВХ - вид документа (входящий);

13 - год;

ПР - Правительство Омской области;

10540 - порядковый номер;

20.05.2013 - дата регистрации.

На документах, оформленных на бумажном носителе и подлежащих регистрации, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем уг