Раздел I. Общие положения (п.п. 1 - 8)

Раздел I. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Омской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к созданию документов Губернатора Омской области, Правительства Омской области, Председателя Правительства Омской области, первого заместителя Председателя Правительства Омской области, заместителя Председателя Правительства Омской области, руководителя Аппарата Губернатора Омской области, министра Омской области и организации работы с указанными документами в Правительстве Омской области.

Положения Инструкции распространяются на отношения, связанные с подготовкой проектов правовых актов, в части, не урегулированной Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82 "О Правилах подготовки проектов правовых актов" и Указом Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года N 34 "О Регламенте Правительства Омской области".

Органы исполнительной власти Омской области (далее - органы исполнительной власти) ведут делопроизводство согласно инструкции по делопроизводству в соответствующем органе исполнительной власти, утвержденной органом исполнительной власти в соответствии с законодательством, нормативно-методическими документами в сфере делопроизводства и архивного дела.

Значение понятий, используемых в Инструкции, соответствует понятиям, определенным Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477.

2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, обработку, регистрацию, учет и контроль исполнения, хранение и использование, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота (далее - СЭДО) Правительства Омской области и иных информационных технологий.

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП), признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью соответствующего должностного лица, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Состав электронных документов, обращающихся в СЭДО Правительства Омской области, определяется перечнем документов, создание, хранение и использование которых при организации деятельности Правительства Омской области осуществляется в форме электронных документов (приложение N 17 к Инструкции).

3. Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства Правительства Омской области, а также контроль за соблюдением требований Инструкции осуществляется управлением информационного обеспечения и документооборота Управления делами Правительства Омской области в части, касающейся управления.

Ведение делопроизводства и документооборота в Правительстве Омской области осуществляется отделом учета и обработки документов управления информационного обеспечения и документооборота Управления делами Правительства Омской области (далее - отдел учета и обработки документов), а также иными структурными подразделениями в пределах своей компетенции. Управление делами Правительства Омской области (далее - Управление делами) координирует деятельность иных органов исполнительной власти по вопросам ведения делопроизводства и документооборота в Правительстве Омской области.

4. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с федеральным законодательством.

Положения Инструкции распространяются на работу с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией в части подготовки документов к передаче на архивное хранение.

5. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

6. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник обязан передать по указанию непосредственного руководителя находящиеся у него на исполнении (на контроле) документы другому работнику, оформив передачу документов в СЭДО.

При увольнении или переходе на другую работу работник должен сдать непосредственному руководителю все числящиеся за ним документы. Дела, взятые из архива Управления делами, сдаются в архив Управления делами.

В случае болезни работника вопрос о передаче документов, находящихся у него на исполнении, решается руководителем, давшим поручение.

7. Работники несут персональную ответственность за невыполнение требований Инструкции.

8. Организация работы с документами в делопроизводстве Правительства Омской области представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Управления делами в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации и методическими документами Федерального архивного агентства.