Подраздел 19. Поисковая система по электронным документам (п.п. 148 - 150)

Подраздел 19. Поисковая система по электронным документам

148. Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Правительстве Омской области используется поисковая система по документам. Поисковая система может создаваться как в традиционном, так и в электронном виде в СЭДО Правительства Омской области.

149. В целях учета и поиска документов в СЭДО Правительства Омской области используются следующие обязательные сведения о документах:

- адресант;

- адресат;

- должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ, - автора документа;

- вид документа;

- дата документа;

- номер документа;

- дата поступления документа;

- входящий номер документа;

- ссылка на исходящий номер и дату документа;

- наименование либо аннотация документа;

- индекс дела;

- сведения о переадресации документа;

- количество листов основного документа;

- количество приложений;

- общее количество листов приложений;

- указания по исполнению документа;

- должность, фамилия и инициалы исполнителя;

- отметка о конфиденциальности.

В СЭДО Правительства Омской области в зависимости от характера документа и задач использования информации могут включаться следующие дополнительные сведения:

- ключевые слова;

- содержание;

- должностное лицо, поставившее документ на контроль;

- промежуточные сроки исполнения;

- перенос сроков исполнения;

- срок хранения документа;

- вид доставки документа (почтой, факсом и т. д.).

В СЭДО Правительства Омской области вводится текст распознанного документа для осуществления полнотекстового поиска.

150. Поисковые запросы в электронном виде организуются в СЭДО Правительства Омской области.