Приложение. Регламент взаимодействия участников электронного документооборота в автоматизированной информационной системе "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области"

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления информационных технологий и связи Омской области от 30 марта 2016 г. N 7 в название настоящего приложения внесены изменения

См. текст названия в предыдущей редакции

Приложение
к приказу Главного управления
информационных технологий
и связи Омской области
от 31 декабря 2013 года N 13

Регламент
взаимодействия участников электронного документооборота в автоматизированной информационной системе "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области"

С изменениями и дополнениями от:

17 марта, 23 июня 2014 г., 21 июля 2015 г., 30 марта 2016 г., 24 ноября 2017 г., 24 января 2018 г.

1. Общие положения

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления информационных технологий и связи Омской области от 30 марта 2016 г. N 7 в пункт 1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

1. Настоящий Регламент определяет основные направления организационного и технологического взаимодействия участников электронного документооборота в рамках автоматизированной информационной системы "Единая система электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области" (далее - Единая система).

1.1. Единая система состоит из систем электронного документооборота участников электронного документооборота, включающих в себя комплект специализированных информационных систем, предназначенных для создания, согласования, регистрации и осуществления контроля исполнения документов (далее - информационные системы).

2. Для целей настоящего Регламента используются следующие основные понятия:

1) автоматизированное рабочее место - комплекс программных и аппаратных средств, используемых пользователями системы электронного документооборота для регламентированного обмена электронными документами;

2) администратор информационной безопасности - уполномоченное лицо в сфере осуществления политики информационной безопасности, обеспечения защиты информации;

3) администратор системы электронного документооборота - уполномоченное лицо в сфере организации и обеспечения эксплуатации программно-технических средств системы электронного документооборота, имеющий соответствующие образование и (или) опыт работы в области администрирования операционных систем, автоматизированных систем и почтовых систем;

4) безопасная копия учетной записи - файл данных, который содержит ограниченный безопасный набор ключей электронной подписи, шифрования/дешифрования и другие данные;

5) взаимная сертификация - комплекс организационно-технических мероприятий, предпринимаемых удостоверяющими центрами, для установления взаимных доверенных отношений. Взаимная сертификация между удостоверяющими центрами обеспечивает взаимодействие между пользователями этих удостоверяющих центров;

6) взаимный сертификат - сертификат открытого ключа электронной подписи, в котором издателями и владельцами сертификата являются удостоверяющие центры, используемый для взаимной сертификации в строгой иерархической модели (головной-подчиненный) или в распределенной модели доверия;

7) группа аудита информационной безопасности - работники, имеющие право на удаленный и локальный контроль содержимого серверных адресных книг, протоколов работы, протоколов сертификации и журналов изменений прав доступа к базам данных объектов Единой системы;

8) идентификатор - уникальный признак субъекта или объекта;

9) идентификация - сравнение предъявленного идентификатора с перечнем присвоенных идентификаторов;

10) информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах);

11) карта потока информации - документация об информационном ресурсе объекта Единой системы с указанием направлений движения информации в Единой системе между объектами, с указанием прав доступа к информационному ресурсу и ответственных лиц за обеспечение функционирования данного информационного ресурса;

12) кластер (кластерная система) - группа программно-аппаратных серверов, объединенных логически, способных обрабатывать идентичные запросы и использующихся как единый ресурс;

13) конфиденциальная информация ограниченного доступа - информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством;

14) несанкционированный доступ - получение защищаемой информации заинтересованным субъектом с нарушением установленных правовыми документами или собственником, владельцем информации, прав или правил доступа к защищаемой информации;

15) объект Единой системы - орган исполнительной власти Омской области, орган местного самоуправления Омской области, государственное (муниципальное) учреждение, иное юридическое лицо, которые имеют непосредственное подключение к Единой системе и принимают участие во взаимодействии объектов Единой системы средствами системы электронного документооборота в соответствии с общими регламентами и инструкциями;

16) пароль - последовательность символов, известная только ее владельцу;

17) репликация данных - процесс обмена актуальной информацией между электронными документами баз данных с одинаковыми идентификаторами;

18) сертификат - цифровой или бумажный документ, подтверждающий соответствие между открытым ключом и информацией, идентифицирующей владельца ключа;

19) сертификация - процедура подтверждения доверенной стороной соответствия сертификатов открытых ключей подписи;

20) система электронного документооборота - регламентированный обмен документами, представленными в электронном виде, с использованием вычислительной техники и телекоммуникационных систем;

21) соискатель подключения - орган исполнительной власти Омской области, орган местного самоуправления Омской области, государственное (муниципальное) учреждение, иное юридическое лицо, которые обладают достаточным набором программно-технических средств для организации, управления и защиты внутренней системы электронного документооборота;

22) учетная запись - файл данных, который содержит данные аутентификации, уникальный набор закрытых и открытых ключей электронной подписи и шифрования/дешифрования;

23) электронный документооборот - регламентированное движение в электронной форме документированной информации с момента ее создания или получения до сдачи в архив;

24) оператор системы электронного документооборота (далее - оператор) - уполномоченный орган исполнительной власти Омской области, осуществляющий развитие, функционирование и обеспечение информационной безопасности Единой системы;

25) участники электронного документооборота (далее - участники) - органы исполнительной власти Омской области, органы местного самоуправления Омской области, государственные (муниципальные) учреждения, участвующие в информационном обмене на основании соглашения о взаимодействии при обмене документами в электронной форме, заключенного с оператором по форме согласно приложению N 4 к настоящему Регламенту;

26) корневой сертификат Единой системы - сертификат открытого и закрытого ключей системы сертификации Единой системы, используемый для управления сертификатами участников Единой системы;

27) управление сертификатом - создание, заверение, продление и приостановление действия, аннулирование сертификата;

28) электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту информацию и ее автора;

29) бумажная копия электронного документа - документ, полученный посредством распечатки электронного документа из системы электронного документооборота и заверенный лицом, обладающим полномочиями на заверение электронных документов;

30) пользователь Единой системы - работник участника, который имеет в Единой системе учетную запись и персональный пароль, обращается к Единой системе для получения необходимой ему информации и проведения различных операций с электронными документами;

31) электронная подпись (далее - ЭП) - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию.

3. Правовые акты, регулирующие вопросы работы в системе электронного документооборота, принимаемые объектами Единой системы, не должны противоречить настоящему Регламенту.

3.1. Для выдачи ЭП используется государственная информационная система Омской области "Государственный удостоверяющий центр Омской области".

3.2. ЭП выдается в соответствии с Регламентом государственной информационной системы Омской области "Государственный удостоверяющий центр Омской области", утвержденным приказом Главного управления информационных технологий и связи Омской области от 21 ноября 2013 года N 1 "Об утверждении Регламента государственной информационной системы Омской области "Государственный удостоверяющий центр Омской области".

2. Порядок подключения соискателя подключения к Единой системе

4. Для подключения к Единой системе система электронного документооборота соискателя подключения должна соответствовать следующим требованиям:

1) организована охрана и физическая защита помещений, в которых расположены серверы электронного документооборота, исключающие несанкционированный доступ к техническим средствам управления сервером электронного документооборота, их хищение и нарушение работоспособности;

2) реализована разрешительная система допуска работников к техническим средствам управления сервером электронного документооборота;

3) обеспечена совместимость программной платформы системы электронного документооборота соискателя подключения с платформой Единой системы;

4) существует согласованное с оператором наименование подключаемого сервера системы электронного документооборота и схема его подключения;

5) проведена взаимная сертификация подключаемого сервера системы электронного документооборота с главным сервером Единой системы;

6) существуют действующие программные и (или) аппаратные средства для обеспечения защиты информации в системе электронного документооборота от специальных воздействий с целью уничтожения, искажения, блокирования и кражи;

7) выполнено разграничение прав доступа пользователей к общим информационным ресурсам Единой системы в соответствии с картой потока информации согласно приложению N 3 к настоящему Регламенту.

5. Подключение к Единой системе возможно следующими способами:

1) двустороннее подключение. Администратор Единой системы и администратор системы электронного документооборота соискателя подключения создают безопасные копии учетных записей пользователей (или подразделений, учреждений, серверов системы) и осуществляют взаимный обмен ими по открытому каналу передачи данных для последующей взаимной сертификации. Такая процедура обеспечивает взаимный доступ сторон к информационным ресурсам систем друг друга;

2) одностороннее подключение. Администратор системы электронного документооборота создает безопасную копию учетной записи пользователя (или подразделения, учреждения, сервера системы) и передает ее по открытому каналу передачи данных другому администратору для последующей взаимной сертификации. Такая процедура обеспечивает односторонний доступ к ресурсам системы для стороны, которая создавала и передавала безопасную копию сертификата.

Разграничение прав доступа между участниками электронного документооборота к информационным ресурсам стороннего сервера объекта Единой системы достигается методом взаимной сертификации учетных записей пользователей (или подразделений, учреждений, серверов системы) на серверах участников взаимодействия.

6. В целях подключения к Единой системе в адрес оператора направляется заявка с указанием:

1) полного и сокращенного наименования соискателя подключения;

2) почтового и юридического адреса соискателя подключения;

3) фамилии, имени, отчества, адреса электронной почты и контактного телефона:

- лица, ответственного за внедрение технологии коллективной работы с электронной информацией и системы электронного документооборота (руководитель участника электронного документооборота или его заместитель);

- лица, ответственного за внедрение системы электронного документооборота (администратора системы электронного документооборота);

- лица, ответственного за осуществление ввода и обмена электронными документами (руководитель подразделения ответственного за делопроизводство юридического лица);

4) способа подключения к Единой системе;

5) целей и задач подключения системы электронного документооборота соискателя к Единой системе;

6) перечня необходимых прав доступа к общим информационным ресурсам и полномочий в рамках Единой системы в соответствии с картой потока информации согласно приложению N 3 к настоящему Регламенту.

К заявке соискатель подключения прикладывает безопасную копию учетной записи пользователя (или подразделения, учреждения, сервера системы), для которого будет предоставлен ограниченный доступ к информационным ресурсам Единой системы в соответствии с картой потока информации согласно приложению N 3 к настоящему Регламенту.

7. Оператор проводит проверку полноты сведений, представленных соискателем подключения в соответствии с пунктом 6 настоящего Регламента. Если заявка содержит все необходимые сведения, оператор в течение 5 рабочих дней со дня поступления заявки направляет соискателю подключения уведомление о возможности подключения соискателя подключения к Единой системе.

В случае представления соискателем подключения неполной информации оператор в течение 5 рабочих дней со дня поступления заявки направляет соискателю подключения уведомление о необходимости предоставления недостающих сведений. Соискатель подключения обязан представить недостающие сведения в течение 5 рабочих дней с момента получения указанного уведомления. В случае непредставления соискателем подключения в установленный срок недостающих сведений его заявка на подключение к Единой системе отклоняется, о чем последний информируется оператором, путем направления письменного уведомления.

8. В случае получения уведомления о возможности подключения к Единой системе соискатель подключения:

1) назначает администратора системы электронного документооборота, администратора информационной безопасности и лиц, ответственных за осуществление обмена электронными документами согласно приложению N 2 к настоящему Регламенту, и в случае необходимости направляет их на обучение в аккредитованный учебный центр. В случае отсутствия в штате объекта Единой системы администратора системы электронного документооборота, полномочия по выполнению функций администратора системы электронного документооборота могут выполняться оператором, по соглашению с объектом Единой системы;

2) оформляет акт о готовности соискателя подключения к обмену электронными документами согласно приложению N 1 к настоящему Регламенту;

3) направляет оператору следующие документы:

- заверенную копию распоряжения о назначении лиц, ответственных за осуществление обмена электронными документами;

- документ, подтверждающий прохождение переподготовки в области администрирования программного обеспечения Единой системы;

- заверенную копию акта о готовности соискателя подключения к обмену электронными документами.

9. Оператор осуществляет подключение соискателя подключения к Единой системе, в согласованный сторонами срок, при выполнении им условий, указанных в пункте 8 настоящего Регламента, путем регистрации его в Единой системе и выдачи сертификата.

3. Взаимодействие объектов Единой системы

10. Главный сервер Единой системы является независимой кластерной системой. Иные серверы Единой системы являются иерархично подчиненными по отношению к главному серверу. При этом подключенный сервер электронного документооборота объекта Единой системы может также иметь иерархически подчиненные серверы (в соответствии с количеством имеющихся серверных лицензий), которые взаимосвязаны согласно сетевой топологии "сложная звезда".

11. Управление главным сервером Единой системы осуществляет оператор.

12. Серверы электронного документооборота объектов Единой системы подключаются к главному серверу Единой системы по сетевой топологии "сложная звезда".

13. Подключение объектов Единой системы к сетям общего пользования, в том числе в сети Интернет, должно быть выполнено в соответствии с требованиями законодательства в сфере защиты информации.

14. Серверы электронного документооборота объектов Единой системы оборудуются на отдельных серверных станциях с принятием мер по предотвращению несанкционированного доступа к информации, содержащейся на сервере.

15. Электронное взаимодействие объектов Единой системы осуществляется через главный сервер Единой системы.

16. Предоставление общих информационных ресурсов одного объекта Единой системы другому посредством Единой системы осуществляется при наличии согласованной с оператором карты потока информации согласно приложению N 3 к настоящему Регламенту.

17. Информационные ресурсы общего пользования размещаются на главном сервере Единой системы.

18. Информационные ресурсы, сформированные на сервере электронного документооборота объекта Единой системы, подлежат резервному копированию, которое выполняет администратор системы электронного документооборота объекта Единой системы, в соответствии с регламентом резервного копирования участника.

19. Подключение пользователей, структурных подразделений и серверов объекта Единой системы осуществляется объектом Единой системы путем регистрации их в Единой системе и выдачи сертификата, генерируемого на основании сертификата, выданного оператором данному объекту Единой системы.

Срок действия сертификата, выданного пользователю объекта Единой системы, составляет 1 год, сертификата, выданного структурному подразделению или серверу объекта Единой системы, составляет 5 лет. По истечении срока действия сертификата он может быть продлен на срок, не превышающий срок его действия, установленный в настоящем пункте.

20. Оператор:

1) осуществляет удаленный и локальный аудит серверных адресных книг, протоколов работы служб и задач, протоколов сертификации и журналов изменений, прав доступа к базам данных электронного документооборота, расположенных на объектах Единой системы;

2) осуществляет хранение копий учетных записей пользователей (или подразделений, учреждений, серверов системы) и сертификатов;

3) выполняет продление учетных записей объектов Единой системы;

4) осуществляет администрирование главного сервера Единой системы;

5) определяет основные параметры настроек Единой системы и режимы обмена информацией между объектами Единой системы;

6) осуществляет администрирование серверов электронного документооборота объектов Единой системы по соглашению с администратором системы электронного документооборота или объектом Единой системы;

7) утверждает состав группы аудита информационной безопасности Единой системы;

8) осуществляет контроль за обеспечением уровня защищенности информации в Единой системе;

9) осуществляет организационное и методическое обеспечение Единой системы;

10) формирует и актуализирует глобальные адресные справочники Единой системы;

11) обеспечивает функционирование инфраструктуры Единой системы.

21. Объект Единой системы:

1) устанавливает количество автоматизированных рабочих мест для работы в системе электронного документооборота, в соответствии с приобретенным количеством лицензий на программное обеспечение системы;

2) закрепляет за пользователями автоматизированные рабочие места, предназначенные для работы в системе электронного документооборота, а также места, оборудованные для администрирования такой системы, в том числе:

- определяет работников, имеющих право на подключение к системе электронного документооборота объекта Единой системы;

- определяет уровень доступа работников к информационным ресурсам системы электронного документооборота объекта Единой системы;

- принимает решения об ограничении права доступа к информационным ресурсам системы электронного документооборота объекта Единой системы;

3) осуществляет контроль за выполнением работ по организации системы электронного документооборота объекта Единой системы;

4) осуществляет контроль за организацией электронного документооборота и обеспечением его безопасности в системе электронного документооборота объекта Единой системы;

5) взаимодействует с объектами Единой системы в порядке, установленном настоящим Регламентом;

6) предоставляет оператору контрольные копии учетных записей пользователей (или подразделений, учреждений, серверов системы);

7) предоставляет доступ группе аудита информационной безопасности к информационным ресурсам электронного документооборота объекта Единой системы;

8) обеспечивает хранение контрольных копий всех версий используемых баз данных в течение срока, установленного инструкцией по делопроизводству объекта Единой системы;

9) при назначении или изменении кандидатуры работника(-ов) объекта Единой системы, ответственного(-ых) за администрирование сервера электронного документооборота объекта Единой системы, уведомляет оператора о данных изменениях;

10) организует обучение и переподготовку администраторов системы электронного документооборота;

11) организует обучение пользователей работе в Единой системе;

12) вправе привлекать специализированные организации для оказания консультационных услуг и помощи в администрировании сервера электронного документооборота объекта Единой системы.

22. Администратору системы электронного документооборота объекта Единой системы запрещается:

1) проводить генерацию сертификатов серверов и пользователей с именами, дублирующими уже существующие сертификаты;

2) создавать и хранить единый список паролей;

3) хранить в адресной книге сервера учетные записи пользователей (или подразделений, учреждений, серверов системы) объекта Единой системы.

23. Администратор системы электронного документооборота объекта Единой системы:

1) обеспечивает непрерывное функционирование системы электронного документооборота;

2) предоставляет права доступа пользователям к информационным ресурсам электронного документооборота объекта Единой системы;

3) выполняет работы по регистрации и подключению пользователей к Единой системе;

4) управляет учетными записями пользователей (или подразделений, учреждений, серверов системы) на серверах электронного документооборота объекта Единой системы;

5) осуществляет настройки и подключение клиентской части программного обеспечения системы электронного документооборота к Единой системе;

6) осуществляет контрольное копирование и хранение информационных ресурсов системы электронного документооборота объекта Единой системы;

7) обеспечивает техническое взаимодействие системы электронного документооборота объекта Единой системы с системой электронного документооборота других объектов Единой системы.

24. Администратор информационной безопасности выявляет возможные каналы утечки информации и несанкционированного доступа к информационным ресурсам электронного документооборота объекта Единой системы, принимает своевременные меры по предотвращению и обеспечению необходимого уровня их безопасности.

25. Пользователь Единой системы:

1) осуществляет удаленный доступ к информационным ресурсам серверов электронного документооборота других объектов Единой системы в соответствии с картой потока информации согласно приложению N 3 к настоящему Регламенту;

2) управляет настройками и параметрами клиентской части программного обеспечения системы электронного документооборота;

3) может делегировать свои полномочия иному лицу по пользованию и заполнению его почтово-календарной базы данных;

4) при наличии письменного разрешения руководителя объекта Единой системы при переводе на другую работу или увольнении вправе взять с собой копию своей почтово-календарной базы;

5) осуществляет смену пароля в соответствии с принятой политикой безопасности в Единой системе;

6) обеспечивает безопасное хранение своего пароля и учетной записи;

7) в случае компрометации пароля производит его смену и сообщает о факте случившегося руководителю структурного подразделения, администратору информационной безопасности объекта Единой системы;

8) поддерживает текущий размер почтовой базы в пределах квоты, установленной в настройках сервера электронного документооборота объекта Единой системы.

26. Для работы в системе электронного документооборота пользователю Единой системы необходимо:

- наличие навыков работы со средствами вычислительной техники;

- прохождение курса обучения работе в Единой системе.

4. Порядок работы в Единой системе

27. Создание, согласование, регистрация, контроль исполнения документов в Единой системе осуществляются ее пользователями в соответствии с требованиями, установленными настоящим разделом.

28. Информационные системы в системах электронного документооборота объекта Единой системы именуются следующим образом:

"Имя информационной системы" пробел "принятая аббревиатура объекта Единой системы в Единой системе".

Например: "Документооборот ГУИТ".

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления информационных технологий и связи Омской области от 23 июня 2014 г. N 27 в пункт 29 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

29. В информационных системах Единой системы могут храниться и передаваться между информационными системами (включая служебную информацию, добавляемую почтовой подсистемой) электронные документы размером не более 100 Мбайт, состоящие из файлов следующих форматов:

1) RTF, DOC, DOCX, ODT для текстовых документов

2) XML, XLS, XLSX, ODS для электронных таблиц;

3) TIFF, TIF, PDF, JPEG, PNG для графических образов документов;

4) PPS, PPSX, PPT, PPTX, ODP для презентаций;

ГАРАНТ:

Нумерация подпунктов приводится в соответствии с источником

4) ZIP, 7z для сжатых данных, упакованных в архив.

30. Проекты документов, создаваемые пользователем в соответствующей информационной системе, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) фамилию, инициалы и должность исполнителя;

2) дату и время его создания в информационной системе;

3) наименование типа документа (приказ, распоряжение, письмо, служебная записка и т.п.);

4) заголовок (содержит краткое название, передающее смысл текста и отвечающее на вопрос "о чем?": "Об изменении...", "О выделении...");

5) вид отправки (заполняется в случае необходимости отправки документа факсом, электронной почтой, курьером и пр.);

6) ссылку на связанный документ (содержит регистрационный номер, дату регистрации документа, автора и заголовок документа, на который должен быть дан ответ);

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления информационных технологий и связи Омской области от 21 июля 2015 г. N 25 подпункт 7 пункта 30 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

7) вложения (содержит комплект прикрепленных к документу файлов, участвующих в согласовании и регистрации документа. Файл вкладывается путем нажатия на кнопку "+", расположенную в блоке "Вложения". Имя вложенного файла не должно содержать следующих символов: "~", "`", "!", "@", "#", "$", "%", "^", "&", "*", "(", ")", "+", "=", "\", "|", ";", "", ":", "", "<", ">", "/", "?", "", "", "", "{", "}", "[", "]". Вложения, участвующие в согласовании и необходимые только на этапе согласования, без включения их в карточку документа регистрации должны быть заполнены в поле "Дополнительное вложение");

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления информационных технологий и связи Омской области от 23 июня 2014 г. N 27 в подпункт 8 пункта 30 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

8) текст документа (помещается текстовая часть документа, за исключением бланка, на котором оформлен документ, и приложений к нему);

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления информационных технологий и связи Омской области от 23 июня 2014 г. N 27 пункт 30 настоящего приложения дополнен подпунктом 9

9) ответ на правительственный номер (содержит регистрационный номер, присвоенный при регистрации документа в Правительстве Омской области, для которого текущий документ является документом-ответом. Является обязательным для заполнения в случае подготовки проекта документа-ответа на входящий документ Правительства Омской области).

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления информационных технологий и связи Омской области от 23 июня 2014 г. N 27 в пункт 31 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

31. Согласование проектов документов осуществляется путем создания листа согласования, в котором указываются участники согласования и подписант.

Участники согласования выражают свое согласие или несогласие с содержанием проекта документа, результат которого включает в себя следующие реквизиты: фамилию, инициалы, наименование должности согласующего проект документа, дату принятия решения и решение ("возражаю", "не возражаю", "предлагаю изменения"). При необходимости проект документа может быть делегирован участником согласования на рассмотрение другому работнику без прерывания процесса согласования.

При отсутствии возможности выразить свое мнение по проекту документа участник согласования может быть заменен инициатором согласования на другого работника или исключен из списка участников согласования без прерывания процесса согласования.

Участник согласования имеет возможность запроса дополнительной информации по проекту документа у инициатора согласования.

По завершении процесса согласования проекта документа руководитель подписывает электронной подписью проект документа, который автоматически направляется на регистрацию в информационную систему, предназначенную для регистрации соответствующего типа документа.

По завершении процесса согласования проекта документа, руководитель подписывает проект документа ЭП.

Подписанный ЭП проект документа направляется на регистрацию в информационную систему, предназначенную для регистрации соответствующего типа документа.

Автоматическое направление на регистрацию подписанных проектов документов предусмотрено для документов с типом "Письмо" или "Служебная записка". Для других типов документов направление их проектов на регистрацию осуществляется исполнителем самостоятельно посредством функционала информационной системы "Библиотека документов".

Электронное визирование руководителем без использования ЭП допустимо для документов, подписание которых предполагается на бумажном носителе.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления информационных технологий и связи Омской области от 23 июня 2014 г. N 27 пункт 32 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

32. Регистрация документов осуществляется ответственными специалистами участников Единой системы на основании подготовленных и направленных на регистрацию проектов документов в следующем порядке:

1) производится проверка правильности оформления документа, комплектности документа. При регистрации исходящих документов, направляемых на бумажном носителе, но подготовленных в электронном виде, ответственность за соответствие электронных проектов документов содержанию документов на бумажном носителе возлагается на исполнителя документа;

2) если проект документа подписан ЭП, то производится проверка аутентичности и действительности ЭП должностного лица, подписавшего документ;

3) при обнаружении некомплектности или повреждении электронных документов, отсутствии или признании ЭП недействительной, специалист участника Единой системы, ответственный за регистрацию документов, направляет исполнителю документа отказ в приеме к обработке такого документа, нажатием кнопки "Возврат";

4) присваивается регистрационный номер и осуществляется заполнение соответствующих полей регистрационно-контрольной карточки документа;

5) при регистрации исходящих документов необходимость направления документа на бумажном носителе (одновременно с проектом электронного документа) определяется исполнителем исходя из вида документа и его адресата.

Специалисты участников Единой системы, ответственные за регистрацию документов при необходимости заверяют электронной подписью регистрационно-контрольную карточку документа, содержащую сканированную копию подписанного бумажного носителя.

Регистрация исходящих писем и служебных записок осуществляется только из раздела проекты информационных систем "Исходящие" и "Внутренние" соответственно.

По завершению регистрации исходящего документа в системе участника-отправителя Единой системы в системе участника-получателя формируется подлежащий к регистрации проект входящего документа.

Если проект электронного документа не может быть доставлен в течение двух рабочих дней, документ направляется на бумажном носителе.

33. Входящие документы, поступившие на бумажном носителе, в целях их регистрации преобразуются путем сканирования в электронную форму (графический образ) - многостраничный графический файл.

Не подлежат преобразованию в электронную форму сброшюрованные документы, книги, буклеты, карты, диаграммы, материалы форматом более А4, а также материалы, состоящие из листов разного формата с трудночитаемым текстом.

Документы преобразуются в электронную форму черно-белым сканированием с разрешением 300 точек на дюйм.

34. Регистрационные номера документов в Единой системе, за исключением обращений граждан, должны иметь следующий формат:

"Аббревиатура типа документа" - "две цифры от года регистрации документа" / "принятая аббревиатура объекта Единой системы в Единой системе" - "порядковый номер".

Например:

- ВХ-13/ГУИТ-555 (для входящих документов);

- П-13/ГУИТ-10 (для приказов).

35. Реквизиты, обязательные для заполнения при регистрации:

1) входящего документа:

- регистрационный номер;

- дата регистрации;

- заголовок документа;

- исходящий регистрационный номер документа;

- корреспондент и его адрес;

- фамилия, инициалы лица, подписавшего документ;

- фамилия, инициалы, должность адресата документа;

- фамилия, инициалы, должность лица, рассматривающего документ;

- вид документа;

- вид доставки;

- вложенный(-е) файл(-ы) документа;

- текст документа;

- имя и фамилия лица, заверившего документ электронной подписью;

- дата и время заверения документа электронной подписью;

- номер сертификата электронной подписи лица, заверившего документ электронной подписью;

2) исходящего документа:

- регистрационный номер;

- дата регистрации;

- заголовок документа;

- вид документа;

- вид доставки;

- корреспондент и его адрес;

- фамилия, инициалы адресата документа;

- фамилия, инициалы, должность лица, подписавшего документ;

- фамилия, инициалы, должность исполнителя документа;

- вложенный(-е) файл(-ы) документа;

- текст документа;

- имя и фамилия лица, заверившего документ электронной подписью;

- дата и время заверения документа электронной подписью;

- номер сертификата электронной подписи лица, заверившего документ электронной подписью;

3) внутреннего документа:

- регистрационный номер;

- дата регистрации;

- заголовок документа;

- вид документа;

- фамилия, инициалы, должность адресата;

- фамилия, инициалы, должность лица, подписавшего документ;

- фамилия, инициалы, должность исполнителя;

- вложенный(-е) файл(-ы) документа;

- текст документа;

- имя и фамилия лица, заверившего документ электронной подписью;

- дата и время заверения документа электронной подписью;

- номер сертификата электронной подписи лица, заверившего документ электронной подписью;

4) правовых актов:

- регистрационный номер;

- дата регистрации;

- заголовок документа;

- фамилия, имя, отчество, должность лица, подписавшего документ;

- фамилия, имя, отчество, должность исполнителя;

- вложенный(-е) файл(-ы) документа;

- текст документа;

5) государственных контрактов, договоров, соглашений, дополнительных соглашений:

- регистрационный номер документа;

- дата регистрации документа;

- заголовок документа;

- реквизиты первой стороны документа;

- реквизиты второй стороны документа;

- вложенный(-е) файл(-ы) документа.

36. При регистрации документов, поступивших в ответ на исходящий документ, указываются ссылки на связанные с ним документы.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления информационных технологий и связи Омской области от 23 июня 2014 г. N 27 настоящее приложение дополнено пунктом 36.1

36.1. Резолюции, поступившие из Правительства Омской области на исходящие документы Единой системы, обрабатываются в информационной системе "Исходящие", исключая регистрацию резолюции в качестве нового документа в информационной системе "Входящие".

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления информационных технологий и связи Омской области от 23 июня 2014 г. N 27 настоящее приложение дополнено пунктом 36.2

36.2. Поступившие в текущем году резолюции и изменения по резолюциям из Правительства Омской области на документы Единой системы прошлых лет обрабатываются в соответствующей информационной системе соответствующего года.

Перемещение резолюции из одного документа в другой и изменение резолюций осуществляются посредством нажатия кнопок "Копировать резолюции" и "Изменение резолюций" соответственно, и изменения по резолюциям информационной системы текущего года.

Информация об изменениях:

Пункт 36.3 изменен. - Приказ Главного управления информационных технологий и связи Омской области от 24 января 2018 г. N 3

См. предыдущую редакцию

36.3. При поступлении изменений на карточки ранее зарегистрированных документов и (или) резолюций в системе электронного документооборота объекта Единой системы, изменения вносятся в соответствующую карточку документа и (или) резолюцию, исключая создание новых документов и (или) резолюций.

Внесение изменений резолюций, поступивших из Правительства Омской области на ранее исходящие документы Единой системы, возможно в полуавтоматическом режиме посредством нажатия на кнопку "Внести изменения" в разделе "Проекты\Резолюции ПР изменения".

Информация об изменениях:

Пункт 36.4 изменен. - Приказ Главного управления информационных технологий и связи Омской области от 24 января 2018 г. N 3

См. предыдущую редакцию

36.4. Включение входящих документов в электронный документооборот объекта Единой системы осуществляется путем регистрации в системе электронного документооборота объекта Единой системы.

Привязка резолюций (изменений резолюций), поступивших из Правительства Омской области на ранее полученные документы Правительства Омской области, осуществляется посредством нажатия кнопки "Обработать документ" в карточке резолюции (изменения резолюции) информационной системы "Входящие";

Внесение изменений резолюций на входящие документы, поступивших из Правительства Омской области на ранее полученные документы Правительства Омской области, возможно в полуавтоматическом режиме посредством нажатия на кнопку "Внести изменения" в разделе "Изменение резолюции", либо в карточке резолюции. Внесение изменений входящих документов, поступивших из Правительства Омской области на ранее полученные документы Правительства Омской области, возможно в полуавтоматическом режиме посредством нажатия на кнопку "Внести изменения" в разделе "Проекты входящих".

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления информационных технологий и связи Омской области от 23 июня 2014 г. N 27 настоящее приложение дополнено пунктом 36.5

36.5. В случае сбоя при отправке зарегистрированного исходящего документа повторное направление данного документа в адрес корреспондента осуществляется работниками объектов Единой системы, ответственными за осуществление регистрации.

Информация о статусе доставки документа отражается на вкладке "Журнал" карточки документа.

Повторная отправка документа осуществляется посредством нажатия кнопки "Переотправить" меню "Действие".

37. Зарегистрированным документам, требующим исполнения, присваивается статус "Контроль" или "Особый контроль" с обязательным указанием срока исполнения. Не контрольным документам, поступившим из канцелярии Правительства Омской области, присваивается статус "Контроль", особо контрольным - статус "Особый контроль", контрольным - статус "Контроль Правительства".

38. Документам, исполнение по которым окончено, присваивается статус "Исполнено" с указанием причины снятия с контроля.

39. Руководители объекта Единой системы, руководители структурных подразделений объекта Единой системы средствами Единой системы создают поручения и (или) резолюции на документах.

40. Реквизиты, обязательные для заполнения при создании поручения (резолюции):

- автор поручения (резолюции);

- исполнитель (исполнители) поручения (резолюции);

- дата выдачи поручения (резолюции);

- текст поручения (резолюции);

- срок исполнения поручения (резолюции);

- имя и фамилия лица, заверившего поручение (резолюцию) электронной подписью;

- дата и время заверения поручения (резолюции) электронной подписью;

- номер сертификата электронной подписи лица, заверившего поручение (резолюцию) электронной подписью.

41. Поручениям (резолюциям), требующим отчета об исполнении, присваивается статус "Контроль" или "Особый контроль" с обязательным указанием срока исполнения.

42. В случае, когда поручение (резолюция) создается для двух и более лиц, ответственным исполнителем считается лицо, указанное первым в списке исполнителей поручения (резолюции).

43. Ответственным исполнителем заполняется отчет об исполнении поручения (резолюции) в разделе контрольной карточки поручения (резолюции): "ход исполнения поручения (резолюции)".

44. На основании отчета об исполнении поручения (резолюции), автор поручения (резолюции) либо лицо, временно его замещающее, снимает поручение (резолюцию) с контроля, присваивая статус "Исполнено" в основном разделе контрольной карточки поручения (резолюции) с указанием даты фактического исполнения.

5. Порядок обеспечения безопасности информационных ресурсов, содержащихся в Единой системе, при организации межведомственного электронного документооборота

45. Участие в электронном документообороте осуществляется на основании соглашения об информационном обмене между оператором и участником.

46. При осуществлении электронного документооборота допускается обмен электронными сообщениями, содержащими общедоступную информацию.

47. Обработка персональных данных и иных конфиденциальных информационных ресурсов, содержащихся в Единой системе, осуществляется в соответствии с федеральным законодательством.

48. Порядок доступа к конфиденциальной информации в Единой системе согласовывается с оператором и обладателем информации.

49. Право доступа к информационным ресурсам участника Единой системы, не содержащим персональных данных и иной конфиденциальной информации, устанавливается участником Единой системы самостоятельно.

6. Мероприятия по обеспечению информационной безопасности в Единой системе

50. Оператор в пределах своих полномочий утверждает организационные и технические мероприятия по обеспечению информационной безопасности в Единой системе.

51. Оператор осуществляет следующие функции:

1) организационное и методическое обеспечение межведомственного электронного документооборота;

2) обеспечение эксплуатации функционирования инфраструктуры межведомственного электронного документооборота;

3) организация безопасного межсетевого взаимодействия участников;

4) согласование схемы подключения участников к Единой системе.

52. Участники в пределах своей компетенции разрабатывают технические и организационные мероприятия по вопросам информационной безопасности в Единой системе и являются ответственными за их соблюдение.

53. Оператор осуществляет безопасное хранение и управление корневым сертификатом Единой системы.

54. Участники обеспечивают безопасное хранение и управление сертификатом ключей работников (пользователей, подразделений, серверов и организаций).

55. Безопасное хранение и управление сертификатом ключей руководителей участников осуществляется участниками самостоятельно, за исключением лиц, указанных в пункте 54 настоящего Регламента.

56. Безопасное хранение и управление сертификатами Губернатора Омской области, Председателя Правительства Омской области, работников аппарата Губернатора Омской области, первых заместителей Предстателя Правительства Омской области, заместителей Председателя Правительства Омской области, осуществляет Управление делами Правительства Омской области.

7. Ответственность за несоблюдение требований по обеспечению безопасности информации, при организации межведомственного электронного документооборота

57. Участники, имеющие доступ к информационным ресурсам Единой системы, содержащим персональные данные либо иную конфиденциальную информацию, должны быть ознакомлены с обязанностями по обеспечению безопасности информации и ответственностью за их нарушение в соответствии с инструкцией по обращению с электронной подписью и средствами криптографической защиты информации, размещенной по адресу http://pki.omskportal.ru/.

58. Участники Единой системы несут ответственность за несоблюдение ограничений и запретов, установленных законодательством в отношении обработки, хранения и передачи персональных данных.

8. Порядок работы участников Единой системы с электронными документами, подписанными ЭП

59. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в Единой системе.

60. Электронные копии бумажных документов создаются в случаях, когда работа с электронными копиями бумажных документов не противоречит действующему законодательству и обеспечивает удобную обработку и использование информации, содержащейся в бумажном документе.

61. Для подписания электронных документов участников Единой системы используются ЭП.

62. Каждый участник Единой системы определяет уполномоченное лицо (уполномоченных лиц), имеющего (имеющих) ЭП, при помощи которых подписываются электронные документы.

63. При рассмотрении, подписании и согласовании электронных документов в Единой системе должностные лица, имеющие ЭП, обязаны подписывать их только с помощью ЭП.

64. Прием и отправка электронных документов осуществляется работниками структурных подразделений ответственными за делопроизводство участника Единой системы.

65. Электронные документы, поступающие участнику Единой системы, проходят в службе делопроизводства первичную обработку и регистрацию.

66. Работники службы делопроизводства несут персональную ответственность за несоблюдение требований настоящего Регламента и за полноту заполнения обязательных для заполнения полей карточки документа.

67. Исполнитель документа несет персональную ответственность за несоблюдение требований настоящего Регламента и за соответствие содержания электронной копии документа содержанию подлинника документа на бумажном носителе (при его наличии).

68. В Единой системе электронные документы передаются и хранятся вместе с их регистрационными данными.

69. Первичная обработка поступивших электронных документов включает проверку подлинности ЭП, правильности доставки электронных документов и наличия приложений к ним.

70. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в Единой системе.

71. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел участников Единой системы.

Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей ЭП и программного обеспечения, обеспечивающего возможность проверки ЭП хранимых электронных документов на внешнем носителе в соответствии с действующим законодательством.

72. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в Единой системе в течение сроков, предусмотренных законодательством для аналогичных документов на бумажных носителях, но не менее пяти лет.

73. После истечения установленного срока хранения электронных документов на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем участника Единой системы, указанные электронные документы подлежат уничтожению (удалению).

74. В Единой системе службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых электронных документов.

75. Участники Единой системы обязаны обеспечить соблюдение требований действующего законодательства об ЭП.

9. Порядок работы участников Единой системы с бумажными копиями электронных документов

76. Электронный документ может быть распечатан при необходимости получения его бумажной копии.

77. Электронный документ и его бумажная копия должны быть идентичными.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления информационных технологий и связи Омской области от 21 июля 2015 г. N 25 пункт 78 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

78. Бумажная копия электронного документа, являющегося ответом на обращение гражданина или юридического лица в соответствии с Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан" при ее отправке адресату может быть подписана собственноручной подписью уполномоченного лица или заверена штампом участника Единой системы с указанием номера сертификата ЭП, должности, фамилии, инициалов, даты и подписи сотрудника, заверившего копию электронного документа, выведенного на бумажный носитель, согласно приложению N 5 к настоящему Регламенту.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления информационных технологий и связи Омской области от 23 июня 2014 г. N 27 пункт 79 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

79. Подтверждение достоверности бумажных копий электронных документов, подписанных ЭП, осуществляется штампом участника Единой системы с указанием номера сертификата ЭП, должности, фамилии, инициалов, даты и подписи сотрудника, заверившего копию электронного документа, выведенного на бумажный носитель, согласно приложению N 5 к настоящему Регламенту.

80. Оттиск печати размещается на бумажной копии электронного документа рядом с реквизитом "Подпись".

10. Правила доступа к электронным документам в Единой системе

81. Разграничение доступа к электронным документам в Единой системе осуществляется на основе уникальных учетных записей и паролей, закрепленных за пользователями Единой системы.

82. Ответственность за сохранение паролей в тайне несут пользователи Единой системы.

83. Создание, изменение, удаление учетных записей пользователей Единой системы осуществляется оператором при выполнении участниками Единой системы условий, указанных в пункте 8 настоящего Регламента.

84. По умолчанию пользователи Единой системы получают доступ к электронным документам, в которых пользователь Единой системы является отправителем или получателем.

85. Доступ ко всем документам участника Единой системы с правами на внесение изменений или уничтожение электронного документа предоставляется оператором пользователю Единой системы исключительно на основании письменного обращения участника Единой системы о наделении его соответствующими правами.

11. Правила резервного копирования информационных ресурсов Единой системы

86. Резервное копирование информационных ресурсов Единой системы осуществляет администратор системы электронного документооборота объекта Единой системы.

87. Резервное копирование производится не реже одного раза в неделю.

88. Резервному копированию подлежат информационные ресурсы следующих информационных систем Единой системы:

- Документооборот (Входящие, Исходящие, Внутренние);

- Журнал документов;

- Согласование;

- Журнал Криптоопераций;

- Сертификаты Открытых Ключей;

- Аудит Криптоопераций.

89. Резервные копии информационных систем Единой системы, указанных в пункте 88 настоящего Регламента записываются на внешнее устройство хранения информации в архивную папку под названием - текущая дата в формате "ДДММГГГГ", контрольная сумма которой фиксируется при помощи программного обеспечения для фиксации и контроля исходного состояния файлов.