Приложение. Инструкция по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Омской области

Приложение
к Приказу Министерства
сельского хозяйства
и продовольствия Омской области
от 31 октября 2013 года N П-13-103

Инструкция
по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Омской области

1. Общие положения

1. Инструкция по делопроизводству в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Омской области (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области (далее - Министерство) документов.

2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, которые осуществляются с применением информационных технологий.

3. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются в соответствии с федеральным и областным законодательством.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

4. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения на основе требований Инструкции, методическое руководство и контроль соблюдения установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Министерства осуществляются сотрудниками организационного отдела управления правовой и организационно-кадровой работы Министерства (далее - организационный отдел Министерства).

5. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях Министерства, своевременное и качественное исполнение документов, а также их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений Министерства.

6. Организация работы с документами в делопроизводстве Министерства представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на делопроизводственной стадии и их передачу в архив Министерства в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации и методическими документами Федерального архивного агентства.

7. В Инструкции используются следующие понятия:

1) входящие документы - документы, поступающие в Министерство от организаций и физических лиц;

2) исходящие документы - документы, отправляемые Министерством в организации или физическим лицам;

3) внутренние документы - документы, создаваемые в структурных подразделениях Министерства и реализуемые работниками Министерства в процессе работы (служебные записки, протоколы заседания коллегии Министерства, протоколы заседаний комиссий, рабочих групп Министерства и т.п.);

4) электронные документы - документы, информация в которых представлена в электронно-цифровой форме с реквизитами, позволяющими идентифицировать эту информацию и ее автора.

8. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

2. Организация документооборота и исполнения поручений

9. Движение документов в Министерстве с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

10. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в Министерстве, регламентируются Инструкцией, положениями о структурных подразделениях Министерства, должностными регламентами и инструкциями работников Министерства.

11. В документообороте Министерства используется система электронного документооборота Министерства (далее - СЭДО), входящая в состав государственной информационной системы Омской области "Единая система электронного документооборота Омской области" (далее - ЕСЭДО) и предназначенная для создания, согласования, ознакомления, регистрации и осуществления контроля исполнения документов, поступающих в Министерство на согласование, а также для ведения учета оборота поступающих, отправляемых и внутренних документов Министерства.

Документы, создаваемые в Министерстве и поступающие в Министерство на бумажном носителе включаются в СЭДО после сканирования и создания электронных образов документов. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

Сотрудник организационного отдела Министерства обеспечивает соответствие электронных образов отправляемых документов Министерства бумажным носителям.

12. Администрирование СЭДО в Министерстве осуществляется сотрудниками сектора компьютерных технологий управления правовой и организационно-кадровой работы Министерства.

3. Исполнение поручений в Министерстве

13. В Министерстве осуществляется исполнение поручений:

1) Губернатора Омской области;

2) Правительства Омской области;

3) первых заместителей Председателя Правительства Омской области;

4) заместителей Председателя Правительства Омской области;

5) руководителя Аппарата Губернатора Омской области;

6) содержащихся в правовых актах Губернатора Омской области и Правительства Омской области;

7) содержащихся в правовых актах Министерства;

8) содержащихся в поручениях:

- Министра сельского хозяйства и продовольствия Омской области (далее - Министр), в том числе данных на аппаратных совещаниях;

- первого заместителя Министра, заместителя Министра, руководителя департамента Министерства, начальника управления (отдела) Министерства;

- лица, ответственного за исполнение поручения;

9) иные поручения, связанные с текущей деятельностью Министерства.

4. Подготовка и оформление документов

14. В Министерстве документы оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм). Допускается оформление документов на бланках, изготавливаемых на стандартных листах бумаги формата А5 (148 x 210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля: левое - от 2,5 до 3,5 см, правое - от 1,25 до 2,25 см, верхнее и нижнее - от 2 до 2,5 см. Межстрочный интервал должен быть одинарным. Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см.

Бланки писем Министерства могут изготавливаться средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютерной техники.

Внутренние документы (служебные записки, справки, отчеты и др.) оформляются без бланков.

15. В Министерстве применяются следующие бланки:

1) приказа Министерства (приложение N 1);

2) распоряжения Министерства (приложение N 2);

3) письма Министерства (приложение N 5).

16. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности Министерства, являются:

1) Герб Омской области;

2) наименование Министерства;

3) должность лица, подписавшего документ;

4) подпись должностного лица;

5) вид документа;

6) место составления (издания) документа;

7) справочные данные о Министерстве;

8) адресат;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) наименование документа;

12) текст документа;

13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

14) отметка о наличии приложений;

15) гриф согласования;

16) гриф утверждения;

17) виза;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа;

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа;

24) отметка о конфиденциальности;

25) отметка о поступлении документа.

17. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

5. Печати и штампы Министерства

18. В Министерстве используются печати с изображением:

1) Государственного герба Российской Федерации;

2) герба Омской области;

3) другие печати и штампы.

Кроме указанных печатей в структурных подразделениях Министерства применяются металлические выжимные печати для опечатывания помещений, шкафов и сейфов.

19. Печатью заверяются подписи Министра, заместителей Министра, начальника отдела бухгалтерского учета, отчетности и налогообложения Министерства - главного бухгалтера. Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным соответствующим образом.

20. Изготовление печатей и штампов в Министерстве осуществляется организационным отделом Министерства по письменной заявке (служебной записке руководителя структурного подразделения Министерства на имя Министра) в организациях, имеющих сертификат на соответствующий вид деятельности.

21. Учет печатей и штампов Министерства, контроль их применения, ответственность за законность использования и надежность хранения возлагаются на руководителей структурных подразделений Министерства, в которых применяются данные печати и штампы.

22. Запрещается передача печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба Омской области (далее - гербовые печати) посторонним лицам без разрешения Министра.

23. Работник Министерства, отвечающий за применение печатей и штампов, при прекращении служебного контракта (трудового договора) обязан сдать их руководителю соответствующего структурного подразделения или в управление правовой и организационно-кадровой работы Министерства (в случае увольнения руководителя структурного подразделения Министерства).

24. Гербовые печати хранятся в сейфах, иные печати и штампы могут храниться в надежно запираемых шкафах (ящиках).

25. Уничтожение печатей и штампов производится по акту составленному специально созданной комиссией, состоящей из руководителя структурного подразделения Министерства, в котором находится данная печать (штамп), и двух работников этого структурного подразделения.

В соответствующем структурном подразделении Министерства акту присваивается учетный номер. При этом с началом каждого календарного года нумерация начинается с единицы.

Акт об уничтожении печати (штампа) до конца текущего календарного года находится в соответствующем структурном подразделении Министерства, затем передается в архив Министерства.

6. Подготовка и оформление доверенностей

26. Доверенность оформляется на представителя Министерства для подтверждения его полномочий перед третьими лицами на совершение сделок, получение товарно-материальных ценностей или других действий.

Доверенность оформляется на бланке письма Министерства как отправляемый документ Министерства. Вид документа "ДОВЕРЕННОСТЬ" печатается прописными буквами, выравнивается по центру и отделяется 2 - 3 межстрочными интервалами от текста доверенности.

27. В тексте доверенности указываются следующие сведения:

- должность и паспортные данные лица, которому выдана доверенность (при необходимости);

- лицо (лица), для представительства перед которым выдается доверенность;

- перечень полномочий;

- образец подписи лица, получившего доверенность (при необходимости);

- иные сведения в соответствии с законодательством.

28. Доверенность оформляется в двух экземплярах:

- первый экземпляр (оригинал) выдается лицу, указанному в доверенности в качестве представителя;

- второй экземпляр (копия) с визами исполнителя, руководителя соответствующего структурного подразделения Министерства, заместителя (первого заместителя) Министра, курирующего соответствующее структурное подразделение Министерства, хранится в управлении правовой и организационно-кадровой работы Министерства.

29. Доверенности регистрируются в организационном отделе Министерства и имеют единую порядковую нумерацию в числе отправляемых документов Министерства. При этом с началом каждого календарного года нумерация начинается с единицы.

Изготовление копий доверенностей на представителя Министерства осуществляется лицом, указанным в доверенности в качестве представителя, путем ксерокопирования подлинника документа.

Верность копии доверенности свидетельствуется сотрудником организационного отдела Министерства проставлением и заполнением штампа "Копия верна".

7. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

7.1. Подготовка и оформление служебных записок

30. Служебные записки готовятся как:

1) отчеты о выполнении поручений Министра, его заместителей, руководителей структурных подразделений Министерства;

2) сопроводительные письма к проектам ответов;

3) инициативные письма.

Служебные записки по кадровым и финансовым вопросам направляются для регистрации в организационный отдел Министерства исключительно на бумажном носителе.

31. Сотрудник организационного отдела Министерства осуществляет регистрацию служебных записок и их передачу должностным лицам Министерства, которым они адресованы.

32. Служебные записки оформляются без бланка. В правом верхнем углу служебной записки располагаются наименование должности адресата, его фамилия, инициалы. Данные реквизиты выравниваются относительно левого края самой длинной строки или границы правого поля листа.

Текст служебной записки может начинаться с расположенных по центру слов "Служебная записка" и (или) с обращения к адресату.

После текста служебной записки располагаются подпись специалиста Министерства, подготовившего служебную записку (приложение N 6).

Правила оформления служебных записок на бумажном носителе распространяются на оформление служебных записок в электронной форме.

7.2. Подготовка и оформление протоколов заседаний (совещаний)

33. В ходе проведения заседания (совещания) рабочей группы, коллегиального или совещательного органа Министерства составляется протокол, отражающий все существенные сведения о ходе заседания (совещания).

34. Ведение записей во время заседания (совещания), сбор документов и подготовка текста протокола возлагаются на секретаря рабочей группы, коллегиального (совещательного) органа или специалиста Министерства, ведущего протокол заседания (совещания). Текст протокола составляется не позднее трех дней со дня проведения заседания (совещания).

Датой протокола является дата заседания (совещания).

Протокол заседания (совещания) утверждает председательствующий и подписывают секретарь заседания (совещания), и все присутствующие члены, за исключением случаев прямо предусмотренных законодательством.

Секретарь заседания (совещания) подготавливает выписки из протокола и направляет их исполнителям, которым даны поручения на данном заседании (совещании).

35. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.

36. Документы заседания коллегиального и совещательного органов Министерства оформляются согласно приложений N 7, N 8 Инструкции.

7.3. Подготовка и оформление решений, принятых на аппаратных совещаниях Министра

37. Для решения текущих вопросов деятельности Министерства Министр проводит аппаратное совещание.

38. По результатам аппаратных совещаний оформляется перечень поручений Министра (далее - перечень поручений).

Проект перечня поручений подготавливается помощником (советником) Министра и представляется Министру для утверждения, как правило, в течение одного рабочего дня после совещания.

Регистрация перечня поручений, доведение до исполнителя его содержания и сроков исполнения осуществляется сотрудником организационного отдела в СЭДО.

Отчеты об исполнении поручений, в виде служебной записки, исполнитель направляет посредством СЭДО помощнику (советнику) Министра, после регистрации сотрудником организационного отдела, который обеспечивает контроль исполнения поручений.

7.4. Подготовка и оформление актов

39. В целях подтверждения факта, события, действия составляется акт.

Текст акта (кроме первичного учетного документа) состоит из трех частей: вводная часть, констатирующая часть и выводы.

Во вводной части указывается основание для составления акта (наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и название), перечисляются лица, составившие акт.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и сущность проведенной работы, установленные факты, события, действия.

В заключительной части делаются выводы и даются рекомендации. Эта часть необязательна, акт может заканчиваться констатацией фактов.

После текста указывается количество составленных экземпляров, дата и их местонахождение (эта часть также необязательна, если иное не установлено законодательством).

40. Акт включает в себя:

- наименование организации;

- наименование документа;

- дату составления акта;

- место составления акта;

- название акта;

- гриф утверждения акта (при необходимости);

- текст акта;

- подписи лиц, составивших акт;

- печать.

41. При необходимости в целях подтверждения факта, события, действия создается комиссия на основании распоряжения Министерства.

Подписи должностных лиц или членов комиссии, составивших акт, располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должностей, например:

	"Председатель	(личная подпись)	О.Н. Подкорытов
	Члены комиссии:	(личная подпись)	В.Ю. Гриднев
		(личная подпись)	Л.С. Шевцова".

7.5. Подготовка и оформление положений, правил, инструкций (регламентов)

42. Положения, правила, инструкции (регламенты) создаются как самостоятельные виды внутренних документов, которые утверждаются должностными лицами Министерства в соответствии с распределением обязанностей, утвержденных Министерством.

Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции (регламента) соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов Министерства.

Текст положения, правил, инструкции (регламента) печатается на стандартных листах бумаги формата А4 с отметкой о приложении к правовому акту, которым утверждается.

Название положения, правил, инструкции (регламента) должно отвечать на вопрос "О чем?". Название инструкции, содержащей должностные обязанности (должностная инструкция), должно отвечать на вопрос "Кого?", например:

"Должностная инструкция старшего инспектора...".

В разделе "Общие положения" указываются основания разработки, основное назначение, сфера распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Текст положения, правил, инструкции (регламента) может делиться на пункты и подпункты, нумерация которых производится арабскими цифрами.

Текст положения, правил, инструкции (регламента) излагается от 3-го лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

7.6. Подготовка и оформление телеграмм и телефонограмм

43. Телеграмма составляется в том случае, когда необходима срочная передача информации адресату.

Телеграммы печатаются на стандартных листах бумаги на бланке в двух экземплярах (приложение N 9).

Адрес телеграммы состоит из телеграфного наименования пункта назначения и точного наименования адресата.

К телеграмме одного содержания, направляемой в несколько адресов, составляется указатель рассылки, завизированный исполнителем (приложение N 10).

Текст телеграммы излагается на одной стороне листа кратко, без переноса слов, абзацев. Цифры в тексте телеграммы пишутся, как правило, прописью.

В конце текста телеграммы проставляется ее регистрационный номер, который оформляется аналогично проставлению номеров на отправляемых документах Министерства.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, с указанием должности, инициалов и фамилии должностного лица, подписавшего телеграмму.

Проект телеграммы от имени Министра (первого заместителя Министра) до представления ее на подпись руководителю визируется исполнителем, начальником структурного подразделения на втором экземпляре в правом нижнем углу.

Телеграммы принимаются на отправку подписанными и датированными. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи.

Вторые экземпляры телеграмм, отправленных за подписью Министра, первого заместителя Министра, заместителей Министра, формируются в дела в соответствии с номенклатурами дел.

44. Телефонограмма применяется для срочных кратких сообщений. Телефонограмму рекомендуется применять для передачи вызова на совещание, заседание, а также для получения сведений оперативного характера, не требующих документального оформления.

Телефонограммы передаются и принимаются в приемной Министра.

После сверки текста телефонограммы с передающим (принимающим) лицом принимающий (передающий) заполняет справочные реквизиты:

- в графе "Принял" указываются должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона;

- в графе "Передал" указываются должность, фамилия, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дата.

Полученная телефонограмма оформляется в приемной Министра и передается в организационный отдел Министерства на регистрацию.

После регистрации телефонограмма передается сотрудником организационного отдела Министерства адресату.

8. Организация работы с входящими документами

45. Вся поступающая корреспонденция подлежит регистрации и учету.

46. Не подлежит регистрации корреспонденция информационного характера: книги, журналы, газеты, планы, отдельные виды бухгалтерской корреспонденции (счета-фактуры, акты сверки, ведомости выдачи материальных ценностей и т.д.).

47. Входящие документы Министерства регистрируются независимо от способа их доставки и передачи один раз в день поступления специалистом организационного отдела Министерства.

48 Документы, поступающие в Министерство, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию в организационном отделе Министерства.

49. Конверты с документами вскрываются сотрудником организационного отдела Министерства (за исключением конвертов с пометкой "лично"). Проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов, наличие в конвертах документов, включая приложения. Ошибочно доставленные документы возвращаются отправителю.

При обнаружении некомплектности или повреждении документов составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в организационном отделе Министерства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа.

Конверты после вскрытия, как правило, уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля является доказательством времени отправки и получения документов. Не уничтожаются конверты, содержащие предложения, заявления, жалобы граждан, материалы по судебным делам (претензии, иски, отзывы, повестки и т.п.) (далее - судебные документы).

При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

50. Предварительное рассмотрение документов, поступающих в Министерство, осуществляется в целях выделения из общего объема поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения Министром, а также распределения поступивших документов должностным лицам Министерства.

51. Предварительное рассмотрение поступающих документов Министерства осуществляется помощником (советником) Министра исходя из оценки содержания поступивших документов на основании установленного в Министерстве распределения обязанностей.

52. В ходе предварительного рассмотрения документа основанием для принятия решения о направлении его на рассмотрение конкретному работнику Министерства является содержание документа, а не адресация его соответствующему должностному лицу Министерства.

53. После предварительного рассмотрения документы регистрируются сотрудником организационного отдела Министерства, затем с использованием СЭДО Министерства, а также на бумажном носителе направляются на рассмотрение Министру (первому заместителю Министра или заместителям Министра) и далее - исполнителям.

54. Поступающие документы Министерства, полученные сотрудниками Министерства и не прошедшие регистрацию, подлежат передаче для регистрации в организационный отдел Министерства в день их получения.

55. При регистрации поступающего документа Министерства на бумажном носителе в правой нижней части лицевой стороны первой страницы проставляется регистрационный штамп, который содержит наименование Министерства, дату и регистрационный номер.

Электронные документы, поступающие от участников ЕСЭДО, регистрируются работником организационного отдела Министерства в СЭДО Министерства.

56. При вводе основных реквизитов поступающего в Министерство документа в СЭДО осуществляется присвоение регистрационного номера документу, например:

ВХ-13/МСХ-360, где:

ВХ - код вида документа ("входящий");

13 - год;

МСХ - Министерство сельского хозяйства и продовольствия Омской области;

360 - порядковый номер;

Порядковый номер документа переносится в регистрационный штамп.

Регистрационный номер поступающего документа Министерства может не содержать кода темы документа.

В делопроизводстве Министерства предусмотрены следующие коды тем документов:

п - постановления Правительства Омской области;

р - распоряжения Губернатора Омской области;

рп - распоряжения Правительства Омской области;

с - соглашения;

у - указы Губернатора Омской области.

57. Министр, первый заместитель Министра, заместители Министра накладывают резолюции по исполнению конкретного документа на бумажном носителе или вносят в СЭДО Министерства.

58. В случае, когда резолюция по исполнению документа направлена только на бумажном носителе, сотрудник организационного отдела переносит ее в СЭДО Министерства, делая копию первого листа документа соисполнителям.

59. Подлинник документа на бумажном носителе сотрудником организационного отдела Министерства направляется непосредственному исполнителю.

Другие исполнители, указанные в поручении, являются соисполнителями документа (поручения) и осуществляют подготовку соответствующих материалов по электронному образу в СЭДО Министерства по поручению руководителя.

9. Организация работы с документами о предоставлении субсидий на поддержку сельскохозяйственного производства

60. Прием и регистрация заявлений и расчетов на предоставление субсидии ведется сотрудником организационного отдела.

61. Заявления и расчеты на предоставление субсидии подаются на регистрацию как лично, так и в виде почтового отправления.

62. Специалист принимает на регистрацию заявления и расчеты о предоставлении субсидии с прилагаемыми документами.

63. Специалист проставляет регистрационный номер, дату, подпись на заявлении о предоставлении субсидии.

64. Специалист вносит запись в журнал регистрации заявлений о предоставлении субсидий на поддержку сельскохозяйственного производства и уведомлений о предоставлении (об отказе в предоставлении) субсидий на поддержку сельскохозяйственного производства (приложение N 11 к настоящей инструкции).

65. Журнал регистрации заявлений о предоставлении субсидий на поддержку сельскохозяйственного производства и уведомлений о предоставлении (об отказе в предоставлении) субсидий на поддержку сельскохозяйственного производства хранится в электронном виде на сервере Министерства.

66. Специалист регистрирует уведомления о предоставлении (об отказе в предоставлении) субсидий в СЭДО как исходящий документ.

67. Присвоенный номер и дата регистрации уведомления об отказе в предоставлении субсидии проставляется в журнал регистрации заявлений о предоставлении субсидий на поддержку сельскохозяйственного производства и уведомлений о предоставлении (об отказе в предоставлении) субсидий на поддержку сельскохозяйственного производства в графе "уведомление об отказе".

10. Организация работы с отправляемыми документами

68. Регистрация и дальнейшая отправка документа осуществляется сотрудником организационного отдела Министерства только при наличии его электронной формы, которая направляется исполнителем документа посредством подсистемы "Библиотека документов" СЭДО. При отсутствии рабочего места в СЭДО электронный образ документа передается с использованием электронных носителей информации.

69. Отправляемые документы передаются:

1) посредством ЕСЭДО;

2) почтовой, фельдъегерской, электронной связью;

3) работником организационного отдела Министерства представителю адресата (адресату) при предъявлении удостоверения (иного документа, удостоверяющего личность).

70. Отправляемые документы направляются адресату сотрудником организационного отдела Министерства почтовым отправлением (с уведомлением о вручении, заказное и т.п.) или передаются исполнителю документа.

Решение о способе доставки принимает руководитель, подписавший документ.

71. Обработка отправляемых документов осуществляется сотрудниками организационного отдела Министерства, в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

72. Прием и передача факсограмм, телефонограмм, электронных документов осуществляется сотрудником организационного отдела Министерства.

73. В целях сокращения бумажного документооборота часть направляемой информации (приложение) по решению ответственного исполнителя документа может не прилагаться к сопроводительным письмам, а направляться в электронном виде либо размещаться на официальном сайте Министерства, о чем должно быть указано в сопроводительном письме.

74. Изготовление заверенных копий документов Министерства осуществляется сотрудником организационного отдела Министерства по обращению ответственного исполнителя документа.

В соответствии с Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 года N 9779-Х (в редакции Федерального закона от 8 декабря 2003 года N 169-ФЗ) верность копии документа свидетельствуется сотрудником организационного отдела Министерства на последнем листе копии документа проставлением штампа "Копия верна", печати организационного отдела Министерства, подписью сотрудника организационного отдела и датой выдачи копии.

Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии.

10.1. Подготовка отправляемого документа

75. Отправляемые документы оформляются на бланках Министерства в соответствии с требованиями Инструкции, федерального и областного законодательства.

76. При подготовке документов применяются текстовые редакторы Microsoft Word for Windows, OpenOffice.org с использованием шрифтов "Times New Roman" размером 14.

77. При оформлении документов не допускается использование оборотной стороны листа, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

78. При подготовке документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

79. Не допускается сшивание, скрепление степлером листов документа.

80. Реквизиты адресата документа указываются в правом верхнем углу отправляемого документа на уровне реквизитов Министерства и выравниваются относительно левого края самой длинной строки или относительно границы правого поля листа, например:

"Первому заместителю

Председателя Правительства

Омской области

Ю.В. Гамбургу"

или

"Заместителю

Председателя Правительства

Омской области,

Министру экономики

А.Ф. Триппелю".

81. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 при адресации отправляемого документа в города федерального значения (г. Москва, г. Санкт-Петербург) сокращение слова "город" перед названием города не указывается.

При адресации отправляемого документа в организацию указываются ее наименование, затем почтовый адрес, например:

"ООО "Спектр"

ул. 10 лет Октября, д. 32,

г. Омск, 644011"

При адресации отправляемого документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

"Степанову И.П.

Солнечная ул., д. 5, кв. 15,

г. Елец,

Липецкая обл., 301264".

При адресации отправляемого документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

При адресации отправляемого документа в органы государственной власти Российской Федерации, территориальные органы федеральных органов исполнительной власти по Омской области, органы государственной власти Омской области, государственные учреждения Омской области, государственные унитарные предприятия Омской области, органы местного самоуправления Омской области почтовый адрес не указывается.

82. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем числе адресатов составляется указатель рассылки документа, который подписывается ответственным исполнителем документа. Указатель рассылки хранится вместе со вторым экземпляром отправляемого документа, в нем делается отметка о дате отправки документа.

83. При адресации документа в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации их следует указывать обобщенно, например:

"Главам

муниципальных образований

Омской области

(по списку)".

При адресации документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, физическому лицу - после нее.

84. Текст отправляемого документа начинается, как правило, с обращения к адресату, которое выравнивается по центру, например:

"Уважаемый Иван Иванович!".

85. В правовых актах Министерства, а также во внутренних документах Министерства, адресованных вышестоящему должностному лицу, текст излагается от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу" и т.д.).

В документах коллегии Министерства, рабочих групп, комиссий Министерства текст излагается от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил(а)").

Текст протокола заседания коллегии Министерства излагается от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "решили").

В письмах используются следующие формы изложения текста: "просим предоставить", "направляем в Ваш адрес", "в Министерстве рассмотрено".

86. Дату создания документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 05.09.2012 или 27.09.2012.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты документа, например: 5 сентября 2011 года или 27 сентября 2012 года.

87. В тексте документа дата оформляется словесно-цифровым способом, например:

"12 сентября 2012 года".

Во внутренних документах Министерства допускается оформление даты арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:

"12.09.2012".

Датой документа, подписываемого совместно двумя или более должностными лицами, является дата более поздней подписи.

88. В конце отправляемого документа на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от последней строки текста указывается наименование должности, а также инициалы и фамилия лица, уполномоченного подписывать отправляемый документ.

Элементы реквизита "Подпись должностного лица" выравниваются по границам левого и правого полей документа. Расшифровка подписи оформляется на уровне последней строки наименования должности, инициалы отделяются от фамилии пробелом, например:

	"Министр	(личная подпись)	В.А. Эрлих"
	"Первый заместитель Министра	(личная подпись)	О.Н. Подкорытов".

89. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и производится шрифтом "Times New Roman" размером 12 следующим образом:

"исп.: В.С. Иванова

тел. 23-36-44".

На отправляемом документе, подготовленном группой исполнителей, в отметке об исполнителе указываются инициалы и фамилия ответственного исполнителя документа.

90. Часть отправляемого документа может быть оформлена приложением. Приложение к документу оформляется на отдельных листах бумаги. На первом листе приложения в правом верхнем углу указываются слово "Приложение" и обозначаемый арабскими цифрами номер приложения, если отправляемый документ имеет несколько приложений.

Приложение, за исключением завершающегося таблицей с выделенными границами, заканчивается чертой, расположенной по центру текста на расстоянии 1 - 3 межстрочных интервалов от последней строки текста. Длина черты 2 - 5 см.

Название приложения выравнивается по центру. В названии приложения вид документа указывается прописными буквами, например:

"ИНФОРМАЦИЯ".

Приложение визируется руководителем структурного подразделения Министерства, подготовившего проект отправляемого документа, или исполнителем.

Если приложение направляется не во все указанные в отправляемом документе адреса, то в тексте документа об этом делается отметка, например:

"Приложение: на 5 листах в первый адрес.".

В тексте отправляемого документа должны быть ссылки на приложение, как правило, при помощи слов "прилагаемый", "согласно приложению", "(приложение N___)", например:

"Направляется для сведения информация согласно приложению.".

Если в тексте отправляемого документа отсутствует ссылка на приложение, то в конце текста документа перечисляются наименования приложений с указанием количества листов и числа их экземпляров в каждом приложении, например:

"Приложение:

1. Справка о поголовье коров в СПК "Большевик" Москаленского района на 3 л. в 2 экз.

Если приложение сброшюровано, количество листов в нем не указывается.

На приложениях к правовым актам Министерства, правилам, инструкциям, планам, программам и другим подобным документам отметка о приложении проставляется на первом листе в правом верхнем углу. При этом указывается наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер, например:

"Приложение

к распоряжению Министерства

сельского хозяйства и продовольствия

Омской области

от 26.08.2012 N 123".

91. Подготовка проекта отправляемого документа Министерства осуществляется в двух экземплярах:

- первый экземпляр (оригинал) после его подписания направляется адресату;

- второй экземпляр хранится у исполнителя.

Второй экземпляр проекта отправляемого документа Министерства визируется исполнителем, начальником отдела (управления) Министерства, подготовившего проект, работником Министерства. Также отправляемый документ визируется первым заместителем Министра или заместителем Министра, координирующим деятельность соответствующего структурного подразделения Министерства (если не они подписывают отправляемый документ).

Визы проставляются в нижней части лицевой стороны второго экземпляра отправляемого документа.

92. Проекты отправляемых документов Министерства передаются на подпись Министру через помощника Министра.

Помощник Министра при рассмотрении проекта отправляемого документа имеет право возвращать документ исполнителю на доработку.

93. Подписанные Министром отправляемые документы Министерства регистрируются в организационном отделе Министерства.

При этом нумерация с началом каждого календарного года начинается с единицы.

94. Регистрационный номер отправляемого документа Министерства и дата регистрации проставляются в реквизитах бланка. Если отправляемый документ подготовлен как ответ на поступивший документ, то в реквизитах бланка Министерства проставляются регистрационный номер и дата документа, на который должен быть дан ответ.

На отправляемом документе Министерства указывается дата, оформленная цифровым способом, и регистрационный номер. Например:

ИСХ-13/МСХ-2487, где:

ИСХ - код вида документа (исходящий);

13 - год;

МСХ - Министерство сельского хозяйства и продовольствия Омской области;

2487 - порядковый номер документа;

Порядковый номер документа переносится в реквизиты бланка.

95. Документ, отправляемый по факсу, электронной почте, подлежит регистрации в соответствии с Инструкцией.

Решение о необходимости направления адресату подлинника документа на бумажном носителе принимает ответственный исполнитель.

96. Лицам, не являющимся работниками Министерства, отправляемые документы передаются сотрудниками организационного отдела Министерства под роспись.

10.2. Отправка документа

97. Документы для отправки передаются полностью оформленными в соответствии с требованиями законодательства и Инструкции.

98. Документы обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего за ним рабочего дня.

99. Исходящие документы Министерства доставляются сотрудником организационного отдела Министерства:

1) Главному федеральному инспектору в Омской области;

2) Законодательное Собрание Омской области.

100. Документы, оформленные с нарушением Инструкции, возвращаются исполнителю.

101. При подготовке ответа на входящий документ, адресованный непосредственно Министерству, Министру или структурным подразделениям Министерства, поступивший документ остается со вторым экземпляром ответа.

11. Внешнее согласование и утверждение документа

102. Согласование документа с государственными органами, органами местного самоуправления, организациями и должностными лицами, интересы которых затрагиваются документом, является внешним согласованием.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования, например:

"СОГЛАСОВАНО

Начальник главного

управления ветеринарии

Омской области

Личная подпись В.И. Околелов

Дата".

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельных листах согласования.

Реквизит "Гриф согласования" проставляется в нижнем левом углу последнего листа документа, если иное не предусмотрено законодательством.

103. Реквизит "Гриф утверждения" проставляется в верхнем правом углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

"УТВЕРЖДАЮ

Министр

сельского хозяйства

и продовольствия

Омской области

Личная подпись В.А. Эрлих

Дата".

12. Организация работы с правовыми актами Министерства

104. Министерство издает нормативные правовые акты в форме приказов и индивидуальные правовые акты в форме распоряжений по вопросам, отнесенным к его компетенции федеральным и областным законодательством.

Приказы и распоряжения по основной деятельности и по кадровым вопросам регистрируются отдельно.

Проекты приказов (распоряжений) подписываются Министром, а в случае его отсутствия первым заместителем Министра, заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей между первым заместителем и заместителями Министра.

12.1. Правовые акты Министерства по основной деятельности

105. Подготовку проектов правовых актов Министерства осуществляют работники структурных подразделений Министерства на основании поручений Министра, первого заместителя Министра, заместителя Министра, координирующего деятельность соответствующего структурного подразделения Министерства, либо в инициативном порядке.

Подготовку проектов правовых актов Министерства по кадровым вопросам осуществляют сотрудники отдела трудовых ресурсов и управления персоналом управления правовой и организационно-кадровой работы Министерства или иных структурных подразделений Министерства на основании поручений Министра.

106. Подготовка проектов правовых актов Министерства осуществляется в соответствии с Правилами подготовки проектов правовых актов, утвержденными Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82.

107. Проект правового акта Министерства подготавливается исполнителем в одном экземпляре.

108. Исполнитель обеспечивает представление в организационный отдел Министерства текста правового акта Министерства в электронной форме и несет персональную ответственность за соответствие текста на бумажном носителе тексту в электронной форме.

В случае подготовки проекта правового акта Министерства несколькими исполнителями ответственным исполнителем считается тот, кто указан в списке исполнителей первым.

109. В конце проекта правового акта Министерства на расстоянии 2 - 3 межстрочных интервалов от последней строки текста указывается наименование должности, а также инициалы и фамилия лица, уполномоченного подписывать правовой акт. Элементы реквизита "Подпись должностного лица" выравниваются по границам левого и правого полей документа. Расшифровка подписи оформляется на уровне последней строки наименования должности, инициалы отделяются от фамилии пробелом, например:

"Министр

(личная подпись)

В.А. Эрлих".

110. Проекты правовых актов Министерства оформляются на специальных бланках Министерства согласно приложениям N 1, 2 к Инструкции шрифтом "Times New Roman" размером 14.

111. В делопроизводстве Министерства предусмотрены следующие коды видов правовых актов Министерства по основной деятельности:

п - приказы Министерства;

р - распоряжения Министерства.

112. Правовой акт Министерства имеет следующие реквизиты:

1) герб Омской области;

2) наименование Министерства;

3) наименование вида правового акта - приказ или распоряжение Министерства;

4) дата правового акта Министерства (выравнивается по левому краю бланка);

5) регистрационный номер правового акта Министерства (выравнивается по правому краю бланка);

6) место составления (издания) правового акта Министерства располагается по центру листа на один интервал ниже даты и номера правового акта Министерства;

7) подпись должностного лица.

Дата правового акта Министерства оформляется цифровым способом.

Регистрационный номер правового акта Министерства состоит из знака "N", порядкового номера и кода вида правового акта Министерства, например:

"22.02.2013

N 17п",

где:

22.02.2013 - дата (число, месяц, год подписания правового акта Министерства);

17 - регистрационный номер правового акта Министерства;

п - код вида правового акта Министерства ("приказ").

При присвоении порядковых номеров правовым актам Министерства с началом каждого календарного года нумерация начинается с единицы.

113. Проект правового акта Министерства представляется для согласования должностным лицам Министерства, в компетенцию которых входит рассмотрение соответствующих вопросов или интересы которых затрагивает проект правового акта.

Согласование проекта правового акта Министерства оформляется путем визирования листа согласования (приложение N 3), расположенного на оборотной стороне первого листа проекта правового акта либо путем формирования листа согласования в СЭДО Министерства в течение трех рабочих дней после поступления, согласование проекта приказа Министерства - в течение пяти рабочих дней после поступления.

При согласовании проекта правового акта Министерства должностные лица Министерства, в компетенцию которых входит рассмотрение соответствующих вопросов или интересы которых затрагивает проект правового акта Министерства, вправе выражать мотивированные замечания и предложения по вопросам, входящим в их компетенцию, а также затрагивающим их интересы.

Ответственный исполнитель обеспечивает рассмотрение, устранение и учет замечаний и предложений в течение трех дней после их получения.

Проекты приказов Министерства также согласовываются первым заместителем Министра.

114. Во исполнение постановления Правительства Омской области от 20 мая 2009 года N 88-п "Об утверждении Порядка проведения антикоррупционной экспертизы нормативных правовых актов Омской области (проектов нормативных правовых актов Омской области) в органах исполнительной власти Омской области" проект приказа Министерства, затрагивающего права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающего правовой статус организаций или имеющего межведомственный характер, размещается в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" в целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы.

115. После согласования ответственный исполнитель проекта приказа Министерства направляет посредством СЭДО Министерства электронный образ проекта приказа Министерства и информацию о датах начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы работнику Министерства, ответственному за общую организацию и техническое наполнение официального сайта Министерства, для размещения данного проекта приказа на официальном сайте Министерства в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", в разделе "Проекты".

Одновременно с проектом приказа Министерства в управление правовой и организационно - кадровой работы Министерства представляется информация о размещении данного проекта приказа на сайте Министерства для проведения независимой антикоррупционной экспертизы с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы. При отсутствии данной информации проект приказа с прилагаемыми к нему документами не принимается на согласование управлением правовой и организационно-кадровой работы Министерства.

116. Правовые акты Министерства, подготовленные в соответствии с Федеральным законом от 21 июля 2005 года N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд", визируются в соответствии с регламентом организации работы в Министерстве сельского хозяйства и продовольствия Омской области при размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных нужд Омской области.

117. Совместный проект правового акта Министерства с органами исполнительной власти Омской области (далее - совместный правовой акт) оформляется в вышеуказанном порядке со следующими особенностями:

- совместный правовой акт печатается на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) без бланка в двух экземплярах по одному для каждой из сторон. Первый экземпляр подписанного совместного правового акта направляется другой стороне, второй экземпляр хранится в организационном отделе Министерства. Заверенная копия совместного правового акта передается сотрудником организационного отдела Министерства исполнителю под роспись;

- наименования Министерства и органов исполнительной власти Омской области должны располагаться на одном уровне (при большом количестве участников совместного правового акта Министерства - одно под другим);

- дата совместного правового акта - единая, соответствует дате более позднего подписания;

- регистрационный номер совместного правового акта состоит из регистрационных номеров правового акта Министерства и регистрационных номеров органов исполнительной власти Омской области, проставляемых через косую черту в порядке их указания в совместном правовом акте;

- преамбула в совместных правовых актах завершается словом "приказываем:";

- подписи Министра (первого заместителя Министра или заместителя Министра) и представителя органа исполнительной власти Омской области располагаются под текстом на одном уровне (при большом количестве участников совместного правового акта Министерства - одно под другим).

118. Приложение к проекту правового акта Министерства визируется исполнителем в правом нижнем углу последнего листа приложения.

119. Обеспечение качественной и своевременной подготовки проекта правового акта Министерства, соответствия правового акта Министерства требованиям федерального и областного законодательства и согласования его с заинтересованными структурными подразделениями Министерства возлагаются на исполнителя и руководителя соответствующего структурного подразделения Министерства, подготовившего проект правового акта.

Проекты правовых актов Министерства передаются на подпись Министру через помощника Министра.

Помощник Министра при рассмотрении проекта правового акта Министерства имеет право возвращать документ исполнителю на доработку.

120. Правовые акты Министерства регистрируются в организационном отделе Министерства. Приказы и распоряжения Министерства регистрируются отдельно.

121. После подписания правовому акту Министерства присваивается регистрационный номер в организационном отделе Министерства и его электронный образ путем сканирования заносится в СЭДО Министерства. Оригинал правового акта Министерства хранится в организационном отделе Министерства.

Заверенная в соответствии с пунктом 75 Инструкции копия (копии) правового акта Министерства по вопросам проведения проверки юридического лица, индивидуального предпринимателя, о способе размещения заказа на оказание услуг для государственных нужд, о наделении отдельных работников Министерства правом электронной подписи в системе межведомственного электронного взаимодействия, об утверждении структуры и штатного расписания Министерства передается работником организационном отдела Министерства исполнителю под роспись.

122. Сотрудники организационного отдела Министерства обеспечивают направление копий приказов Министерства в течение 3 дней после их подписания в прокуратуру Омской области.

Направление копий приказов Министерства в Управление Министерства юстиции Российской Федерации по Омской области, в официальные издания Омской области обеспечивают специалисты управления правовой и организационно-кадровой работы Министерства.

123. По решению исполнителя копии правового акта Министерства могут рассылаться нескольким адресатам согласно указателю рассылки, который составляется на документ, рассылаемый более чем в три адреса.

124. Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии "Всего в копии 15 л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

Указатель рассылки правового акта Министерства готовится исполнителем на отдельном листе (приложение N 10) и визируется им в правом нижнем углу лицевой стороны документа.

Указатель рассылки правового акта Министерства хранится вместе с его оригиналом в организационном отделе Министерства, в нем делается отметка о дате отправки правового акта Министерства.

Рассылку копий правового акта Министерства осуществляет сотрудник организационного отдела Министерства.

12.2. Особенности подготовки правовых актов Министерства по кадровым вопросам

125. При подготовке проекта распоряжения Министерства по кадровым вопросам на оборотной стороне бланка распоряжения Министерства на листе согласования указываются инициалы и фамилия исполнителя, проставляются визы лиц, с которыми данный проект распоряжения Министерства подлежит согласованию.

Проект распоряжения Министерства по кадровым вопросам подлежит согласованию с начальником управления правовой и организационно - кадровой работы Министерства и первым заместителем Министра. Проекты распоряжений Министерства по кадровым вопросам не подлежат согласованию с первым заместителем Министра в случае подписания им таких распоряжений.

126. На подпись Министру передаются проекты правовых актов Министерства по кадровым вопросам в отношении работников Министерства, начиная с должности государственной гражданской службы Омской области "советник" и выше. Проекты передаются через помощника Министра.

Помощник Министра при рассмотрении проекта правового акта Министерства по кадровым вопросам имеет право возвращать документ исполнителю на доработку.

Остальные проекты правовых актов Министерства по кадровым вопросам передаются на подпись первому заместителю Министра или заместителям Министра в соответствии с распределением обязанностей между первым заместителем Министра и заместителями Министра.

127. Правовые акты Министерства по кадровым вопросам регистрируются в управлении правовой и организационно - кадровой работы Министерства.

Оригинал правового акта Министерства по кадровым вопросам хранится в управлении правовой и организационно-кадровой работы Министерства. Копия заверяется оттиском печати данного управления, передается в управление экономики, финансирования, бухгалтерского учета и налогообложения Министерства и (или) приобщается к личному делу работника Министерства в зависимости от содержания правового акта Министерства.

13. Организация работы с проектами правовых актов Омской области, договоров (соглашений)

128. Организация работы с проектами правовых актов Омской области, договоров (соглашений) проводится в соответствии с Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82 "О правилах подготовки проектов правовых актов", приказом Министерства от _______________ 2013 года N_____ "Об утверждении Порядка подготовки и согласования проектов правовых актов".

129. Согласование проектов правовых актов Омской области, публично-правовых договоров (соглашений) осуществляется на листе согласования указанных проектов, который оформляется по форме согласно приложению N 3 к настоящей Инструкции.

130. Лист согласования проекта правового акта Министерства, направляемого на согласование с органами исполнительной власти Омской области, органами местного самоуправления Омской области, организациями, должностными и иными лицами, к компетенции (функциям) которых относится рассмотрение соответствующих вопросов или интересы которых затрагиваются указанным проектом, Министром, оформляется по форме согласно приложению N 3 к настоящей Инструкции.

131. Список лиц, являющихся разработчиками проекта правового акта Министерства, оформляется по форме согласно приложению N 4 к настоящей Инструкции.

14. Организация работы с обращениями граждан

132. Обращения граждан, поступившие в Министерство, рассматриваются в соответствии с федеральным и областным законодательством.

133. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других поступающих документов Министерства.

Обращения граждан регистрируются в организационном отделе Министерства в день поступления как входящий документ.

Регистрация обращений граждан, поступивших в Министерство письменно, по электронным каналам связи или во время личного приема Министра, первого заместителя Министра, заместителей Министра, ведется в СЭДО с использованием базы данных Министерства "Обращения граждан".

Нумерация с началом каждого календарного года начинается с единицы.

При вводе основных реквизитов поступившего в Министерство обращения гражданина в СЭДО осуществляется присвоение ему регистрационного номера, например:

И-360, где:

И - первая буква фамилии обратившегося гражданина ("Иванов");

360 - порядковый номер обращения;

В случае повторного поступления обращения одного и того же адресата в регистрационный номер добавляется буква (п) - ("повторно").

Текст обращения граждан преобразуется в электронную форму.

134. Рассмотрение обращений граждан, поступающих в Министерство, осуществляется Министром, первым заместителем Министра, заместителями Министра.

На рассмотрение Министру направляются обращения граждан, поставленные на контроль в управлении по работе с обращениями граждан Губернатора Омской области, являющемся структурным подразделением Управления делами Правительства Омской области (далее - управление по работе с обращениями граждан Губернатора Омской области).

На рассмотрение первому заместителю Министра направляются обращения граждан, поступившие непосредственно на имя Министра или в адрес Министерства, а также обращения граждан, переданные на контроль в Министерство из управления по работе с обращениями граждан Губернатора Омской области.

На рассмотрение заместителей Министра передаются обращения граждан, адресованные конкретному заместителю Министра.

135. Сроки рассмотрения обращений граждан, поступивших Губернатору Омской области, в Правительство Омской области и переданных на рассмотрение в Министерство, исчисляются в календарных днях со дня их регистрации в управлении по работе с обращениями граждан Губернатора Омской области.

Общий срок рассмотрения обращений, поступивших непосредственно в Министерство, - 30 календарных дней со дня их регистрации.

Если в тексте поручения Министра имеется указание "срочно", "незамедлительно", то исполнение осуществляется в течение 3 календарных дней. Указание "оперативно" предусматривает исполнение в течение 10 календарных дней. Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, то оно исполняется в предшествующий рабочий день.

136. При подготовке ответа на обращения граждан, поступившие Губернатору Омской области, в Правительство Омской области и переданные в Министерство для направления ответа гражданину, осуществляется также подготовка сопроводительного письма Губернатору Омской области, в Правительство Омской области с информацией о выполнении поручения (если это содержится в указании по исполнению документа). Ответы на данные обращения граждан готовятся в письменной форме за подписью Министра.

137. При подготовке ответа на обращение, поступившее непосредственно в Министерство или Министру, ответ дается только автору обращения. Ответы на данные обращения граждан готовятся в письменной форме за подписью первого заместителя Министра или заместителей Министра в соответствии с распределением обязанностей между первым заместителем Министра и заместителями Министра.

138. В Министерстве ведется личный прием граждан Министром, первым заместителем Министра, заместителями Министра. График личного приема граждан утверждается распоряжением Министерства. Запись граждан осуществляется специалистом организационного отдела в приемной Министра по адресу: г. Омск, ул. Красный путь, 3, каб. 219, а также по телефону приемной Министра: 23-16-12.

Контроль исполнения поручений Министра, первого заместителя Министра, заместителей Министра по результатам личного приема граждан осуществляется в соответствии Инструкцией.

15. Организация контроля исполнения документов

139. Контроль исполнения документов в Министерстве включает в себя постановку документа на контроль, предварительную проверку хода его исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело.

140. В Министерстве осуществляется контроль исполнения всех зарегистрированных документов, требующих исполнения.

141. Контроль исполнения поручений в Министерстве ведется в СЭДО.

142. Срок исполнения документа, поступающего из вышестоящей организации, определяется Министром, руководителем, уполномоченным давать указание по исполнению документа, исходя из срока, установленного федеральным и (или) областным законодательством. Срок исполнения такого документа в Министерстве определяется на два дня ранее срока, определенного вышестоящей организацией в случае, когда срок исполнения документа для Министерства составляет более трех дней.

Срок исполнения документа, поступившего непосредственно в Министерство, определяется Министром или руководителем, уполномоченным давать указание по исполнению документа, исходя из срока, установленного федеральным и (или) областным законодательством.

143. В данный срок включаются подготовка и визирование проекта ответа, а также подписание документа Министром. Поручение считается исполненным после присвоения документу исходящего номера в организационном отделе Министерства.

144. Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, то поручение должно быть исполнено в первый следующий за ним рабочий день. Поручения по рассмотрению протестов и представлений прокурора исполняются с соблюдением сроков, установленных законодательством. Если срок исполнения поручения указан со словом "до", то поручение должно быть исполнено в предшествующий этой дате день.

145. Изменение срока исполнения поручения согласовывается с лицом, давшим поручение. Если поручение по объективным причинам не может быть исполнено в установленный срок, то ответственный исполнитель обязан не позднее, чем за три дня до истечения срока письменно согласовать продление срока исполнения с лицом, давшим поручение (за исключением сроков, установленных федеральным и (или) областным законодательством).

146. Если поручение дано нескольким лицам, то ответственным за исполнение поручения является лицо, указанное в поручении первым, либо исполнитель, напротив фамилии которого стоит отметка "созыв", "обобщение", "свод" и т.п.

Документ вместе с указанием по его исполнению направляется ответственному исполнителю в электронной форме посредством СЭДО, а также на бумажном носителе. Иные исполнители документа (далее - соисполнители) осуществляют работу с документом по его электронному образу в СЭДО. При отсутствии рабочего места в СЭДО исполнителям направляется копия документа с указанием по его исполнению на бумажном носителе. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей, в том числе определяет сроки представления соисполнителями необходимых документов, информации и предложений.

В случае если ответственным исполнителем специально не определены сроки представления соисполнителями необходимых документов, информации и предложений, то данные документы и материалы представляются не позднее чем за три дня до окончания срока исполнения поручения или документа.

Все последующие указания по исполнению документа не должны искажать содержание поручения вышестоящего руководителя.

147. Перед уходом в отпуск (выездом в командировку) работник, имеющий неисполненные документы, срок исполнения по которым истекает во время нахождения работника в отпуске (командировке), обязан передать неисполненные документы своему непосредственному руководителю для их распределения между оставшимися работниками структурного подразделения (если не предусмотрено возложение исполнения обязанностей уходящего в отпуск (выезжающего в командировку) на другого работника).

При увольнении или переходе на другую работу работник должен сдать непосредственному руководителю все числящиеся за ним документы. Дела, взятые из архива Министерства, сдаются в организационный отдел Министерства.

В случае болезни работника вопрос о передаче документов, находящихся у него на исполнении, решается руководителем, давшим поручение.

148. Контроль исполнения документов в Министерстве обеспечивают сотрудники организационного отдела Министерства.

149. Сотрудники организационного отдела Министерства еженедельно информируют Министра и ежедневно первого заместителя Министра о соблюдении сроков исполнения документов, стоящих на контроле.

Количество просроченных дней по исполнению документа исчисляется в рабочих днях.

150. Документ считается исполненным и снимается с контроля, когда решены по существу все поставленные в нем вопросы и задачи, извещены все заинтересованные лица и организации.

Документ считается исполненным после подписания его лицом, уполномоченным подписывать настоящий документ, и присвоения ему регистрационного номера.

Основанием для снятия с контроля документа, по результатам исполнения которого не предполагается подготовка письменного ответа Министерства, является направление служебной записки на имя лица, давшего поручение.

Снятие с контроля поручений Министра осуществляется сотрудником организационного отдела по результатам рассмотрения служебной записки.

16. Документальный фонд Министерства

151. Организация работы с документами в делопроизводстве Министерства представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел на стадии делопроизводства и их передачу на архивное хранение в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

152. Работники Министерства обязаны обеспечивать сохранность документов Министерства.

В конце рабочего дня документы, находящиеся в рабочем кабинете, должны помещаться работниками Министерства в шкафы, обеспечивающие их сохранность, предохраняющие документы Министерства от пыли и воздействия прямого солнечного света.

16.1. Разработка номенклатуры дел Министерства

153. Номенклатура дел Министерства (далее - Номенклатура) - систематизированный перечень заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве Министерства, с указанием сроков хранения и оформленный в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными Приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 года N 263.

154. Номенклатура (приложение N 13) составляется работником организационного отдела Министерства на основе номенклатур дел структурных подразделений Министерства (приложение N 12).

155. Номенклатура согласовывается с экспертной комиссией Министерства, после чего направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии Министерства (далее - ЭПК Министерства).

156. Рассмотренная ЭПК Министерства Номенклатура утверждается первым заместителем Министра.

157. Утвержденная Номенклатура уточняется в конце каждого календарного года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

158. Названиями разделов Номенклатуры являются названия структурных подразделений и располагаются в последовательности в соответствии с утвержденной структурой Министерства.

159. Графы Номенклатуры заполняются следующим образом:

1) в графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в Сводную номенклатуру дел Министерства. В индексе дела указываются цифровые обозначения соответствующих разделов и подразделов Номенклатуры, а также порядковый номер заголовка дела. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например:

"12 - 10", где:

12 - обозначение структурного подразделения Министерства;

10 - порядковый номер заголовка дела.

2) в графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов, например: "общая переписка", "входящие документы", "разные материалы".

Заголовок дела составляется из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (приказы, распоряжения, протоколы и др.);

- наименование организации или структурного подразделения (автора документов);

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент);

- краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

- дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например:

"Документы о состоянии работы по вопросам выплаты субсидий в отрасли животноводства муниципальными районами (доклады, обзоры, справки)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. При этом в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

"Переписка с районными управлениями сельского хозяйства по вопросам научно-технического обеспечения и информатизации".

В заголовках дел, содержащих копии документов, после точки оформляется указание: Копии.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов Номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, их взаимосвязью и располагаются в следующей последовательности:

- постановления, приказы, распоряжения вышестоящих организаций;

- инструктивные и методические указания вышестоящих органов власти и управления;

- положение о Министерстве;

- приказы, распоряжения Министерства;

- документы по аттестации, аккредитации, сертификации;

- протоколы заседаний коллегиальных органов;

- положения (об отделе, о видах деятельности);

- должностные регламенты (инструкции);

- планы;

- отчеты;

- штатное расписание;

- документы по деятельности;

- переписка;

- журналы регистрации;

- номенклатура дел.

Не допускается формулировать заголовки дел таким образом, чтобы в одном деле объединялись документы различной значимости, с различными сроками хранения.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел;

3) в графе 3, заполняемой по окончании календарного года, указывается количество дел (томов, частей);

4) в графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - номера (индексы) дел по типовой или примерной номенклатуре дел;

5) в графе 5 "Примечание" указываются сведения о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел.

160. В каждом разделе Номенклатуры дел Министерства оставляются резервные номера для внесения сведений о делах Министерства, заведенных в течение календарного года.

161. По окончании календарного года начальником организационного отдела составляется итоговая запись о количестве заведенных дел Министерства (приложение N 13).

16.2. Формирование и оформление дел

162. Формирование дел в Министерстве осуществляется специалистом организационного отдела в соответствии с Номенклатурой.

Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с Номенклатурой и систематизацией документов внутри дела.

163. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- включаемые в дело документы оформляются в соответствии с требованиями Инструкции;

- в дело помещаются только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- в дело формируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел (судебные дела, личные дела работников Министерства);

- в дела постоянного и долговременного срока хранения помещаются преимущественно оригиналы документов (в исключительных случаях - заверенные копии);

- раздельно группируются в дела документы постоянного и временного хранения;

- в дело не помещаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

- в дело помещаются факсограммы, телефонограммы на общих основаниях;

- по объему дело не должно превышать 250 листов (при наличии большего количества листов дело разделяется на тома).

164. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

165. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

166. Документы коллегиальных органов (комиссий, советов) группируются в два дела: протоколы и решения коллегиального органа; документы к заседаниям этих органов. Протоколы в деле располагаются в хронологической последовательности по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

167. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

168. Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения.

169. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела в пределах одного календарного года и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем календарном году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего календарного года.

170. Дела в Министерстве подлежат оформлению при их формировании и по завершении календарного года в целях подготовки дел к хранению. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Оформление дела включает в себя описание дела на обложке (приложение N 14), его брошюровку, нумерацию листов дела и составление заверительной надписи на листе-заверителе (приложение N 15) Инструкции

На обложке дела указываются следующие данные:

1) полное наименование Министерства, наименование структурного подразделения Министерства;

2) заголовок дела, номер дела (индекс) по Номенклатуре и номер тома;

3) дата (календарный год заведения дела или даты начала и окончания дела);

4) срок хранения (для дел временного хранения) или отметка "хранить постоянно" (для дел постоянного хранения);

5) количество листов в деле.

Надписи на обложке производятся светостойкими чернилами или тушью.

По окончании календарного года в надписи на обложке дела вносятся уточнения. При несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

171. Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) должны быть подшиты в твердую обложку, листы в них нумеруются арабскими цифрами простым карандашом в правом верхнем углу. Чистые листы не нумеруются, фотографии и другие иллюстрационные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Листы каждого тома должны быть пронумерованы отдельно. В случае необходимости составляется внутренняя опись документов, находящихся в деле.

172. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) не подшиваются, листы в них не нумеруются, внутренние описи дел не составляются.

173. Заверительная надпись составляется начальником организационного отдела с указанием должности и даты составления надписи. В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество листов, пронумерованных в деле, а также недочеты и исправления, допущенные при нумерации дела.

17. Порядок передачи документов на хранение в архив

17.1. Экспертиза ценности документов

174. Экспертизу ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение и установления сроков их хранения осуществляет экспертная комиссия Министерства.

Функции и права экспертной комиссии Министерства, а также порядок ее работы определяются положением об экспертной комиссии Министерства по согласованию с казенным учреждением Омской области "Государственный архив Омской области".

Экспертиза ценности документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения осуществляется в структурных подразделениях ежегодно специалистами, ответственными за делопроизводство, совместно с членами экспертной комиссии под руководством лица, ответственного за архив. Одновременно осуществляется отбор документов временного (до 10 лет) хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях, и выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Необходимо обращать особое внимание на дела, имеющие срок хранения с отметкой "ЭПК". Такая отметка означает, что часть документов в деле может иметь научно-историческое значение и постоянный срок хранения.

175. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения изымаются дуплетные экземпляры документов, неоформленные копии документов, черновики, не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

176. Организационным отделом после окончания календарного года по результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), акты о выделении дел и документов Министерства к уничтожению.

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения (приложение N 16) и долговременного хранения (свыше 10 лет) (приложение N 17), а также на дела по личному составу (приложение N 18 Инструкции). На дела со сроком хранения менее 10 лет описи не составляются.

177. Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, являются основой для составления сводных описей дел Министерства.

Описи дел структурных подразделений Министерства составляются по установленной форме (приложение N 19 Инструкции) и передаются в архив Министерства вместе с делами.

178. При составлении описи дел каждое дело (том дела) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Графы описи заполняются в соответствии с данными, указанными на обложке дела. В случае внесения в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется заголовок первого дела, а остальные однородные дела обозначаются словами "тоже" (при этом на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью). Графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.

179. В конце описи делается итоговая запись, в которой указываются количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также наличие пропущенных и литерных номеров.

180. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем, согласовывается с начальником организационного отдела и утверждается руководителем подразделения.

Опись дел структурного подразделения оформляется в двух экземплярах: один передается вместе с делами в архив Министерства; второй - остается в качестве контрольного в структурном подразделении. В обоих экземплярах описей делается отметка о передаче дел в архив Министерства.

181. Акты о выделении дел и документов к уничтожению рассматриваются на заседаниях экспертной комиссии Министерства. До утверждения актов и описей дел постоянного и долговременного хранения уничтожение дел и документов запрещается.

Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и оформление соответствующего акта производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании экспертно-проверочной комиссией Министерства государственно-правового развития Омской области (ЭПК) После утверждения ЭПК описей дел постоянного хранения Министром утверждаются акты о выделении документов к уничтожению, после чего возможно уничтожение отобранных документов.

182. Акт о выделении документов, не подлежащих хранению, к уничтожению (приложение N 20 Инструкции) составляется, как правило, на все дела Министерства, сроки хранения которых, истекли. Допускается в акте указывать название структурного подразделения перед группой документов этого подразделения. Акт составляется в 2-х экземплярах: 1-й хранится в структурном подразделении, 2-й - в архиве Министерства.

17.2. Подготовка и передача документов в архив

183. Дела Министерства с момента их заведения хранятся в Министерстве. Сохранность документов и дел обеспечивают руководители структурных подразделений Министерства и специалисты Министерства, ответственные за ведение делопроизводства.

Завершенные в делопроизводстве дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, остаются в структурных подразделениях Министерства не более трех лет, а затем передаются в архив Министерства.

В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.

184. Дела и документы в Министерстве должны храниться в условиях, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

185. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения хранятся в структурных подразделениях Министерства и по истечению сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

186. Выдача дел сотрудникам Министерства для работы осуществляется под расписку на определенный срок. Отметка о выдаче дела сотруднику Министерства проставляется в журнале выдачи документов. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено в архив Министерства.

Организациям дела выдаются на основании их письменных запросов, с разрешения Министра.

187. Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения не разрешается. По требованию судебных и следственных органов такое изъятие производится с ведома Министра с обязательным оставлением в деле заверенной копии изъятого документа и вложением акта о причинах изъятия подлинника документа.

188. Подготовленные к архивному хранению дела постоянного хранения через 10 лет после ведомственного хранения подлежат передаче на хранение в государственное учреждение Омской области "Государственный архив Омской области" по описям, составленным в 4-х экземплярах.

17.3. Уничтожение документов и дел с истекшим сроком хранения

189. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление актов о выделении их к уничтожению (далее - акт) производятся в структурных подразделениях Министерства после составления сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу за этот же период. Указанные описи и акт рассматриваются на заседании экспертной комиссии Министерства одновременно.

190. Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные делопроизводством в 2009 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2013 года).

191. Акты, согласованные экспертной комиссией Министерства, утверждаются первым заместителем Министра, только после утверждения экспертно-проверочной комиссией Министерства описи дел постоянного хранения за этот период.

После этого работник организационного отдела Министерства, ответственный за уничтожение документов, имеет право уничтожить дела, включенные в акты, путем измельчения на шредере либо путем передачи для уничтожения в уполномоченные организации.

18. Особенности работы в СЭДО Министерства

192. В Министерстве создаются и используются электронные документы, создаваемые в электронной форме без предварительного документирования на бумажном носителе, электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов, которые хранятся:

- в формате RTF, DOC, DOCX, ODT для текстовых документов, в формате XML, XLS, XSLX для электронных таблиц;

- в формате TIF, PDF для многостраничных графических образов документов.

193. Регистрация поступающих документов осуществляется сотрудником организационного отдела Министерства в СЭДО Министерства путем внесения в регистрационно-контрольную карточку документа следующих реквизитов:

- входящий номер документа;

- дата поступления документа;

- корреспондент;

- адрес корреспондента;

- Ф.И.О. автора;

- номер исходящего документа;

- дата регистрации исходящего документа;

- Ф.И.О. адресата;

- заголовок;

- вид документа;

- вид доставки;

- рассмотрение документа.

Регистрации в СЭДО Министерства подлежат:

- проекты правовых актов, поступившие в Министерство на согласование;

- служебные записки;

- проекты правовых актов Министерства по основной деятельности;

- документы, требующие ответа;

- документы, направленные в Министерство участниками ЕСЭДО;

- ответы соисполнителей по поручениям, в которых Министерство является ответственным исполнителем.

Текст документа на бумажном носителе сканируется, и создается электронный образ документа.

В случае если поступивший документ является ответом на запрос Министерства или содержит вопросы, которые уже затрагивались в ответах Министерства, сотрудник организационного отдела Министерства при заполнении регистрационно-контрольной карточки документа в СЭДО Министерства делает ссылку на связанный документ.

194. Зарегистрированным поступающим электронным документам, требующим исполнения, присваивается статус "Контроль" или "Особый контроль" с обязательным указанием срока исполнения.

195. Министр, первый заместитель Министра, помощник Министра, руководители структурных подразделений Министерства и сотрудники организационного отдела Министерства в СЭДО Министерства создают резолюции на электронных документах.

Каждая новая резолюция создается на основании вышестоящей резолюции.

196. Реквизиты, обязательные для заполнения при создании резолюции:

1) автор резолюции;

2) исполнитель резолюции;

3) дата выдачи резолюции;

4) текст резолюции;

5) срок исполнения резолюции.

197. Резолюциям, требующим отчета об исполнении, присваивается статус "Контроль" или "Особый контроль" с обязательным указанием срока исполнения.

198. В случае, когда резолюция создается для двух и более лиц, ответственным исполнителем считается лицо, указанное первым в списке исполнителей резолюции.

199. При создании проектов электронных документов исполнителем такого документа в регистрационно-контрольной карточке заполняются следующие обязательные реквизиты:

- наименование типа электронного документа (приказ, распоряжение, письмо, служебная записка и т.д.);

- наименование типа папки (приказ, распоряжение, письмо, служебная записка);

- заголовок (содержит краткое название, передающее смысл текста и отвечающее на вопрос "О чем?");

- вид отправки (заполняется в случае необходимости отправки электронного документа электронной почтой, курьером Министерства и т.д.);

- ссылка на связанный документ, если таковой имеется (содержит регистрационный номер, дату регистрации документа, Ф.И.О. автора и заголовок документа, на который должен быть дан ответ);

- ссылка на наличие бумажного носителя (при необходимости).

Необходимость наличия проекта бумажного носителя документа (одновременно с проектом электронного документа) определяется исполнителем исходя из вида и типа документа.

200. Согласование проектов электронных документов осуществляется путем создания листа согласования, в котором последовательно указываются участники согласования и подписант.

При создании проекта электронного документа в ответ на поступивший документ на бумажном носителе от адресата, не являющегося участником ЕСЭДО, непосредственный исполнитель такого документа готовит проект отправляемого документа на бумажном носителе.

На оборотной стороне первого листа такого документа исполнитель распечатывает лист согласования в электронном виде. После этого документ передается в организационный отдел Министерства.

201. Участники согласования и подписант выражают свое согласие или несогласие с содержанием проекта электронного документа, результат которого включает в себя следующие реквизиты: фамилию, инициалы, наименование должности согласующего проект документа, дату и время принятия решения и решение ("Возражаю", "Не возражаю", "Предлагаю изменения").

При принятии решения "Предлагаю изменения" участник согласования проекта электронного документа вносит изменения в поле, отражающее содержание документа, или во вложенный документ.

При необходимости проект электронного документа может быть делегирован участником согласования и подписантом на рассмотрение другому работнику Министерства без прерывания процесса согласования.

При отсутствии возможности выразить свое мнение по проекту документа участник согласования, подписант могут быть заменены инициатором согласования на другого участника согласования, подписанта или исключены без прерывания процесса согласования.

В заключение процесса согласования проект электронного документа подписывается электронной подписью подписанта, после чего документ посредством СЭДО Министерства автоматически направляется на регистрацию соответствующего типа документа в организационный отдел Министерства.

Регистрация отправляемых электронных документов осуществляется сотрудниками организационного отдела Министерства путем заполнения соответствующих полей регистрационно-контрольной карточки документа.

202. Сотрудники организационного отдела Министерства заверяют электронной подписью регистрационно-контрольную карточку поступающего документа, содержащую электронный образ документа, представленного на бумажном носителе.

203. Если электронный документ не может быть доставлен корреспонденту в течение двух рабочих дней, исполнитель подготавливает на бумажном носителе отправляемый документ, согласованный в электронном виде, и передает на подпись подписанту через организационный отдел Министерства.

204. Не подлежат преобразованию в электронную форму сброшюрованные документы, книги, буклеты, карты, диаграммы, материалы форматом более А4, а также материалы, состоящие из листов разного формата с трудночитаемым текстом.

Документы преобразуются в электронную форму черно-белым сканированием с разрешением 300 точек на дюйм.

205. В случае исполнения резолюции без подготовки проекта документа ответственный исполнитель в день исполнения заполняет отчет об исполнении резолюции в разделе контрольной карточки резолюции "Ход исполнения резолюции и информирует об этом сотрудника организационного отдела Министерства.

206. На основании отчета об исполнении резолюции сотрудник организационного отдела Министерства снимает резолюцию с контроля, присваивая документу статус "Исполнено", в разделе "Контроль" и в основном разделе контрольной карточки резолюции с указанием даты фактического исполнения.

207. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДО Министерства.

208. Исполненные электронные документы формируются в дела в соответствии с Номенклатурой и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

При составлении Номенклатуры указывается, что дело ведется в электронном виде.

209. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению на машинных носителях (жесткие диски, компакт-диски) в установленном порядке в Министерстве в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Хранение электронных документов должно сопровождаться хранением соответствующих сертификатов ключей электронной подписи (далее - ЭП) и программного обеспечения, дающего возможность проверки ЭП хранимых электронных документов на внешнем носителе в соответствии с законодательством.

210. После истечения срока, установленного для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного Министром.