Приложение N 4. Положение об отделе учета, обработки и хранения документов управления записи актов гражданского состояния Главного государственно-правового управления Омской области

Приложение N 4
к приказу Главного
государственно-правового
управления Омской области
от 19 мая 2014 года N 16п/1

Положение
об отделе учета, обработки и хранения документов управления записи актов гражданского состояния Главного государственно-правового управления Омской области

С изменениями и дополнениями от:

1 сентября 2016 г.

1. Общие положения

1. Отдел учета, обработки и хранения документов управления записи актов гражданского состояния Главного государственно-правового управления Омской области (далее - отдел) является структурным подразделением управления записи актов гражданского состояния Главного государственно-правового управления Омской области (далее - управление ЗАГС).

2. Правовую основу деятельности отдела составляют Конституция Российской Федерации, Устав (Основной Закон) Омской области, федеральное и областное законодательство, настоящее Положение.

3. Отдел имеет гербовую печать со своим наименованием.

2. Задачи отдела

4. Задачами отдела являются:

1) обеспечение эффективного научно обоснованного управления в сфере учета, обработки и хранения документов отделами управления ЗАГС, расположенными в городе Омске, и работниками управления ЗАГС, наделенными полномочиями руководителя органа записи актов гражданского состояния по государственной регистрации актов гражданского состояния на территории соответствующего муниципального образования Омской области (далее - работники, наделенные полномочиями по государственной регистрации актов гражданского состояния);

2) создание условий и обеспечение сохранности архивного фонда записей актов гражданского состояния Омской области;

3) обеспечение своевременной передачи книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) (далее - актовые книги) на постоянное хранение в соответствии с законодательством.

3. Функции отдела

5. Отделом в соответствии с возложенными на него задачами осуществляются следующие функции:

1) выдача (высылка) повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния в случае, если первый экземпляр записи актов гражданского состояния не сохранился, выдача (высылка) справок, копий записей актов гражданского состояния, подтверждающих факт государственной регистрации акта гражданского состояния, извещений об отсутствии на хранении записей актов гражданского состояния, а также иных документов, подтверждающих отсутствие факта государственной регистрации акта гражданского состояния;

2) внесение исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния в соответствии с законодательством;

3) восстановление и аннулирование записей актов гражданского состояния на основании решения суда, вступившего в законную силу;

4) проведение учета, обработки и хранения актовых книг;

5) проведение своевременной реставрации актовых книг, имеющихся на хранении, составление справочно-поисковых материалов (описей) для работы с актовыми книгами;

Информация об изменениях:

Приказом Главного государственно-правового управления Омской области от 1 сентября 2016 г. N 34п/1 подпункт 6 пункта 5 настоящего приложения изложен в новой редакции

См. текст подпункта в предыдущей редакции

6) проставление апостиля на официальных документах, выданных в подтверждение фактов государственной регистрации актов гражданского состояния или их отсутствия, в соответствии с федеральным и областным законодательством;

7) ведение делопроизводства согласно утвержденной номенклатуре дел и требованиям к оформлению документов о государственной регистрации актов гражданского состояния в соответствии с федеральным законодательством;

8) контроль за соблюдением работниками отделов управления ЗАГС федерального и областного законодательства;

9) составление, анализ отчетности и предоставление ее начальнику управления ЗАГС;

10) прием по акту приема-передачи от отдела организационного обеспечения и статистической информации по государственной регистрации актов гражданского состояния управления ЗАГС скомплектованных вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, формирование из них государственной части Архивного фонда Омской области, обеспечение ее правильного учета и хранения в соответствии с законодательством;

11) обеспечение хранения актовых книг, собранных из вторых экземпляров записей актов гражданского состояния, и других архивных материалов, осуществление контроля за соблюдением условий, необходимых для обеспечения их сохранности;

12) составление и представление начальнику управления ЗАГС отчетности по расходованию бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, подготовка аналитической информации по итогам деятельности отделов управления ЗАГС за квартал, полугодие, год;

13) обеспечение своевременного поступления актовых и алфавитных книг от отделов управления ЗАГС, расположенных в городе Омске, и работников, наделенных полномочиями по государственной регистрации актов гражданского состояния, и передачи их на архивное хранение по истечении установленного срока хранения;

14) организация и проведение экспертизы ценности документов, отбор и подготовка их к уничтожению в соответствии с законодательством;

15) обеспечение своевременного переплета и обработки вторых экземпляров записей актов гражданского состояния;

16) организация передачи в государственный архив актовых книг, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и метрических книг в порядке, установленном уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

17) организация своевременного, правильного рассмотрения и разрешения обращений граждан и организаций по вопросам, входящим в компетенцию отдела, и принятие по ним необходимых мер, контроль за рассмотрением указанных обращений, организацией приема граждан работниками управления ЗАГС;

18) контроль в сфере учета, обработки и хранения актовых книг, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, в том числе в отделе объединенного архива города Омска управления ЗАГС;

19) иные функции в соответствии с федеральным и областным законодательством.

4. Полномочия отдела

6. Для реализации своих функций отдел вправе:

1) взаимодействовать со структурными подразделениями Главного управления, с органами государственной власти Омской области, органами местного самоуправления Омской области, другими органами и организациями по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

2) принимать и реализовывать решения, направленные на выполнение задач и осуществление функций отдела;

3) представлять на рассмотрение начальнику управления ЗАГС предложения по улучшению организации хранения, учета и обработки документов;

4) проводить проверки отделов управления ЗАГС, расположенных в городе Омске, и работников, наделенных полномочиями по государственной регистрации актов гражданского состояния, а также отдела объединенного архива города Омска управления ЗАГС в сфере учета, обработки и хранения актовых книг;

5) обращаться в структурные подразделения управления ЗАГС для получения необходимой информации по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

6) осуществлять иные полномочия в соответствии с федеральным и областным законодательством.

5. Организация деятельности отдела

7. Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности начальником Главного государственно-правового управления Омской области в соответствии с законодательством.

8. В период отсутствия начальника отдела по причине отпуска, болезни, командировки или иным причинам его обязанности возлагаются на советника отдела.

9. Начальник отдела:

1) организует работу отдела, обеспечивая решение возложенных на отдел задач;

2) представляет на утверждение начальнику управления ЗАГС план работы отдела;

3) осуществляет руководство деятельностью отдела, а также несет ответственность за невыполнение задач и функций, возложенных на отдел;

4) принимает меры по совершенствованию работы отдела, а также организует взаимодействие отдела с другими структурными подразделениями управления ЗАГС;

5) обеспечивает исполнение документов, поступивших в отдел;

6) дает поручения работникам отдела, обязательные для исполнения;

7) обеспечивает соблюдение работниками отдела трудовой дисциплины;

8) вносит начальнику управления ЗАГС предложения по повышению квалификации, применению мер поощрения и привлечению к дисциплинарной ответственности, освобождению от должности работников отдела;

9) проводит прием граждан по вопросам, входящим в компетенцию отдела, рассматривает предложения, заявления граждан, принимает по ним необходимые меры;

10) осуществляет иные полномочия в соответствии с федеральным и областным законодательством.