Приложение N 5. Положение об отделе объединенного архива города Омска управления записи актов гражданского состояния Главного государственно-правового управления Омской области

Приложение N 5
к приказу Главного
государственно-правового
управления Омской области
от 19 мая 2014 года N 16п/1

Положение
об отделе объединенного архива города Омска управления записи актов гражданского состояния Главного государственно-правового управления Омской области

1. Общие положения

1. Отдел объединенного архива города Омска управления записи актов гражданского состояния Главного государственно-правового управления Омской области (далее - отдел) является структурным подразделением управления записи актов гражданского состояния Главного государственно-правового управления Омской области (далее - управление ЗАГС).

2. Правовую основу деятельности отдела составляют Конституция Российской Федерации, Устав (Основной Закон) Омской области, федеральное и областное законодательство, настоящее Положение.

3. Отдел имеет гербовую печать со своим наименованием.

2. Задачи отдела

4. Задачами отдела являются:

1) обеспечение реализации функции управления ЗАГС по выдаче повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния и иных документов, подтверждающих наличие или отсутствие фактов государственной регистрации актов гражданского состояния, на территории города Омска;

2) создание условий и обеспечение сохранности архивного фонда записей актов гражданского состояния Омской области в отношении актов гражданского состояния, зарегистрированных на территории города Омска.

3. Функции отдела

5. Отделом в соответствии с возложенными на него задачами осуществляются следующие функции:

1) организация приема граждан, своевременное, правильное рассмотрение и разрешение их обращений, а также обращений органов государственной власти, органов местного самоуправления Омской области и организаций, принятие по ним необходимых мер;

2) выдача (высылка) повторных свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния и иных документов, подтверждающих наличие или отсутствие фактов государственной регистрации актов гражданского состояния;

3) внесение исправлений и изменений в записи актов гражданского состояния в соответствии с законодательством;

4) восстановление и аннулирование записей актов гражданского состояния на основании решения суда, вступившего в законную силу;

5) проведение учета, обработки и хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния (актовых книг) (далее - актовые книги);

6) ведение делопроизводства согласно утвержденной номенклатуре дел и требованиям к оформлению документов о государственной регистрации актов гражданского состояния в соответствии с федеральным законодательством;

7) прием по акту приема-передачи проверенных, скомплектованных, переплетенных по типам актов гражданского состояния от отделов управления ЗАГС, расположенных в городе Омске, актовых книг, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, по истечении текущего года и хранение актовых книг в соответствии с федеральным законодательством;

8) создание и ведение электронной базы данных актов гражданского состояния на территории города Омска;

9) обеспечение хранения актовых книг, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, и других архивных материалов, контроль за соблюдением условий, необходимых для обеспечения их сохранности;

10) составление и представление начальнику управления ЗАГС отчетности по расходованию бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, аналитических материалов по окончании квартала, полугодия, года;

11) обеспечение своевременной реставрации актовых книг, имеющихся на хранении;

12) обеспечение своевременной передачи актовых книг на архивное хранение по истечении установленного срока хранения;

13) организация и проведение экспертизы ценности документов, отбор и подготовка их к уничтожению в соответствии с законодательством;

14) организация передачи в государственный архив актовых книг, собранных из первых экземпляров записей актов гражданского состояния, в порядке, установленном уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

15) представление интересов Главного государственно-правового управления Омской области (далее - Главное управление) в судах по вопросам государственной регистрации актов гражданского состояния;

16) иные функции в соответствии с федеральным и областным законодательством.

4. Полномочия отдела

6. Для реализации своих функций отдел вправе:

1) взаимодействовать со структурными подразделениями Главного управления, с органами государственной власти Омской области, органами местного самоуправления Омской области, другими органами и организациями по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;

2) принимать и реализовывать решения, направленные на выполнение задач и осуществление функций отдела;

3) обращаться в структурные подразделения управления ЗАГС для получения необходимой информации по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

4) осуществлять иные полномочия в соответствии с федеральным и областным законодательством.

5. Организация деятельности отдела

7. Отдел возглавляет начальник отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности начальником Главного управления в соответствии с законодательством.

8. В отделе предусматривается должность заместителя начальника отдела, назначаемого на должность и освобождаемого от должности начальником Главного управления в соответствии с законодательством.

9. В период отсутствия начальника отдела по причине отпуска, болезни, командировки или иным причинам его обязанности возлагаются на заместителя начальника отдела.

10. Начальник отдела:

1) организует работу отдела, обеспечивая решение возложенных на отдел задач;

2) представляет на утверждение начальнику управления ЗАГС план работы отдела;

3) осуществляет руководство деятельностью отдела, а также несет ответственность за невыполнение задач и функций, возложенных на отдел;

4) принимает меры по совершенствованию работы отдела, а также организует взаимодействие отдела с другими структурными подразделениями управления ЗАГС;

5) обеспечивает исполнение документов, поступивших в отдел;

6) дает поручения работникам отдела, обязательные для исполнения;

7) обеспечивает соблюдение работниками отдела трудовой дисциплины;

8) вносит начальнику управления ЗАГС предложения по повышению квалификации, применению мер поощрения и привлечению к дисциплинарной ответственности, освобождению от должности работников отдела;

9) проводит прием граждан по вопросам, входящим в компетенцию отдела, рассматривает предложения, заявления граждан, принимает по ним необходимые меры;

10) осуществляет иные полномочия в соответствии с федеральным и областным законодательством.