Приказ Министерства труда и социального развития Омской области от 12 сентября 2013 г. N 128-п "Об организации архивного дела в Министерстве труда и социального развития Омской области, его территориальных органах и государственных учреждениях Омской области, находящихся в ведении Министерства труда и социального развития Омской области"

В соответствии с подпунктом 2 пункта 2 статьи 4 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации", пунктом 1.4 Примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного приказом Государственной архивной службы России от 19 января 1995 года N 2, Законом Омской области "Об архивном деле в Омской области", приказываю:

1. Утвердить:

1) Положение об архиве Министерства труда и социального развития Омской области (далее - Положение, Министерство соответственно) согласно приложению N 1 к настоящему приказу;

2) Положение об экспертной комиссии Министерства согласно приложению N 2 к настоящему приказу;

3) состав экспертной комиссии Министерства согласно приложению N 3 к настоящему приказу.

2. В целях организации хранения, комплектования, учета и использования документов, определенных законодательством об архивном деле в Российской Федерации (далее - архивные документы):

1) территориальные органы Министерства, государственные учреждения Омской области, находящиеся в ведении Министерства (далее - территориальный орган, учреждение соответственно), осуществляют ведение объединенных архивов территориального органа, а также одного или нескольких учреждений, расположенных на территории одного муниципального района Омской области, в соответствии с перечнем, утверждаемым распоряжением Министерства;

2) казенное учреждение Омской области "Социальная защита" (далее - КУ "Соцзащита") осуществляет ведение объединенного архива территориальных органов и учреждений в соответствии с перечнем, утверждаемым распоряжением Министерства, а также участвует в ведении архивного дела Министерства в соответствии с Положением.

3. Отделу документооборота департамента информационных технологий и документооборота Министерства (далее - отдел документооборота) в течение десяти рабочих дней со дня вступления в силу настоящего приказа подготовить проект распоряжения Министерства об утверждении:

1) перечня территориальных органов, учреждений, осуществляющих ведение объединенных архивов территориального органа, а также одного или нескольких учреждений, расположенных на территории одного муниципального района Омской области;

2) перечня территориальных органов и учреждений, в отношении которых ведение объединенного архива осуществляется КУ "Соцзащита".

4. Правовому департаменту Министерства в течение десяти рабочих дней со дня принятия распоряжения Министерства, предусмотренного пунктом 3 настоящего приказа, подготовить:

1) проекты приказов Министерства о внесении изменений в положения о территориальных органах (в случае если распоряжением Министерства, предусмотренным пунктом 3 настоящего приказа, определено, что территориальные органы осуществляют ведение объединенных архивов);

2) изменения в уставы учреждений в части ведения ими объединенных архивов в соответствии с перечнем, утверждаемым распоряжением Министерства.

5. Территориальным органам, учреждениям, предусмотренным подпунктом 1 пункта 3 настоящего приказа, в течение пяти рабочих дней со дня внесения изменений в положение о соответствующем территориальном органе, устав соответствующего учреждения:

1) определить структурное подразделение, ответственное за ведение объединенного архива, и возложить на него функции по ведению соответствующего объединенного архива;

2) назначить работников, ответственных за ведение объединенного архива;

3) правовыми актами утвердить положения об объединенных архивах и об экспертных (центральных экспертных) комиссиях территориальных органов и учреждений;

4) по согласованию с Министерством и территориальным органом (в случае ведения объединенного архива учреждением) и учреждениями, указанными в распоряжении Министерства, предусмотренном пунктом 3 настоящего приказа, утвердить графики передачи архивных документов в соответствующие объединенные архивы в 2013 году;

5) ежегодно, в срок до 20 декабря текущего года, утверждать по согласованию с Министерством и территориальным органом (в случае ведения объединенного архива учреждением) и учреждениями, указанными в распоряжении Министерства, предусмотренном пунктом 3 настоящего приказа, график передачи архивных документов в объединенные архивы на соответствующий год.

6. КУ "Соцзащита":

1) в течение пяти рабочих дней со дня вступления в силу настоящего приказа подготовить изменения в устав КУ "Соцзащита" в части ведения объединенного архива в соответствии с перечнем, утверждаемым распоряжением Министерства;

2) в течение пяти рабочих дней со дня принятия распоряжения Министерства, предусмотренного пунктом 3 настоящего приказа:

- обеспечить исполнение положений, предусмотренных подпунктами 1 - 3 пункта 5 настоящего приказа;

- по согласованию с Министерством, а также территориальными органами, учреждениями, указанными в распоряжении Министерства, предусмотренном пунктом 3 настоящего приказа, утвердить график передачи архивных документов в объединенный архив КУ "Соцзащита" в 2013 году;

3) ежегодно, в срок до 20 декабря текущего года, утверждать по согласованию с Министерством, а также территориальными органами, учреждениями, указанными в распоряжении Министерства, предусмотренном пунктом 3 настоящего приказа, график передачи архивных документов в объединенный архив КУ "Соцзащита" на соответствующий год.

7. В целях организации и ведения архивного дела в территориальных органах и учреждениях отдел документооборота осуществляет:

1) представление на утверждение Министру труда и социального развития Омской области (далее - Министр) в срок до 20 декабря текущего года план проведения проверок работы архивов территориальных органов и учреждений (далее - План), разрабатываемый с учетом сроков проверки территориальных органов и учреждений, предусмотренных планом проведения Министерством государственно-правового развития Омской области плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на соответствующий год;

2) контроль за работой архивов территориальных органов и учреждений в соответствии с Планом на предмет соблюдения законодательства об архивном деле в Российской Федерации в части обеспечения:

- комплектования архивов территориальных органов и учреждений архивными документами;

- учета, сохранности, правильности формирования и оформления архивных документов в архивах территориальных органов и учреждений;

- использования архивных документов, хранящихся в архивах территориальных органов и учреждений (за исключением подписания архивных справок, выписок, архивных копий по документам, хранящимся в объединенных архивах территориальных органов, учреждений, предусмотренных перечнем, утвержденным распоряжением Министерства);

- подготовки и передачи архивных документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в казенное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области";

3) методическую помощь территориальным органам и учреждениям по вопросам экспертизы ценности документов на стадиях делопроизводства и передачи их в архив территориального органа и учреждения;

4) организацию семинаров для работников территориальных органов и учреждений, ответственных за архивное делопроизводство.

8. Отделу документооборота совместно с управлением организационно-технического и мобилизационного обеспечения Министерства:

1) в срок до 1 октября 2013 года подготовить информацию:

- об обеспеченности территориальных органов и учреждений помещениями, необходимыми для ведения архивного дела, отвечающими нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов;

- о необходимости проведения ремонта в помещениях архивов территориальных органов и учреждений;

- о наличии в архивах территориальных органов и учреждений оборудования, обеспечивающего соблюдение требований, предусмотренных законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

2) с участием департамента финансово-экономического обеспечения Министерства, правового департамента Министерства на основании информации, предусмотренной подпунктом 1 настоящего пункта, в срок до 20 октября 2013 года разработать и представить Министру план действий по совершенствованию деятельности архивов территориальных органов и учреждений, включая расчет финансовых средств, связанных с:

- арендой помещений, необходимых для ведения архивного дела в территориальных органах и учреждениях, отвечающих нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов, либо закреплением указанных помещений на праве оперативного управления за территориальными органами и учреждениями;

- проведением ремонта в помещениях архивов территориальных органов и учреждений;

- приобретением оборудования, предусмотренного законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

9. Руководителям территориальных органов, руководителям учреждений:

1) в течение десяти рабочих дней со дня вступления в силу настоящего приказа:

- назначить работника территориального органа, учреждения, ответственного за хранение, комплектование, учет и использование архивных документов в архиве территориального органа, учреждения;

- внести соответствующие изменения в должностной регламент, должностную инструкцию работника территориального органа, учреждения, ответственного за хранение, комплектование, учет и использование архивных документов в территориальном органе, учреждении;

- направить в отдел документооборота копии правовых актов территориального органа, учреждения о назначении работника территориального органа, учреждения, ответственного за хранение, комплектование, учет и использование архивных документов в территориальном органе, учреждении, и о внесении соответствующих изменений в должностной регламент, должностную инструкцию указанного работника территориального органа, учреждения;

2) в трехмесячный срок со дня вступления в силу настоящего приказа:

- привести документы, регламентирующие деятельность архивов территориальных органов, учреждений, в соответствие с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

- организовать передачу архивных документов с истекшими сроками временного хранения, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в порядке, предусмотренном законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

10. Отделу документооборота в течение двадцати рабочих дней со дня вступления в силу настоящего приказа обеспечить внесение изменения в положение об отделе документооборота и должностные регламенты начальника отдела документооборота, заместителя начальника отдела документооборота, главного специалиста отдела документооборота в части ведения архивного дела в Министерстве.

11. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Л.Н. Нагорную.

Министр

М.Ю. Дитятковский