Приложение N 1. Положение об архиве Министерства труда и социального развития Омской области

Приложение N 1
к приказу Министерства
труда и социального
развития Омской области
от 12 сентября 2013 г. N 128-п

Положение
об архиве Министерства труда и социального развития Омской области

1. Общие положения

1. Настоящее Положение регламентирует отношения по организации хранения, комплектования, учета и использования документов, образующихся в деятельности Министерства труда и социального развития Омской области (далее - Министерство), состав документов архива Министерства, иные вопросы, связанные с деятельностью архива Министерства.

2. Архив Министерства создается в целях временного хранения документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, до их передачи на постоянное хранение в казенное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - Исторический архив), а также в целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений Министерства, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования.

3. Архив Министерства осуществляет свою деятельность в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Государственной архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11, Основными правилами работы ведомственных архивов, утвержденными приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 5 сентября 1985 года N 263, Законом Омской области "Об архивном деле в Омской области", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Омской области в сфере архивного дела, правовыми актами Министерства и настоящим Положением.

4. В состав Архивного фонда Российской Федерации входят документы, образующиеся в деятельности Министерства, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие передаче на постоянное хранение в Исторический архив по истечении 10 лет временного хранения.

5. Функции по ведению архивного дела Министерства осуществляются отделом документооборота департамента информационных технологий и документооборота Министерства (далее - отдел документооборота).

Для проведения отдельных видов работ, связанных с упорядочением архивных документов Министерства, привлекается работник структурного подразделения казенного учреждения Омской области "Социальная защита" (далее - уполномоченный работник, КУ "Соцзащита" соответственно).

6. Непосредственное исполнение обязанностей по ведению архивного дела Министерства осуществляется лицом, ответственным за архив Министерства.

7. Адрес местонахождения архивных документов Министерства: Россия, 644007, Омская область, г. Омск, ул. Яковлева, д. 6.

2. Состав документов, поступающих на хранение в архив Министерства

8. В состав документов Министерства, поступающих на хранение в архив Министерства, входят:

1) законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению Министра труда и социального развития Омской области (далее - Министр)) хранения, в том числе по личному составу, образовавшиеся в результате деятельности Министерства, независимо от вида носителя, в том числе электронные документы;

2) аудиовизуальные (фото-, фоно-, видеодокументы), электронные документы, архивные коллекции, отражающие историю Министерства;

3) учетные документы архива Министерства;

4) научно-справочный аппарат к документам архива Министерства.

9. В архив Министерства поступают документы ликвидированных, преобразованных или реорганизованных структурных подразделений Министерства, а также документы государственных органов, правопреемником которых является Министерство.

3. Организация архивного дела Министерства

10. В целях организации и ведения архивного дела Министерства отдел документооборота осуществляет:

1) планирование деятельности архива Министерства;

2) оказание методической помощи уполномоченному работнику;

3) координацию и контроль деятельности уполномоченного работника в части ведения архива Министерства;

4) разработку проектов правовых актов Министерства по вопросам архивного дела в Министерстве;

5) проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в архиве Министерства;

6) передачу поступивших от отделов Министерства законченных делопроизводством и сформированных в установленном порядке дел постоянного, временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению Министра) хранения и по личному составу Министерства уполномоченному работнику для дальнейшего хранения в архиве Министерства;

7) методическую помощь отделам Министерства по вопросам экспертизы ценности документов на стадиях делопроизводства и передачи в архив Министерства;

8) розыск дел, не обнаруженных по результатам проверки наличия и состояния архивных документов;

9) участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников отделов Министерства в сфере ведения архивного дела Министерства;

10) подготовку номенклатуры дел Министерства;

11) направление уполномоченному работнику для исполнения запросов граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, иных запросов граждан и организаций;

12) информирование Министра о составе и содержании документов архива Министерства, внесение ему предложений по совершенствованию архивного дела в Министерстве;

13) предоставляет по поручению Министра, а в его отсутствие - по поручению первого заместителя Министра в установленном порядке судебным, правоохранительным органам, а также органам, осуществляющим контрольно-надзорные функции, при осуществлении ими соответствующих мероприятий информацию, необходимые сведения и документы из архива Министерства.

11. В целях организации и ведения архивного дела Министерства лицо, ответственное за архив Министерства, с привлечением уполномоченного работника:

1) обеспечивает отбор документов на хранение в архив Министерства, состав которых предусмотрен пунктами 8, 9 настоящего Положения;

2) осуществляет прием от отдела документооборота законченных делопроизводством и сформированных в установленном порядке дел постоянного, временного (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению Министра) хранения и по личному составу Министерства для дальнейшего хранения в архиве Министерства;

3) осуществляет учет архивных документов Министерства и создание научно-справочного аппарата к документам архива Министерства;

4) осуществляет обеспечение сохранности документов архива Министерства;

5) осуществляет подготовку и передачу документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в Исторический архив в сроки и порядке, установленные законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

6) представляет на рассмотрение экспертной комиссии Министерства и экспертно-проверочной комиссии Министерства государственно-правового развития Омской области описи дел (документов) постоянного хранения и по личному составу Министерства;

7) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к делам (документам), хранящимся в архиве Министерства;

8) организует использование документов архива Министерства, в том числе:

- информирует отдел документооборота о составе и содержании документов архива Министерства;

- выдает в установленном порядке архивные документы и их копии в целях служебного пользования, в том числе для работы в архиве Министерства;

- ведет учет использования документов архива Министерства;

- исполняет запросы граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, иные запросы граждан и организаций по архивным документам Министерства, в установленном порядке выдает архивные справки, архивные выписки и копии архивных документов Министерства;

9) участвует в работе экспертной комиссии;

10) проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве Министерства, ежегодно представляет на рассмотрение экспертной комиссии Министерства акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

11) представляет в Исторический архив по установленной форме сведения о составе и объеме документов архива Министерства.

4. Права уполномоченного работника и отдела документооборота в области организации архивного дела Министерства

12. Уполномоченный работник вправе:

1) приглашать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов работников отдела документооборота и Исторического архива;

2) информировать отдел документооборота о состоянии архивного дела Министерства.

13. Отдел документооборота вправе:

1) требовать от работников Министерства соблюдения правил ведения делопроизводства;

2) запрашивать у работников Министерства сведения, необходимые для работы архива Министерства;

3) консультировать с соблюдением требований законодательства работников Министерства и других заинтересованных лиц по документам архива Министерства.