Приложение. Инструкция по делопроизводству Министерства труда и социального развития Омской области

Приложение
к приказу Министерства труда
и социального развития Омской области
от 20 января 2014 года N 9-п

Инструкция
по делопроизводству Министерства труда и социального развития Омской области

1. Общие положения

1. Настоящая Инструкция определяет основные правила делопроизводства в Министерстве труда и социального развития Омской области (далее - Министерство) и устанавливает требования к организации работы с документами в Министерстве, в том числе в части порядка приема, регистрации, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), хранения и использования документов.

2. Настоящая Инструкция разработана на основании части 2 статьи 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477, Основных правил работы ведомственных архивов, утвержденных приказом Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 5 сентября 1985 года N 263, Указа Губернатора Омской области от 24 февраля 2004 года N 34 "О Регламенте Правительства Омской области", Указа Губернатора Омской области от 2 августа 2013 года N 113 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Омской области".

3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, хранение и использование, осуществляемые с помощью системы электронного документооборота (далее - СЭДО) и других компьютерных технологий.

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью (далее - ЭП), признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью соответствующего должностного лица, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Состав электронных документов, обращающихся в СЭДО, определяется перечнем документов, создание, использование и хранение которых при организации деятельности Министерства осуществляется в форме электронных документов по форме согласно приложению N 1 к настоящей Инструкции.

4. Настоящая Инструкция не применяется к правилам делопроизводства в отношении документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

5. Отдел документооборота департамента информационных технологий и документооборота Министерства (далее - отдел документооборота):

1) обеспечивает организацию, ведение и совершенствование системы документооборота Министерства на основе применения современных технических средств в работе с документами;

2) осуществляет контроль за соблюдением структурными подразделениями Министерства единой системы делопроизводства;

3) осуществляет методическое руководство деятельностью структурных подразделений Министерства по работе с документами.

6. В соответствии с распоряжением Министерства, подготавливаемым отделом документооборота, определяются работники Министерства, ответственные за ведение делопроизводства в секторах, отделах, управлениях Министерства.

Работники Министерства, ответственные за делопроизводство в секторах, отделах, управлениях Министерства, обеспечивают учет и сохранность документов, предусмотренных номенклатурой дел Министерства, ведут и формируют дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства, передают их на хранение в архив Министерства.

7. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку работник Министерства обязан передать по указанию непосредственного руководителя находящиеся у него на исполнении (контроле) документы другому работнику, оформив передачу документов в СЭДО.

При увольнении или переходе на другую работу работник Министерства должен сдать непосредственному руководителю все числящиеся за ним документы. Дела, взятые из архива Министерства, сдаются в архив Министерства.

В случае болезни работника Министерства вопрос передачи документов, находящихся у него на исполнении (контроле), решается руководителем, давшим поручение.

8. Работники Министерства несут персональную ответственность за невыполнение требований настоящей Инструкции.

9. Передача документов или их копий работникам иных органов исполнительной власти Омской области, органов местного самоуправления Омской области, организациям, должностным или иным лицам допускается только по согласованию с Министром труда и социального развития Омской области (далее - Министр), первым заместителем Министра, заместителем Министра при наличии официального письменного запроса в адрес Министерства.

2. Требования к организации документооборота в Министерстве

10. В документообороте Министерства выделяются следующие виды документации:

1) входящая (поступающая) документация;

2) исходящая (отправляемая) документация;

3) внутренняя документация.

В документообороте Министерства используется СЭДО Министерства, входящая в состав государственной информационной системы Омской области "Единая система электронного документооборота Омской области" и предназначенная для создания, согласования, регистрации и осуществления контроля исполнения документов, поступающих в Министерство на согласование, а также для ведения учета оборота поступающих, отправляемых и внутренних документов Министерства.

Документы, создаваемые в Министерстве и поступающие в Министерство на бумажном носителе, включаются в СЭДО после сканирования и создания электронных образов документов. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттиска печати.

11. В Министерстве доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой, фельдъегерской и электронной связи.

С помощью почтовой и фельдъегерской связи доставляется и отправляется письменная корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей, мелких пакетов, а также печатные издания. По каналам электронной связи доставляются и отправляются телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы и электронные образы документов из СЭДО органов государственной власти и иных организаций.

12. Документы, поступающие в адрес Министерства или на имя Министра, регистрируются в отделе документооборота и направляются помощнику Министра для предварительного рассмотрения в целях распределения поступивших документов на документы, требующие обязательного рассмотрения Министром или первым заместителем Министра, заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей между Министром и его заместителями и направляемые непосредственно в структурные подразделения Министерства.

13. По результатам рассмотрения документов Министр, первый заместитель Министра, заместитель Министра в соответствии с распределением обязанностей между Министром и его заместителями дают поручения в форме резолюций, с занесением резолюций в СЭДО.

Оригинал документа вместе с резолюцией направляется лицу, указанному в резолюции первым, либо исполнителю, напротив фамилии которого стоит отметка "оригинал", "обобщение", "отв." и т.п. Другие исполнители, указанные в поручении, являются соисполнителями документа и осуществляют работу по документу согласно резолюции по электронному образу в СЭДО Министерства по поручению руководителя.

Все последующие резолюции на документе не должны искажать содержание поручения вышестоящего руководителя.

Средствами СЭДО осуществляется автоматическое оповещение исполнителей, имеющих доступ к СЭДО, о наличии резолюции.

14. Сроки исполнения документов заносятся в СЭДО.

15. Поручения Министра по результатам аппаратных совещаний у Министра заносятся в СЭДО.

16. Организация работы исполнителей с документами осуществляется на основании резолюций вышестоящих должностных лиц. Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, согласование с заинтересованными должностными лицами, доработку и представление проекта документа на подпись руководителю.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

17. Ответственный исполнитель координирует работу соисполнителей документа, в том числе определяет сроки представления соисполнителями необходимых документов и материалов в соответствии с федеральным и областным законодательством.

18. Соисполнители имеют право:

1) докладывать об исполнении поручения руководителю, давшему поручение, только по поручению (предложению) ответственного исполнителя;

2) вносить ответственному исполнителю предложения об изменении сроков исполнения документов с соответствующим обоснованием.

19. Ответственный исполнитель персонально отвечает за качество исполнения документа (поручения), полноту и достоверность информации и соблюдение сроков его выполнения.

20. Документ (поручение) считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия, рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы и даны соответствующие письменные (устные) ответы или поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке. О результатах должно быть сообщено автору документа (когда это требуется исходя из содержания документа или резолюции).

21. После исполнения документа в СЭДО проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

22. Ошибочно доставленные в Министерство документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

Конверты с документами, поступившими в адрес структурных подразделений Министерства, а также с пометкой "лично" передаются по назначению без вскрытия.

23. Конверты от поступившей служебной корреспонденции, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время доставки и получения документа. Сохраняются и прилагаются конверты к документам, полученным от граждан и организаций (в том числе исковые заявления от них), из судебных органов, органов прокуратуры, правоохранительных, иных контролирующих и надзорных органов.

24. Предварительное рассмотрение входящих документов Министерства осуществляется работником отдела документооборота.

25. Первичная обработка поступивших в Министерство документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации в отделе документооборота. Документы, не подлежащие регистрации в отделе документооборота, определяются в соответствии с перечнем согласно приложению N 2 к настоящей Инструкции. Документы, не подлежащие регистрации в отделе документооборота, передаются в структурные подразделения Министерства по назначению.

В СЭДО обработке подлежат электронные документы, которые подписаны ЭП, признанной действительной. При получении электронных документов, подписанных ЭП, отдел документооборота производит проверку действительности ЭП должностного лица - автора документа.

При получении электронного образа документа, подписанного ЭП, отдел документооборота производит проверку действительности ЭП сотрудника подразделения делопроизводства, подтверждающей соответствие электронного образа документа его подлиннику на бумажном носителе, подписанному должностным лицом - автором документа.

При обнаружении некомплектности или повреждении электронных документов, электронных образов документов, отсутствии или признании ЭП недействительной отдел документооборота направляет отправителю уведомление об отказе в приеме к обработке такого документа. Уведомление подписывается ЭП работника Министерства, признавшего ЭП недействительной.

26. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов Министерства.

27. Документы, направляемые на подпись Министру, первому заместителю Министра или заместителям Министра, должны быть завизированы ответственным исполнителем в соответствии с пунктом 44 Инструкции.

Регистрация и дальнейшая отправка отделом документооборота осуществляются только при наличии электронного образа документа, который передается с помощью СЭДО. При отсутствии рабочего места в СЭДО электронный образ документа передается с использованием электронных носителей информации.

28. Документ, отправленный по факсу, электронной почте, подлежит отправке в соответствии с пунктом 31 настоящей Инструкции.

Ответственный исполнитель принимает решение о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе.

29. Отправка документов осуществляется отделом документооборота. По средствам электронной и факсимильной связи отправка осуществляется ответственным исполнителем.

30. Исходящие документы передаются с помощью СЭДО, почтовой, фельдъегерской, электронной связью. Решение о способе доставки принимает руководитель, подписавший документ.

31. Обработка документов для отправки почтовой связью (упаковка, адресация, проставление стоимости почтовых услуг) осуществляется отделом документооборота в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221, документов, отправляемых телеграфной связью, - в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 222. Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличия приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

32. Документы отправляются отделом документооборота в день их регистрации или на следующий рабочий день после их подписания, после чего оригинал (или копия документа при подготовке документа на бумажном носителе) подшивается в дело.

33. Исходящие документы передаются для отправки без конвертов.

Документы, отправляемые почтовой связью, но в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

34. Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию руководителя, подписавшего документ.

35. Вопросы срочной доставки документов решаются руководителем, подписавшим документ. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

36. Реестр на корреспонденцию, отправляемую фельдъегерской связью, печатается в отделе документооборота в двух экземплярах. Один экземпляр реестра вручается фельдъегерю, второй - подшивается в дело.

Реестры в течение календарного года хранятся в отделе документооборота, а по истечении указанного срока сдаются в архив Министерства.

37. Персональная ответственность за правильность передачи документов по каналам факсимильной связи возлагается на работников, ответственных за исполнение документа.

38. Документы, за исключением документов, направляемых членам Правительства Омской области, руководителям органов исполнительной власти Омской области (кроме документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, обращений граждан, книг, диаграмм, документов форматом более А4, документов, выполненных рукописным способом), а также все документы, направляемые в Законодательное Собрание Омской области, Администрацию города Омска, передаются работником отдела документооборота через соответствующие папки в отделе учета и обработки документов управления информационного обеспечения и документооборота Управления делами Правительства Омской области. Документы, направляемые членам Правительства Омской области, руководителям органов исполнительной власти Омской области (кроме документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, обращений граждан, книг, диаграмм, документов форматом более А4, документов, выполненных рукописным способом), передаются с использованием СЭДО. Документы, адресуемые иным заинтересованным лицам, направляются посредством почтовой связи либо доставляются им лично (в приемные указанных лиц).

39. Посредством электронной связи осуществляется отправка телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.

40. Обмен документов в Министерстве осуществляется через отдел документооборота.

41. Все документы в Министерстве, в том числе документы, указанные в пункте 43 настоящей Инструкции, в случае если в них имеются поручения Министра, первого заместителя Министра или заместителей Министра в соответствии с распределением обязанностей между Министром и его заместителями, регистрируются в СЭДО.

42. Все входящие и исходящие документы за определенный период времени (месяц, год) подлежат количественному учету для определения объема документооборота.

Учет документов в СЭДО ведется раздельно по входящим и исходящим документам, а также по корреспондентам (адресатам).

Подсчет количества документов производится при помощи СЭДО.

За единицу подсчета принимается экземпляр документа без учета копий, создаваемых при печатании и размножении (за исключением случаев, когда копия представляет собой единственный экземпляр документа).

При учете, исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Единицей подсчета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в СЭДО.

43. Информационные, служебные и пояснительные записки на имя Министра, первого заместителя Министра, заместителя Министра или руководителей структурных подразделений Министерства, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются соответствующими должностными лицами Министерства, после чего в общем порядке передаются для исполнения (использования в работе) в структурные подразделения Министерства или помещаются в дела Министерства.

Вышеуказанные документы в электронном виде в СЭДО являются юридически значимыми.

44. Документы, указанные в пункте 41 настоящей Инструкции, подписываются исполнителями, согласовываются с руководителем структурного подразделения Министерства, ответственного за подготовку данного документа, первым заместителем Министра, заместителем Министра, координирующим деятельность данного структурного подразделения Министерства.

45. Отдел документооборота формирует и представляет Министру документы для рассмотрения три раза в день (в 9.00, 12.00 и 16.00 час). Документы для рассмотрения представляются первому заместителю Министра, заместителям Министра отделом документооборота три раза в день по мере их поступления от Министра.

3. Регистрация документов в Министерстве

46. Регистрация документов в Министерстве - фиксация факта создания или прямого поступления документа путем присвоения ему регистрационного номера и даты документа.

47. Входящие документы, поступившие в Министерство, регистрируются независимо от способа их доставки и передачи один раз в день поступления, при поступлении указанных документов в нерабочее время - на следующий день, создаваемые в Министерстве документы - в день подписания или утверждения либо при поступлении в нерабочее время на следующий рабочий день.

Служебные документы, которые поступили в Министерство, минуя отдел документооборота, должны быть сданы в отдел документооборота для регистрации в тот же день.

48. Документы регистрируются и учитываются отделом документооборота в СЭДО путем создания регистрационно-контрольных карточек документов (далее - РКК) с включением в них электронных документов или электронных образов документов, проставлением оттиска штампа по форме согласно приложению N 3 к настоящей Инструкции и заполнением следующих полей:

1) входящий номер;

2) индекс дела;

3) дата регистрации;

4) корреспондент;

5) адрес корреспондента;

6) номер документа;

7) дата документа;

8) автор документа;

9) заголовок (краткое содержание);

10) вид документа;

11) вид доставки;

12) отметка о срочности;

13) пришло из;

14) тематика;

15) кому (на рассмотрение);

16) у кого находится подлинник;

17) сопроводительная информация;

18) вложения;

19) текст документа;

20) количество листов основного документа;

21) количество приложений;

22) общее число листов приложений.

49. Документы, поступившие на бумажном носителе, включаются в СЭДО после сканирования и создания электронного образа документа. Включение электронного образа документа в СЭДО возможно только после его сравнения с подлинником документа. После включения электронного образа документа в СЭДО заверяется ЭП работника отдела документооборота, подтверждающей соответствие электронного образа документа его подлиннику на бумажном носителе. Не подлежат сканированию:

1) сброшюрованные документы и другие текстовые материалы;

2) книги, буклеты, карты, диаграммы, материалы форматом более А4, а также состоящие из листов разного формата;

3) материалы с малоразборчивым текстом;

4) письма граждан, приложенные к документам.

Принятие документов, поступивших на бумажном носителе, подтверждается оттиском штампа по форме согласно приложению N 4 к настоящей Инструкции.

Электронные документы и электронные образы документов регистрируются в СЭДО после проверки действительности ЭП, не прошедшие проверку действительности - после получения подлинника на бумажном носителе.

50. Регистрация отправляемых документов осуществляется в отделе документооборота путем создания РКК исходящего документа с включением в них электронных документов или электронных образов документов и заполнением следующих полей:

1) исходящий номер;

2) индекс дела;

3) дата;

4) корреспондент;

5) адрес корреспондента;

6) адресат;

7) должность;

8) заголовок;

9) вид документа;

10) отметка о срочности;

11) ФИО;

12) вид отправки;

13) адресаты;

14) у кого находится подлинник;

15) сопроводительная информация (примечание);

16) исполнитель документа из органа исполнительной власти Омской области;

17) вложения;

18) текст документа;

19) количество листов основного документа;

20) количество вложений;

21) количество приложений;

22) общее количество приложений.

51. Перед регистрацией отправляемого документа производится проверка правильности оформления, комплектности документа, соответствия количества экземпляров документа указателю рассылки, сверка соответствия текстов подписанного и завизированного экземпляра документа, сортировка документов по способу исполнения (простая и заказная почта), проверяется наличие подписи, виз, приложений, отметки об исполнителе, правильность написания адресата, номера и даты документа, на который делается ссылка. Перед регистрацией электронных документов производится проверка аутентичности и действительности ЭП должностного лица, подписавшего документ.

52. Неправильно оформленные документы возвращаются отделом документооборота ответственному исполнителю на доработку.

53. На исходящем документе Министерства указывается дата, оформленная цифровым способом, и регистрационный номер. Регистрационный номер состоит из вида документа, года, аббревиатуры наименования Министерства, порядкового номера документа.

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, оставшейся в деле.

Для формирования почтовых уведомлений к заказной корреспонденции используется оттиск штампа по форме согласно приложению N 5 к настоящей Инструкции.

54. Регистрация внутренних документов осуществляется в отделе документооборота с внесением в СЭДО следующих реквизитов:

1) внутренний номер;

2) дата;

3) вид документа;

4) получатель;

5) исполнитель документа;

6) автор документа;

7) заголовок;

8) индекс дела;

9) указание по исполнению документа.

55. Основным принципом регистрации документов в Министерстве является однократность.

56. Приказы и распоряжения Министерства, обращения граждан и поручения Министра регистрируются в соответствующих разделах СЭДО. Порядковые номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Документы регистрируются в пределах календарного года.

57. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Служебные записки, направляемые Министру и лицу, замещающему Министра в период замещения, регистрируются отделом документооборота. Служебные записки между структурными подразделениями Министерства регистрируются самостоятельно.

58. Зарегистрированные документы Министерства ставятся на контроль и снимаются с контроля в соответствии с приказом Министерства от 12 апреля 2013 года N 27-п "О Порядке осуществления контроля за исполнением правовых актов, поручений и иных документов в Министерстве труда и социального развития Омской области".

4. Оформление документов в Министерстве

59. В Министерстве документы оформляются на белой бумаге или на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Бланки изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) или в виде электронных документов, должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление. Допускается оформление документов на бланках, изготавливаемых на стандартных листах бумаги формата А5 (148 x 210 мм).

В Министерстве создаются и используются:

1) электронные документы, создаваемые без предварительного документирования на бумажном носителе;

2) электронные образы документов, полученные в результате сканирования документов и хранящиеся в СЭДО.

60. Документы должны печататься четким шрифтом с применением шрифта "Times New Roman Cyr", размер шрифта "14", с одной стороны листа.

61. При подготовке документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа.

Для нумерации страниц используется шрифт "Times New Roman Cyr", размер шрифта "12". Приложение к документу нумеруется отдельно.

62. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь следующие поля:

1) левое - от 2,5 до 3,5 см;

2) правое - от 1,25 до 2,25 см;

3) верхнее и нижнее - от 2 до 2,5 см.

63. Межстрочный интервал в документах должен быть одинарным. Отступы абзацев (красная строка) должны составлять 1,25 см.

64. Бланки Министерства имеют угловой или продольный вариант расположения реквизитов. При угловом варианте бланка реквизиты располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном варианте - посередине листа вдоль верхнего поля.

65. В Министерстве установлены следующие виды бланков документов:

1) бланк приказа Министерства согласно приложению N 6 к настоящей Инструкции;

2) бланк распоряжения Министерства согласно приложению N 7 к настоящей Инструкции;

3) бланк письма Министерства согласно приложению N 8 к настоящей Инструкции;

4) иные виды бланков. Иные виды бланков могут изготавливаться средствами оперативной полиграфии или вычислительной техники. При подготовке электронных документов используются электронные шаблоны бланков документов. Электронные шаблоны бланков документов хранятся в СЭДО.

66. Совместные документы, подписываемые от имени Министерства и заинтересованных лиц, оформляются без бланка.

5. Порядок оформления реквизитов документов Министерства

67. Герб Омской области.

Герб Омской области помещают на бланки правовых актов Министерства и писем Министерства в соответствии с Законом Омской области "О гербе и флаге Омской области" и Указом Губернатора Омской области от 27 февраля 2006 года N 25 "Об отдельных случаях использования герба Омской области".

68. Наименование Министерства.

Наименование Министерства должно соответствовать наименованию, указанному в Положении о Министерстве, утвержденном Указом Губернатора Омской области от 23 мая 2008 года N 56.

69. Справочные данные о Министерстве.

Справочные данные о Министерстве указываются на бланках писем Министерства и включают в себя почтовый адрес, номер телефона и другие сведения (номера факсов, адрес электронной почты и др.).

70. Дата документа.

Датой документа является дата подписания (письма, правового акта и др.), дата утверждения (плана, положения, отчета и др.) или дата события, зафиксированного в документе (протоколе, акте и др.).

Совместные документы, подписываемые от имени Министерства и заинтересованных лиц, должны иметь одну дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами (например, "07.09.2013").

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты документа (например, "18 февраля 2013 года").

В тексте документа дата оформляется словесно-цифровым способом (например, "18 марта 2013 года").

Подписанный ЭП электронный документ должен иметь метку времени - достоверную информацию о моменте подписания, которая присоединена к указанному электронному документу или иным образом связана с ним.

71. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из аббревиатуры вида и года документа, аббревиатуры Министерства, порядкового номера документа в массиве данных документов и даты регистрации.

Регистрационный номер входящего документа оформляется следующим образом:

"ВХ-13/МТСР-3129, ОГ-13/Ш-3129 или ОГ-13/Ш-3129лп от 15.09.2013", где:

- ВХ - аббревиатура вида документа;

- ОГ - код темы документа ("обращения граждан");

- 13 - год документа;

- МТСР - аббревиатура наименования Министерства;

- Ш - первая буква фамилии обратившегося гражданина при регистрации обращений граждан;

- 3129 - порядковый номер документа в регистрационном массиве данных входящих документов;

- лп - обращения граждан, поступившие в ходе личного приема Министра, первого заместителя Министра, заместителей Министра.

В случае повторного поступления обращения одного и того же адресата в регистрационный номер добавляется буква (п) - ("повторно").

- 15.09.2013 - дата регистрации.

Регистрационный номер исходящего документа оформляется следующим образом:

"ИСХ-13/МТСР-2020, ИСХ-13/МТСР-2020ж или ИСХ-13/МТСР-2020лп от 15.09.2013", где:

- ИСХ - аббревиатура вида документа;

- 13 - год документа;

- МТСР - аббревиатура наименования Министерства;

- 2020 - порядковый номер документа в регистрационном массиве данных исходящих документов;

- ж - ответ на обращения граждан;

- лп - ответ на обращения граждан, поступившие в ходе личного приема Министра, первого заместителя Министра, заместителей Министра;

- 15.09.2013 - дата регистрации.

Регистрационный номер внутреннего документа оформляется следующим образом:

"ВНТ-13/МТСР-100 или ВНТ-13/МТСР-100ж от 15.09.2013", где:

- ВНТ - аббревиатура вида документа;

- 13 - год документа;

- МТСР - аббревиатура наименования Министерства;

- 100 - порядковый номер документа в регистрационном массиве данных внутренних документов;

- ж - информация по обращениям граждан;

- 15.09.2013 - дата регистрации.

Присвоенный номер документа переносится в регистрационный штамп. На документах, указанных в пунктах 41 настоящей Инструкции, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, который содержит дату поступления документа и его регистрационный номер.

При подготовке ответов Министерства заинтересованным лицам в исходящем документе Министерства указываются исходящий регистрационный номер и дата документа, на который подготовлен ответ Министерства.

72. Адресат документа.

В качестве адресата документа могут выступать граждане, организации, их структурные подразделения, должностные или иные лица. Если адресатом документа является должностное лицо, его инициалы указываются перед фамилией.

Наименование адресата - организации, ее структурного подразделения указывается в именительном падеже, например:

Министерство экономики Омской области

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации, ее структурного подразделения, должность и фамилия должностного лица указываются в дательном падеже, например:

Министру финансов Омской области Р.Ф. Фоминой

При адресации документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Директору бюджетного стационарного учреждения Омской области "Тарский психоневрологический интернат" В.М. Самодумцевой

Если адресатом документа являются несколько организаций или несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям управлений Министерства труда и социального развития Омской области Руководителям департаментов Министерства труда и социального развития Омской области

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым; третьим, четвертым адресатами не указывается.

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес организации, ее структурных подразделений, должностного или иного лица. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года N 221.

При адресации письма в организацию указывается ее наименование и почтовый адрес, например:

Бюджетное учреждение Омской области "Комплексный центр социального обслуживания населения "Любава" Мира просп., д. 91, корп. 1, г. Омск, 644043

При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Иванову И.И. Дианова ул., д. 5, кв. 12, г. Омск, 644089

Реквизит "Адресат документа" на бланке документов Министерства располагается не выше герба Омской области,

73. Наименование либо аннотация документа.

Реквизит "Наименование либо аннотация документа" составляется ко всем документам, за исключением документов, имеющих текст небольшого объема (до одной страницы). Наименование либо аннотация документа должны быть краткими, точно передающими содержание документа.

Наименование либо аннотация документа, состоящие из двух и более строк, печатаются через один межстрочный интервал. Наименование либо аннотация документа пишутся с прописной буквы, оформляются под реквизитами бланка и кавычками не выделяются, точка в конце не ставится. Наименование либо аннотация документа отделяются от текста 1 - 2 межстрочными интервалами, оформляются по ширине реквизита бланка центрованным способом.

Наименование либо аннотация документа должны отвечать на вопросы:

"о чем?" ("о ком?"), например:

Об участии в межрегиональной конференции

"чего?" ("кого?"), например:

Должностной регламент помощника Министра труда и социального развития Омской области.

74. Текст документа.

Текст документа состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа, во второй части - решения, выводы, просьбы, рекомендации.

Содержание документа может быть оформлено таблицей, если необходимо указать сведения о нескольких объектах по ряду признаков. Графы, строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже с прописной буквы. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Номера граф и строк таблицы указываются без точек. Таблица может быть расположена вдоль длинной стороны листа. В этом случае таблица оформляется приложением к документу.

Допускается при большом объеме текста применение в таблицах, оформленных приложениями, шрифта меньшего размера, а также шрифта "Arial".

Даты в тексте документа оформляются в соответствии с пунктом 70 настоящей Инструкции.

При написании чисел используются словесный (например, "четыре метра", "семь листов"), цифровой (например, "1000", 2500000") и словесно-цифровой (например, "40 тыс.", "200 млн.") способы.

Словесно-цифровой способ применяется, как правило, для обозначения крупных круглых чисел.

В тексте документа, содержащего ссылки на документы органов исполнительной власти Омской области, органов местного самоуправления Омской области, организаций, должностных и иных лиц или ранее изданные документы Министерства, указываются реквизиты данных документов (наименование, наименование автора, дата, регистрационный номер).

75. Если текст документа содержит ссылку на федеральный закон, то указываются его дата, номер и название. В случае если текст документа содержит ссылку на иной правовой акт, то указываются наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, наименование документа (если имеется).

В документах Министерства текст излагается от первого лица множественного числа (например, "предлагаем", "просим").

В документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа (например, "постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа (например, "постановили", "решили").

76. Отметка о наличии приложения в сопроводительных письмах оформляется под текстом письма от границы левого поля.

Приложение отделяется от текста одним межстрочным интервалом.

Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не упомянутое в его тексте, то указывают наименование приложения, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:

1. Копия Указа Губернатора Омской области от 23 мая 2008 года N 56 "Об утверждении Положения о Министерстве труда и социального развития Омской области" на 8 л. в 1 экз. 2. Копия распоряжения Губернатора Омской области от 13 июня 2012 года N 109-р "О назначении Министра труда и социального развития Омской области" на 1 л. в 1 экз. 3. Брошюра в 1 экз. 4. Диск в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:

письмо Росархива от 5 июня 2003 года N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л. в 1 экз.

Если приложение направляют не всем указанным в документе адресатам, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение:

на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

На приложениях к правилам, инструкциям, планам, программам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом его листе в правом верхнем углу. При этом указывается наименование распорядительного документа, его дата и регистрационный номер, например:

Приложение к приказу Министерства труда и социального развития Омской области от _______________________ N _____

77. Подпись.

Реквизит "Подпись" располагается на расстоянии двух межстрочных интервалов от последней строки текста документа и состоит из наименования должности, инициалов и фамилии лица, уполномоченного подписывать документы Министерства.

Элементы реквизита "Подпись" выравниваются по границам левого и правого полей документа.

Расшифровка подписи оформляется на уровне последней строки наименования должности, инициалы отделяются от фамилии пробелом, например:

Министр				М.Ю. Дитятковский
		(личная подпись)

В документах, подписываемых лицом, исполняющим обязанности, например, Министра, указывается его должность в соответствии со штатным расписанием Министерства либо должность, которую он временно замещает (в случае возложения соответствующих обязанностей). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности, а также не допускается исправление от руки или машинописным способом.

При подписании документа несколькими должностными лицами подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым ими должностям, например:

Первый заместитель Председателя Правительства Омской области				Ю.В. Гамбург
		(личная подпись)

Министр труда и социального развития Омской области				М.Ю. Дитятковский
		(личная подпись)

Подписание электронного документа осуществляется аналогично документам на бумажном носителе с использованием ЭП должностного лица - автора документа.

Письма, направляемые в Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации, Федеральную службу по труду и занятости, Законодательное Собрание Омской области, Правительство Омской области, органы исполнительной власти Омской области, органы местного самоуправления Омской области и организации, подписываются Министром, первым заместителем Министра или заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей между Министром и его заместителями.

Запрещается оформление писем за подписью руководителей структурных подразделений Министерства и иных работников Министерства.

78. Исполнитель документа.

Реквизит "Отметка об исполнителе" включает в себя инициалы и фамилию или имя, отчество и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Т.М. Баева 24-42-24, 53-73

Отметка об исполнителе может дополняться указанием должности исполнителя, структурного подразделения, телефонным кодом города.

При подготовке проектов правовых актов Министерства, публично-правовых договоров (соглашений) реквизит "Исполнитель" указывается только в листах согласования указанных проектов.

79. Удостоверение документов печатью.

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится гербовая печать Министерства. Министерство имеет печать с изображением герба Омской области и своим полным наименованием, а также иные печати и штампы.

В структурных подразделениях Министерства используются печати по форме согласно приложению N 9 к настоящей Инструкции.

В целях осуществления уведомительной регистрации соглашений, заключенных на региональном и территориальном уровнях социального партнерства, в Министерстве используется штамп по форме согласно приложению N 10 к настоящей Инструкции.

В целях осуществления уведомительной регистрации коллективных договоров, заключенных работниками и работодателями, осуществляющими свою деятельность на территории Омской области, в лице их представителей, в Министерстве используется штамп по форме согласно приложению N 11 к настоящей Инструкции.

Печати и штампы Министерства хранятся в отделе документооборота в сейфах и несгораемых металлических шкафах.

Перечень работников Министерства, имеющих полномочия хранить печати Министерства, определяется в соответствии с распоряжением Министерства, проект которого подготавливается отделом документооборота.

Гербовой печатью Министерства удостоверяются личные подписи Министра, первого заместителя Министра, заместителей Министра, руководителя департамента финансово-экономического обеспечения - главного бухгалтера Министерства на документах в соответствии с перечнем документов согласно приложению N 12 к настоящей Инструкции.

Оттиск печати ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Оттиск печати должен быть четким, хорошо читаемым.

На документах, имеющих специально отведенное место для оттиска печати, печать проставляется в указанное место. Как правило, место для оттиска печати обозначается знаком "М.П." без захвата наименования должности и подписи.

Все изготовленные печати учитываются в отделе документооборота и выдаются работникам Министерства, имеющим полномочия хранить печати Министерства, под роспись.

Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в отдел документооборота. В отделе документооборота создается комиссия, в присутствии которой пришедшие в негодность или утратившие значение печати и штампы уничтожаются. После уничтожения печатей и штампов комиссией составляется акт, который подписывают все члены комиссии.

Состав комиссии утверждается распоряжением Министерства, проект которого подготавливается отделом документооборота.

Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на начальника отдела документооборота.

При увольнении с должности в день подписания обходного листа работник Министерства, которому были выданы печать или штамп, обязан сдать их начальнику отдела документооборота.

6. Требования к резолюции по документу, согласованию документа, оформлению отметки об исполнении документа и заверению копий документов в Министерстве

80. Резолюция по документу оформляется на отдельном листе формата А6 (105 x 148 мм) и включает в себя должность, инициалы и фамилию лица, давшего резолюцию, фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись лица, давшего резолюцию, и дату. Резолюция по документу оформляется на бланке согласно приложению N 13 к настоящей Инструкции, прилагаемом к лицевой стороне первого листа документа или в форме электронного документа.

Допускается оформление резолюции по документу непосредственно на документе без использования отдельного листа, например:

	Варнавской И.П., Нагорной Л.Н. Для предложений Срок: до 25.06.2013
	Подпись	Дата

Руководители структурных подразделений Министерства ставят резолюцию по документу непосредственно на резолюции по документу первого заместителя Министра или заместителя Министра, от которого поступил документ, либо на отдельном листе, оформленном в соответствии с требованиями настоящего пункта. Подписание резолюции в форме электронного документа осуществляется с использованием ЭП автора резолюции.

81. Согласование документа.

Согласование документа с государственными органами, органами местного самоуправления и организациями, интересы которых затрагиваются документом, является внешним согласованием.

Внешнее согласование документа оформляется реквизитом "Гриф согласования", который включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО" (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату согласования.

Гриф согласования документа оформляется под реквизитом "Подпись должностного лица" ближе к нижнему полю документа следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Руководитель казенного учреждения Омской области "Исторический архив Омской области" _____________ О.Д. Пугачева (личная подпись) Дата

Если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования. Визы в листе согласования включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату.

Согласование документа в Министерстве осуществляется путем визирования текста документа уполномоченным работником Министерства, либо с использованием СЭДО. Документы в Министерстве могут согласовываться только руководителями структурных подразделений Министерства и координирующими их первым заместителем Министра, заместителями Министра.

Согласование документов в Министерстве оформляется на обратной стороне первого листа второго экземпляра документа, например:

Согласовано: Начальник отдела судебной защиты и правового контроля правового департамента Министерства				Н.Ю. Терехова
		(личная подпись и дата)

Письма Министерства, направляемые Губернатору Омской области, первому заместителю Председателя Правительства Омской области, заместителю Председателя Правительства Омской области, а также в Министерство труда и социальной защиты Российской Федерации и Федеральную службу по труду и занятости, после их согласования соответствующими руководителями структурных подразделений Министерства и координирующими их первым заместителем Министра, заместителями Министра подлежат обязательному согласованию со специалистом, ответственным за проведение лингвистической экспертизы (далее - лингвист).

Проведение лингвистической экспертизы документа осуществляется в срок не более одного рабочего дня со дня его поступления лингвисту. В случае если объем документа составляет более тридцати страниц печатного текста, его лингвистическая экспертиза проводится в срок не более двух рабочих дней со дня его поступления лингвисту.

82. Реквизит "Утверждение документа" проставляется в верхнем правом углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДАЮ Министр труда и социального развития Омской области _____________ М.Ю. Дитятковский (личная подпись) Дата

Утверждение электронных документов производится с использованием ЭП должностного лица, утверждающего документ.

83. Отметка об исполнении документа.

Исполненный документ должен содержать отметку о его направлении в дело Министерства ("Д") с указанием подписи лица, направившего документ в дело Министерства, и даты направления документа в дело Министерства.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело Министерства в СЭДО включает в себя ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении. При отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении документа, слова "В дело", индекс дела Министерства, в котором будет храниться документ.

84. Заверение копий документов.

Заверение копии документа производится для удостоверения их соответствия подлинникам и придания им юридической силы.

Перечень работников Министерства, имеющих полномочия заверять копии документов в Министерстве, определяется в соответствии с распоряжением Министерства, проект которого подготавливается отделом документооборота.

В Министерстве могут заверяться копии только тех документов, которые были созданы в Министерстве либо в организациях, правопреемником которых является Министерство. При решении вопросов о поступлении граждан на государственную гражданскую службу Омской области для замещения должности государственной гражданской службы Омской области в Министерстве, приеме граждан на работу в Министерство, удостоверении их трудовых и других прав, формировании личных дел работников Министерства допускается изготовление копий документов, выданных другими организациями и необходимых для решения соответствующих вопросов (копии документов об образовании, трудовых книжек, свидетельств о браке и т.д.).

При заверении соответствия копии документа подлиннику документа на бумажном носителе под реквизитом "Подпись" проставляют отметку о заверении, которая включает заверительную надпись "Верно" или "Копия верна", наименование должности работника Министерства, заверившего копию документа, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату заверения, штамп по форме согласно приложению N 14 к настоящей Инструкции (при представлении копии или выписки из документа в другую организацию), например:

Верно: Главный специалист отдела документооборота департамента информационных технологий и документооборота Министерства					И.О. Фамилия
			(личная подпись)
Дата	М.П.

Листы многостраничных копий (выписок из документов) нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии (выписки из документа), например: "Всего в копии 15 л.". Допускается заверять отметкой "Верно" каждый лист многостраничной копии документа.

При направлении копии документа Министерства в другие организации или выдаче на руки заверительную подпись удостоверяют оттиском печати "Для документов" по форме согласно приложению N 15 к настоящей Инструкции.

Свидетельствование верности электронного документа, текст которого распечатан на бумажном носителе, его подлиннику в электронной форме осуществляется штампом отдела документооборота "Заверено с применением электронной подписи" с указанием даты, фамилии, инициалов и подписи работника Министерства, создавшего копию по форме согласно приложению N 16 к настоящей Инструкции.

7. Согласование документов в Министерстве с использованием СЭДО

85. Согласованию в Министерстве с использованием СЭДО подлежат проекты писем, правовых актов, служебных записок, за исключением реестров и списков.

86. Согласование проектов документов, указанных в пункте 85 настоящей Инструкции, осуществляется посредством создания в разделе СЭДО "Библиотека документов" электронного листа согласования и направления его на согласование заинтересованным лицам.

87. По результатам рассмотрения проектов документов, указанных в пункте 85 настоящей Инструкции, заинтересованные лица согласовывают их либо возвращают для доработки с указанием предложений и (или) замечаний.

88. В случае внесения изменений в проект документа, указанного в пункте 85 настоящей Инструкции, проект документа подлежит повторному согласованию с заинтересованными лицами.

89. После согласования со всеми заинтересованными лицами, проект документа корректируется лингвистом для проведения лингвистической экспертизы.

90. Проекты документов, указанных в пункте 85 настоящей Инструкции, после согласования с заинтересованными лицами представляются на бумажном носителе Министру для подписания.

8. Организация работы с проектами правовых актов Омской области, договоров (соглашений)

91. Организация работы с проектами правовых актов Омской области, договоров (соглашений) проводится в соответствии с Указом Губернатора Омской области от 8 мая 2003 года N 82 "О правилах подготовки проектов правовых актов", приказом Министерства от 15 апреля 2013 года N 30-п "Об утверждении Порядка подготовки и согласования проектов правовых актов Омской области, договоров (соглашений) в Министерстве труда и социального развития Омской области".

92. Согласование проектов правовых актов Омской области, публично-правовых договоров (соглашений) осуществляется на листе согласования указанных проектов, который оформляется по форме согласно приложению N 17 к настоящей Инструкции.

93. Лист согласования проекта правового акта Министерства, направляемого на согласование с органами исполнительной власти Омской области, органами местного самоуправления Омской области, организациями, должностными и иными лицами, к компетенции (функциям) которых относится рассмотрение соответствующих вопросов или интересы которых затрагиваются указанным проектом, Министром, оформляется по форме согласно приложению N 18 к настоящей Инструкции.

94. Список лиц, являющихся разработчиками проекта правового акта Министерства, оформляется по форме согласно приложению N 19 к настоящей Инструкции.

95. Заключение отдела нормотворческой работы и правовых экспертиз правового департамента Министерства по результатам антикоррупционной экспертизы проектов нормативных правовых актов оформляется по форме согласно приложению N 20 к настоящей Инструкции.

96. Указатель рассылки правового акта Министерства оформляется по форме согласно приложению N 21 к настоящей Инструкции.

97. В отделе документооборота Министерства формируются оригиналы приказов и распоряжений Министерства по основной деятельности.

98. В отделе по управлению персоналом правового департамента Министерства формируются оригиналы распоряжений Министерства по личному составу:

1) прием, перевод, увольнение, аттестация, повышении квалификации, присвоение классных чинов, включение в кадровый резерв, изменение фамилии, поощрение, награждение, оплата труда, премирование, выплата материальной помощи, начало служебной проверки и ее результаты, отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания (заработной платы), зарубежные командировки, прохождение стажировки, направление на обучение по повышению квалификации, отпуска по уходу за ребенком до 3-х лет, досрочный выход из отпуска по уходу за ребенком, отпуска по беременности и родам, установление пенсии за выслугу лет в соответствии с Кодексом о государственных должностях Омской области и государственной гражданской службы Омской области, возобновление пенсии за выслугу лет, об изменении графика работы, имеющие сроки хранения 75 лет;

2) предоставление ежегодных (дополнительных) оплачиваемых отпусков, краткосрочные командировки, дисциплинарные взыскания, предоставление учебных отпусков, прохождение практики, имеющие сроки хранения 5 лет.

99. Заверенные копии правовых актов Министерства направляются заинтересованным лицам работником отдела документооборота Министерства по работе с распорядительными документами с использованием СЭДО в соответствии с указателем рассылки правового акта Министерства.

В случае отправления заверенных копий правовых актов Министерства органам исполнительной власти Омской области, органам местного самоуправления Омской области, организациям, должностным и иным лицам в указателе рассылки правового акта Министерства указывается способ (реквизиты) отправки.

9. Порядок, особенности подготовки и оформления протоколов в Министерстве

100. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

101. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме. При краткой форме протокола фиксируется только принятое решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются инициалы, фамилии, должности председательствующего, секретаря и присутствовавших на заседании, а также при необходимости лиц, приглашенных на заседание (совещание).

Инициалы и фамилия присутствующих и приглашенных указываются в алфавитном порядке и оформляются по всей ширине сроки. Если присутствующих на заседании более 15 человек, то в протоколе указывается их общее количество, например:

Присутствовали: 42 человека (список прилагается).

Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, которая печатается от границы левого поля. Наименование вопроса начинается с предлога "О" ("Об").

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.

Текст каждого раздела строится по схеме:

"СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)".

Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается отметка "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается в редакции, принятой на совещании (заседании).

При необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Текст краткого протокола состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего и секретаря, а также должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, справа от наименования должностей - инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно.

Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через один межстрочный интервал.

Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает номера рассматриваемых вопросов в соответствии с повесткой дня и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по центру листа и подчеркивается одной чертой ниже последней сроки. Под чертой указываются инициалы и фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса, которые печатаются через один межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по вопросу решение.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов. Копии протоколов и выписки из протоколов заверяются печатью Министерства.

102. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

103. Ведение протокола заседания (совещания), сбор документов и подготовка текста протокола возлагаются на секретаря коллегиального (совещательного) органа или специалиста Министерства, ведущего протокол заседания (совещания). Текст протокола составляется не позднее трех рабочих дней со дня проведения заседания (совещания).

Протокол подписывается председательствующим на заседании, секретарем или специалистом Министерства, ведущим протокол заседания (совещания). Датой протокола является дата заседания (совещания).

104. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии Министерства, протоколы аппаратных совещаний у Министра и других аналогичных мероприятий.

105. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

106. Наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, обычным шрифтом размером "14" и выравнивается по центру листа.

107. Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается ниже наименования документа.

108. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "N" и порядкового номера протокола.

Протокол заседания коллегии Министерства оформляется согласно приложению N 22 к настоящей Инструкции.

109. Вводная часть протокола аппаратного совещания у Министра состоит из списка присутствовавших (Министр в списке присутствовавших не указывается) с указанием их должности, инициалов и фамилии.

Основная часть протокола аппаратного совещания у Министра включает перечень данных на аппаратном совещании поручений Министра с указанием срока исполнения, даты поручения (продления), исполнителя, содержания поручения и примечания.

Протокол аппаратного совещания у Министра подписывается Министром и помощником Министра, оформляется согласно приложению N 23 к настоящей Инструкции.

10. Особенности оформления документов, передаваемых по каналам факсимильной и электронной связи, и работы с электронными документами

110. По каналам факсимильной и электронной связи передаются документы, в которых содержится информация, требующая срочной передачи. К передаче принимаются подлинники и заверенные копии документов.

111. Для оперативного решения вопросов используются телефонограммы, факсограммы и электронные письма.

Текст телефонограмм, факсограмм и электронных писем подписывается Министром, первым заместителем Министра или заместителями Министра в соответствии с распределением обязанностей между Министром и его заместителями.

112. Телефонограммы и факсограммы принимаются работником отдела документооборота, секретарем приемной Министра, первого заместителя Министра, заместителей Министра, отправка телефонограмм и факсограмм осуществляется работником соответствующего структурного подразделения Министерства.

113. При передаче текстов документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

1) передаваемый документ (текст, схема, графическое изображение) должен быть выполнен на бумаге формата А4 черным цветом;

2) ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения Министерства;

3) запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования".

Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи. Принятая телефонограмма оформляется в виде рукописной информации.

Текст факсограммы передается посредством факсимильной связи.

При подготовке отправляемой телефонограммы (факсограммы) сообщаются (указываются) подлежащая передаче информация, должность, инициалы и фамилия работника Министерства, передавшего телефонограмму (факсограмму). На отправляемой телефонограмме указываются должность, инициалы и фамилия работника организации, принявшей телефонограмму.

Исходящие документы посредством электронной связи отправляются ответственным исполнителем.

114. При получении электронных документов отдел документооборота осуществляет их первичную проверку в соответствии с пунктом 12 настоящей Инструкции.

Поступавшие электронные документы регистрируются как входящие документы и направляются на рассмотрение Министру или первому заместителю Министра, заместителям Министра в соответствии с распределением обязанностей между Министром и его заместителями, после чего направляются ответственным исполнителям.

115. Работа с электронными документами в части, не урегулированной настоящей Инструкцией, осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477.

11. Печатание и размножение документов

116. Подготовка писем Министерства в бумажном виде осуществляется следующим образом:

1) оригинал документа после его подписания направляется адресату;

2) копия документа с листом электронного согласования хранится в отделе документооборота.

117. Лицам, не являющимся работниками Министерства, исходящие документы передаются работниками отдела документооборота под роспись.

118. Проекты правовых актов Министерства печатаются в одном экземпляре, проекты договоров (соглашений) - в необходимом количестве экземпляров для каждой стороны.

119. Текст документа должен быть напечатан аккуратно, без ошибок и пропусков.

120. Запрещается снятие и выдача копий документов, имеющих гриф "Снятие копий запрещено" и документов с пометкой "Для служебного пользования".

121. Размножение служебных документов на множительных аппаратах в Министерстве разрешается тиражом не более пяти экземпляров, при тиражировании свыше пяти экземпляров документов решение принимается начальником отдела документооборота.

12. Особенности работы с обращениями граждан. Организация личного приема у Министра и его заместителей

122. Организация и обеспечение централизованного учета и своевременного рассмотрения обращений граждан осуществляются отделом документооборота.

123. Обращения граждан рассматриваются в соответствии с распоряжением Министерства от 4 октября 2012 года N 774-р "Порядок рассмотрения документации в Министерство труда и социального развития Омской области".

124. Контроль за своевременным и полным рассмотрением письменных обращений граждан, поступивших на исполнение в структурные подразделения Министерства, осуществляется руководителями структурных подразделений Министерства, которым поступило обращение гражданина.

125. Рассмотрение и подготовку ответа на обращение гражданина обеспечивает структурное подразделение Министерства, в компетенцию которого входит решение вопроса, указанного в обращении гражданина. В случае если рассмотрение вопроса в обращении гражданина входит в компетенцию нескольких структурных подразделений Министерства, ответ на обращение гражданина готовится данными структурными подразделениями Министерства совместно.

126. Обращения граждан рассматриваются в сроки и в порядке, установленным Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

127. Прием граждан по личным вопросам, а также представителей организаций Министром, его заместителями осуществляется в соответствии с графиком личного приема граждан Министром, его заместителями, утверждаемым Министром.

В целях учета граждан и представителей организаций, записавшихся на прием к Министру, его заместителям, а также их обращений заместителем начальника отдела документооборота, начальником отдела документооборота ведется журнал записи на прием к Министру, его заместителям по форме согласно приложению N 24 к настоящей Инструкции.

Для осуществления контроля исполнения поручений Министра, его заместителей, данных в ходе приема граждан и представителей организаций, заместителем начальника отдела документооборота, начальником отдела документооборота оформляется карточка личного приема по форме согласно приложению N 25 к настоящей Инструкции.

13. Документальный фонд Министерства

128. В Министерстве осуществляются:

1) формирование документального фонда из образующихся в процессе его деятельности документов;

2) разработка и утверждение по согласованию с Главным государственно-правовым управлением Омской области:

- Инструкции по делопроизводству в Министерстве;

- номенклатуры дел Министерства;

- Положения об архиве Министерства;

- Положения об экспертной комиссии Министерства (далее - ЭК Министерства).

129. Формирование документального фонда Министерства осуществляется отделом документооборота путем составления номенклатуры дел Министерства, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив Министерства.

14. Составление номенклатуры дел

130. Номенклатура дел Министерства - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, которые заводятся в Министерстве, с указанием сроков их хранения и оформленный согласно приложению N 26 к настоящей Инструкции.

Номенклатура дел Министерства предназначена для организации группировки исполненных документов Министерства в дела, систематизации и учета дел, индексации дел, определения сроков хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного хранения.

131. Сводная номенклатура дел Министерства:

1) составляется ответственным за делопроизводство и архив Министерства на основе номенклатур дел структурных подразделений в форме проекта распоряжения Министерства;

2) утверждается Министром после согласования ЭК Министерства не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

3) один раз в 5 лет согласовывается экспертно-проверочной комиссией уполномоченного органа исполнительной власти в области архивного дела (далее - ЭПК);

4) в случае изменения функций и структуры Министерства подлежит согласованию ЭПК.

132. После утверждения сводной номенклатуры дел Министерства структурные подразделения Министерства получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

133. Названиями разделов номенклатуры дел Министерства являются названия структурных подразделений Министерства. В номенклатуре дел Министерства разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Министерства.

134. В номенклатуру дел Министерства включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы и вопросы деятельности Министерства, кроме печатных изданий. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления, распоряжения Правительства Омской области, Законодательного Собрания Омской области, Указы, распоряжения Губернатора Омской области, располагаются перед заголовками дел с правовыми актами Министерства. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы Министерства.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок (разные материалы, общая переписка и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

135. Графы номенклатуры дел Министерства, его структурных подразделений заполняются следующим образом:

В графе N 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например:

"01-06 Протоколы заседаний коллегии Министерства труда и социального развития Омской области и документы к ним", где:

- 01 - обозначение структурного подразделения;

- 06 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу N 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида документа (документы к заседаниям коллегии, протоколы, приказы и т.д.);

- наименование Министерства или структурного подразделения Министерства;

- краткое содержание документов дела.

Заголовок может быть дополнен следующими элементами:

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- название территории, с которой связано содержание документов дела;

- даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.) (например, "Документы (заявления, списки, заключения и т.д.) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности").

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты) (например, "Годовой отчет о работе отдела").

Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа N 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе N 4 указывается срок хранения дела на основании законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, номера статей по перечню, а при его отсутствии - типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе N 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел.

136. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый - постоянного срока хранения, второй - у ответственного за делопроизводство и архив Министерства, третий - в архиве Министерства, четвертый - в казенном учреждении Омской области "Исторический архив Омской области".

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. Если в течение года возникают новые документированные участки работы, на них формируются соответствующие дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел Министерства делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел Министерства, отдельно - постоянного и временного хранения по форме согласно приложению N 27 к настоящей Инструкции.

15. Формирование дел

137. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства и систематизация документов внутри дела.

Формирование дел осуществляется работниками Министерства, ответственными за ведение делопроизводства в секторах, отделах, управлениях Министерства.

138. Документы, подлежащие хранению в секторах, отделах, управлениях Министерства, формируются в дела работниками Министерства, ответственными за ведение делопроизводства в секторах, отделах, управлениях Министерства.

139. Исполненные документы работники Министерства, ответственные за ведение делопроизводства в секторах, отделах, управлениях Министерства, передают согласно графику в отдел документооборота для их формирования в дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дальнейшего хранения в архиве Министерства.

Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

140. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

1) помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре дел Министерства;

2) помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

3) приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся;

4) группировать в дело документы Министерства одного календарного года, за исключением переходящих на следующий календарный год;

5) раздельно группировать в дела Министерства документы постоянного и временного сроков хранения;

6) помещать в дела Министерства факсограммы, телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;

7) в дело Министерства не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных);

8) документ, помещаемый в дело Министерства, должен иметь дату, подпись, другие необходимые реквизиты;

9) по объему дело Министерства не должно превышать 250 листов, по толщине - не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле Министерства нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом поле с добавлением "Том N 1", "Том N 2" и т.д.;

10) документы внутри дела располагаются в прямой хронологической последовательности и по степени важности;

11) распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

12) правовые акты Министерства группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

13) правовые акты по основной деятельности группируются отдельно от правовых актов по личному составу;

14) приложения к правовым актам Министерства группируются с утвердившими их правовыми актами Министерства;

15) протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов;

16) документы в личных делах работников Министерства располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления;

17) лицевые счета работников Министерства по оплате труда группируются в пределах года в отдельные дела и располагаются в них в порядке алфавита по фамилиям работников Министерства;

18) переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-обращением. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;

19) обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан по вопросам работы Министерства, его территориальных органов и государственных учреждений Омской области, находящихся в ведении Министерства, организаций, и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;

20) законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) в соответствии с номенклатурой дел Министерства отдельно от документов на бумажных носителях на электронных носителях или в системах хранения данных. При составлении номенклатуры дел Министерства указывается, что дело ведется в электронной форме.

16. Экспертиза ценности

141. Экспертиза ценности документов в Министерстве, в том числе электронных документов, проводится в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Экспертиза ценности документов в Министерстве проводится на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел Министерства, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, при подготовке документов к последующему хранению в архиве Министерства, при подготовке дел к передаче в казенное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области".

142. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Министерстве создается ЭК Министерства, которая действует в соответствии с Положением об ЭК Министерства, утвержденным приказом Министерства от 12 сентября 2013 года N 128-п "Об организации архивного дела в Министерстве труда и социального развития Омской области, его территориальных органах и государственных учреждениях Омской области, находящихся в ведении Министерства труда и социального развития Омской области".

143. Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в секторах, отделах, управлениях Министерства совместно с ЭК Министерства под непосредственным методическим руководством отдела документооборота.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Министерства, документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению, уничтожению, если срок хранения истек.

Дела государственных гражданских служащих экспертизе ценности не подлежат. Дела данной категории подлежат частичному оформлению: производится нумерация листов в деле, составляется заверительная надпись дела и внутренняя опись документов дела. Указанные дела не подлежат подшивке или переплету.

144. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел Министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимается ЭК Министерства.

145. По результатам экспертизы ценности документов составляют описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (далее - акты), согласно приложению N 28 к настоящей Инструкции.

146. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта производятся после составления и утверждения ЭПК годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения за этот же период.

147. Согласованные с ЭК Министерства акты утверждаются Министром, после этого дела Министерства, включенные в акты, могут быть уничтожены.

17. Оформление дел

148. Дела в секторах, отделах, управлениях Министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении календарного года. Оформление дел проводится работниками соответствующих секторов, отделов управлений Министерства, ответственными за ведение и формирование дел.

149. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дел предусматривает:

1) подшивку или переплет дела;

2) нумерацию листов дела;

3) составление листа-заверителя;

4) составление внутренней описи документов (в необходимых случаях);

5) оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

6) внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или приплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

150. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранение в скоросшивателях, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

151. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются.

152. Листы нумеруются графитным карандашом в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела в делопроизводстве проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа. В конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.

153. В конце дела на специальном листе-заверителе составляется заверительная надпись для учета количества листов в деле по форме согласно приложению N 29 к настоящей Инструкции.

154. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности, даты составления.

155. Для учета документов составляется внутренняя опись документов дела согласно приложению N 30 к настоящей Инструкции.

Внутренняя опись документов дела обязательно составляется в личных делах, а также делах постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.

156. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по форме согласно приложению N 31 к настоящей Инструкции.

Заголовки дел переносятся на обложку из номенклатуры дел Министерства с внесением соответствующих уточнений (номера приказов, протоколов и др.).

157. При оформлении даты дела проставляются крайние даты, то есть даты самого раннего и самого позднего документа, включенного в дело.

Датами начала и окончания дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего заседания.

Датой начала личного дела является дата подписания распоряжения Министерства о приеме работника, на которого оно заведено.

При обозначении даты документов сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

158. Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срок хранения дела, который переносится на обложку дела из номенклатуры дел Министерства. На делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно".

18. Составление описей дел

159. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные согласно настоящей Инструкции, составляются описи.

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.

На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

Описи дел составляются в каждом секторе, отделе, управлении Министерства ежегодно, до 25 декабря. По описям дел документы передаются в архив Министерства. Описи дел, подготовленные секторами, отделами, управлениями Министерства, служат основой для подготовки сводной описи дел Министерства, которую готовит отдел документооборота ежегодно, до 30 декабря. По сводной описи дела передаются на архивное хранение.

Описи дел секторов, отделов, управлений Министерства составляются по форме согласно приложению N 32 к настоящей Инструкции.

160. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

1) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

2) в описи дела используется сплошная нумерация документов;

3) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые выносятся на обложку дела;

4) при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

5) графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, наличии и т.п.

161. Опись дел сектора, отдела, управления Министерства подписывается составителем с указанием должности и утверждается начальником сектора, отдела, управления Министерства.

162. Описи для дел постоянного хранения составляются по форме согласно приложению N 33 к настоящей Инструкции, временного (свыше 10 лет) хранения - по форме согласно приложению N 34 к настоящей Инструкции, по личному составу - по форме согласно приложению N 35 к настоящей Инструкции. Опись дел по личному составу государственных гражданских служащих составляется отделом по управлению персоналом правового департамента Министерства без записей о передаче и приеме в архив Министерства.

В случае передачи личного дела государственного гражданского служащего, уволенного с государственной гражданской службы Омской области, в другой государственный орган в указанной описи в графе "Примечание" делается отметка о выбытии дела с указанием основания передачи. Документы (акты, запросы) о передаче дел государственных гражданских служащих составляют самостоятельное дело, которое включается в указанную опись.

По истечении 10-летнего срока хранения личных дел уволенных государственных гражданских служащих на эти дела по году увольнения составляется годовой раздел сводной описи дел по личному составу государственных гражданских служащих согласно приложению N 36 с отдельной нумерацией, и отдел по управлению персоналом правового департамента Министерства передает их в установленном порядке на хранение в архив Министерства.

В отделе по управлению персоналом правового департамента Министерства обеспечивается хранение личных дел уволенных государственных гражданских служащих до передачи в архив Министерства.

163. Годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) и по личному составу составляются работником, ответственным за ведение архивного дела в Министерстве. Согласованные с ЭК Министерства годовые разделы описей представляются на согласование ЭПК ежегодно, до 15 января, и утверждаются Министром.

164. С момента заведения и до передачи в архив Министерства дела хранятся по месту формирования.

165. Начальники секторов, отделов, управлений Министерства и работники Министерства, ответственные за ведение делопроизводства в секторах, отделах, управлениях Министерства, несут ответственность за сохранность документов и дел.

166. Дела находятся в рабочих кабинетах секторов, отделов, управлений Министерства, располагаются в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. В целях оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Копия номенклатуры дел Министерства или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел Министерства.

19. Передача документов в архив Министерства

167. Для хранения документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также документов по личному составу, их учета, использования в Министерстве образован архив Министерства.

Порядок работы архива Министерства определяется в соответствии с Положением об архиве Министерства.

168. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу через 2 года после завершения дел в делопроизводстве и использования в секторе, отделе, управлении Министерства. Их передача производится по описям дел.

169. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив Министерства, как правило, не подлежат. Они хранятся в секторах, отделах, управлениях Министерства и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

170. Передача дел в архив Министерства осуществляется в соответствии с графиком передачи дел.

График передачи дел в архив Министерства в предстоящем году подготавливается работником, ответственным за ведение архивного дела в Министерстве, ежегодно, до 20 декабря.

Подготовленные и оформленные дела передаются секторами, отделами, управлениями Министерства в архив Министерства ежегодно, не позднее 25 декабря текущего года, в соответствии с графиком передачи дел в архив Министерства.

171. В период подготовки дел сектором, отделом, управлением Министерства к передаче в архив Министерства работником, ответственным за ведение, архивного дела в Министерстве, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все выявленные недостатки в формировании и оформлении дел работники секторов, отделов, управлений Министерства обязаны устранить.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре, структурным подразделением принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения Министерства и передается вместе с описью дел структурного подразделения Министерства в архив Министерства. Работником, ответственным за ведение архивного дела в Министерстве, составляется акт недостачи дел согласно приложению N 37, который утверждается заместителем Министра, координирующим деятельность отдела документооборота Министерства.

172. В случае ликвидации или реорганизации сектора, отдела, управления Министерства работник Министерства, ответственный за ведение делопроизводства в данном секторе, отделе, управлении Министерства, в период проведения ликвидационных (реорганизационных) мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел Министерства.

20. Выдача архивных документов Министерства во временное пользование

173. Архивные дела Министерства и их копии выдаются в служебных целях секторам, отделам, управлениям Министерства работником, ответственным за делопроизводство в Министерстве, на срок, не превышающий тридцати рабочих дней.

174. Факт выдачи дел во временное пользование из архива Министерства регистрируется в журнале выдачи дел во временное пользование, который оформляется по форме согласно приложению N 38 к настоящей Инструкции.

Факт выдачи архивных копий, справок из архива Министерства регистрируется в журнале регистрации выдачи архивных копий, справок, который оформляется согласно приложению N 39 к настоящей Инструкции.

175. Выдача дел во временное пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется актом в порядке, предусмотренном действующим законодательством об архивном деле в Российской Федерации.

21. Передача документов на постоянное хранение

176. Документы постоянного хранения Министерства, включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации, подлежат передаче работником, ответственным за ведение архивного дела в Министерстве, в казенное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" в порядке, предусмотренном Положением об архиве Министерства, утвержденным приказом Министерства.

177. До передачи в казенное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" документы постоянного хранения хранятся в архиве Министерства 10 лет.

178. На государственное хранение документы Министерства передаются по описям, предоставленным в трех экземплярах.

179. Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи, составленным в 2-х экземплярах. Один экземпляр остается в казенном учреждении Омской области "Исторический архив Омской области", другой в Министерстве в деле фонда.