Приложение N 3. Положение об архиве Главного управления финансового контроля Омской области

Приложение N 3
к приказу Главного
управления финансового
контроля Омской области
от 17 сентября 2014 года N 20

Положение
об архиве Главного управления финансового контроля Омской области

С изменениями и дополнениями от:

29 апреля 2016 г.

1. Основные положения

1. Настоящее Положение регламентирует отношения по организации хранения, комплектования, учета и использования документов, образующихся в деятельности Главного управления финансового контроля Омской области (далее - Главное управление), состав документов архива Главного управления, иные вопросы, связанные с деятельностью архива Главного управления.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 29 апреля 2016 г. N 12 в пункт 2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

2. Архив Главного управления создается в целях временного хранения документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, до их передачи на постоянное хранение в бюджетное учреждение Омской области "Исторический архив Омской области" (далее - БУ ИсА), источником комплектования которого является Главное управление, а также в целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений Главного управления, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 29 апреля 2016 г. N 12 в пункт 3 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3. Архив Главного управления осуществляет свою деятельность в соответствии с Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации", Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, утвержденным приказом Федеральной архивной службы России от 11 марта 1997 года N 11, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 N 526, Законом Омской области "Об архивном деле в Омской области", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Омской области в сфере архивного дела, правовыми актами Главного управления и настоящим Положением.

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 29 апреля 2016 г. N 12 в пункт 4 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4. В состав Архивного фонда Российской Федерации входят документы, образующиеся в деятельности Главного управления, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие передаче на постоянное хранение в БУ ИсА.

5. Ответственный за архив Главного управления назначается распоряжением Главного управления.

2. Состав документов, поступающих на хранение в архив Главного управления

6. В состав документов, поступающих на хранение в архив Главного управления, входят:

1) законченные делопроизводством дела Главного управления:

- постоянного хранения;

- по личному составу (распоряжения, лицевые счета, личные дела, личные карточки и др.);

- временного хранения (свыше 10 лет, до 10 лет - по решению начальника Главного управления);

2) кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, архивные коллекции, отражающие историю Главного управления;

3) научно-справочный аппарат (историческая справка, предисловия, паспорт архива и др.), раскрывающий состав и содержание дел (документов) архива Главного управления, и учетные документы архива Главного управления.

3. Задачи архива Главного управления

7. Основными задачами архива Главного управления являются:

1) комплектование архива Главного управления документами, состав которых предусмотрен пунктом 6 настоящего Положения;

2) учет и обеспечение сохранности документов;

3) создание научно-справочного аппарата к документам архива Главного управления;

4) использование хранящихся в архиве Главного управления документов;

5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Министерством культуры Российской Федерации;

6) осуществление проверки сохранности, правильности формирования и оформления дел в делопроизводстве с участие службы документационного обеспечения Главного управления.

4. Функции архива Главного управления

8. Работа по ведению архива Главного управления осуществляется лицом, ответственным за ведение архива (далее - лицо, ответственное за архив).

9. В целях реализации задач создания и ведения архива Главного управления лицо, ответственное за архив:

1) принимает на хранение от структурных подразделений Главного управления законченные делопроизводством и упорядоченные в установленном порядке дела постоянного хранения и по личному составу Главного управления;

2) учитывает и обеспечивает сохранность принятых на хранение в архив Главного управления дел и документов;

3) создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к делам (документам), хранящимся в архиве Главного управления (описи, историческая справка, предисловия);

4) представляет на рассмотрение экспертной комиссии Главного управления и экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Омской области описи дел постоянного хранения, по личному составу Главного управления;

5) передает документы Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными законодательством об архивном деле в Российской Федерации;

6) организует использование документов архива Главного управления, в том числе:

- информирует руководство и работников Главного управления о составе и содержании документов архива Главного управления;

- выдает в установленном порядке архивные документы и их копии в целях служебного пользования;

- ведет учет использования документов архива Главного управления;

- исполняет запросы граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера, иные запросы граждан и организаций, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;

7) участвует в организации и проведении экспертизы ценности документов и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

8) представляет на рассмотрение экспертной комиссии Главного управления акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

9) участвует в составлении номенклатуры дел Главного управления, совместно с членами экспертной комиссии Главного управления контролирует сохранность и правильность формирования дел в структурных подразделениях Главного управления;

10) участвует в разработке нормативно-методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации делопроизводства Главного управления;

11) участвует в работе экспертной комиссии Главного управления;

12) оказывает методическую помощь структурным подразделениям Главного управления по вопросам экспертизы ценности документов на стадиях делопроизводства и передачи их в архив Главного управления;

13) организует розыск дел, не обнаруженных по результатам проверки наличия и состояния архивных документов;

14) участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников службы документационного обеспечения Главного управления;

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 29 апреля 2016 г. N 12 в подпункт 15 пункта 9 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

15) представляет в БУ ИсА по установленной форме сведения о составе и объеме документов архива Главного управления.

5. Права лица, ответственного за архив Главного управления

10. Лицо, ответственное за архив Главного управления вправе:

1) требовать от работников Главного управления соблюдения правил ведения делопроизводства;

2) не принимать на хранение дела, оформленные с нарушением основных правил работы архивов организаций;

3) контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях Главного управления;

4) запрашивать у начальников отделов Главного управления и иных работников Главного управления сведения, необходимые для работы архива Главного управления;

Информация об изменениях:

Приказом Главного управления финансового контроля Омской области от 29 апреля 2016 г. N 12 в подпункт 5 пункта 10 настоящего приложения внесены изменения

См. текст подпункта в предыдущей редакции

5) приглашать в необходимых случаях в качестве экспертов и консультантов специалистов структурных подразделений Главного управления и БУ ИсА;

6) информировать начальника Главного управления о состоянии архивного дела Главного управления, вносить предложения по его совершенствованию;

7) консультировать с соблюдением требований законодательства работников Главного управления и других заинтересованных лиц по документам архива Главного управления;

8) участвовать в разработке правовых актов Главного управления по вопросам делопроизводства и архивного дела.

6. Ответственность

11. Лицо, ответственное за архив Главного управления совместно с начальником Главного управления несет ответственность за:

1) несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

2) утрату и несанкционированное уничтожение документов;

3) нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством.