Приложение N 21. Перечень документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области

Информация об изменениях:

Приказом Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области от 11 сентября 2014 г. N П-14-66 настоящая Инструкция дополнена приложением N 21

Приложение N 21
к Инструкции
по делопроизводству
в Министерстве
сельского хозяйства
и продовольствия
Омской области

Перечень
документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области

N п/п	Вид документа	Срок хранения документа	Примечания
1	2	3	4
1. Организация системы управления
1.1. Руководство
1	Переписка с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, Правительством Омской области, органами исполнительной власти Омской области, органами местного самоуправления по основным направлениям деятельности Министерства сельского хозяйства и продовольствия Омской области (далее - Министерство)	5 лет ЭПК*	Статья 32 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 года N 558 (далее - Перечень-2010). Документы переписки, отобранные на постоянное хранение, выводятся на бумажном носителе (далее - вывод на бумажном носителе)
2	Переписка с Министерством сельского хозяйства Российской Федерации по основным направлениям деятельности	5 лет ЭПК*	Статья 33 Перечня-2010. Вывод на бумажном носителе
3	Переписка с органами исполнительной власти Омской области по вопросам подготовки еженедельных медиапланов и их согласования	5 лет ЭПК*	Статья 32 Перечня-2010. Вывод на бумажном носителе
4	Переписка со средствами массовой информации по основным направлениям деятельности Министерства	5 лет ЭПК*	Статья 35 Перечня-2010. Вывод на бумажном носителе
1.2. Организационные основы управления
5	Документы (докладные, служебные записки, справки, сведения) внутренней переписки структурных подразделений с руководством Министерства, между структурными подразделениями Министерства по основным направлениям деятельности Министерства	5 лет ЭПК*	Статьи 87, 88 Перечня-2010. Вывод на бумажном носителе
1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов
6	Документы (планы, заказы, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий в Министерстве	5 лет ЭПК*	Статья 212 Перечня-2010. Вывод на бумажном носителе
7	Документы (заявки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест в Министерстве оргтехникой	5 лет	Статья 213 Перечня-2010
8	Переписка с Главным управлением информационных технологий и связи Омской области по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота Министерства	5 лет ЭПК*	Статья 214 Перечня-2010. Вывод на бумажном носителе
9	Документы (справки, таблицы, переписка) по совершенствованию программного обеспечения	5 лет ЭПК*	Статья 216 Перечня-2010. Вывод на бумажном носителе
10	Базы данных информационных систем	В соответствии со сроком хранения документов, помещенных в базу данных	Статья 220 Перечня-2010
11	Списки лиц, имеющих допуск к компьютерному оборудованию, к компьютерной сети Министерства	3 года (после замены новыми)	Статья 221 Перечня-2010
12	Перечни установленного и неустановленного компьютерного оборудования в Министерстве	5 лет (при условии проведения проверки (ревизии))	Статья 222 Перечня-2010
13	Сертификаты ключа подписи	5 лет (после исключения из реестра сертификатов ключей подписей)	Статья 232 Перечня-2010
14	Документы (заявления об изготовлении ключа электронной цифровой подписи и сертификата ключа подписи; заявления и уведомления о приостановлении и аннулировании действия сертификата ключа подписи, акты уничтожения закрытого ключа электронной цифровой подписи) о создании и аннулировании электронной цифровой подписи Министерства	15 лет ЭПК* (после аннулирования (прекращения действия) сертификата ключа подписи и истечения установленного федеральным законом срока исковой давности)	Статья 233 Перечня-2010. Вывод на бумажном носителе
15	Договоры между Управлением Федерального казначейства по Омской области и Министерством по вопросам сертификата ключа подписи	15 лет ЭПК* (после истечения срока действия договора)	Статья 237 Перечня-2010. Вывод на бумажном носителе
16	Журнал регистрации выдачи архивных справок, копий и выписок из документов	5 лет	Статья 252 Перечня-2010
17	Журнал регистрации распоряжений по административно-хозяйственной деятельности	5 лет	Статья 258г Перечня-2010
18	Журнал регистрации поступающих и отправляемых документов	5 лет	Статья 258г Перечня-2010
19	Журнал регистрации показаний приборов измерения температуры и влажности	1 год	Статья 259ж Перечня-2010
2. Планирование деятельности
2.1. Текущее планирование
20	Квартальные планы работы Министерства	5 лет (при отсутствии годовых - постоянно)	Статья 314в Перечня-2010
21	Месячные планы работы Министерства	1 год (при отсутствии годовых и квартальных - постоянно)	Статья 314г Перечня-2010
4. Учет и отчетность
4.1. Бухгалтерский учет и отчетность
22	Главная книга	5 лет (при условии проведения проверки (ревизии))	Статья 361 Перечня-2010
23	Кассовая книга	5 лет (при условии проведения проверки (ревизии))	Статья 362 Перечня-2010
24	Налоговые декларации юридических лиц по всем видам налогов	5 лет ЭПК*	Статья 392 Перечня-2010. Вывод на бумажном носителе
25	Налоговые декларации и расчеты авансовых платежей по единому социальному налогу	5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 75 лет)	Статья 393 Перечня-2010
26	Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма N 1-НДФЛ)	5 лет (при условии проведения проверки (ревизии). При отсутствии лицевых счетов - 75 лет)	Статья 394 Перечня-2010
27	Декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование	5 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 75 лет)	Статья 395 Перечня-2010
4.2. Статистический учет и отчетность
28	Оперативные сводки, экспресс-информация Территориального органа Федеральной службы государственной статистики по Омской области о заготовке сельскохозяйственных продуктов, внесении удобрений, поступающие в Министерство	2 года	Статья 225 Сборника примерных номенклатур учреждений, организаций и предприятий Министерства сельского хозяйства РСФСР (часть I), одобренный Центральной экспертно-проверочной комиссией Главархива РСФСР 12 мая 1977 года (далее - Сборник-1977)
29	Еженедельные отчеты: "Сводная информация по страхованию с государственной поддержкой сельскохозяйственных животных" (форма N ГП-71Ж-н); "Отчет по страхованию с государственной поддержкой урожая сельскохозяйственных культур и посадок многолетних насаждений" (форма N ГП-71УР-н); "Информация о расходах субъекта Российской Федерации (местного бюджета), источником финансового обеспечения которого является субсидия" (форма N 46-н)	1 год	Статья 338 Перечень-2010
30	Реестр государственных гражданских служащих Министерства, замещающих должности государственной гражданской службы Омской области	Постоянно (состав документов и сведений, содержащихся в реестрах, определяется законами и нормативными правовыми актами Российской Федерации. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения реестра, передаются на постоянное хранение после завершения ведения)	Статья 684 Перечня-2010. Вывод на бумажном носителе
31	Расчет потребности и обеспечения хозяйств Омской области механизаторами на период весенне-полевых и уборочных работ	3 года	Статья 267 Сборника-1977
6. Информационное обслуживание
6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг
32	Документы (заказы, проекты договоров) по оформлению подписки на периодические издания	1 год (после получения подписной литературы)	Статья 529 Перечня-2010
6.2. Распространение информации, реклама
33	Ежедневная новостная информация по основной деятельности Министерства, подготовленная для размещения на официальный сайт Министерства	5 лет ЭПК*	Статья 553 Перечня-2010
34	Документы (пресс-релизы, проекты докладов, выступлений) о деятельности Министерства	5 лет ЭПК*	Статья 555 Перечня-2010

* Отметка "ЭПК" означает, что часть документов экспертно-проверочной комиссией может быть отнесена к сроку хранения "постоянно".