Подраздел 7. Регистрация поступающих документов (п.п. 66 - 75)

Подраздел 7. Регистрация поступающих документов

66. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования. Документы регистрируются независимо от способа их доставки.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного структурного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Не подлежат регистрации в Министерстве материалы справочно-информационного характера, перечисленные в приложении N 10 к Инструкции.

67. Регистрация документов производится в зависимости от вида документа, автора и содержания. В группе документационного обеспечения регистрируются и учитываются документы, поступившие на имя Министра образования Омской области, первого заместителя Министра образования Омской области, заместителя Министра образования Омской области.

Информация об изменениях:

Приказом Министерства образования Омской области от 19 декабря 2011 г. N 58 в пункт 68 настоящего приложения внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

68. Документы регистрируются и учитываются группой документационного обеспечения в СЭДО с внесением следующих основных реквизитов:

входящий номер документа;

дата поступления документа;

адресант;

адрес адресанта;

номер документа;

дата документа;

должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

наименование документа (заголовок документа);

вид документа;

вид доставки документа;

должностное лицо, поставившее документ на контроль;

содержание;

указания по исполнению документа.

Текст документа, поступившего по почте или на бумажной основе, преобразуется путем сканирования в электронную форму (графический образ) - многостраничный графический файл. Не подлежат преобразованию в электронную форму:

сброшюрованные документы и другие текстовые материалы;

книги, буклеты, карты, диаграммы, материалы форматом более А4, а также состоящие из листов разного формата;

материалы с малоразборчивым текстом;

письма граждан, приложенные к документам.

Электронные документы, поступившие от участников СЭДО, регистрируются в СЭДО после получения оригинала письма на бумажном носителе, оригиналу после поступления присваивается тот же номер.

69. При вводе основных реквизитов поступившего в Министерство документа в СЭДО осуществляется присвоение регистрационного номера документу, например:

ВХ-10/МОБР-1000,

где:

ВХ - вид документа (входящий);

10 - год;

МОБР - Министерство образования Омской области;

1000 - порядковый номер.

На документах, подлежащих регистрации, на лицевой стороне первого листа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, который содержит дату поступления и регистрационный номер.

70. Документы, поступающие по электронной почте и факсимильной связи, регистрируются группой документационного обеспечения как входящие документы. При поступлении документа по каналу факсимильно